LegalizeRozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 75 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny zarządza się, co następuje:
Rozdział 1. Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1) sposób prowadzenia ewidencji wojskowej;
2) wzory dokumentów, o których mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 i 3-8 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny, zwanej dalej „ustawą”;
3) dokumenty będące podstawą wprowadzenia danych do ewidencji wojskowej;
4) sposób odtwarzania ewidencji wojskowej.
§ 2.
Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej - wydzieloną część informatycznej bazy ewidencyjnej zawierającą dane osób skreślonych z ewidencji wojskowej, przechowywane do czasu ich przekazania do właściwego archiwum wojskowego lub ich usunięcia;
2) archiwum wojskowe - archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ;
3) archiwum wojskowego centrum rekrutacji - wydzielone i zabezpieczone pomieszczenie w wojskowym centrum rekrutacji przeznaczone do przechowywania dokumentów ewidencyjnych, dokumentów aktualizujących oraz ksiąg ewidencji w zakresie osób skreślonych z ewidencji wojskowej do czasu zniszczenia tych dokumentów lub ich przekazania do właściwego archiwum wojskowego;
4) dokument - informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, w postaci elektronicznej lub innej, w tym wydruk z systemu informatycznego, odpis lub wyciąg z dokumentu, a także kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną;
5) ewidencja elektroniczna - ewidencję prowadzoną w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, o której mowa w art. 70 ust. 1 ustawy, obejmującą jawne i niejawne systemy informatyczne, pozwalające na gromadzenie i przetwarzanie danych, o których mowa w art. 71 ust. 2 ustawy, w informatycznych bazach ewidencyjnych;
6) indywidualny zbiór ewidencyjny - zbiór danych osoby objętej ewidencją wojskową, prowadzony w postaci elektronicznej w informatycznej bazie ewidencyjnej;
7) informatyczna baza ewidencyjna - bazę danych zawierającą indywidualne zbiory ewidencyjne poszczególnych osób objętych ewidencją wojskową, zgromadzone w postaci elektronicznej i zapisane na informatycznym nośniku danych;
8) kartoteka ewidencyjna - uporządkowany zbiór kart ewidencyjnych poszczególnych osób objętych ewidencją wojskową;
9) kandydat - żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową w trakcie kształcenia w uczelni wojskowej, szkole podoficerskiej, centrum szkolenia lub ośrodku szkolenia oraz żołnierza odbywającego kurs oficerski;
10) osoba podlegająca kwalifikacji wojskowej - osobę, która stawiła się do kwalifikacji wojskowej lub w celu przeprowadzenia rekrutacji w trybie art. 82 ust. 11 ustawy, w stosunku do której wykonano czynności określone w art. 81 ust. 2 pkt 1 i 6 ustawy;
11) przekazanie ewidencji wojskowej osoby - przekazanie organowi uprawnionemu do prowadzenia ewidencji wojskowej całości lub części zgromadzonych i przetwarzanych danych dotyczących danej osoby bez zaprzestania prowadzenia ewidencji wojskowej tej osoby;
12) przekazanie prowadzenia ewidencji wojskowej osoby - przekazanie całości zgromadzonych i przetwarzanych danych osoby organowi wskazanemu w art. 70 ust. 3 ustawy i zaprzestanie prowadzenia ewidencji wojskowej tej osoby przez dotychczasowego prowadzącego;
13) skreślenie z ewidencji wojskowej - wyłączenie karty ewidencyjnej z kartoteki ewidencyjnej i przekazanie jej do archiwum wojskowego centrum rekrutacji lub wyłączenie indywidualnego zbioru ewidencyjnego z informatycznej bazy ewidencyjnej i przeniesienie go do archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej;
14) skreślenie z ewidencji jednostki - zaprzestanie dokonywania wpisów we wtórniku karty ewidencyjnej lub zamieszczania danych w indywidualnym zbiorze ewidencyjnym, wyłączenie tego wtórnika z kartoteki ewidencyjnej lub tego zbioru z informatycznej bazy ewidencyjnej i przekazanie tych dokumentów do wojskowego centrum rekrutacji lub innej jednostki wojskowej (organizacyjnej);
15) użytkownik:
osobę z jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej) przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej tej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej) lub jednostek podległych - stosownie do realizowanych przez nią obowiązków i posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dowódcę lub szefa, lub dyrektora, lub kierownika tej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej),
osobę, o której mowa w art. 70 ust. 4 pkt 2-14 ustawy, przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, uzgodnionym z osobami, o których mowa w art. 70 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy, jeżeli przetwarzanie wymaga dostępu do danych osób spoza jej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej) lub jednostek podległych,
osobę przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej, posiadającą upoważnienie wydane na podstawie art. 70 ust. 5 ustawy, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, uzgodnionym z osobami, o których mowa w art. 70 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy, jeżeli przetwarzanie wymaga dostępu do danych osób spoza jej jednostki wojskowej (komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej) lub jednostek podległych;
16) wojskowa placówka edukacyjna - uczelnię wojskową, szkołę podoficerską, ośrodek szkolenia lub inną jednostkę wojskową w kraju prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych, kandydatów oraz żołnierzy dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej;
17) wpis do ewidencji - dodanie, skreślenie, usunięcie lub korektę danych na podstawie informacji, dokumentów ewidencyjnych lub dokumentów będących podstawą wprowadzenia danych do ewidencji wojskowej, dostęp do zgromadzonych danych w tej ewidencji, jak również jej założenie przez użytkownika.
Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają:
1) CWCR - Centralne Wojskowe Centrum Rekrutacji;
2) DZSW - dobrowolną zasadniczą służbę wojskową;
3) IZE - indywidualny zbiór ewidencyjny;
4) OZ CWCR - ośrodki zamiejscowe Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji;
5) WCR - wojskowe centrum rekrutacji.
§ 3.
Przez dowódcę jednostki wojskowej rozumie się szefa, kierownika, dyrektora jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej lub komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej.
Rozdział 2. Sposób prowadzenia ewidencji wojskowej
§ 4.
Ewidencję wojskową prowadzą:
1) Szef CWCR - w informatycznych bazach ewidencyjnych;
2) szef WCR - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej;
3) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej;
4) dowódca jednostki wojskowej - w informatycznej bazie ewidencyjnej lub w postaci papierowej.
W razie ogłoszenia mobilizacji lub ogłoszenia stanu wojennego i w czasie wojny ewidencję wojskową osób, o których mowa w § 5 pkt 1-4, 7 i 8, szef WCR prowadzi wyłącznie w postaci papierowej, w przypadku gdy brak jest możliwości jej prowadzenia w postaci elektronicznej.
Ewidencję wojskową osób, o których mowa w § 5 pkt 9, prowadzi się w postaci elektronicznej, z uwzględnieniem § 66 ust. 3.
Jeżeli dowódca jednostki wojskowej nie ma możliwości technicznych prowadzenia ewidencji elektronicznej, ewidencję tę prowadzi jego przełożony.
Wpisy do ewidencji elektronicznej na podstawie dokumentów w formie papierowej opatruje się cechami tego dokumentu (nazwą, numerem, datą jego wydania, nazwą organu wydającego) oraz datą wprowadzenia, a także imieniem i nazwiskiem lub identyfikatorem użytkownika, który te dane wprowadził.
Dowódca jednostki wojskowej potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym, zgodność danych ze stanem faktycznym.
Ewidencji elektronicznej nie prowadzi się w odniesieniu do żołnierzy, którzy pełnią zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz w Służbie Wywiadu Wojskowego.
Nadzór nad zgodnością prowadzonej ewidencji ze stanem faktycznym i prawidłowością dokonywanych wpisów do ewidencji wojskowej, stosownie do posiadanych kompetencji, sprawują:
1) Szef CWCR - w stosunku do szefów WCR;
2) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr - w stosunku do dowódców jednostek wojskowych.
§ 5.
Za prowadzenie ewidencji wojskowej w odniesieniu do:
1) osób podlegających rejestracji, kwalifikacji wojskowej i obowiązkowi służby wojskowej - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;
2) osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, z wyjątkiem DZSW na czas kształcenia - odpowiada szef WCR, do którego został złożony lub przesłany wniosek o powołanie do służby wojskowej, a w przypadku gdy wniosek dotyczy powołania do zawodowej służby wojskowej - również dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ma pełnić służbę wojskową;
3) osób zgłaszających się do DZSW na czas kształcenia - odpowiada szef WCR, do którego został złożony wniosek o powołanie do służby wojskowej, lub szef WCR właściwy terytorialnie dla siedziby uczelni wojskowej oraz odpowiednio dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ma pełnić służbę wojskową, albo kierujący wojskową placówką edukacyjną;
4) żołnierzy pełniących zawodową służbę wojskową - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe lub pełni służbę w dyspozycji, a w przypadku zainicjowania procesu zwalniania żołnierza z zawodowej służby wojskowej - również szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu żołnierza albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;
5) żołnierzy pełniących lub odbywających inny niż zawodowa rodzaj czynnej służby wojskowej - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni lub odbywa czynną służbę wojskową;
6) żołnierzy aktywnej rezerwy - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni służbę;
7) osób będących w pasywnej rezerwie - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, a w trakcie odbywania ćwiczeń wojskowych - również dowódca jednostki wojskowej, w której żołnierz ten pełni służbę;
8) osób podlegających innemu rodzajowi obowiązku obrony albo spełniających inny rodzaj obowiązku obrony - odpowiada szef WCR właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu osoby albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące;
9) pracowników resortu obrony narodowej - odpowiada dowódca jednostki wojskowej, w której pracownik jest zatrudniony, a w przypadku pracowników zatrudnionych w urzędzie obsługującym Ministra Obrony Narodowej - Dyrektor Generalny urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej.
§ 6.
Szef CWCR prowadzi ewidencję wojskową dla terytorium całego kraju w odniesieniu do danych osób, o których mowa w § 5, za której prowadzenie odpowiadają szefowie WCR.
Szef CWCR może prowadzić ewidencję wojskową z podziałem na terytorialny zasięg zgodnie z terytorialnym zasięgiem działania OZ CWCR określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy.
§ 7.
Wpisów do dokumentów ewidencyjnych prowadzonych w postaci papierowej dokonuje się starannym i czytelnym pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, niebieskim lub czarnym kolorem.
We wpisach do dokumentów ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk, imion, nazw miejscowości, jednostek organizacyjnych, stanowisk służbowych ani komórek wewnętrznych.
Skreśleń i poprawek w dokumentach, o których mowa w ust. 1, dokonuje się piórem lub długopisem, czerwonym kolorem, przez przekreślenie poziomą linią dotychczasowego tekstu w sposób umożliwiający odczytanie tekstu pierwotnego. Skreślenia i poprawki opisuje się przez zamieszczenie uwagi o przyczynie zmiany oraz potwierdza się czytelnym podpisem użytkownika dokonującego zmiany, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.
§ 8.
Skreślenia z ewidencji wojskowej prowadzonej przez:
1) szefa WCR dokonuje się w przypadku:
orzeczenia trwałej i całkowitej niezdolności do czynnej służby wojskowej w czasie pokoju oraz w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
zrzeczenia się obywatelstwa polskiego,
osiągnięcia przez osobę wieku określonego w art. 5 ust. 1 ustawy, z wyjątkiem osób, którym po ukończeniu 60 roku życia nadano pracowniczy przydział mobilizacyjny,
zgonu lub uznania za zmarłego;
2) dowódcę jednostki wojskowej w odniesieniu do żołnierzy zawodowych dokonuje się w przypadku:
zgonu lub uznania za zmarłego,
zaginięcia,
zwolnienia z zawodowej służby wojskowej po osiągnięciu wieku określonego w art. 5 ust. 1 ustawy w przypadku, o którym mowa w art. 227 ustawy.
Skreślenia z ewidencji wojskowej dokonuje podmiot prowadzący ewidencję wojskową.
Podmiot, który pozyskał informację będącą podstawą dokonania skreślenia z ewidencji wojskowej, udostępnia tę informację innym podmiotom odpowiedzialnym za prowadzenie ewidencji wojskowej w odniesieniu do osoby, której ta informacja dotyczy.
Po skreśleniu osoby z ewidencji wojskowej gromadzone i przetwarzane dane przenosi się do archiwum informatycznej bazy ewidencyjnej lub archiwum wojskowego centrum rekrutacji w celu ich przechowywania przez okres wskazany odpowiednio w art. 71 ust. 10 lub 11 ustawy.
§ 9.
Skreślenia z ewidencji jednostki osób, o których mowa w art. 71 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, dokonuje się w przypadku:
1) zwolnienia z czynnej służby wojskowej, z wyjątkiem żołnierzy pasywnej rezerwy posiadających nadany przydział mobilizacyjny do tej jednostki wojskowej (organizacyjnej) lub jednostki przez nią mobilizowanej;
2) przeniesienia do innej jednostki wojskowej (organizacyjnej);
3) wygaśnięcia lub uchylenia przydziału mobilizacyjnego lub pracowniczego przydziału mobilizacyjnego.
§ 10.
Skreślenie z ewidencji wojskowej prowadzonej przez szefa WCR oznacza jednocześnie skreślenie z ewidencji prowadzonej przez Szefa CWCR.
§ 11.
W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr może dokonywać wpisów w dokumentach ewidencyjnych wszystkich żołnierzy zawodowych.
§ 12.
Ewidencję wojskową aktualizuje się niezwłocznie, nie później jednak niż 14 dni po otrzymaniu informacji o wystąpieniu zmian.
§ 13.
Dane zawarte w informatycznej bazie ewidencyjnej i kartotece ewidencyjnej przetwarza się w sposób zapewniający przekazywanie ich w drodze teletransmisji oraz odpowiednie bezpieczeństwo tych danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
Rozdział 3. Dokumenty ewidencyjne
§ 14.
Dla każdej osoby, której dane gromadzi się i przetwarza w ewidencji wojskowej, prowadzi się:
1) IZE - w przypadku ewidencji w postaci elektronicznej lub
2) kartę ewidencyjną - w przypadku ewidencji w postaci papierowej.
Wzór karty ewidencyjnej dla:
1) żołnierza pełniącego zawodową służbę wojskową jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;
2) żołnierza terytorialnej służby wojskowej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia;
3) osoby niepełniącej zawodowej służby wojskowej, posiadającej stopień oficerski albo zdany egzamin na oficera, jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia;
4) pozostałych osób podlegających obowiązkowi pełnienia służby wojskowej jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia;
5) pracownika niepodlegającego obowiązkowi pełnienia służby wojskowej, któremu planuje się nadać lub który posiada nadany pracowniczy przydział mobilizacyjny, jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.
Raz na 3 miesiące z informatycznej bazy ewidencyjnej generuje się plik elektroniczny zawierający zbiór kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych będących na ewidencji dowódcy jednostki wojskowej. Po wygenerowaniu nowego zbioru usuwa się poprzedni.
Zbiór, o którym mowa w ust. 3, przechowuje się w postaci elektronicznej na niejawnym informatycznym nośniku danych z oznaczeniem daty wykonania tego zbioru.
§ 15.
Niniejszy dokument nie zastępuje oficjalnej publikacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie ponosimy odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości wynikające z transkrypcji oryginału do tego formatu.