Úplné znenie zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

PREDSEDA NÁRODNEJ RADY SLOVENSKEJ REPUBLIKY

Národná rada Slovenskej republiky sa uzniesla na tomto zákone:

Čl. I

§ 1

Predmet úpravy

(1)

Tento zákon upravuje organizáciu a pôsobnosť orgánov štátnej správy na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry.

(2)

Tento zákon sa nevzťahuje na registratúrne záznamy, ktorých správu a uchovávanie upravuje osobitný predpis.1)

§ 2

Základné pojmy

(1)

Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.

(2)

Archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950. Archívnym dokumentom nie je knižničný dokument1a) a zbierkový predmet.2)

(3)

Archívny fond je súbor archívnych dokumentov pochádzajúcich z registratúry toho istého pôvodcu alebo z činnosti fyzickej osoby, ktorá nevytvára registratúru.

(4)

Archívna zbierka je súbor archívnych dokumentov vytvorený zberateľskou činnosťou právnickej osoby alebo fyzickej osoby.

(5)

Archívne dedičstvo Slovenskej republiky (ďalej len „archívne dedičstvo“) je súbor archívnych dokumentov, archívnych fondov a archívnych zbierok (ďalej len „archívny dokument“), okrem cudzích archívnych dokumentov, zapísaných v Evidencii archívneho dedičstva Slovenskej republiky (ďalej len „evidencia archívneho dedičstva“).

(6)

Cudzí archívny dokument je archívny dokument, ktorý vznikol mimo územia Slovenska a netýka sa dejín Slovenska a Slovákov. Cudzí archívny dokument je aj archívny dokument, ktorý je zapísaný v evidencii cudzieho štátu.

(7)

Preberanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je doplňovať archívne dedičstvo.

(8)

Ochrana archívnych dokumentov je súhrn odborných činností na ich zachovanie a ochranu pred odcudzením a poškodením.

(9)

Sprístupňovanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností, ktorých účelom je umožniť prístup k informáciám, ktoré obsahujú.

(10)

Konzervačná kópia archívneho dokumentu (ďalej len „konzervačná kópia“) je kópia archívneho dokumentu vyhotovená spravidla na mikrofilme s cieľom zachovať informáciu, ktorú archívny dokument obsahuje.

(11)

Archívny informačný systém je súbor informácií o archívnych dokumentoch zapísaných v evidencii archívneho dedičstva, o ich uložení, obsahu a prístupe k nim.

(12)

Predarchívna starostlivosť je súhrn odborných činností vykonávaných archívom, ktorých účelom je preberať archívne dokumenty do archívu.

(13)

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

(14)

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

(15)

Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry.

(16)

Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.

(17)

Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.

(18)

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.

§ 3

Základné ustanovenia

(1)

Archívne dedičstvo je súčasťou kultúrneho dedičstva Slovenskej republiky. Štát je povinný zabezpečiť zachovanie archívneho dedičstva a každý je povinný mu pri tom poskytnúť súčinnosť.3)

(2)

Preberanie archívnych dokumentov, ochrana archívnych dokumentov, ich sprístupňovanie a prístup k informáciám obsiahnutým v archívnych dokumentoch je verejným záujmom.

(3)

Každý, kto nadobudol záznam, ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia sú dôvodom na predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument, je povinný predložiť ho ktorémukoľvek archívu príslušnému podľa tohto zákona rozhodovať o dokumentárnej hodnote záznamu.

(4)

Archívny dokument, ktorý je alebo má byť trvalo uložený vo verejnom archíve, je nescudziteľný. Nescudziteľný je aj archívny dokument bez ohľadu na jeho pôvodcu, vlastníka alebo archív, v ktorom je uložený, ktorý je súčasťou archívneho fondu alebo archívnej zbierky.

(5)

Vlastnícke právo k archívnemu dokumentu, ktorého pôvodcom je štátny podnik, štátna rozpočtová organizácia a štátna príspevková organizácia zaniknutá alebo transformovaná pred účinnosťou tohto zákona, možno previesť len na štát.

(6)

Štát má predkupné právo k archívnemu dokumentu v súkromnom vlastníctve; predkupné právo štátu zanikne uplynutím šiestich mesiacov odo dňa doručenia ponuky vlastníka Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“) alebo dňom odmietnutia ponuky štátom pred uplynutím tejto lehoty.

(7)

Na archívny dokument nemožno zriadiť záložné právo4) ani ho inak zaťažiť. Archívny dokument nepodlieha výkonu rozhodnutia5) ani exekúcii.6)

(8)

Vyvlastniť archívny dokument alebo rozhodnúť o jeho nútenej úschove možno len za podmienok ustanovených týmto zákonom a za primeranú náhradu.7)

§ 4

Sústava archívov

(1)

Sústavu archívov tvoria verejné archívy a súkromné archívy.

(2)

Verejné archívy sú

a)

štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou,

b)

archívy štátnych orgánov, štátnych rozpočtových organizácií a štátnych príspevkových organizácií,8)

c)

mestské archívy9) a archívy samosprávnych krajov,10)

d)

archívy právnických osôb zriadených zákonom,11)

e)

archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy.12)

(3)

Štátne ústredné archívy sú Slovenský národný archív a Štátny ústredný banský archív. Štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a územné obvody ich pôsobnosti sú uvedené v prílohe.

(4)

Súkromné archívy sú archívy právnických osôb13) a archívy fyzických osôb.

§ 5

Zriaďovanie a zrušovanie archívu

(1)

Ministerstvo zriaďuje štátne ústredné archívy a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou ako svoje zariadenia bez právnej subjektivity na plnenie úloh štátnej správy na úseku archívov a registratúr.

(2)

Zriadiť a zrušiť archív možno len so súhlasom ministerstva. Zriadiť a zrušiť archív môžu

a)

štátne orgány a nimi zriadené a založené právnické osoby,

b)

obec, ktorá je mestom9) a samosprávny kraj,10)

c)

iné právnické osoby,

d)

fyzické osoby.

(3)

Ministerstvo rozhodne o zrušení archívu, ak jeho zriaďovateľ

a)

zanikol bez právneho nástupcu,

b)

neodstráni porušenie povinností podľa § 6 ods. 2 písm. a), b) a d) ani po opakovanom uložení pokuty.

§ 6

Práva a povinnosti zriaďovateľa archívu

(1)

Zriaďovateľ archívu je oprávnený

a)

požiadať ministerstvo o finančný príspevok na úhradu nákladov na potrebné úpravy priestorov archívu vykonávané s cieľom zlepšiť podmienky ochrany archívnych dokumentov uložených v archíve a prístupu k nim,

b)

požiadať ministerstvo o informáciu, odbornú radu a usmernenie.

(2)

Zriaďovateľ archívu je povinný

a)

požiadať ministerstvo o súhlas so zriadením archívu,

b)

zabezpečiť, aby úlohy archívu podľa tohto zákona plnili osoby zapísané v zozname osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti podľa tohto zákona,

c)

oznámiť ministerstvu bezodkladne vznik a skončenie pracovného pomeru, vznik, skončenie a zánik štátnozamestnaneckého pomeru osôb zapísaných v zozname podľa písmena b),

d)

umiestniť archív v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu archívnych dokumentov a umožňujú prístup k archívnym dokumentom,

e)

požiadať ministerstvo o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.

(3)

Žiadosť o súhlas so zriadením archívu obsahuje

a)

meno a priezvisko, adresu trvalého pobytu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, ktorá je zriaďovateľom archívu,

b)

doklady preukazujúce, že

1.

úlohy archívu budú plniť osoby najmenej s úplným stredným vzdelaním alebo úplným stredným odborným vzdelaním14) (ďalej len „úplné stredné vzdelanie“), vždy však aspoň jedna osoba s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy alebo v príbuznom študijnom odbore,

2.

archív bude umiestnený v priestoroch zabezpečujúcich ochranu archívnych dokumentov,

3.

archív má priestory na prístup k archívnym dokumentom,

4.

zriaďovateľ archívu je schopný finančne zabezpečovať činnosť archívu tak, aby archív mohol plniť úlohy podľa tohto zákona.

(4)

Žiadosť o súhlas so zrušením archívu obsahuje

a)

údaje podľa odseku 3 písm. a),

b)

dôvody, pre ktoré zriaďovateľ chce zrušiť archív,

c)

ponuku na odkúpenie archívnych dokumentov štátom s návrhom ceny.

(5)

Povinnosti zriaďovateľa archívu sa vzťahujú aj na jeho právneho nástupcu.

§ 7

Povinnosti archívu

Archív je povinný

a)

vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka,

b)

evidovať archívne dokumenty, ktoré prebral, udržiavať evidenciu v súlade so skutočným stavom a oznamovať zmeny v evidencii,

c)

ochraňovať archívne dokumenty,

d)

sprístupňovať archívne dokumenty vrátane vypracúvania archívnych pomôcok,

e)

vydať bádateľský poriadok,

f)

umožňovať výkon štátneho odborného dozoru,

g)

umožňovať prístup k archívnym dokumentom, archívnym pomôckam a k evidencii archívnych dokumentov, ktoré prebral,

h)

vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií a o programe informovať Slovenský národný archív,

i)

zabezpečovať a zasielať jedno vyhotovenie konzervačnej kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov Slovenskému národnému archívu.

§ 8

Práva a povinnosti vlastníka archívneho dokumentu

(1)

Vlastník archívneho dokumentu je oprávnený

a)

využívať informačné, poradenské a odborno-metodické služby ministerstva,

b)

požiadať ministerstvo o finančný príspevok na ochranu archívneho dokumentu,

c)

požiadať ministerstvo o zabezpečenie konzervovania alebo reštaurovania archívneho dokumentu; náklady na konzervovanie alebo reštaurovanie uhrádza vlastník archívneho dokumentu,

d)

obmedziť prístup k archívnym dokumentom a určiť rozsah obmedzenia a čas jeho trvania; prístup k archívnym dokumentom možno obmedziť na 30 rokov, a ak ide o obmedzenie prístupu z dôvodov uvedených v § 13 ods. 2 písm. a), na 50 rokov,

e)

udeliť osobitné povolenie na prístup k archívnym dokumentom,

f)

previesť vlastníctvo k archívnemu dokumentu v rámci územia Slovenskej republiky, ak štát neuplatnil svoje predkupné právo; ak ide o cudzí archívny dokument, môže previesť vlastníctvo aj mimo územia Slovenskej republiky.

(2)

Vlastník archívneho dokumentu je povinný

a)

predložiť archívny dokument archívu podľa § 4 ods. 2 písm. a) na zapísanie do evidencie archívneho dedičstva,

b)

zabezpečovať ochranu archívneho dokumentu, najmä konzervovanie alebo reštaurovanie archívneho dokumentu, ak to vyžaduje jeho fyzický stav,

c)

umožňovať výkon štátneho odborného dozoru a poskytovať potrebnú súčinnosť,

d)

strpieť na nevyhnutný čas nútenú úschovu archívneho dokumentu,

e)

ponúknuť archívny dokument ministerstvu na prednostné odkúpenie alebo zmluvnú úschovu, ak sám nie je schopný zabezpečiť jeho ochranu; súčasťou ponuky na odkúpenie je návrh ceny,

f)

oznamovať archívu, ktorý eviduje archívny dokument, zmenu jeho vlastníka alebo držiteľa, zmenu miesta jeho uloženia, jeho stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie,

g)

informovať nového vlastníka pri prevode vlastníctva k archívnemu dokumentu o zákaze jeho trvalého vývozu,15)

h)

požiadať ministerstvo o povolenie na trvalý vývoz cudzieho archívneho dokumentu,

i)

požiadať ministerstvo o povolenie na dočasný vývoz archívneho dokumentu,

j)

zabezpečiť, ak je vyvážajúcim, vyhotovenie konzervačnej kópie pred dočasným vývozom archívneho dokumentu,

k)

uhradiť náklady spojené so zmluvnou úschovou a nútenou úschovou archívneho dokumentu,

l)

predložiť cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho.

§ 9

(1)

Každý archív vedie evidenciu archívnych dokumentov, ktoré prebral.

(2)

Evidenciu archívnych dokumentov vlastníka, ktorý nezriadil archív, vedie štátny ústredný archív alebo štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou.

(3)

Štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou vedie evidenciu všetkých archívnych dokumentov nachádzajúcich sa v jeho územnom obvode. Evidenciu archívnych dokumentov archívov podľa § 4 ods. 2 písm. b) vedie ministerstvo.

(4)

Ministerstvo vedie ústrednú evidenciu všetkých archívnych dokumentov nachádzajúcich sa na území Slovenskej republiky (ďalej len „ústredná evidencia“).

(5)

Evidencia archívnych dokumentov, ktorú vedú štátne ústredné archívy, štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a ústredná evidencia, tvoria evidenciu archívneho dedičstva.

§ 10

(1)

Evidenciu archívu tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prebral, kniha prírastkov, kniha depozitov a kniha úbytkov. Evidenčný list k súboru archívnych dokumentov archív bezodkladne po jeho vyhotovení zasiela príslušnému štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou na zaradenie do jeho evidencie; archívy podľa § 4 ods. 2 písm. b) ho zasielajú ministerstvu.

(2)

Ústrednú evidenciu tvoria

a)

evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov evidovaným štátnym ústredným archívom a štátnym archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou a archívom štátneho orgánu, štátnej rozpočtovej organizácie a štátnej príspevkovej organizácie,

b)

záznamy o vyradení súborov archívnych dokumentov z evidencie a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov vyradeným z evidencie štátneho ústredného archívu, štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou a archívu štátneho orgánu, štátnej rozpočtovej organizácie a štátnej príspevkovej organizácie.

§ 11

Archívny informačný systém

(1)

Archívny informačný systém tvoria

a)

evidencia archívneho dedičstva,

b)

archívne pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg a register).

(2)

Archívny informačný systém vedú štátne ústredné archívy, štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou a ministerstvo.

§ 12

Podmienky prístupu k archívnym dokumentom

(1)

Každý má právo na prístup k archívnym dokumentom uloženým v archíve a k archívnemu informačnému systému (ďalej len „prístup k archívnym dokumentom“), ak tento zákon neustanovuje inak.

(2)

Archív umožňuje prístup k archívnym dokumentom vyhotovovaním odpisov, výpisov, potvrdení, kópií, štúdiom a verejným vystavovaním archívnych dokumentov.

(3)

Archív predkladá na štúdium originál archívneho dokumentu iba výnimočne; kópiu archívneho dokumentu predkladá vždy, ak

a)

ide o archívny dokument, ktorý vznikol pred rokom 1526,

b)

obsahuje informácie, ku ktorým je obmedzený prístup,

c)

by pri štúdiu mohlo dôjsť k jeho poškodeniu alebo možnosti jeho poškodenia.

(4)

Prístup k archívnym dokumentom sa uskutočňuje na základe písomnej žiadosti16) okrem prístupu k archívnym dokumentom ich verejným vystavovaním. Žiadateľ v žiadosti o prístup k archívnym dokumentom formou odpisu, výpisu, potvrdenia alebo kópie uvedie

a)

meno a priezvisko,

b)

rodné číslo,

c)

adresu trvalého pobytu a adresu prechodného pobytu,

d)

druh a číslo preukazu totožnosti; žiadateľ preukazuje totožnosť občianskym preukazom,17) cestovným dokladom,18) vojenským preukazom,19) námorníckou knižkou20) alebo dokladom o pobyte,21)

e)

údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú mu známe,

f)

účel využitia,

g)

meno, priezvisko a adresu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom,

h)

vyhlásenie o tom, či je pôvodcom archívnych dokumentov, jeho právnym nástupcom alebo vlastníkom archívnych dokumentov.

(5)

Žiadosťou o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia je bádateľský list, v ktorom žiadateľ uvedie údaje podľa odseku 4, tému štúdia a vyhlásenie o tom, že informácie z archívnych dokumentov použije len na účely uvedené v bádateľskom liste a uvedie názov archívu, názov archívneho fondu a názov a meno spracovateľa archívnej pomôcky, z ktorých získal informácie.

(6)

Ak archív umožní žiadateľovi prístup k archívnym dokumentom podľa žiadosti, rozhodnutie nevydáva.

(7)

Prístup k archívnym dokumentom ich verejným vystavovaním archív umožňuje len výnimočne na základe zmluvy a za úhradu nákladov na vyhotovenie kópií archívnych dokumentov a na ich prepravu. Vystavovateľ musí archívne dokumenty poistiť.

(8)