Overeenkomst ter uitvoering van artikel 15 van het tussen het Koninkrijk België, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden op 23 juli 2018 te Brussel gesloten Verdrag inzake politiesamenwerking

Voor de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst wordt verstaan onder:

Voor het overige gelden voor deze Uitvoeringsovereenkomst eveneens de definities vastgelegd in artikel 1 van het Politieverdrag.

De bevoegde diensten die deelnemen aan de gemeenschappelijke politiepost verlenen elkaars op deze post werkzame ambtenaren rechtstreeks toegang tot elkaars politiedatabanken door middel van een op naam verleende autorisatie.

De rechtstreekse toegang tot de politiedatabanken is enkel toegestaan in het specifieke gebouw of de specifieke gebouwen van de gemeenschappelijke politiepost, zoals aangeduid in de bijlage bij deze Uitvoeringsovereenkomst.

De rechtstreekse toegang tot de politiedatabanken beperkt zich tot het raadplegen van gegevenssets benodigd voor de uitvoering van de politietaken in het territoriale bevoegdheidsgebied van de gemeenschappelijke politiepost.

Voor elke gemeenschappelijke politiepost worden in de bijlage bij deze Uitvoeringsovereenkomst de gegevenssets aangeduid welke raadpleegbaar zijn, alsook de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken voor de databanken waar deze gegevenssets deel van uitmaken.

Externe databanken mogen alleen worden geraadpleegd met inachtneming van de erop van toepassing zijnde nationale wetgeving, voor zover de uitvoeringsmodaliteiten voor de raadpleging van de betreffende databank niet in of krachtens het Politieverdrag bepaald zijn.

Gegevens in een gegevensset die afkomstig zijn uit een externe databank, maar zijn verwerkt in de betreffende politiedatabanken, kunnen naderhand worden geraadpleegd in het raam van deze Uitvoeringsovereenkomst.

De bevoegde diensten die een gegevensset raadpleegbaar stellen, verzekeren door technische en organisatorische maatregelen dat enkel deze gegevens raadpleegbaar zijn die een ambtenaar van een bevoegde dienst van de andere Partij op basis van deze Uitvoeringsovereenkomst mag raadplegen.

De Partijen verstrekken elkaar lijsten met de namen van de in artikel 4, eerste lid, van deze Uitvoeringsovereenkomst bedoelde ambtenaren en alle verdere gegevens die nodig zijn om de autorisaties bedoeld in artikel 15, tweede lid, van het Politieverdrag te verlenen. De uitwisseling van deze gegevens vindt plaats tussen de contactpunten.

De contactpunten dragen zorg dat de autorisaties op naam worden verleend dan wel worden beëindigd.

Personele mutaties als indiensttreding, uittreding, functiewijziging, wijziging in standplaats of langdurige afwezigheid worden wederzijds zo snel mogelijk doorgegeven via de contactpunten.

Periodiek, ten minste eenmaal per jaar, wordt door elke bevoegde dienst gecontroleerd of de aan haar ambtenaren verleende autorisaties nog actueel zijn.

Een account behorende bij een verleende autorisatie dat gedurende een bepaalde periode, gelijk aan deze die geldt voor de eigen ambtenaren van de bevoegde dienst die de autorisatie heeft verleend, niet gebruikt is, wordt technisch ongeschikt gemaakt voor gebruik. Het contactpunt van de bevoegde dienst waartoe de betrokken ambtenaar behoort, wordt hiervan onverwijld in kennis gesteld, met vermelding van de termijn waarbinnen een gemotiveerd verzoek tot reactivering van het account kan worden ingediend. Indien geen verzoek tot reactivering wordt ingediend of dit verzoek onvoldoende gemotiveerd is, wordt het account definitief verwijderd. Het contactpunt van de bevoegde dienst waartoe de betrokken ambtenaar behoort, wordt hiervan onverwijld in kennis gesteld.

Het inloggen in een politiedatabank en het raadplegen van gegevens vinden plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de betreffende databank.

Elke verdere verwerking van de geraadpleegde gegevens in een politiedatabank van de Partij wier ambtenaar de raadpleging uitvoerde, vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de databank waarin of van waaruit de betreffende verwerking plaatsvindt.

Indien de Partijen de door raadpleging van de gegevensset van de andere Partij bekomen gegevens willen gebruiken voor een ander doel dan de uitvoering van de politietaken in het territoriale bevoegdheidsgebied van de gemeenschappelijke politiepost, dient hiervoor schriftelijke toestemming te worden verkregen van de Partij die de gegevens raadpleegbaar heeft gesteld.

De bepalingen van artikel 10, tweede tot vierde lid, van het Politieverdrag zijn van overeenkomstige toepassing op de gegevens die geraadpleegd werden zoals voorzien in deze Uitvoeringsovereenkomst.

De raadplegingen van de politiedatabanken worden gelogd door de bevoegde dienst die zijn gegevens raadpleegbaar stelt. Deze logbestanden worden bewaard gedurende de termijn die daartoe voorzien is in de eigen nationale regelgeving.

In de mate dat dit eveneens verplicht is voor de ambtenaren van de bevoegde dienst die de betreffende politiedatabank beheert, vermelden de ambtenaren die een politiedatabank van een bevoegde dienst van de andere Partij raadplegen daarbij telkens de reden voor deze raadpleging volgens de regels die voor deze politiedatabank gelden.

Verdere verwerkingen van geraadpleegde gegevens door de bevoegde dienst die de gegevens geraadpleegd heeft of door een andere bevoegde dienst van dezelfde Partij, worden gelogd door de bevoegde dienst die deze verwerking uitvoert.

De Partijen monitoren actief de raadplegingen en verdere verwerkingen , al dan niet op basis van logging. Ze voeren daartoe onder meer minstens één maal per jaar proactieve steekproefcontroles uit.

De bevoegde diensten verstrekken de loggegevens aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten van beide Partijen zoals bedoeld in artikel 41 van Richtlijn (EU) 2016/680, zodra deze daar om verzoeken.

Bij signalen of vermoedens van oneigenlijke raadplegingen verstrekt de bevoegde dienst die de geraadpleegde gegevensset beheert de relevante loggegevens aan de Partij wiens bevoegde dienst de gegevens heeft geraadpleegd.

De verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de gegevensset die raadpleegbaar wordt gesteld, zoals bedoeld in artikel 9, eerste lid, kunnen bij signalen of vermoedens van oneigenlijk gebruik per direct de autorisatie van de betrokken ambtenaar of de autorisaties van alle ambtenaren van de betrokken bevoegde dienst opschorten of beëindigen.

De verwerkingsverantwoordelijke of -verantwoordelijken van de gegevensset die raadpleegbaar wordt gesteld, zoals bedoeld in artikel 9, eerste lid, houden een register bij van de vastgestelde oneigenlijke raadplegingen, zoals bedoeld in het zesde en zevende lid van dit artikel, dat telkens de aard van de oneigenlijke raadpleging, de aanduiding van de politiedatabank in kwestie en de genomen maatregel of maatregelen vermeldt. Deze registers worden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten van beide Partijen, zoals bedoeld in artikel 41 van Richtlijn (EU) 2016/680, bezorgd zodra deze daar om verzoeken.

Problemen omtrent logging, verstoringen, incidenten en schendingen worden in eerste instantie onderling besproken tussen de contactpunten van de bevoegde diensten.

Indien wordt vastgesteld dat er mogelijk een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, dan wel een gebruik van een autorisatie dat aanleiding kan geven tot strafrechtelijke of tuchtrechtelijke sancties of een opschorting of beëindiging van één of meerdere autorisaties, melden de contactpunten dit gezamenlijk aan:

Elke Partij draagt de kosten die voor haar overheden uit de toepassing van deze Uitvoeringsovereenkomst voortvloeien.

De kosten voor het opleiden of voor de instructie van de ambtenaren die een autorisatie nodig hebben, worden gedragen door de Partij wier bevoegde diensten de te raadplegen gegevensset beheren, met uitzondering van de personele kosten van de ambtenaren die de opleiding of instructie verkrijgen.

In bijzondere gevallen kunnen de bevoegde diensten van de betrokken Partijen een afwijkende regeling overeenkomen.

De secretaris-generaal van de Benelux Unie is depositaris van deze Uitvoeringsovereenkomst.

De depositaris doet aan elke Partij een eensluidend afschrift van deze Uitvoeringsovereenkomst toekomen.

De Partijen stellen de depositaris in kennis wanneer hun interne procedures vereist voor de inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst werden voltooid en zij technisch en organisatorisch klaar zijn voor de toepassing ervan.

Deze Uitvoeringsovereenkomst treedt in werking op de dag waarop de depositaris vanwege de laatste van de twee Partijen de kennisgeving als bedoeld in het derde lid van dit artikel ontvangt, of op de dag waarop het Politieverdrag in werking treedt indien dit op een later moment gebeurt. De depositaris stelt de Partijen op de hoogte van de datum van inwerkingtreding van deze Uitvoeringsovereenkomst.