Protocol werkwijze toezicht CO-stelsel

1. Inleiding

Dit protocol bevat een specifieke uitwerking van de processen in het kader van het toezicht door de Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw (TloKB) op de schemabeheerders en de certificerende instellingen in het domein van gecertificeerde werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties (CO-stelsel).

1.1. Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw

De TloKB is een zelfstandig bestuursorgaan en heeft hoofdtaken ten aanzien van drie stelsels: kwaliteitsborging bouw, erkende kwaliteitsverklaringen en werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties.

Binnen het CO-stelsel, zie figuur 1, voert de TloKB de volgende deeltaken uit, die tot doel hebben de kwaliteit te verbeteren van de werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties met het oog op reductie van koolmonoxide-ongevallen:

1.2. Doel protocol

Dit Protocol werkwijze toezicht CO-stelsel geeft antwoord op de vraag hoe de TloKB haar toezichts- en handhavingswerkprocessen heeft ingericht. Het protocol geeft schemabeheerder en certificerende instellingen inzicht in hoe de TloKB toezicht voorbereidt en uitvoert, rapporteert, besluit, handhaaft en publiceert en wat de TloKB daarbij van de schemabeheerders en certificerende instelling verwacht.

1.3. Wettelijke basis protocol

Dit protocol is op te vatten als een beleidsregel. Artikel 4:83 Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt dat de bekendmaking van een beleidsregel zijn wettelijke basis vermeldt. Voor de toezichttaak binnen het CO-stelsel van de TloKB is de wettelijke basis: artikel 2, vierde lid, artikel 3, tweede lid en artikel 92 lid 3 Woningwet, Besluit bouwwerken leefomgeving (art. 6.45, 6.46 en 6.47 Bbl), Besluit kwaliteit leefomgeving (art. 3.36 en 3.37 Bkl) en het Omgevingsbesluit (art. 10.14a en 10.14b Ob en art. 10.26a)/artikel 4.3, eerste lid, aanhef en onder a Omgevingswet en het Besluit mandaat en machtiging Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw inzake uitvoering wettelijke taken certificering werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties.2Met de inwerkingtreding van de omgevingswet per 1 januari 2024, is Bouwbesluit 2012 en zijn de wettelijke eisen: artikel 1.34, artikel 1.35, artikel 1.37, het eerste tot en met het vierde lid, artikel 1.39, het eerste tot en met het vijfde lid, met uitzondering van de laatste volzin van het vierde lid, van het Besluit, en artikel 1.40, eerste lid, vervangen.

In artikel 2 van het Mandaat heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties mandaat verleend aan het bestuur van de TloKB voor de uitoefening van de bevoegdheden, waaronder toezicht en handhaving, ter zake. De TloKB handelt in naam van de Minister.3https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2024-15871.pdf

De ambtenaren van de TloKB zijn op grond van het Mandaat aangewezen als ambtenaren belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens het Mandaat.

1.4. Missie en visie, kernwaarden en kwaliteiten

Het protocol bouwt voort op de missie, visie en kernwaarden met inzet van de kwaliteiten van de TloKB. Het protocol geeft invulling aan het wettelijke kader en draagt bij aan een beter vertrouwen in kwaliteit van bouwen.

De TloKB ziet toe op het stelsel van kwaliteitsborging van bouwwerken, bouwproducten en werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties. Eigenaren en gebruikers krijgen zo bouw- werken die veiliger, gezonder, duurzamer, bruikbaarder en toegankelijker zijn.

De TloKB speelt een publieke sleutelrol in de verbetering van de bouwkwaliteit. De TloKB laat toetsmethoden toe en ziet toe op het juiste gebruik van deze methoden in de bouwpraktijk. Zo kan iedereen vertrouwen op de kwaliteit van bouwwerken, bouwproducten en werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties.

De TloKB voert haar taken uit vanuit drie kernwaarden:

Bij de uitvoering van de taken zet de TloKB de volgende vier kwaliteiten in:

1.5. Beleidsregels CO-toezicht

De TloKB stelt voor ieder stelsel waar zij toezichthoudende taken heeft, beleidsregels op in

de vorm van kaders en een protocol werkwijze. Daarin legt zij de invulling vast van het toezicht, de inspecties en de handhaving en de daarbij te hanteren werkwijze:

1.6. Opbouw van het protocol werkwijze toezicht CO-stelsel

In dit protocol werkwijze komen in hoofdstuk 2 de inspectiemethoden aan de orde te hanteren door de inspecteurs. De wijze waarop de TloKB haar toezicht heeft ingericht bestaat uit twee vormen, te weten regulier toezicht en niet-regulier toezicht. De hoofdstukken 3 en 4 beschrijven het proces van het regulier toezicht. Hoofdstuk 3 beschrijft de reguliere controle jaarlijks evaluatieverslag schemabeheerder als een vorm van nalevingstoezicht. Hoofdstuk 4 beschrijft de reguliere controle jaarlijks verslag certificerende instelling als nalevingstoezicht. Vervolgens beschrijft hoofdstuk 5 niet-regulier toezicht. Het betreft hier nalevingstoezicht en kwaliteits- toezicht. Het kwaliteitstoezicht bestaat uit onder meer bijwoningen van de Raad voor Accreditatie. Tot slot beschrijft hoofdstuk 6 de handhaving door de TloKB, de rechtsmiddelen en publicatie van toezichtresultaten.

2. Inspectiemethoden

Het Inspectiekader CO-stelsel formuleert de inspectiecriteria met bijbehorende vragen. Voor een antwoord op die vragen kan de TloKB de volgende inspectiemethoden inzetten: vragenlijst, dossieronderzoek, interview en het houden van een schouw.

De vier inspectiemethoden zijn losstaande methoden die de inspecteurs indien en voor zover nodig in samenhang toepassen tijdens een inspectie. Informatie verzameld met de ene inspectie- methode kunnen de inspecteurs inzetten tijdens het gebruik van de andere inspectiemethode. Zo kunnen de inspecteurs bijvoorbeeld besluiten naar aanleiding van informatie verzameld in een dossieronderzoek over te gaan tot een interview om deze informatie verder te duiden. Dit alles met het doel om feiten zo juist en compleet mogelijk vast te stellen.

3. Reguliere controle jaarlijks evaluatieverslag schemabeheerder

Dit hoofdstuk beschrijft in drie stappen de reguliere controle van de TloKB op het aanleveren van het evaluatieverslag door de schemabeheerder. Het proces start zodra de schemabeheerder het evaluatieverslag bij de TloKB heeft ingediend en in ieder geval op 1 maart van elk kalenderjaar. De TloKB toetst ten minste of sprake is van tijdige indiening. Dan rapporteert de TloKB of sprake is van tekortkomingen (zie tabel 4), beoordeelt deze en indien handhaving aan de orde is, besluit zij daarover. In het proces zitten twee beoordelingsmomenten. Enerzijds de beoordeling of er sprake is van tekortkoming en anderzijds of deze tekortkoming leidt tot handhaving.

De schemabeheerder levert elk jaar vóór 1 maart van het opvolgende jaar het voorgeschreven evaluatieverslag over de werking van het certificatieschema aan bij de TloKB. Deze voorwaarde stelt de TloKB in de aanwijzingsbeschikking aan de schemabeheerder. De TloKB houdt hierop toezicht en spreekt de schemabeheerder aan als hij zich niet houdt aan de uiterste datum van aanlevering.

De TloKB hanteert een controletermijn van maximaal zes weken, rekenend na ontvangst van het evaluatieverslag van de schemabeheerder. De TloKB hanteert voor de voorbereiding een week en voor de beoordeling en rapportage vijf weken.

De TloKB heeft de mogelijkheid om de controletermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd. De TloKB kan de niet aangeleverde evaluatieverslagen vorderen op grond van artikel 5:16 Awb en artikel 11.26 Besluit kwaliteit leefomgeving.

3.1. Voorbereiding

Deze paragraaf beschrijft de vereiste gegevens van een evaluatieverslag van een schema- beheerder. Ook komt de werkwijze aan de orde die de TloKB toepast om zorg te dragen dat de TloKB het CO-stelsel monitort voor een goede beoordeling van de effectiviteit van dit stelsel en om de Minister hierin jaarlijks de adviseren.

De schemabeheerder is gehouden om op grond van artikel 7, onder f, van de aanwijzings- beschikking, jaarlijks voor 1 maart per e-mail via toetsingentoelating@tlokb.nl aan de TloKB het jaarlijks opgestelde evaluatieverslag over de werking van het certificatieschema te verstrekken.

3.2. Controle

De reguliere controle van het evaluatieverslag van de schemabeheerder heeft tot doel om vast te stellen dat de schemabeheerder alle voorgeschreven onderwerpen beschrijft in het evaluatie- verslag. Ook kijkt de TloKB of zij ten tijde van de aanwijzing specifieke speerpunten over een certificatieschema heeft geformuleerd en of deze nog open staan. Daarvoor zal de TloKB zich dus ook inhoudelijk een beeld vormen van het evaluatieverslag. Indien daartoe aanleiding is, stelt de TloKB vragen, geeft een signaal af aan de Raad voor Accreditatie en/of adviseert de TloKB de Minister vanuit haar taak monitoren & evalueren van het CO-stelsel.

Elke beoordeling leidt tot één van de volgend vier oordelen: ’ter kennisneming (Tkn), Voldoet (V), Aandachtspunt (!) en Voldoet niet (X)’. Met het oordeel ‘Voldoet niet’ is sprake van een tekort- koming. (Zie beoordelingstabel in paragraaf 1.6 van Inspectiekader CO-stelsel.)

De informatie of bevindingen met de oordelen ‘Aandachtspunt’ en ‘Voldoet niet’ zullen worden gebruikt als mogelijke speerpunten bij de vervolgbeoordeling, vervolginspecties, eventuele handhaving of eventuele latere aanwijzing.

3.3. Rapportage, wederhoor en besluit

De TloKB stelt naar aanleiding van de controle een rapport op, waarin ze haar bevindingen, beoordelingen, conclusies en besluiten opneemt. En daar waar nodig zal de TloKB ook aanbevelingen doen. De TloKB kan tekortkomingen als volgt constateren.

1 Er kunnen zich omstandigheden voor doen, waar vooraf bekend is bij de schemabeheerder dat ook de rappeltermijn door hem niet gehaald wordt. Slechts in uitzonderlijke gevallen en na overleg met de TloKB, bekijkt de TloKB of zij afziet van een afwijking.

Alvorens de TloKB haar rapport definitief maakt, pleegt de TloKB wederhoor bij de schema- beheerder. De schemabeheerder maakt gebruik van de door de TloKB samengestelde wederhoortabel.

De TloKB maakt binnen twee weken na indiening van het evaluatieverslag een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de schemabeheerder en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de schemabeheerder om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De schema- beheerder heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de schemabeheerder ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.

De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief controlerapport. De TloKB stelt dit definitieve controlerapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de schemabeheerder het vastgestelde controlerapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.

4. Reguliere controle jaarlijks verslag certificerende instelling

Dit hoofdstuk beschrijft in drie stappen de reguliere controle door de TloKB op het aanleveren van het jaarlijks verslag door de certificerende instelling. Het proces start zodra de certificerende instelling het jaarlijks verslag bij de TloKB heeft ingediend en in ieder geval op 1 maart van elk kalenderjaar. De TloKB toetst ten minste of sprake is van tijdige indiening. Dan rapporteert de TloKB of sprake is van tekortkomingen, beoordeelt deze en indien handhaving aan de orde is, besluit zij daarover. In het proces zitten twee beoordelingsmomenten. Enerzijds de beoordeling of er sprake is van een tekortkoming en anderzijds of deze tekortkoming leidt tot handhaving.

De certificerende instelling levert elk jaar vóór 1 maart, van het opvolgende jaar het voorgeschreven jaarlijks verslag over de werking van het certificatieschema aan de TloKB.4Het aanwijzingskader heeft meerdere controlecriteria waar de TloKB toezicht op kan houden. Ten tijde van het schriftelijk verzoek van dit protocol kiest de TloKB ervoor om zich te focussen op het controlecriterium ‘Tijdige levering jaarlijks verslag’. Deze voorwaarde stelt de TloKB in de aanwijzingsbeschikking aan de certificerende instelling. De TloKB houdt hierop toezicht en spreekt de certificerende instelling aan als zij zich niet houdt aan de uiterste datum van aanlevering.

De TloKB hanteert een controletermijn van maximaal zes weken, rekenend na ontvangst van het jaarlijks verslag. De TloKB hanteert voor de voorbereiding een week en voor de beoordeling en rapportage vijf weken. De TloKB heeft de mogelijkheid om de controletermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd. De TloKB kan de niet aangeleverde jaarlijkse verslagen vorderen op grond van artikel 5:16 Awb en artikel 11.26 Besluit kwaliteit leefomgeving.

4.1. Voorbereiding

Deze paragraaf beschrijft de vereiste gegevens in een jaarlijks verslag van een certificerende instelling en welke werkwijze de TloKB toepast om zorg te dragen dat de TloKB het CO-stelsel monitort voor een goede beoordeling van de effectiviteit van dit stelsel om de Minister hierin jaarlijks de adviseren.

De certificerende instelling is gehouden om op grond van de Aanwijzingsbeschikking certificerende instelling en bijlage 3 van het Protocol werkwijze Toelating & Aanwijzing, jaarlijks voor 1 maart, per e-mail via toetsingentoelating@tlokb.nlaan de TloKB een verslag verstrekken. In dit verslag zijn opgenomen de uitgevoerde werkzaamheden, de rechtmatigheid en doeltreffendheid van die werkzaamheden in het afgelopen kalenderjaar en (bijna-)ongevallen. Het verslag bevat in zijn volledigheid de volgende informatie:

De TloKB controleert aan de hand van het Inspectiekader CO-stelselhet jaarlijks verslag op volledigheid.

4.2. Controle

De reguliere controle van het jaarlijks verslag van de certificerende instelling heeft tot doel om vast te stellen dat de certificerende instelling het verplichte jaarlijks verslag over de werking van het certificatieschema heeft vastgelegd en tijdig heeft aangeleverd. Daarnaast beschrijft de certificerende instelling in het jaarlijks verslag alle voorgeschreven onderwerpen. Ook kijkt de TloKB of zij ten tijde van de aanwijzing specifieke speerpunten over een certificerende instelling heeft geformuleerd en of deze nog open staan. De TloKB zal zich dus ook inhoudelijk een beeld vormen van het jaarlijks verslag. Indien daartoe aanleiding is, stelt de TloKB vragen, geeft een signaal af aan de Raad voor Accreditatie, en/of adviseert de Minister vanuit haar taak monitoren & evalueren van het CO-stelsel.

De certificerende instelling is gehouden om in het verslag ten minste de voorgeschreven onderwerpen in het Inspectiekader CO-stelselop te nemen, zie aldaar paragraaf 3.1.

Elke beoordeling leidt tot één van de volgend vier oordelen: ’ter kennisneming (Tkn), Voldoet (V), Aandachtspunt (!) en Voldoet niet (X)’. Met het oordeel ‘Voldoet niet’ is sprake van een tekort- koming. (Zie beoordelingstabel in paragraaf 1.6 van Inspectiekader CO-stelsel.)

De informatie of bevindingen met de oordelen ‘Aandachtspunt’ en ‘Voldoet niet’ zullen worden gebruikt als mogelijke speerpunten bij de vervolgbeoordeling, vervolginspecties, eventuele handhaving of eventuele latere aanwijzing.

4.3. Rapportage, wederhoor en besluit

De TloKB stelt naar aanleiding van de controle een rapport op, waarin ze haar bevindingen, beoordelingen, conclusies en besluiten opneemt. En daar waar nodig zal de TloKB ook aanbevelingen doen. De TloKB kan tekortkomingen als in tabel 7 constateren.

1 Er kunnen zich omstandigheden voor doen, waar vooraf bekend is bij de certificerende instelling dat ook de rappeltermijn niet gehaald wordt. Slechts in uitzonderlijke gevallen en na overleg met de TloKB, bekijkt de TloKB of afgezien wordt van een afwijking.

Alvorens de TloKB haar rapport definitief maakt, pleegt de TloKB wederhoor bij de certificerende instelling. De certificerende instelling maakt gebruik van de door de TloKB samengestelde wederhoortabel.

De TloKB maakt binnen twee weken na indiening van het jaarlijks verslag een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de certificerende instelling en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de certificerende instelling om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan.

De certificerende instelling heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de certificerende instelling ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.