Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

Ministerstva vnútra Slovenskej republiky

z 12. decembra 2011

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky podľa § 33 ods. 2 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 41/2011 Z. z. ustanovuje:

§ 1

Štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

(1)

Týmto výnosom sa ustanovujú štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) pri zabezpečovaní

a)

vzťahu medzi entitami registratúry,

b)

kontroly a bezpečnosti elektronického systému správy registratúry,

c)

zmenového protokolu vedeného k elektronickému systému správy registratúry,

d)

prijímania elektronických záznamov,

e)

hromadného importu elektronických registratúrnych záznamov,

f)

správy elektronickej pošty v elektronickom systéme správy registratúry,

g)

skenovania registratúrnych záznamov,

h)

evidovania elektronických registratúrnych záznamov a spisov,

i)

prenosu, exportu a zničenia elektronických registratúrnych záznamov,

j)

vyhľadávania elektronických registratúrnych záznamov,

k)

znázornenia elektronických registratúrnych záznamov,

l)

tlače elektronických registratúrnych záznamov,

m)

režimu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov,

n)

vykonania odbornej archívnej prehliadky elektronických registratúrnych záznamov,

o)

všeobecných požiadaviek na správu parametrov a konfiguráciu elektronického systému správy registratúry a správu používateľov,

p)

zmien, vymazávania a anonymizovania elektronických registratúrnych záznamov,

q)

vedenia evidencie neelektronických registratúrnych záznamov,

r)

podpory vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov,

s)

správy elektronických registratúrnych záznamov,

t)

správy agendových spisov,

u)

používania elektronického podpisu a zaručeného elektronického podpisu1) v elektronickom systéme správy registratúry,

v)

šifrovania v elektronickom systéme správy registratúry,

w)

prevádzky na geograficky odlišných miestach,

x)

práce off-line a vzdialeného prístupu,

y)

integrácie faxu,

z)

uplatnenia bezpečnostných kategórií pri narábaní s entitami registratúry.

(2)

Počítačová aplikácia, ktorá zabezpečuje pracovné procesy súvisiace s evidovaním záznamov a spisov, sa nepovažuje za elektronický systém správy registratúry.

§ 2

Vymedzenie základných pojmov

Na účely tohto výnosu sa rozumie

a)

agendou súbor procesov smerujúcich k spracovaniu konkrétneho úradného konania, ktoré je nutné vykonať kontinuálnym spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,

b)

agendovým informačným systémom systém správy registratúry určený na evidenciu a správu registratúrnych záznamov a spisov vedených osobitným spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,

c)

agendovým spisom spis, ktorý je spracovávaný postupom podľa osobitného predpisu,

d)

anonymizovaním úprava elektronických registratúrnych záznamov obsahujúca proces skrytia určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname, spravidla osobných údajov a iných neutajovaných citlivých informácií,

e)

autenticitou registratúrneho záznamu vlastnosť registratúrnych záznamov charakterizujúca jeho pôvodnosť a hodnovernosť;2) autentický elektronický registratúrny záznam je považovaný za pravý bez toho, aby bola skúmaná jeho hodnovernosť,

f)

bezpečnosťou elektronického registratúrneho záznamu súbor opatrení, ktoré zabezpečia zachovanie elektronického registratúrneho záznamu, jeho autenticity a integrity,

g)

číslom spisu evidenčný znak spisu v rámci evidencie spisov,

h)

číslom záznamu evidenčný znak registratúrneho záznamu v rámci evidencie registratúrnych záznamov,

i)

dedičnosťou schopnosť entity registratúry umožňujúca odovzdanie určitých vlastností z hierarchicky nadradenej entity registratúry na hierarchicky podriadenú entitu registratúry,

j)

dobou konfigurácie časový okamih v životnom cykle elektronického systému správy registratúry, v ktorom sú ustanovené alebo zmenené jeho parametre,

k)

druhom registratúrneho záznamu vecne osobitná charakteristika opisujúca registratúrny záznam, ktorá umožňuje elektronickému systému správy registratúry, aby spravoval elektronické registratúrne záznamy rovnakého druhu zhodne a ustanoveným spôsobom,

l)

elektronickým systémom správy registratúry informačný systém určený na uloženie a správu elektronických registratúrnych záznamov; jeho integrálnou súčasťou je aj počítačová aplikácia zabezpečujúca pracovné procesy súvisiace so správou registratúry,

m)

elektronickým registratúrnym strediskom funkčná zložka elektronického systému správy registratúry určená na uloženie a ochranu elektronických registratúrnych záznamov pre potreby pôvodcu registratúry až do vyraďovacieho konania v rámci informačných činností tvorených týmto systémom,

n)

entitou registratúry registratúrny záznam, spis alebo vecná skupina spisov,

o)

exportom elektronického registratúrneho záznamu proces vytvorenia jeho kópie vrátane jeho metadát na účel premiestnenia vzniknutej kópie do iného systému,

p)

históriou entity registratúry záznam o správe entity registratúry v priebehu času obsahujúci údaje zaznamenané v metadátach elektronického registratúrneho záznamu, ktoré deklarujú kontinuálnym spôsobom nakladanie s entitou registratúry pri výkone správy registratúry,

q)

jednoznačným identifikátorom entity registratúry znak pevne spojený s entitou registratúry zaisťujúci jej nezameniteľnosť a jedinečnosť; môže ním byť číslo spisu alebo číslo záznamu,

r)

kritickým registratúrnym záznamom registratúrny záznam zásadného významu, ktorý je nevyhnutný pre schopnosť pôvodcu registratúry pokračovať v pracovnej činnosti, a to s prihliadnutím na zachovanie jeho pripravenosti na plnenie svojich úloh a s prihliadnutím na vytvorené predpoklady vyrovnať sa s následkami mimoriadnych udalostí alebo krízových stavov alebo ochrániť svoje dlhodobé hospodárske a právne záujmy,

s)

metadátami entity registratúry dáta opisujúce kontext, obsah a štruktúru entity registratúry a ich správu v priebehu času,

t)

používateľom vopred určený zamestnanec alebo skupina zamestnancov, ktorému bol udelený súhrn funkčných oprávnení pri používaní elektronického systému správy registratúry,

u)

prenosom proces premiestnenia entít spolu s ich metadátami do iného systému; účelom prenosu je najmä previesť vybrané elektronické registratúrne záznamy do archívu na trvalé uloženie alebo do externého elektronického registratúrneho strediska,

v)

prijímaním záznamu úkon elektronického systému správy registratúry, ktorým sa záznam deklaruje ako záznam; súčasťou prijímania záznamu sú činnosti spojené s uložením a zatriedením elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy registratúry, najmä jeho označenie, evidencia a pridanie metadát,

w)

registratúrnou značkou označenie entity registratúry, ktoré určuje jej jednoznačné miesto v hierarchii registratúrneho plánu; je tvorená hlavným znakom v hierarchii najvyššie postavenej materskej vecnej skupiny, znakmi dcérskych vecných skupín nižšie umiestnených v hierarchii registratúrneho plánu až do dosiahnutia najbližšej entity registratúry,

x)

režimom vyraďovania ustanovený systém vyraďovania entít registratúry, ktorý zahŕňa predloženie návrhu na vyradenie, po jeho schválení príslušným štátnym archívom automatické zničenie elektronických registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty a prevod elektronických registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu; pri vyraďovaní sa vyhodnocujú metadáta a obsah elektronického registratúrneho záznamu,

y)

schvaľovateľom registratúrneho záznamu osoba zodpovedná v rámci svojich oprávnení udelených pôvodcom registratúry za obsah elektronického registratúrneho záznamu,

z)

správcom registratúry fyzická osoba, ktorá je používateľom elektronického systému správy registratúry a boli jej pridelené špeciálne oprávnenia; správca registratúry je zodpovedný za správu registratúry u pôvodcu registratúry; rola správcu registratúry môže byť pridelená viacerým fyzickým osobám,

aa)

šifrovaním postup použitia transformácie entity registratúry tak, aby ho aplikácia nemohla znázorniť v zrozumiteľnej podobe bez použitia zodpovedajúceho dešifrovacieho algoritmu,

ab)

trvalými metadátami určená množina metadát entity registratúry, ktorá zostane zachovaná po zničení alebo prenose entity registratúry a je dokladom, že entita registratúry bola spravovaná elektronickým systémom správy registratúry,

ac)

úložnou jednotkou jednotka na ukladanie registratúrnych záznamov a spisov,

ad)

uzatvorením spisu proces, v dôsledku ktorého je znemožnené vkladanie ďalších registratúrnych záznamov do spisu alebo vyberanie existujúcich registratúrnych záznamov zo spisu,

ae)

verziou záznamu kódové označenie stavu záznamu v určitej fáze jeho životného cyklu; verziou je spravidla jeden z návrhov záznamu alebo konečný záznam; v niektorých prípadoch dokončené záznamy existujú v niekoľkých verziách,

af)

vymazaním proces fyzického vymazania entít alebo ich vylúčenie z ďalšieho spracovania v elektronickom systéme správy registratúry so zachovaním možnosti rekonštrukcie entity registratúry,

ag)

záznamom každá písomná, obrazová, zvuková alebo inak zaznamenaná informácia, ktorá bola vytvorená pôvodcom alebo bola pôvodcovi registratúry doručená,

ah)

zmenovým protokolom súbor informácií o operáciách vykonaných v elektronickom systéme správy registratúry umožňujúci rekonštrukciu histórie týchto operácií a kontrolu vykonaných operácií,

ai)

znázornením interpretácia elektronického registratúrneho záznamu zrozumiteľná pre používateľa, ktorá je uskutočnená najmä vo forme vizualizácie na obrazovke, tlačového výstupu, zvukovej prezentácie alebo multimediálnej prezentácie,

aj)

zničením proces likvidácie elektronického záznamu a elektronického registratúrneho záznamu, ktorý znemožňuje ich rekonštrukciu a identifikáciu ich obsahu.

§ 3

Štandardy pre elektronický systém správy registratúry

(1)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry sú uvedené v prílohe č. 1.

(2)

Základné vzťahy medzi entitami registratúry umožňujú v rámci registratúry pôvodcu zaraďovanie registratúrnych záznamov spolu s ich prílohami do spisov a zaraďovanie spisov do vecných skupín. Model vzťahov medzi entitami registratúry a popis základných vzťahov medzi nimi je uvedený v prílohe č. 2.

(3)

Súbor entít má v závislosti od pôvodcu registratúry rôznu štruktúru členenia. Model štruktúry členenia súboru entít je uvedený v prílohe č. 3.

§ 4

Podmienky kontroly a bezpečnosti elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Programové vybavenie elektronického systému správy registratúry umožňuje

a)

kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,

b)

obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami pôvodcu registratúry,

c)

zdieľanie častí miesta uloženia elektronického systému správy registratúry.

(2)

Na zabezpečenie prístupu v elektronickom systéme správy registratúry a na podporu obnovy dát možno v prípadoch ustanovených správcom registratúry uložiť v zmenovom protokole informácie o každom nahliadnutí do elektronických registratúrnych záznamov a informácie o iných činnostiach týkajúcich sa elektronických registratúrnych záznamov, ako aj súvisiacich záznamov.

(3)

Na správu prístupu k elektronickému systému správy registratúry sú vytvorené organizačné a technické opatrenia, ktoré umožnia pôvodcovi registratúry kontrolovať prístup k ním spravovaným elektronickým registratúrnym záznamom. Tieto organizačné a technické opatrenia obsahujú najmä špecifikáciu bezpečnostných opatrení a pravidlá ich vykonávania tak, že prístup k elektronickému registratúrnemu záznamu je poskytovaný v súvislosti s pracovnou pozíciou, ktorú fyzická osoba u pôvodcu registratúry plní.

(4)

Ako zápis uskutočnených operácií týkajúcich sa elektronického systému správy registratúry sa vyhotovuje zmenový protokol. Zmenový protokol zahŕňa operácie vykonané používateľmi alebo správcom registratúry alebo operácie, ktoré spustí automaticky elektronický systém správy registratúry na základe parametrov systému. Zmenový protokol umožňuje vyhľadať, identifikovať alebo rekonštruovať činnosť elektronického systému správy registratúry, jednotlivých používateľov v systéme a histórii entít.

(5)

Elektronický systém správy registratúry pravidelne zálohuje elektronické registratúrne záznamy a metadáta tak, aby boli okamžite obnoviteľné v prípade ich straty, pri poruche systému, nepredvídateľnej udalosti alebo narušenej bezpečnosti systému.

(6)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje tieto samostatné zálohovacie operácie:

a)

plné zálohovanie, ktorým sa zálohujú všetky dáta vedené v systéme,

b)

nevyhnutné zálohovanie, ktorým sa zálohujú iba konfigurácie elektronického systému správy registratúry a elektronické registratúrne záznamy a spisy označené ako „Kritické“; nevyhnutné zálohy systém ukladá na iné médiá, ako sú médiá využívané na zálohovanie plných záloh.

(7)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry v rámci kontroly a bezpečnosti sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 2 až 4.

§ 5

Podmienky prijímania elektronických záznamov

(1)

Proces prijímania záznamu v elektronickom systéme správy registratúry zahŕňa jeho kontrolu a umožňuje používateľom

a)

prijímať bez zmeny obsahu elektronické záznamy bez ohľadu na ich dátový formát, metódu kódovania alebo iné technické charakteristiky,

b)

zabezpečiť vloženie elektronických registratúrnych záznamov do jedného spisu alebo viacerých spisov,

c)

zabezpečiť vecne správne zaradenie spisu v registratúre podľa registratúrneho plánu.

(2)

Proces prijímania záznamu nemusí umožňovať znázornenie elektronických záznamov všetkých možných formátov.

(3)

Prijímanie záznamov sa v elektronickom systéme správy registratúry môže uskutočniť rôznymi spôsobmi, najmä

a)

hromadným importom záznamov z kompatibilného dokument manažment systému,

b)

hromadným importom záznamov z kompatibilného elektronického systému správy registratúry,

c)

ako jeden kompatibilný dátový súbor obsahujúci sériu záznamov rovnakého typu,

d)

ako záznamy z kompatibilného snímacieho alebo znázorňovacieho systému,

e)

ako záznamy zo zložiek operačného systému.

(4)

Pri hromadnom importe elektronický systém správy registratúry prijíma elektronický registratúrny záznam a jeho metadáta ako pri procese prijímania záznamu. V procese hromadného importu môže preto dochádzať k rozšíreniu registratúrneho plánu alebo prijímania informácií zmenového protokolu.

(5)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť vytváranie elektronického registratúrneho záznamu ustanoveného druhu výlučne špecifikovaným skupinám používateľov podľa ich pracovných potrieb.

(6)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry definovať jeden druh elektronického registratúrneho záznamu ako predvolený, používaný spravidla všetkými používateľmi, ktorí sú oprávnení prijímať elektronické registratúrne záznamy.

(7)

Pri projektovaní implementácie elektronického systému správy registratúry sa má v rámci správy registratúry prihliadať na podmienky ďalšieho spracovania registratúrnych záznamov v neelektronickej podobe alebo v mikroformátoch (mikrofilm, mikrofiš). Pri projektovaní treba uvážiť najmä

a)

existujúce neelektronické registratúrne záznamy alebo mikroformáty, na ktoré bude elektronický systém správy registratúry odkazovať v súvislosti s elektronickými registratúrnymi záznamami,

b)

neelektronické registratúrne záznamy, ktoré pôvodca registratúry naďalej prijíma alebo vytvára, ale ktoré požaduje viesť v elektronickom systéme správy registratúry v elektronickej podobe.

(8)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu elektronických záznamov, ich hromadnému importu, k správe e-mailov a skenovaniu a znázorňovaniu záznamov sú uvedené v prílohe č. 1 bodoch 5 až 8.

§ 6

Evidovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Evidovanie je zaznamenávanie došlých a odoslaných elektronických záznamov v evidencii na získanie jednoznačného prehľadu a umožnenie ich kontroly v režime správy registratúry. Evidovaním vzniká evidencia došlých elektronických záznamov alebo vlastných elektronických registratúrnych záznamov a evidencia spisov. Ďalej vzniká záznam o životnom cykle elektronického registratúrneho záznamu, jeho vložení do spisu, jeho vybavení a záznam o uzavretí spisu.

(2)

Evidencia elektronických záznamov ustanovuje požiadavky na ich identifikáciu (číslo záznamu a číslo spisu). Jednoznačná identifikácia elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy registratúry sa zároveň určuje jednoznačným identifikátorom záznamu, ktorý je generovaný elektronickým systémom správy registratúry a registratúrnou značkou.

(3)

V mieste a čase doručenia elektronického záznamu, spravidla v podateľni pôvodcu registratúry, sa v evidencii elektronických záznamov zaznamená jednoznačný identifikátor, dátum prijatia a spravidla adresa odosielateľa.

(4)

V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri elektronických registratúrnych záznamoch v elektronickom systéme správy registratúry povinne znázorňujú položky uvedené v prílohe č. 1 bode 9.2.

(5)

V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri spise povinne znázorňujú všetky položky uvedené v prílohe č. 1 bode 9.5.

(6)