Protocol werkwijze toezicht KB-stelsel

1. Inleiding

Dit protocol bevat een specifieke uitwerking van de processen in het kader van het toezicht door de Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw (TloKB) op de instrumentaanbieders binnen het domein van kwaliteitsborging voor het bouwen (KB-stelsel).1Toezichtkader KB-stelsel | Publicatie | Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw (tlokb.nl)

1.1. Toelatingsorganisatie Kwaliteitsborging Bouw

De TloKB is een zelfstandig bestuursorgaan en heeft hoofdtaken ten aanzien van drie stelsels: kwaliteitsborging bouw, erkende kwaliteitsverklaringen en werkzaamheden aan

gas-verbrandingsinstallaties.

Binnen het KB-stelsel, zie figuur 1, voert de TloKB de volgende deeltaken uit, die tot doel hebben de verbetering van de bouwkwaliteit aan de hand van aantoonbare kwaliteit van bouwwerken en het vermogen om stelselmatig te leren van tekortkomingen:

1.2. Doel protocol

Dit Protocol werkwijze toezicht KB-stelselgeeft antwoord op de vraag hoe de TloKB haar toezichts- en handhavingswerkprocessen heeft ingericht. Dit protocol geeft instrumentaanbieders, kwaliteitsborgers, opdrachtnemers (bouwers) en het bevoegd gezag inzicht in hoe TloKB haar toezicht voorbereidt, uitvoert, rapporteert, besluit en publiceert en wat de TloKB daarbij van deze partijen verwacht.

1.3. Wettelijke basis protocol

Dit protocol is op te vatten als een beleidsregel. Artikel 4:83 Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt dat de bekendmaking van een beleidsregel zijn wettelijke basis vermeldt.

De wettelijke basis voor deze beleidsregel is artikel 7ak van de Woningwet (Wonw). Dit artikel regelt onder meer de toezichttaak van de TloKB in het kader van Afdeling 1a. Kwaliteitsborging voor het bouwen van de Woningwet.

De ambtenaren van de TloKB zijn op grond van de Woningwet aangewezen als ambtenaren belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde in de Woningwet artikel 93 lid 4.

1.4. Missie, visie, kernwaarden en kwaliteiten

Het protocol bouwt voort op de missie, visie en kernwaarden en met inzet van de kwaliteiten van de TloKB. Het protocol geeft invulling aan het wettelijke kader en draagt bij aan een beter vertrouwen in kwaliteit van bouwen.

De TloKB ziet toe op het stelsel van kwaliteitsborging van bouwwerken, bouwproducten en werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties. Eigenaren en gebruikers krijgen zo bouwwerken die veiliger, gezonder, duurzamer, bruikbaarder en toegankelijker zijn.

De TloKB speelt een publieke sleutelrol in de verbetering van de bouwkwaliteit. De TloKB laat toetsmethoden toe en ziet toe op het juiste gebruik van deze methoden in de bouwpraktijk. Zo kan iedereen vertrouwen op de kwaliteit van bouwwerken, bouwproducten en werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties.

De TloKB voert haar taken uit vanuit drie kernwaarden:

Bij de uitvoering van de taken zet de TloKB de volgende vier kwaliteiten in:

1.5. Beleidsregels KB-toezicht

De TloKB stelt voor ieder stelsel waar zij toezichthoudende taken heeft, kaders en een protocol werkwijze op, waarin zij de invulling vastlegt van het toezicht, de inspecties, de handhaving en de daarbij te hanteren werkwijze:

1.6. Opbouw van het protocol werkwijze toezicht KB-stelsel

In dit protocol werkwijze komen in hoofdstuk 2 de inspectiemethoden aan de orde te hanteren door de inspecteurs. De wijze waarop de TloKB haar toezicht heeft ingericht bestaat uit twee vormen, te weten het reguliere toezicht en het niet-reguliere toezicht. De hoofdstukken 3, 4 en 5 beschrijven het proces van het regulier toezicht. Hoofdstuk 3 beschrijft het nalevingstoezicht bij de instrumentaanbieder. Hoofdstuk 4 beschrijft het nalevingstoezicht bij de kwaliteitsborger.

Hoofdstuk 5 beschrijft het kwaliteitstoezicht op de bouwplaats. Vervolgens beschrijft hoofdstuk 6 het niet-regulier toezicht. Tot slot beschrijft hoofdstuk 7 de handhaving door de TloKB, de rechtsmiddelen en publicatie van toezichtresultaten.

2. Inspectiemethoden

Het Inspectiekader KB-stelsel formuleert de inspectiecriteria en bijbehorende vragen. Voor een antwoord op die vragen kan de TloKB de volgende inspectiemethoden inzetten: vragenlijst, dossieronderzoek, interview en het houden van een schouw.

De vier inspectiemethoden zijn losstaande methoden die de inspecteur indien en voor zover nodig in samenhang toepast tijdens een inspectie. Informatie verzameld met de ene inspectiemethode kan de inspecteur inzetten tijdens het gebruik van de andere inspectiemethode. Zo kan de inspecteur bijvoorbeeld besluiten naar aanleiding van informatie verzameld in een dossieronderzoek, over te gaan tot een interview om deze informatie verder te duiden. Dit alles met het doel om feiten zo juist en compleet mogelijk vast te stellen.

3. Nalevingsinspectie bij de instrumentaanbieder

Dit hoofdstuk beschrijft in vier stappen hoe de TloKB nalevingstoezicht uitvoert bij de instrumentaanbieder. Een keer per jaar houdt de TloKB een inspectie bij de instrumentaanbieder. Hierbij houdt de TloKB toezicht om vast te stellen of de instrumentaanbieder zijn werkzaamheden uitvoert conform het toegelaten instrument.

De TloKB heeft hiervoor de toelatingscriteria herschreven naar inspectiecriteria en daaraan inspectievragen toegevoegd zie Inspectiekader KB-stelsel. Ook heeft de TloKB in dit inspectiekader de inspectiecriteria onderverdeeld naar de volgende inspectieonderwerpen, die als basis dienen voor de uitvoering van de inspectie.

Een instrumentaanbieder heeft zijn kwaliteitsborginginstrument laten toetsen voor toelating. De instrumentaanbieder heeft daarmee een toezichthoudende rol binnen het KB-stelsel en in die hoedanigheid een verantwoordelijkheid op zich genomen. De TloKB houdt vervolgens toezicht op de instrumentaanbieder en inspecteert eenmaal per jaar op het kantoor van de instrumentaanbieder of de instrumentaanbieder zijn instrument naleeft.

De TloKB hanteert een toezichttermijn van maximaal acht aaneengesloten weken. De TloKB hanteert voor de voorbereiding twee weken, voor de inspectie en rapportage drie weken, voor wederhoor twee weken en voor vaststelling rapport een week.

De TloKB heeft de mogelijkheid de toezichttermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd.

3.1. Voorbereiding en aankondiging

De TloKB bepaalt per inspectie hoe zij die voorbereidt en welke gegevens zij daarvoor nodig acht, dan wel waar zij inzage in wil hebben. De TloKB zal dan ook per inspectie aan de instrumentaanbieder een aankondiging doen die op inhoud kan variëren. De instrumentaanbieder is gehouden medewerking te verlenen aan het inspectieverzoek van de TloKB en indien nodig kan de TloKB dit afdwingen op grond van artikel 5:20 Awb. De aankondigingstermijn heeft de TloKB bepaald op twee weken.

De TloKB brengt twee weken voorafgaande aan de inspectie de instrumentaanbieder per e-mail op de hoogte dat er een inspectie op het kantoor van de instrumentaanbieder plaatsvindt.

De TloKB zal in de aankondiging ook een informatieverzoek doen. Dit verzoek kan zijn het opvragen van documenten of dossiers, inzage in dossiers of systemen of het beantwoorden van vragen. Het stellen van vragen door de TloKB op voorhand komt een effectieve uitvoering van de inspectie ten goede.

De instrumentaanbieder dient de gevraagde bescheiden, waaronder de beantwoording van de vragen, binnen twee weken naar de TloKB terug te zenden. Indien de gevraagde gegevens achterwege blijven kan de TloKB deze vorderen op grond van artikel 5:16 Awb.

Indien de TloKB vaststelt dat er uit eerdere inspecties of bij kwaliteitsinspectie bouwplaats tekortkomingen zijn, dan kunnen zij deze meenemen bij de nalevingsinspectie instrumentaanbieder.

3.2. Inspectie

Na de voorbereidingsfase vindt er een inspectie op het kantoor van de instrumentaanbieder plaats. De inspectie duurt minimaal een gehele dag en bestaat uit minimaal de volgende onderdelen.

Bij aanvang van de inspectie zullen de inspecteurs zich voorstellen en legitimeren als toezichthouder van de TloKB. Daarna is er gelegenheid voor de overige aanwezigen om zich voor te stellen. Ook zal de TloKB een toelichting geven op het verloop van de dag.

De TloKB heeft, gelet op hoofdstuk 2, vier inspectiemethoden tot haar beschikking. De TloKB past bij de instrumentaanbieder de inspectiemethoden interview en dossieronderzoek toe.

De inspecteurs van de TloKB trekken zich na de inspectie terug en bespreken met elkaar de bevindingen van de inspectie.

Als afsluiting van de inspectie vindt er een eindgesprek plaats waarin de inspecteurs de lijst van bevindingen doornemen.

De instrumentaanbieder heeft de mogelijkheid om mondeling een reactie te geven op de bevindingen. De resultaten van het eindgesprek worden opgenomen in het inspectierapport.

3.3. Rapportage en wederhoor

De TloKB stelt na de nalevingsinspectie een inspectierapport op.

De TloKB maakt binnen twee weken een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de instrumentaanbieder en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de instrumentaanbieder om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De instrumentaanbieder heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de instrumentaanbieder ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.

De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief inspectierapport. De TloKB stelt dit inspectierapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de instrumentaanbieder het vastgestelde inspectierapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.

3.4. Vervolgacties

De TloKB beslist, nadat zij het rapport heeft vastgesteld, over wat de vervolgacties zijn. Hierbij zijn de mogelijkheden:

De TloKB kan de informatie of bevindingen die aandacht behoeven, gebruiken als mogelijke speerpunten bij een vervolginspectie, eventuele handhaving of eventuele herhaalde toetsing voor toelating.

4. Nalevingsinspectie bij de kwaliteitsborger

Dit hoofdstuk beschrijft in vier stappen hoe de TloKB nalevingstoezicht uitvoert bij de kwaliteitsborger. Een keer per twee jaar per instrument houdt de TloKB een nalevingsinspectie bij de kwaliteitsborger.

De TloKB heeft hiervoor de toelatingscriteria herschreven naar inspectiecriteria, daaraan inspectievragen toegevoegd en deze opgenomen in haar Inspectiekader KB-stelsel. Ook heeft de TloKB in dit inspectiekader de inspectiecriteria onderverdeeld naar de volgende inspectie- onderwerpen, die als basis dienen voor de uitvoering van de inspectie.

De nalevingsinspecties kwaliteitsborger zijn ondersteunend aan de nalevingsinspecties instrumentaanbieder. Ook bij deze nalevingsinspecties is het doel om vast te stellen of de instrumentaanbieder zijn werkzaamheden uitvoert conform het toegelaten instrument. Bij de nalevingsinspecties kwaliteitsborger verifieert de TloKB waar relevant, haar bevindingen uit de nalevingsinspecties instrumentaanbieder bij de kwaliteitsborger. Het gaat hierbij zowel om naleving door de instrumentaanbieder van de verplichtingen die hij zichzelf heeft opgelegd als de verplichtingen die voortvloeien uit zijn rol als toezichthouder op de kwaliteitsborger. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de TloKB toezicht op de kwaliteitsborger houdt, dit is voorbehouden aan de instrumentaanbieder.

De TloKB hanteert een toezichttermijn van maximaal acht weken. De TloKB hanteert voor de voorbereiding twee weken, voor de inspectie en rapportage drie weken, voor wederhoor twee weken en voor vaststelling rapport een week.

De TloKB heeft de mogelijkheid de toezichttermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd.

4.1. Voorbereiding en aankondiging

De TloKB bepaalt per inspectie hoe zij dit voorbereidt en welke gegevens zij daarvoor nodig acht, dan wel waar zij inzage in wil hebben. De TloKB zal dan ook per inspectie aan de kwaliteitsborger een aankondiging doen die op inhoud kan variëren. De kwaliteitsborger is gehouden medewerking te verlenen aan het inspectieverzoek van de TloKB en indien nodig kan de TloKB dit afdwingen bij de instrumentaanbieder op grond van artikel 5:20 Awb. De aankondigingstermijn heeft de TloKB bepaald op twee weken.

De TloKB brengt twee weken voorafgaande aan de inspectie de kwaliteitsborger per e-mail op de hoogte dat er een inspectie op het kantoor van de kwaliteitsborger plaatsvindt.

De TloKB zal in de aankondiging ook een informatieverzoek doen. Dit verzoek kan zijn het opvragen van documenten of dossiers, inzage in dossiers of systemen of het beantwoorden van vragen. Het stellen van vragen door de TloKB op voorhand komt een effectieve uitvoering van de inspectie ten goede.

De kwaliteitsborger dient de gevraagde informatie, waaronder de beantwoording van de vragen, binnen twee weken naar de TloKB terug te zenden. Indien de gevraagde gegevens achterwege blijven kan de TloKB deze bij de instrumentaanbieder vorderen op grond van artikel 5:16 Awb.

De instrumentaanbieder is gehouden de gevorderde gegevens binnen twee werkdagen aan te leveren.

Indien de TloKB vaststelt dat er uit eerdere inspecties of bij kwaliteitsinspectie bouwplaats tekortkomingen zijn dan, kan de TloKB deze meenemen bij de nalevingsinspectie kwaliteitsborger.

4.2. Inspectie

Na de voorbereidingsfase vindt er een inspectie op het kantoor van de kwaliteitsborger plaats. De inspectie duurt minimaal een gehele dag en bestaat uit minimaal de volgende onderdelen.

Bij aanvang van de inspectie zullen de inspecteurs zich voorstellen en legitimeren als toezichthouder van de TloKB. Daarna is er gelegenheid voor de overige aanwezigen om zich voor te stellen. Ook zal de TloKB een toelichting geven op het verloop van de dag.

De TloKB heeft, gelet op hoofdstuk 2, vier inspectiemethoden tot haar beschikking. De TloKB past bij de kwaliteitsborger de inspectiemethoden interview en dossieronderzoek toe.

De inspecteurs van de TloKB trekken zich na de inspectie terug en bespreken met elkaar de bevindingen van de inspectie.

Als afsluiting van de inspectie vindt er een eindgesprek plaats waarin de inspecteurs de lijst van bevindingen doornemen. De kwaliteitsborger heeft de mogelijkheid om mondeling een reactie te geven op de bevindingen. De resultaten van het eindgesprek worden opgenomen in het inspectierapport.

4.3. Rapportage en wederhoor

De TloKB stelt na de nalevingsinspectie een inspectierapport op.

De TloKB maakt binnen twee weken een conceptrapport op van bevindingen met daarin opgenomen de opgedane constateringen, het oordeel, de onderbouwing en grondslag. De TloKB zal het conceptrapport van bevindingen en de wederhoortabel voorleggen aan de kwaliteitsborger en deze in de gelegenheid stellen te reageren. De TloKB vraagt aan de kwaliteitsborger om inhoudelijk en onderbouwd aan te geven in hoeverre er feitelijke onjuistheden in het conceptrapport van bevindingen staan. De kwaliteitsborger heeft twee weken de tijd om een reactie te geven. Indien de kwaliteitsborger ervoor kiest niet te reageren of niet tijdig reageert, stelt de TloKB het rapport van bevindingen vast.

De TloKB zal na de wederhoortermijn de reactie op het rapport van bevindingen integraal opnemen in een definitief inspectierapport. De TloKB stelt dit definitieve inspectierapport vast binnen een week na de wederhoortermijn. Na deze week zal de TloKB de kwaliteitsborger en instrumentaanbieder het vastgestelde inspectierapport toesturen en indien er sprake is van een handhavingsbesluit wijzen op de bezwaarmogelijkheid.

4.4. Vervolgacties

De TloKB beslist, nadat zij het rapport heeft vastgesteld, over wat de vervolgacties zijn. Hierbij zijn de mogelijkheden:

De TloKB kan de informatie of bevindingen die aandacht behoeven gebruiken als mogelijke speerpunten bij een vervolginspectie, eventuele handhaving of eventuele herhaalde toetsing voor toelating.

5. Kwaliteitsinspectie op de bouwplaats

Dit hoofdstuk beschrijft in vier stappen hoe de TloKB kwaliteitstoezicht uitvoert op de bouwplaats. Hierbij houdt de TloKB toezicht om vast te stellen of bouwwerken worden gebouwd conform de bouwtechnische voorschriften van het Bbl. Aanvullend houdt de TloKB beperkt nalevingstoezicht. Deze beperkte nalevingsinspecties bouwplaats zijn ondersteunend aan de nalevingsinspecties instrumentaanbieder. Ook bij deze nalevingsinspecties is het doel om vast te stellen of de instrumentaanbieder zijn werkzaamheden uitvoert conform het toegelaten instrument. Bij dit nalevingstoezicht verifieert de TloKB op de bouwplaats, waar relevant, haar bevindingen uit de nalevingsinspecties instrumentaanbieder. Het gaat hierbij zowel om naleving door de instrumentaanbieder van de verplichtingen die hij zichzelf heeft opgelegd als de verplichtingen die voortvloeien uit zijn rol als toezichthouder op de kwaliteitsborger. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de TloKB toezicht op de kwaliteitsborger houdt of toezicht op het bouwwerk. Dit is voorbehouden aan de instrumentenaanbieder en kwaliteitsborger.

De TloKB heeft per onderdeel van het bouwproces een lijst samengesteld waarin vragen dan wel aandachtspunten zijn vermeld. De bouwwerkonderdelen heeft de TloKB vastgelegd in het Inspectiekader KB-stelsel. Op basis van de bouwfase en gerealiseerde onderdelen van de bouwactiviteit maakt de TloKB tijdens de voorbereiding een keuze welke onderdelen van het bouwwerk deel uitmaken van de kwaliteitsinspectie op de bouwplaats.

De TloKB hanteert een toezichttermijn van maximaal acht aaneengesloten weken. De TloKB hanteert voor de voorbereiding twee weken, voor de inspectie en rapportage twee weken, voor wederhoor twee weken en voor vaststelling rapportage een week.

De TloKB heeft de mogelijkheid de toezichttermijn, onder vermelding van een motivatie, te verlengen met de daarvoor benodigde tijd.

5.1. Voorbereiding en aankondiging