LegalizeRozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 września 2024 r. w sprawie dokumentów dyscyplinarnych żołnierzy
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 403 ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny zarządza się, co następuje:
Rozdział 1. Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1) sposób i tryb prowadzenia ewidencji wyróżnień, wzór rozkazu lub decyzji, w których stwierdza się udzielenie wyróżnienia, wzór karty wyróżnień żołnierza oraz sposób zapoznawania z nią wyróżnionego żołnierza, a także okres jej przechowywania;
2) sposób prowadzenia i dokumentowania akt postępowania dyscyplinarnego oraz obieg dokumentacji dyscyplinarnej, a także okres jej przechowywania;
3) wzory dokumentów należących do ewidencji dyscyplinarnej innych niż wymienione w pkt 1 oraz kategorie osób upoważnionych do ich prowadzenia, ewidencjonowania oraz przetwarzania ze wskazaniem sposobu ich obiegu oraz gromadzenia.
§ 2.
Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) dokument ewidencyjny - urządzenie ewidencyjne służące do rejestrowania dokumentacji dyscyplinarnej, takie jak: dziennik ewidencyjny, karta wyróżnień żołnierza, karta ukarania żołnierza, RPD;
2) EOD (elektroniczny obieg dokumentów) - proces rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów w postaci elektronicznej, realizowany w jednostce wojskowej przy wykorzystaniu systemu informatycznego;
3) IND - informatyczny nośnik danych, na którym zapisuje się dokumentację w postaci elektronicznej;
4) instytucja krajowa - urząd krajowy, o którym mowa w art. 209 ust. 1 ustawy, do którego oddelegowano żołnierza zawodowego;
5) instytucja zagraniczna - urząd, organizację lub instytucję międzynarodową poza granicami państwa, w których żołnierz zawodowy zajmuje stanowisko służbowe, oraz urząd, organizację lub instytucję międzynarodową, o których mowa w art. 209 ust. 1 ustawy, do których oddelegowano żołnierza zawodowego;
7) RPD - rejestr postępowań dyscyplinarnych;
8) reagowanie dyscyplinarne - zastosowanie dyscyplinarnego środka zapobiegawczego, przeprowadzenie z żołnierzem rozmowy dyscyplinującej lub zastosowanie wobec tego żołnierza postępowania w trybie art. 384 ust. 1 ustawy albo postępowania dyscyplinarnego;
9) TASD - teczkę akt sprawy dyscyplinarnej;
10) TZA - teczkę załączników adresowych;
11) ustawa - ustawę z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;
12) wyciąg - dokładne powtórzenie fragmentu dokumentu;
13) załącznik adresowy - dokument w postaci papierowej znajdujący się w odrębnej teczce stanowiącej integralną część akt postępowania, zawierający dane prawnie chronione, w tym dane osobowe, kontaktowe lub adresowe obwinionego, świadka lub biegłego.
§ 3.
Osoby lub organy uprawnione na podstawie przepisów odrębnych do udostępnienia im danych zgromadzonych w toku reagowania dyscyplinarnego są obowiązane do ich wykorzystywania tylko w zakresie, w jakim zostały udostępnione, i z zachowaniem zasad ochrony tych danych.
§ 4.
W przypadku gdy przed upływem okresu przechowywania dokumentacji dyscyplinarnej rozformowane zostaną jednostka lub komórka organizacyjna, jednostka wojskowa lub zostanie zlikwidowana instytucja krajowa, przekazuje się tę dokumentację do jednostki, komórki lub instytucji przejmujących ich zadania i funkcje, a w przypadku braku następcy prawnego - jednostce, komórce albo instytucji wskazanych w dokumencie dotyczącym rozformowania lub likwidacji.
§ 5.
Rejestrację spraw w ewidencji dyscyplinarnej, o której mowa w art. 403 ust. 2 pkt 1 ustawy, prowadzi się od numeru pierwszego z zachowaniem chronologii wpływu i do czasu określonego w § 13 ust. 2.
Za ewidencjonowanie, prowadzenie dokumentów ewidencyjnych właściwych dla rodzaju prowadzonej sprawy oraz przetwarzanie informacji w nich zawartych odpowiada dowódca jednostki wojskowej lub upoważniona przez niego osoba.
§ 6.
Dokumenty należące do ewidencji dyscyplinarnej, o której mowa w art. 403 ust. 2 pkt 1-3 ustawy, gromadzi się w postaci papierowej.
Dopuszcza się gromadzenie dokumentów, które należą do ewidencji dyscyplinarnej, w postaci elektronicznej.
§ 7.
W przypadku zarejestrowania w dokumencie ewidencyjnym błędnych danych osoba, o której mowa w § 5 ust. 2, dokonuje sprostowania przez:
1) skreślenie nieprawidłowych danych i wpisanie nad nimi właściwych danych, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb;
2) modyfikację dokumentu przechowywanego w postaci elektronicznej.
Obok skreśleń i poprawek, o których mowa w ust. 1, osoba, o której mowa w § 5 ust. 2, składa swój skrócony podpis i datę tej czynności. Przy pierwszym skreśleniu albo pierwszej poprawce osoba ta składa pełny i skrócony podpis jednocześnie.
Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również w przypadku, gdy jest konieczne sprostowanie informacji, innych niż wynikające z błędnego zarejestrowania danych, w dokumentach ewidencyjnych na mocy orzeczenia lub postanowienia wydanych przez przełożonego dyscyplinarnego.
Rozdział 2. Ewidencja wyróżnień
§ 8.
Udzielenie wyróżnienia stwierdza się przez wprowadzenie stosownego zapisu w punkcie dotyczącym spraw dyscyplinarnych:
1) rozkazu dziennego, okresowego wydawanych przez co najmniej dowódcę kompanii (lub równorzędnego) wzwyż, lub przez wydanie odrębnego rozkazu przez uprawnionego do jego wydania;
2) decyzji dziennej, okresowej lub przez wydanie odrębnej decyzji przez uprawnionego do jej wydania.
Udzielenie wyróżnienia dla więcej niż jednego żołnierza, pododdziału, oddziału, więcej niż jednej jednostki wojskowej lub instytucji wojskowej stwierdza się w jednym rozkazie lub jednej decyzji.
Przełożony, o którym mowa w ust. 1, stwierdza w prowadzonym przez siebie rozkazie lub decyzji fakt udzielenia wyróżnienia przez przełożonego nieuprawnionego do prowadzenia rozkazu lub decyzji.
W przypadku wyróżnienia żołnierza nagrodą pieniężną lub nagrodą rzeczową wyciąg lub odpis z rozkazu lub decyzji, w których stwierdzono udzielenie tego wyróżnienia, przekazuje się niezwłocznie właściwemu organowi finansowemu.
Wyciąg lub odpis z rozkazu lub decyzji, w których stwierdzono udzielenie wyróżnienia, oraz kopie, wyciągi lub odpisy innych dokumentów wytworzonych przy udzielaniu wyróżnienia przekazuje się według potrzeb organowi lub osobie odpowiedzialnej za gromadzenie i przetwarzanie danych w ewidencji wojskowej.
W przypadku udzielenia wyróżnienia, o którym mowa w art. 424 ust. 1 pkt 1 ustawy, każdorazowo wydaje się indywidualny odrębny rozkaz lub indywidualną odrębną decyzję.
W zakresie wytwarzania odpisów, wyciągów lub kopii dokumentów wykorzystywanych w ewidencji wyróżnień przepisy § 15-18 stosuje się.
W rozkazie lub decyzji w sprawie wyróżnienia zamieszcza się:
1) numer i datę wydania rozkazu lub decyzji, w których stwierdzono udzielenie wyróżnienia, oraz oznaczenie organu, który je wydał;
2) dane wyróżnionego: stopień wojskowy, imię, nazwisko, oznaczenie miejsca pełnienia służby numer lub nazwę jednostki wojskowej;
3) opis zasługi, kryterium lub przesłanki - będące podstawą albo warunkiem udzielenia wyróżnienia;
4) informację o rodzaju udzielonego wyróżnienia;
5) nazwę komórki lub jednostki organizacyjnej będącej płatnikiem wyróżnienia;
6) informację o terminie wejścia w życie rozkazu lub decyzji;
7) dane przełożonego udzielającego wyróżnienia: stopień wojskowy, o ile go posiada, imię, nazwisko, nazwę zajmowanego stanowiska służbowego.
Wzór rozkazu lub decyzji w sprawie wyróżnienia jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
§ 9.
Kartę wyróżnień żołnierza zakłada jego przełożony, który zajmuje co najmniej stanowisko służbowe dowódcy kompanii (lub równorzędne). Kartę wyróżnień prowadzi się, począwszy od dnia, w którym żołnierzowi po raz pierwszy udzielono wyróżnienia.
Podstawą umieszczenia w karcie wyróżnień żołnierza wpisu o udzielonym wyróżnieniu są rozkaz lub decyzja, w których stwierdzono udzielenie żołnierzowi wyróżnienia, lub wyciąg albo odpis z tego rozkazu lub tej decyzji.
Wzór karty wyróżnień żołnierza jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
§ 10.
Kierownik komórki organizacyjnej urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej właściwej do spraw dyscypliny wojskowej prowadzi karty wyróżnień żołnierzy bezpośrednio podległych lub podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej.
Za prowadzenie oraz przechowywanie kart wyróżnień żołnierzy, którzy pełnią służbę w strukturach organizacyjnych bezpośrednio podległych Szefowi Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jednostkach wojskowych (lub równorzędnych) lub instytucjach krajowych albo zagranicznych, odpowiada przełożony dyscyplinarny.
§ 11.
Kartę wyróżnień żołnierza przeniesionego do rezerwy lub w stan spoczynku dołącza się do teczki akt personalnych, a w przypadku braku takiej możliwości - do dokumentacji ewidencyjnej żołnierza.
§ 12.
W terminie 7 dni od dnia stwierdzenia udzielenia wyróżnienia wykonawca rozkazu lub decyzji, w których stwierdzono udzielenie wyróżnienia, jest obowiązany przekazać wyciąg lub odpis rozkazu lub decyzji lub udostępnić rozkaz lub decyzję - w części dotyczącej udzielenia wyróżnienia - osobie:
1) prowadzącej kartę wyróżnień żołnierza - w celu dokonania wpisu w karcie wyróżnień żołnierza;
2) odpowiedzialnej za aktualizację dokumentów prowadzonych w postaci elektronicznej.
§ 13.
W przypadku przeniesienia żołnierza do dyspozycji lub wyznaczenia na stanowisko służbowe poza dotychczasowe miejsce pełnienia służby kartę wyróżnień przekazuje się przełożonemu dyscyplinarnemu właściwemu dla nowego miejsca pełnienia służby lub wykonywania zadań w dyspozycji.
Kartę wyróżnień żołnierza prowadzi się przez okres pełnienia przez niego czynnej służby wojskowej, a po zwolnieniu żołnierza z tej służby przechowuje się jego kartę przez okres przetwarzania danych żołnierza w ewidencji wojskowej, zgodnie z art. 71 ustawy, a następnie przekazuje do właściwego archiwum wojskowego.
§ 14.
Żołnierz może zapoznać się z kartą wyróżnień na wniosek złożony drogą służbową do osoby prowadzącej jego kartę wyróżnień.
Osoba, która zapoznaje żołnierza z kartą wyróżnień, stwierdza ten fakt przez umieszczenie na karcie wyróżnień stosownej adnotacji i opatrzenie jej własnoręcznym podpisem. Adnotacji tej dokonuje się przez odkreślenie w trwały sposób kolorem czerwonym ostatniego wpisu i wprowadzenie poniżej adnotacji informacji o tym, że żołnierz został zapoznany z kartą wyróżnień, i wskazuje się datę tej czynności.
Żołnierz zapoznany z kartą wyróżnień składa pod adnotacją czytelny podpis.
W przypadku odmowy złożenia podpisu przez żołnierza zapoznawanego z kartą wyróżnień osoba, o której mowa w ust. 2, umieszcza odpowiednią adnotację, dotyczącą odmowy złożenia podpisu, w miejscu przeznaczonym na podpis zapoznawanego żołnierza.
Rozdział 3. Dokumentacja dyscyplinarna w zakresie reagowania dyscyplinarnego
§ 15.
Odpis dokumentu sporządza się z oryginału dokumentu znajdującego się w aktach postępowania lub innego dokumentu, opatruje jego każdą kartę, w nagłówku po prawej stronie, adnotacją „ODPIS”, a pod tekstem, z lewej strony, umieszcza klauzulę o treści „Za zgodność” i pieczęć imienną, która jest uzupełniona datą i podpisem osoby uprawnionej.
Na odpisie dokumentu przed (stopniem) imieniem i nazwiskiem osoby, która podpisała oryginał tego dokumentu, zamieszcza się dywiz „(-)” oznaczający, że oryginał dokumentu został podpisany przez tę osobę, oraz informację o cechach szczególnych dokumentu, takich jak: dopiski, poprawki, uszkodzenia.
§ 16.
Z dokumentu znajdującego się w aktach postępowania sporządza się kopię, opatruje jej każdą kartę, w nagłówku, po prawej stronie, adnotacją „KOPIA”, a pod tekstem, z lewej strony, umieszcza klauzulę o treści „Za zgodność” i odciska okrągłą pieczęć urzędową oraz pieczęć imienną uzupełnioną datą i podpisem osoby uprawnionej.
§ 17.
Wyciąg sporządza się z rozkazu lub decyzji, opatruje jego każdą kartę, w nagłówku, po prawej stronie, adnotacją „WYCIĄG”, a pod tekstem, z lewej strony, umieszcza klauzulę o treści „Za zgodność” i pieczęć imienną uzupełnioną datą i podpisem osoby uprawnionej.
§ 18.
W jednostce wojskowej prowadzi się rejestr upoważnień udzielanych w toku reagowania dyscyplinarnego. Przepis § 5 ust. 2 stosuje się.
Odpisy i wyciągi z dokumentów oraz uwierzytelnione kopie dokumentów podpisują osoby upoważnione do dokonania tej czynności.
§ 19.
Okrągłą pieczęcią urzędową opatruje się, uprzednio opatrzone własnoręcznym podpisem przełożonego dyscyplinarnego, egzemplarze:
1) decyzji lub rozkazów o powołaniu żołnierza do pełnienia funkcji rzecznika dyscyplinarnego,
2) odrębnej decyzji lub rozkazu w sprawie wyróżnienia,
3) upoważnień,
4) postanowień o zastosowaniu dyscyplinarnych środków zapobiegawczych,
5) orzeczeń,
6) zarządzeń w przedmiocie wykonania orzeczonej kary dyscyplinarnej
- pod tekstem, z lewej strony.
§ 20.
Rejestracja postępowania dyscyplinarnego następuje w dniu i z datą wydania postanowienia przez przełożonego dyscyplinarnego o wszczęciu tego postępowania i polega na dokonaniu wpisu w RPD oraz wpisaniu sygnatury akt tego postępowania w lewym górnym rogu postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego, na podstawie którego został dokonany zapis w RPD.
Przepis ust. 1 stosuje się również w przypadku:
1) zastosowania trybu określonego w art. 384 ust. 1 ustawy;
2) odstąpienia od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających lub odstąpienia od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i przeprowadzeniu rozmowy dyscyplinującej ze sprawcą przewinienia dyscyplinarnego po przeprowadzonych czynnościach wyjaśniających albo odstąpienia od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i przeprowadzeniu rozmowy dyscyplinującej ze sprawcą przewinienia dyscyplinarnego bez przeprowadzenia czynności wyjaśniających;
3) wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wskutek wydania postanowienia o wyłączeniu czynu do odrębnego postępowania dyscyplinarnego;
4) otrzymania akt postępowania dyscyplinarnego w celu podjęcia i dalszego prowadzenia - z chwilą wydania postanowienia o podjęciu postępowania dyscyplinarnego;
5) wydania, w trybie art. 417 ust. 5 ustawy, postanowienia o uchyleniu orzeczenia o umorzeniu postępowania dyscyplinarnego.
RPD zawiera:
1) liczbę porządkową;
2) sygnaturę akt postępowania dyscyplinarnego;
3) dane obwinionego lub ukaranego: stopień wojskowy, imię, nazwisko, numer PESEL, nazwę pododdziału lub komórki wewnętrznej, w której pełni służbę;
4) dane rzecznika dyscyplinarnego: stopień wojskowy, imię i nazwisko;
5) informację o podstawie dokonania wpisu do RPD;
6) informację o kwalifikacji prawnej czynu zarzucanego obwinionemu;
7) informację o zmianie lub uzupełnieniu treści zarzutów;
8) informację o wyłączeniu lub zmianie rzecznika dyscyplinarnego prowadzącego postępowanie dyscyplinarne;
9) informację o wyłączeniu lub zmianie przełożonego dyscyplinarnego właściwego do wszczęcia i prowadzenia postępowania dyscyplinarnego;
10) informację o zawieszeniu w czynnościach służbowych obwinionego lub ukaranego;
11) numer i datę wydania orzeczenia wydanego w I instancji lub po wznowieniu postępowania dyscyplinarnego oraz treść rozstrzygnięcia;
12) numer i datę wydania orzeczenia wydanego w II instancji lub po ponownym rozstrzygnięciu sprawy oraz treść rozstrzygnięcia;
13) informację o wymierzonej karze, środku dyscyplinarnym, środku zakazu opuszczania miejsca zakwaterowania lub dacie przeprowadzenia rozmowy dyscyplinującej;
14) numer i datę wydania zarządzenia wykonania orzeczonej kary dyscyplinarnej oraz oznaczenie organu, który je wydał;
15) informację o wykonaniu kary dyscyplinarnej;
16) datę zatarcia ukarania, w tym również orzeczenia samoistnego środka dyscyplinarnego.
Wzór rejestru postępowań dyscyplinarnych (RPD) jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.
§ 21.
Wykreślenie sprawy w prowadzonym w danej jednostce wojskowej lub instytucji wojskowej RPD następuje w stosunku do obwinionego, jeżeli właściwość przełożonego dyscyplinarnego do prowadzenia postępowania uległa zmianie na podstawie:
1) rozkazu personalnego - z dniem jego wykonania;
Niniejszy dokument nie zastępuje oficjalnej publikacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości wynikające z transkrypcji oryginału do tego formatu.