Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Ministerstva vnútra Slovenskej republiky

z 29. októbra 2002,

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo") podľa § 33 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“) ustanovuje:

§ 1

Hodnotenie záznamov

Ministerstvo hodnotí záznam pri rozhodovaní o trvalej dokumentárnej hodnote záznamov.

§ 2

Kritériá hodnotenia záznamu

Pri hodnotení záznamu sú rozhodujúce tieto kritériá:

a)

obsah záznamu,

b)

význam pôvodcu záznamu,

c)

obdobie vzniku záznamu,

d)

hodnovernosť záznamu.

§ 3

Obsah záznamu

(1)

Pri hodnotení obsahu záznamu sa posudzuje najmä informačná sýtosť záznamu, pôvodnosť jeho obsahu a závažnosť informácií v zázname.

(2)

Trvalú dokumentárnu hodnotu má najmä registratúrny záznam, ktorý obsahuje

a)

informáciu o vzniku pôvodcu registratúry podľa § 16 ods. 3 a 4 zákona, jeho organizačných zmenách a zániku,

b)

výročnú správu a rozbor činnosti pôvodcu registratúry,

c)

návrh všeobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného pôvodcom registratúry,

d)

zápisnicu z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry a ich rozhodnutia,

e)

interný predpis pôvodcu registratúry, napríklad príkaz, smernicu, obežník, pokyn, nariadenie.

§ 4

Pôvodca záznamu

(1)

Pri hodnotení pôvodcu záznamu sa prihliada na význam pôvodcu záznamu z hľadiska jeho pôsobnosti, činnosti a vplyvu v oblasti jeho pôsobenia.

(2)

Registratúrne záznamy sa podľa pôvodcu registratúry hodnotia takto:

a)

registratúrnymi záznamami pôvodcu I. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry podľa § 16 ods. 3 zákona,

b)

registratúrnymi záznamami pôvodcu II. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry podľa § 16 ods. 4 zákona,

c)

registratúrnymi záznamami pôvodcu III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti pôvodcov registratúry podľa § 16 ods. 5 zákona.

§ 5

Obdobie vzniku záznamu

Pri hodnotení obdobia vzniku záznamov sa prihliada na význam obdobia vzniku záznamu pre spoločnosť alebo pôvodcu záznamu.

§ 7

Hodnovernosť záznamu

(1)

Pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od okamihu jeho vzniku.

(2)

Vierohodnosť pôvodu záznamu sa preukazuje uvedením jednoznačného identifikátora entity registratúry,1) autorizáciou záznamu, úplnými štruktúrovanými údajmi o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu.

(3)

Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo transformáciou záznamu nenastala zmena obsahu zaznamenaných skutočností v zázname.

(4)

Čitateľnosť záznamu je zabezpečená, ak je obsah záznamu zrakom vnímateľný, rozlíšiteľný a obsahovo zrozumiteľný.

§ 9

Znak hodnoty

(1)

Pôvodca registratúry označuje znakom hodnoty „A" registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu podľa tejto vyhlášky, vždy však kritérium obsahu, alebo registratúrny záznam, o ktorom to ustanovuje osobitný predpis. Pôvodca registratúry navrhuje znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu pre každú vecnú skupinu takýchto registratúrnych záznamov; pre ostatné vecné skupiny registratúrnych záznamov znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu nenavrhuje.

(2)

Znak hodnoty „A" uvedený v návrhu registratúrneho plánu sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu podľa kritérií hodnotenia záznamu.

(3)

Pôvodca registratúry uvádza znak hodnoty „A" podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil. Znak hodnoty „A" sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

§ 10

Lehota uloženia

(1)

Pôvodca registratúry navrhuje lehotu uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty v návrhu registratúrneho plánu, ak ju neustanovuje osobitný predpis. Pôvodca registratúry musí navrhnúť počet rokov lehoty uloženia tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať na svoju činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov.

(2)

Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu. Registratúrny záznam sa nesmie vyradiť pred uplynutím schválenej lehoty uloženia; to neplatí, ak

a)

pôvodca registratúry zaniká bez právneho nástupcu podľa § 16 ods. 2 písm. o) zákona,

b)

sa skracuje lehota uloženia podľa odseku 5,

c)

pôvodca registratúry písomne vyhlási, že vyhotovil hodnovernú kópiu registratúrneho záznamu,2) alebo

d)

degradácia registratúrneho záznamu spôsobená mimoriadnou udalosťou alebo nedostatočnou ochranou dosahuje stupeň, kedy ho už nie je možné zachrániť.

(3)

Pôvodca registratúry uvádza lehotu uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil arabskou číslicou. Lehota uloženia sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.

(4)

Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom pôvodca registratúry uzavrel spis alebo po splnení podmienky ustanovenej na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry.

(5)

Lehotu uloženia určenú podľa registratúrneho plánu platného v čase vzniku registratúrneho záznamu môže pôvodca registratúry so súhlasom štátneho ústredného archívu, štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou (ďalej len „štátny archív“) alebo ministerstva upraviť podľa registratúrneho plánu platného v čase vyraďovania registratúrneho záznamu.

§ 11

Príprava vyraďovacieho konania

(1)

Na vyradenie sa navrhujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Súčasťou návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“. Vzor návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(2)

Návrh na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov sa vypracúva, ak

a)

pôvodca registratúry zaniká bez právneho nástupcu podľa § 16 ods. 2 písm. o) zákona,

b)

sa navrhuje vyradiť registratúrny záznam, z ktorého je vyhotovená hodnoverná kópia,2) alebo

c)

degradácia registratúrneho záznamu spôsobená mimoriadnou udalosťou alebo nedostatočnou ochranou dosahuje stupeň, kedy ho už nie je možné zachrániť.

(3)

Súčasťou návrhu na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov podľa odseku 2 sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku alebo v čase ich vyraďovania, alebo usporiadaných podľa pokynov archívu. Vzor návrhu na osobitné vyradenie registratúrnych záznamov je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(4)

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje

a)

poradové číslo vyraďovanej vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

b)

registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu,

c)

rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov,

d)

znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má,

e)

lehotu uloženia,

f)

množstvo úložných jednotiek, napríklad počet spisov, počet spisových dosiek, počet archívnych škatúľ, počet zväzkov, rozsah v bežných metroch, množstvo elektronických registratúrnych záznamov vyjadrených najmä v bajtoch.

(5)

Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie a vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie sú zverejnené na webovom sídle ministerstva.

(6)

Prípravu vyraďovacieho konania u pôvodcu registratúry I. kategórie a u pôvodcu registratúry II. kategórie zabezpečuje správca registratúry alebo pôvodcom registratúry poverená osoba. Ak vyraďovacie konanie pripravuje pôvodcom poverená osoba, návrh na vyradenie registratúrnych záznamov podáva pôvodca registratúry.

(7)

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov môže vypracovať a predložiť aj pôvodca registratúry III. kategórie.

§ 12

Vyraďovacie konanie

(1)

Vo vyraďovacom konaní sa posudzuje

a)

úplnosť predloženého návrhu na vyradenie,

b)

nadväznosť predloženého návrhu na vyradenie na predchádzajúce vyraďovacie konanie; to neplatí, ak pôvodca registratúry postupuje podľa § 11 ods. 2,

c)

správnosť zaradenia registratúrnych záznamov do príslušného zoznamu podľa registratúrneho plánu pôvodcu registratúry platného v čase ich vzniku alebo v čase ich vyraďovania alebo podľa pokynov ministerstva alebo štátneho archívu,

d)

hodnovernosť registratúrnych záznamov.

(2)

Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“.

(3)

Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ rozhodnúť o tom, že niektoré z nich nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“.

(4)

Posúdenie dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov sa môže vykonať odbornou archívnou prehliadkou u pôvodcu registratúry alebo u inej osoby, ktorej pôvodca zveril správu registratúrnych záznamov vzniknutých z jeho činnosti.

(5)

Ak návrh na vyradenie obsahuje údaje podľa § 11 ods. 1 až 4, vydá sa rozhodnutie. Ak návrh na vyradenie neobsahuje údaje podľa § 11 ods. 1 až 4, vyraďovacie konanie sa preruší a návrh na vyradenie sa vráti pôvodcovi registratúry na doplnenie alebo prepracovanie.

(6)

Registratúrne záznamy posúdené vo vyraďovacom konaní ako archívne dokumenty sa odovzdávajú archívu uvedenému v rozhodnutí o vyradení. Registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničia. V evidencii registratúrneho strediska sa vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov.

(7)

Za posúdenie trvalej dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov zodpovedá zamestnanec ministerstva alebo zamestnanec štátneho archívu, ktorý návrh na vyradenie vybavuje.

§ 14

Preberanie archívnych dokumentov po vyraďovacom konaní

(1)

Do archívu sa preberajú iba archívne dokumenty.

(2)

Preberanie archívnych dokumentov sa uskutočňuje na základe preberacieho protokolu vyhotoveného archívom, ktorého súčasťou je zoznam vecných skupín odovzdaných archívnych dokumentov vyhotovený odovzdávajúcim. Jedno vyhotovenie preberacieho protokolu je určené odovzdávajúcemu. Vzor preberacieho protokolu je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(3)

Odovzdávajúci zabezpečuje očistu odovzdávaných archívnych dokumentov od vonkajších degradačných činiteľov, ako sú vlhkosť, prašnosť a biologickí škodcovia, tak, aby ich fyzický stav neohrozil zdravie zamestnancov archívu ani fyzický stav archívnych dokumentov uložených v archíve.

§ 14a

Preberanie elektronických archívnych dokumentov

(1)

Do elektronického archívu ministerstva sa ukladajú prebraté elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky podľa osobitného predpisu3) a je k nim pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) na overenie integrity. Špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) sa vytvorí z pôvodného elektronického registratúrneho záznamu použitím kryptografického algoritmu SHA256 alebo modernejšieho kryptografického algoritmu určeného elektronickým archívom ministerstva. Vzor zoznamu odovzdávaných elektronických archívnych dokumentov je zverejnený na webovom sídle ministerstva.

(2)

Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú povinné metadáta.4) Ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu v elektronickej podobe nepreberie. Tieto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej podobe.

(3)

Do elektronického archívu ministerstva sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch podľa osobitného predpisu.5)

(4)

Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát, pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash), ich obsahová správnosť a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

(5)

Do elektronického archívu ministerstva sa preberajú elektronické archívne dokumenty v dávkach. Veľkosť dávky určí preberajúci štátny archív alebo ministerstvo.

(6)

Archív podľa § 4 ods. 2 písm. b) až d) a ods. 4 zákona ukladá elektronické archívne dokumenty vo svojom elektronickom archíve; ustanovenia odsekov 1 až 4 platia primerane.

§ 14b

Vyraďovanie archívnych dokumentov pri sprístupňovaní

(1)

Dôvodom vyradenia archívnych dokumentov je najmä

a)

prebranie archívnych dokumentov s rovnakým obsahom a rovnakou formálnou úpravou,

b)

prehodnotenie trvalej dokumentárnej hodnoty archívnych dokumentov.

(2)

Ak je dôvodom vyradenia skutočnosť podľa odseku 1 písm. a), archív si ponechá jeden archívny dokument a ďalšie archívne dokumenty vyradí. Vyradené archívne dokumenty archív zničí.

(3)

Archív po vyradení archívnych dokumentov aktualizuje evidenčný list podľa § 35.

§ 16

Predmet ochrany

(1)

Ochrana archívneho dokumentu uloženého v archíve zahŕňa činnosti a opatrenia na jeho zachovanie a ochranu pred jeho odcudzením a poškodením zapríčineným

a)

vyhotovením záznamu na nosiči, ktorý neumožňuje jeho zachovanie,

b)

umiestnením archívu v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky podľa tejto vyhlášky,

c)

manipuláciou,

d)

požiarom,

e)

vodou,

f)

degradačnými činiteľmi,

g)

vystavovaním.

(2)

Ochrana registratúrnych záznamov uložených v registratúrnom stredisku6)^a v príručnej registratúre7)^zahŕňa činnosti a opatrenia podľa odseku 1 písm. a) až f).

§ 17

Druhy ochrany

(1)

Ochrana archívnych dokumentov pred poškodením sa zabezpečuje preventívnou ochranou, konzervovaním a reštaurovaním.

(2)

Preventívnou ochranou je

a)

vyhotovenie registratúrneho záznamu na nosiči, ktorý zabezpečí jeho trvanlivosť; materiál ochranného obalu, v ktorom je registratúrny záznam uložený, musí čo najviac vylúčiť škodlivé účinky vonkajších degradačných činiteľov,

b)

dodržiavanie zásad manipulácie,

c)

umiestnenie archívu, registratúrneho strediska a spravidla aj príručnej registratúry v priestoroch, ktoré spĺňajú podmienky podľa tejto vyhlášky,

d)

zabezpečenie a kontrola podmienok uloženia podľa tejto vyhlášky, ako sú teplota, relatívna vlhkosť vzduchu, optické žiarenie, prašnosť, mikrobiologické znečistenie a biologickí škodcovia,

e)

priebežná kontrola fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov,

f)

zamedzenie vstupu cudzích osôb do priestorov, v ktorých sú archívne dokumenty alebo registratúrne záznamy uložené, a na špecializované pracoviská archívu,

g)

evidovanie archívnych dokumentov, ktoré archív prevzal, vrátane evidencie aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v archíve,

h)

evidovanie registratúrnych záznamov vrátane evidovania aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku,

i)

vyhotovenie konzervačnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „konzervačná kópia") a študijnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „študijná kópia").

(3)

Konzervovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na zachovanie integrity a stabilizácie obsahu a fyzického stavu archívneho dokumentu, ako aj postupov na vylúčenie a znižovanie účinkov procesov degradačných činiteľov spôsobujúcich jeho poškodzovanie.

(4)

Reštaurovanie je súhrn postupov, techník a prostriedkov na rekonštrukciu pôvodného stavu a na zlepšenie fyzického stavu poškodeného archívneho dokumentu.

§ 18

Ochrana pred odcudzením

(1)