Vyhláška Národného bezpečnostného úradu o administratívnej bezpečnosti

Národného bezpečnostného úradu

zo 17. septembra 2007

Národný bezpečnostný úrad (ďalej len „úrad“) podľa § 6 ods. 10 zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“) ustanovuje:

§ 1

Predmet úpravy

Táto vyhláška upravuje administratívnu bezpečnosť registratúrnych záznamov1) obsahujúcich utajované skutočnosti a utajovaných skutočností nelistinného charakteru, ak ich povaha dovoľuje nakladať s nimi ako s listinami (ďalej len „utajovaná písomnosť“), a ustanovuje opatrenia administratívnej bezpečnosti pre ochranu utajovaných skutočností na hmotných nosičoch so záznamom informácií podľa § 2 písm. c) prvého bodu zákona (ďalej len „hmotný nosič utajovaných písomností“).

§ 2

Manipulácia s utajovanou písomnosťou

(1)

Manipulácia s utajovanou písomnosťou na účely tejto vyhlášky je tvorba, príjem, evidencia, preprava, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akékoľvek iné nakladanie s utajovanou písomnosťou (ďalej len „manipulácia“), ktorá sa zaznamenáva v administratívnej pomôcke, ktorou je

a)

protokol utajovaných písomností príslušného stupňa utajenia (ďalej len „protokol utajovaných písomností“), v ktorom sa evidujú utajované písomnosti a ktorý obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 1; vedenie protokolu utajovaných písomností v elektronickej podobe musí byť zabezpečené pred neoprávneným zásahom do vedenej evidencie a preukázateľným spôsobom sa musia zaznamenávať všetky zmeny vo vedenej evidencii vrátane zaznamenania osoby, ktorá prijala utajovanú písomnosť na vybavenie, alebo osoby, ktorej bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti,

b)

doručovací zošit, prostredníctvom ktorého sa odovzdávajú a preberajú utajované písomnosti a ktorý obsahuje aspoň náležitosti podľa prílohy č. 2,

c)

zápisník oprávnenej osoby podľa § 2 písm. f) zákona, prostredníctvom ktorého oprávnená fyzická osoba eviduje utajované písomnosti a ktorý obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 3,

d)

výpožičková kniha, v ktorej sa eviduje vypožičanie utajovanej písomnosti a ktorá obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 4,

e)

poznámkový zošit na vyhotovovanie výpisov a na prácu s utajovanými skutočnosťami pre označený stupeň utajenia podľa § 3 zákona (ďalej len „poznámkový zošit“),

f)

evidencia utajovaných interných predpisov, ktorá obsahuje náležitosti podľa prílohy č. 5, vedená osobitne pre stupeň utajenia Prísne tajné a spoločne pre stupeň utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené spôsobom, ktorý určí v štátnom orgáne štatutárny orgán, v obci starosta, vo vyššom územnom celku predseda a v inej právnickej osobe štatutárny orgán (ďalej len „vedúci“),

g)

evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, vedená spôsobom, ktorý určí vedúci,

h)

evidencia vedená centrálnym registrom utajovaných skutočností (ďalej len „centrálny register“), registrami utajovaných skutočností a koncovými registrami podľa § 60 ods. 5 a § 61 zákona,

i)

evidencia písomných súhlasov na prenášanie utajovaných písomností, ktorých náležitosti sú uvedené v prílohe č. 6,

j)

evidencia neoprávnených manipulácií vedená spôsobom, ktorý určí vedúci,

k)

evidencia osvedčení kuriéra na prepravu utajovaných písomností,

l)

evidencia hmotných nosičov utajovaných písomností,

m)

evidencia bezpečnostných spisov podľa zákona vedená spôsobom, ktorý určí vedúci.

(2)

Ochranu utajovanej písomnosti počas manipulácie s ňou zabezpečuje oprávnená osoba.

(3)

Administratívne pomôcky uvedené v odseku 1 musia byť zaevidované v knihe administratívnych pomôcok už pri ich zavedení. Knihu administratívnych pomôcok zaeviduje pracovisko, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke určené na plnenie úloh pôvodcu registratúry.2) Jednotlivé listy knihy administratívnych pomôcok a listy administratívnych pomôcok musia byť očíslované a na ľavej vnútornej strane obalu každej z nich musí byť uvedený názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, evidenčné číslo, počet listov, dátum pridelenia, meno, priezvisko a podpis vedúceho. Knihu administratívnych pomôcok vedie vedúcim písomne určená osoba (ďalej len „určená osoba“). Pri zmene určenej osoby alebo vedúceho sa doplní meno, priezvisko a podpis novej určenej osoby alebo vedúceho s uvedením dátumu zmeny. Prijatie administratívnej pomôcky potvrdí oprávnená osoba podpisom s uvedením mena, priezviska a dátumu prijatia.

(4)

Náležitosti štítku na obale protokolu utajovaných písomností a zápisu na ľavej vnútornej strane obalu sú uvedené v prílohe č. 7.

(5)

Poznámkový zošit sa označuje stupňom utajenia, pre ktorý je určený, a manipuluje sa s ním tak, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii.

(6)

Zápisník oprávnenej osoby a poznámkový zošit sa po zániku určenia osoby oboznamovať sa s uvedeným stupňom utajenia podľa § 41 ods. 1 zákona odovzdajú nadriadenému. Vrátenie zápisníka oprávnenej osoby a poznámkového zošita sa zaznamenáva v knihe administratívnych pomôcok. Odovzdané zápisníky oprávnených osôb a poznámkové zošity sa zničia v rámci vyraďovania utajovaných písomností, o čom sa vyhotoví záznam v knihe administratívnych pomôcok.

(7)

Evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, obsahuje najmä poradové číslo, dátum zaevidovania, číslo utajovanej písomnosti, celkový počet uložených listov utajovanej písomnosti vrátane počtu listov príloh, označenie vecných príloh, vec, znak hodnoty,3) lehotu uloženia,4) registratúrnu značku5) a záznam o vyradení podľa § 24 ods. 10. O zaradení utajovaných písomností do tejto evidencie rozhoduje vedúci. Evidenciu vedie priebežne oprávnená osoba určená vedúcim.

(8)

Všetky zápisy do administratívnych pomôcok s výnimkou poznámkového zošita sa vykonávajú podľa predtlače v poradí, v akom boli utajované písomnosti, písomné súhlasy, osvedčenia kuriérov, hmotné nosiče utajovaných písomností a bezpečnostné spisy doručené alebo vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma. V poznámkovom zošite musí byť v prípade vyhotovovaných záznamov zabezpečená trvalosť písma.

§ 3

Označovanie stupňa utajenia

(1)

Každá utajovaná písomnosť sa označuje stupňom utajenia už pri jej vytváraní. Ak sa utajovaná písomnosť skladá z písomností rôzneho stupňa utajenia, označí sa najvyšším z jednotlivých stupňov utajenia.

(2)

Stupeň utajenia sa na utajovanej písomnosti listinného charakteru označuje slovami PRÍSNE TAJNÉ, TAJNÉ, DÔVERNÉ alebo VYHRADENÉ napísanými červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby na prvej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej časti podľa prílohy č. 8 a 9. Stupeň utajenia Prísne tajné a Tajné sa označuje na každej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej a dolnej časti. Čisté strany utajovanej písomnosti sa takto neoznačujú.

(3)

Na utajovanej písomnosti nelistinného charakteru, najmä v prípade zariadenia, výrobku, hmotného nosiča utajovaných písomností, sa stupeň utajenia označuje na opisnom štítku a na obale, na ktorom sa uvádza aj názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky a číslo utajovanej písomnosti. Po vybavení sa utajovaná písomnosť nelistinného charakteru ukladá k protokolu utajovaných písomností vždy v zalepenej obálke, na ktorej sa uvádzajú náležitosti podľa § 14 ods. 2.

§ 4

Lehota utajenia

(1)

Lehota utajenia podľa § 8 ods. 2 písm. a) zákona sa uvádza na utajovanej písomnosti, len ak je potrebné lehotu utajenia časovo obmedziť.

(2)

Lehota utajenia podľa odseku 1 sa uvedie na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti pod označenie stupňa utajenia slovami „UTAJOVAŤ DO ........“ a vyznačením presného dátumu v tvare „deň. mesiac. rok“ alebo slovným vyjadrením konkrétnej udalosti, napríklad „DO VYKONANIA DOMOVEJ PREHLIADKY, DO VYHLÁSENIA AMNESTIE“, ktorú je možné jednoznačne časovo upresniť.

(3)

Lehotu utajenia na utajovanej písomnosti vyznačuje oprávnená osoba, ktorej bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti.

(4)

Lehota utajenia podľa odseku 2 uplynie posledným dňom lehoty určenej dátumom alebo uskutočnením udalosti, na ktorú bola viazaná. Pred uplynutím lehoty utajenia môže pôvodca utajovanej skutočnosti podľa § 2 písm. e) zákona (ďalej len „pôvodca“) rozhodnúť o predĺžení lehoty utajenia podľa § 7 ods. 1 zákona, ak to vyžaduje potreba ochrany utajovanej skutočnosti. Predĺženie lehoty musí pôvodca neodkladne alebo najneskôr pred uplynutím určenej lehoty písomne oznámiť všetkým adresátom utajovanej písomnosti.

§ 5

Zmena označenia stupňa utajenia a zrušenie označenia stupňa utajenia

(1)

Označenie stupňa utajenia sa môže zmeniť alebo označenie stupňa utajenia zrušiť

a)

uplynutím určenej lehoty utajenia uvedenej na utajovanej písomnosti,

b)

na základe rozhodnutia pôvodcu o zmene alebo zrušení stupňa utajenia,

c)

v prípade nesprávne určeného stupňa utajenia na základe písomného oznámenia pôvodcu.

(2)

Zmenu označenia stupňa utajenia alebo zrušenie označenia stupňa utajenia podľa odseku 1 písm. b) a c) pôvodca písomne oznámi všetkým adresátom, ktorým bola utajovaná písomnosť doručená.

(3)

Po uplynutí určenej lehoty utajenia utajovanej písomnosti podľa § 4 ods. 2 sa táto písomnosť neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka. Písomnosti sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo sa na utajovanej písomnosti prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 až 16 a v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia.

(4)

Pri zmene označenia stupňa utajenia sa utajovaná písomnosť preeviduje do protokolu utajovaných písomností podľa nového stupňa utajenia; preevidovanie sa vykoná podľa § 8 ods. 13. Zmena označenia stupňa utajenia sa na utajovanej písomnosti vykoná prečiarknutím pôvodného stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný, a vyznačením nového označenia stupňa utajenia. V pravom hornom rohu utajovanej písomnosti sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Ak sa zmena označenia stupňa utajenia vykonala na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené evidovanej v spoločnom protokole utajovaných písomností, v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia a vyznačí sa nový stupeň utajenia.

(5)

Zrušenie označenia stupňa utajenia sa na utajovanej písomnosti vykoná prečiarknutím stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný. V pravom hornom rohu utajovanej písomnosti sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Po zrušení stupňa utajenia sa písomnosť neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka. Písomnosti sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo sa na utajovanej písomnosti prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 až 16 a v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia.

§ 6

Číslo utajovanej písomnosti

(1)

Číslo utajovanej písomnosti tvorí

a)

spisová značka štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, kde bola utajovaná písomnosť vytvorená,

b)

po pomlčke skratka stupňa utajenia,

c)

po pomlčke evidenčné číslo z príslušného protokolu utajovaných písomností,

d)

po pomlčke poradové číslo, ak bola vytvorená alebo doručená ďalšia utajovaná písomnosť k tej istej veci,

e)

lomka, za ktorou nasleduje rok, v ktorom bolo utajovanej písomnosti pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností.

(2)

Za rokom pridelenia evidenčného čísla utajovanej písomnosti možno uviesť ďalšie znaky alebo údaje, ktoré sa oddelia pomlčkou.

(3)

Spisovú značku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, v ktorej bola utajovaná písomnosť vytvorená, určuje vedúci v písomnej podobe. Pri zmene názvu štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky určí vedúci novú spisovú značku; záznam o zmene spisovej značky sa uvedie na ľavej vnútornej strane obalu protokolu utajovaných písomností. Zmena spisovej značky sa vyznačí na štítku na obale protokolu utajovaných písomností čitateľným spôsobom.

§ 7

Náležitosti utajovanej písomnosti

(1)

Na prvej strane utajovanej písomnosti sa uvádzajú nasledovné náležitosti

a)

číslo utajovanej písomnosti,

b)

stupeň utajenia,

c)

číslo výtlačku,

d)

počet listov utajovanej písomnosti,

e)

počet listov utajovanej písomnosti rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia, ak utajovaná písomnosť obsahuje rôzne stupne utajenia,

f)

počet príloh pevne nespojených s utajovanou písomnosťou, lomený počtom listov jej príloh, rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia,

g)

počet príloh utajovanej písomnosti nelistinného charakteru s označením podľa § 23 ods. 1.

(2)

Umiestnenie a forma zápisu náležitostí na utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sú uvedené v prílohách č. 8 a 9.

(3)

Ak má utajovaná písomnosť neštandardný rozmer, najmä v prípade technického výkresu, stavebného výkresu, mapy, pod číslom výtlačku sa uvedie rozmer písomnosti v milimetroch. Do počtu listov formátu A4 sa započítava každý, aj neúplný list tohto formátu.

(4)

Listy utajovanej písomnosti sa číslujú priebežne a musia byť pevne spojené tak, aby sa zabránilo možnosti výmeny listov a okrem toho možno samostatne číslovať strany alebo jednotlivé časti utajovanej písomnosti. Na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné sa pevné spojenie prelepí lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia, a na zadnej strane utajovanej písomnosti sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila. Čisté listy utajovanej písomnosti sa do počtu listov utajovanej písomnosti nezapočítavajú.

(5)

Prílohy pevne spojené s utajovanou písomnosťou, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ..., a stupeň utajenia. Listy príloh sú pevne spojené s utajovanou písomnosťou podľa odseku 3. Stupeň utajenia sa na prílohe vyznačuje podľa § 3 ods. 2. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne spojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený v prílohe č. 10.

(6)

Prílohy pevne nespojené s utajovanou písomnosťou sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ... k č. p. .......", stupeň utajenia a počet listov tak ako na utajovanej písomnosti. Listy príloh sa číslujú samostatne, sú pevne spojené podľa odseku 3. O odpojení prílohy od utajovanej písomnosti sa vyhotoví záznam na utajovanej písomnosti a manipuluje sa s ňou podľa jej stupňa utajenia. Záznam o odpojení prílohy obsahuje najmä dátum odpojenia, dôvod, spôsob ďalšej manipulácie s touto prílohou, meno, priezvisko a podpis toho, kto túto prílohu odpojil. V prípade, že príloha k utajovanej písomnosti je určená len adresátovi, vyhotoví sa o tom záznam „Príloha len pri výtlačku č. ..." na prvej strane utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený v prílohe č. 10.

(7)

Prílohy pevne spojené alebo pevne nespojené s utajovanou písomnosťou, ktoré neobsahujú utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa v pravom hornom rohu prílohy uvádza: „Neutajovaná príloha č. ... k č. p. .......", a počet listov.

(8)

Pri zasielaní utajovanej písomnosti technickými prostriedkami sa pevné spojenie podľa odseku 3 vykoná až po zaslaní a prijatí, ak technický prostriedok neumožňuje zaslať ju ako pevne spojenú.

(9)