Accountantsprotocol Gegevensvraag Wlz-gegevens, vanaf oplevering 2025

1. Inleiding

1.1. Inleiding

Dit accountantsprotocol heeft betrekking op Wlz-gegevens die nodig zijn voor de risicoverevening Zorgverzekeringswet (Zvw), zoals bedoeld in de ‘Gegevensuitvraag (voorheen Handboek Informatie Zorgverzekeringswet)’ (hierna: Gegevensuitvraag) van Zorginstituut Nederland. Deze gegevens hebben betrekking op Wlz-geïndiceerden en worden daarom opgevraagd bij de Wlz-uitvoerders voor de aan hen toegewezen zorgkantoren (per zorgkantoorregio).

De Wlz-uitvoerder dient de gevraagde Wlz-gegevens, zoals beschreven in de Gegevensuitvraag uiterlijk 1 juni in bij Zorginstituut Nederland en de NZa. Hierbij dient de Wlz-uitvoerder ook een bestuursverklaring en een rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden in.

Het doel van dit accountantsprotocol is het verstrekken van aanwijzingen over de reikwijdte en diepgang van het accountantsonderzoek en het in dat kader af te geven rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden ten aanzien van de door de Wlz-uitvoerder opgestelde bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en het onderliggende bestand Wlz-gegevens.

Dit protocol is voor onbepaalde tijd opgesteld. Dit protocol is geldig vanaf 1 januari 2024.

De accountant voert de opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden uit volgens standaard 4400 en geeft de bevindingen weer in een rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden. De accountant voert de werkzaamheden uit op de bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en het onderliggende bestand ‘Wlz-gegevens jaar T’.

1.2. Definities

1.3. Wet- en regelgeving

Voor de accountantswerkzaamheden betreffende de Wlz-gegevens is de volgende wet- en regelgeving van toepassing:

1.4. Inwerkingtreding

De raad van bestuur van de NZa heeft op 15 april 2025 dit protocol vastgesteld. Dit protocol treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin dit protocol wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2024. U kunt dit protocol en alle andere in dit protocol genoemde documenten raadplegen op www.nza.nl.

1.5. Leeswijzer

Hoofdstuk 2 geeft de uitgangspunten weer van het accountantsprotocol. Hoofdstuk 3 gaat in op de overeengekomen specifieke werkzaamheden. In de bijlage is een modeltekst opgenomen voor het rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden. De accountant dient dit model voor het rapport nog aan te passen aan de meest recente NBA voorbeeldtekst 4.1 rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden ten tijde van het opstellen van het rapport en af te stemmen op de specifieke situatie.

2. Doelstelling en kader

2.1. Inleiding

Het doel van dit accountantsprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en diepgang van de opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden op de bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en het onderliggende bestand ‘Wlz-gegevens jaar T’, en het in dat kader af te geven rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden.

De accountant hanteert het accountantsprotocol als kader voor de werkzaamheden. Daarnaast laat de accountant zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening gedrags- en Beroepscode accountants (VGBA), de verordening inzake onafhankelijkheid van de accountant bij assuranceopdrachten (ViO) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS).

2.2. Inzet interne accountant

De interne accountant van een Wlz-uitvoerder/zorgkantoor kan onder randvoorwaarden het gevraagde accountantsproduct verstrekken bij deze verantwoording. Hiervoor gelden de volgende randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden zijn tevens opgenomen in het protocol Verantwoordingen Zvw met accountantsproduct vanaf oplevering 2020:

2.3. Aanlevering

De zorgkantoorregio’s moeten de verantwoordingsdocumenten, vergezeld van de accountantsproducten, voor 1 juni van het jaar volgende op het verslagjaar toezenden aan de NZa en Zorginstituut Nederland. De opgave dient vergezeld te zijn van een bestuursverklaring.

De aanlevering van de verantwoordingsdocumenten voor de NZa vindt digitaal plaats aan de NZa en per zorgkantoorregio. Voor de aanlevering bij Zorginstituut Nederland kan men gebruik maken van de bekende aanleveringsmethode.

2.4. Helpdesk

Voor vragen op het gebied van controle kunt u terecht bij de helpdesk van de NZa via info@nza.nl. Voor vragen over de verantwoordings- en inrichtingsvoorschriften kunt u contact opnemen met Zorginstituut Nederland via verslagdocumenten@zinl.nl.

3. Overeengekomen specifieke werkzaamheden

3.1. Inleiding

De accountant voert werkzaamheden uit op de bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en het onderliggende bestand ‘Wlz-gegevens jaar T’ (verder: bestand) volgens Standaard 4400. Dit betekent dat de accountant geen zekerheid verschaft dan wel conclusies of oordelen geeft, maar alleen feitelijke onderzoeksbevindingen rapporteert. Dit protocol beschrijft de werkzaamheden die de accountant dient uit te voeren. De gebruiker van het rapport moet zelf een oordeel vormen en hierover zelf conclusies trekken.

De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn opgenomen in paragraaf 3.3. In het rapport vermeldt de accountant welke specifieke werkzaamheden de accountant in dit kader heeft verricht en tot welke bevindingen dit heeft geleid. In de bijlage is een modeltekst voor het rapport opgenomen.

De werkzaamheden van de accountant op de bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en het onderliggende bestand zijn gericht op 6 onderdelen:

De accountant voert de werkzaamheden uit per zorgkantoorregio voor onderdelen 1 en 2. Voor de onderdelen 3 tot en met 6 voert de accountant de werkzaamheden uit op het niveau van de Wlz-uitvoerder en niet per zorgkantoorregio.

De accountant geeft de bevindingen van deze werkzaamheden weer in het rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden. De accountant rapporteert de bevindingen per zorgkantoorregio1Indien de accountant een gezamenlijk rapport van bevindingen opstelt voor meerdere zorgkantoorregio’s, dient de accountant expliciet te vermelden welke bevindingen waarop betrekking hebben. Voor wat betreft de onderdelen 3 tot en met 6 kan de accountant verwijzen naar de werkzaamheden die de accountant op het niveau van de Wlz-uitvoerder heeft uitgevoerd..

3.2. Afbakening werkzaamheden

Met ingang van schadejaar 2024 leveren Wlz-uitvoerders naast de declaraties ingediend via VECOZO, ook de pgb-toekenningen aan in het totaalbestand. Conform de Gegevensuitvraag zijn deze onderdeel van hetzelfde bestand. Hierbij geldt dat voor regels inzake declaraties ingediend via VECOZO andere velden worden gevuld dan voor regels inzake pgb-toekenningen.

3.2.1. Declaraties ingediend via VECOZO

In het bestand worden declaraties meegenomen die door de zorginstellingen zijn ingediend bij de zorgkantoren via VECOZO (AW319). Hierin worden niet de aanvullende zorgkosten, zoals o.a. mondzorg, bijzondere hulpmiddelen, geneesmiddelen, rolstoelen, verkeerde bed e.d. meegenomen.

Het uitgangspunt van de uitvraag is dat alle declaraties (behalve de aanvullende zorgkosten) die betrekking hebben op het voorafgaande jaar worden verantwoord. Declaraties moeten tijdig worden ingediend door de zorgaanbieders, derhalve kan het zorgkantoor uitgaan van een peildatum van 1 april T+1 (waarbij T het jaar is waarover de verantwoording gaat).

Declaraties binnen de Wlz worden via declaratiebestanden aangeleverd in een Elektronisch Declaratieportaal. Declaratiebestanden die via het portaal worden ingediend moeten aan bepaalde specificaties (de zogeheten EI-standaard) voldoen. Voordat een declaratie mag worden uitbetaald moeten een aantal bedrijfs- en controleregels (RBC) worden gevolgd.

Een aantal van deze controles (N6 en N7 controleregels) moeten door individuele zorgkantoren worden toegepast. Hiermee wordt bereikt dat vroegtijdig in de keten fouten in een declaratiebericht worden gesignaleerd. Een afgekeurd record moet worden hersteld door de zorgaanbieder.

De accountant gaat na of het zorgkantoor voor zijn regio(s) bij de betaling van declaratie Vektis Standaard AW319 ‘Declaratie wlz, wv, elv en zg zorg’ heeft nageleefd wat betreft bedrijfs- en controleregels N6 en N7. De accountant hanteert hiervoor de in jaar T geldende versie van deze standaard.

Hiertoe voert de accountant de in onderstaande tabel 1 limitatief omschreven werkzaamheden uit.

3.2.2. Pgb-toekenningen

De pgb-toekenningen betreffen de toekenningen, zoals deze door de Wlz-uitvoerder zijn afgegeven. Dit betreft informatie uit de administratie van de Wlz-uitvoerder. Het gaat hierbij om alle toekenningen die betrekking hebben op het jaar T, met als peildatum 1 april jaar T+1 (waarbij T het jaar is waarover de verantwoording gaat).

Nadat cliënten een Wlz-indicatie hebben ontvangen van het CIZ, kunnen zij kiezen om deze indicatie te verzilveren middels een pgb. Hiervoor dient de cliënt een aanvraag in bij het zorgkantoor. Het zorgkantoor beoordeelt deze aanvraag en geeft bij akkoord een toekenningsbeschikking af. Deze toekenningsbeschikking is noodzakelijk om zorg te kunnen declareren. Deze declaraties dienen cliënten in bij de SVB, die deze declaraties na controle uitbetaalt.

Alvorens een toekenningsbeschikking wordt afgegeven, stelt het zorgkantoor onder andere vast of:

Hiertoe voert de accountant de in onderstaande tabel limitatief omschreven werkzaamheden uit.

3.3. Overeengekomen specifieke werkzaamheden

De accountant voert op basis van dit protocol de overeengekomen specifieke werkzaamheden uit, zoals opgenomen in onderstaande tabel 1.

1 In het geval een Wlz-uitvoerder de administratie uitvoert voor meerdere zorgkantoorregio’s.

2 De accountant mag hiervoor dezelfde regels gebruiken als voor de werkzaamheden zoals genoemd bij 5.

3.4. Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de werkzaamheden vast in een rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden, zoals beschreven in Standaard 4400.

In bijlage 1 van dit protocol is het model voor het rapport opgenomen, aangepast aan de meest recente NBA-voorbeeldteksten ten tijde van het opstellen van het protocol. Deze voorbeeldteksten zijn gebaseerd op de geldende Standaarden.

Om de samenhang en herkenbaarheid van het accountantsproduct te bevorderen raadt de NBA het gebruik van de meest recente NBA-voorbeeldteksten aan. Wel blijft de accountant zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de juiste tekst. De accountant zal deze nog moeten afstemmen op de specifieke situatie.

Bijlage 1. Model rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden

De accountant dient dit model voor het rapport nog aan te passen aan de meest recente NBA voorbeeldtekst 4.1 rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden ten tijde van het opstellen van het rapport en af te stemmen op de specifieke situatie.

Voorbeeldtekst rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden

Aan: de Raad van Bestuur2Afhankelijk van de aard van de entiteit vervangen door een meer passende aanduiding, zoals ‘het bestuur van de stichting’ of ‘het bestuur van de vennootschap’. van , Zorginstituut Nederland en de Nederlandse Zorgautoriteit

Doel van dit rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden

Ons rapport is uitsluitend bedoeld om Zorginstituut Nederland en de Nederlandse Zorgautoriteit in staat te stellen om de door de Wlz-uitvoerder aangeleverde bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en onderliggende bestand ‘Wlz-gegevens jaar T’ te beoordelen op juistheid en rechtmatigheid en is mogelijk niet geschikt voor een ander doel. De werkzaamheden zijn uitgevoerd op basis van het ‘Protocol Wlz-gegevens met oplevering vanaf 2025’.

Dit rapport is uitsluitend bedoeld voor de Raad van Bestuur van , Zorginstituut Nederland en de Nederlandse Zorgautoriteit (hierna: ‘de beoogde gebruikers’) en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en de beoogde gebruikers

De opdrachtgever en de beoogde gebruikers hebben erkend dat de overeengekomen specifieke werkzaamheden, zoals opgenomen in het ‘Protocol gegevensvraag Wlz-gegevens met oplevering vanaf 2025’ geschikt zijn voor het doel van de opdracht.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de aangeleverde bestuursverklaring bij het bestand Wlz-gegevens en het onderliggende bestand ‘Wlz-gegevens jaar T’, waarop de overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Van opdrachtgever en de beoogde gebruikers wordt verwacht dat zij een eigen afweging maken van de overeengekomen specifieke werkzaamheden en bevindingen die door ons zijn gerapporteerd en hun eigen conclusies trekken uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden.

Onze verantwoordelijkheden

Een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden houdt in dat wij de specifieke werkzaamheden uitvoeren die zijn overeengekomen met de opdrachtgever en met de beoogde gebruikers en zijn opgenomen in het ‘Protocol gegevensvraag Wlz-gegevens met oplevering vanaf 2025’ en de bevindingen rapporteren, die de feitelijke uitkomsten zijn van de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden.

Wij doen geen uitspraken over de geschiktheid van de overeengekomen specifieke werkzaamheden.

Wij hebben de overeengekomen specifieke werkzaamheden uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 4400, ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’ en het accountantsprotocol Gegevensvraag Wlz-gegevens, vanaf oplevering 2025.

Deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is geen assurance-opdracht. Derhalve brengen wij geen oordeel of assurance-conclusie tot uitdrukking.

Indien wij aanvullende werkzaamheden hadden verricht, zouden mogelijk andere aangelegenheden onder onze aandacht zijn gekomen die gerapporteerd zouden zijn.

Beroepsethiek en kwaliteitsmanagement

Wij hebben de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) nageleefd.

Wij hebben de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) nageleefd.

Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsmanagement inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake de naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving3Met ingang van 1 januari 2025 is op grond van de Verordening accountantsorganisaties 2025 voor een aantal kantoren (accountantskantoren met een OOB-vergunning) NVKM van toepassing, zie toelichting op Verordening accountantsorganisaties 2025. Voor deze kantoren geldt op basis van vorenstaand dat in het rapport inzake overeengekomen specifieke werkzaamheden moet worden verwezen naar NVKM en dus moet worden opgenomen:‘Wij passen de van toepassing zijnde voorschriften voor kwaliteitsmanagement toe op grond van de Nadere voorschriften kwaliteitsmanagement (NVKM). Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsmanagement inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.’.

Specifieke werkzaamheden en bevindingen

Wij hebben de hieronder beschreven specifieke werkzaamheden, die met de opdrachtgever en de beoogde gebruikers zijn overeengekomen en in het ‘Protocol gegevensvraag Wlz-gegevens met oplevering vanaf 2025’ zijn beschreven, uitgevoerd op de bestuursverklaring Wlz-gegevens en het onderliggende bestand ‘Wlz-gegevens jaar T’. Verder zijn hieronder onze bevindingen vermeld inclusief details over eventuele uitzonderingen.

1 In het geval een Wlz-uitvoerder de administratie uitvoert voor meerdere zorgkantoorregio’s.

2 De accountant mag hiervoor dezelfde regels gebruiken als voor de werkzaamheden zoals genoemd bij 5.

Plaats en datum,

... (naam accountantspraktijk)

... (naam accountant)