LegalizeDecret del 6-4-2005 pel qual s'aprova el Reglament de l'organització i el funcionament del Sistema d'Arxius i de l'Àrea d'Arxius del Govern d'Andorra
Decret pel qual s'aprova el Reglament de l'organització i el funcionament del Sistema d'Arxius i de l'Àrea d'Arxius del Govern d'Andorra Exposició de motius La Llei 9/2003 de 12 de juny del Patrimoni Cultural d'Andorra estableix que els documents produïts o rebuts en l'exercici de les seves funcions pel Govern d'Andorra i per les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics o les entitats de capital social majoritàriament públic forma part del patrimoni documental d'Andorra i d'acord amb el seu article 30 aquests béns integrants del patrimoni documental han de ser conservats per les persones titulars o posseïdores.
L'Administració pública ha pres consciència de la importància de la gestió de la documentació i de l'organització correcta dels arxius com a elements clau de la gestió administrativa, dels serveis que presten als administrats i de la conservació i l'ús social del patrimoni documental.
Aquest Reglament estableix el sistema general de gestió de la documentació del Govern d'Andorra i dels òrgans que en depenen, i regula l'organització dels seus arxius.
L'objecte d'aquest Reglament és regular el sistema general de gestió de la documentació administrativa del Govern d'Andorra i determinar els criteris bàsics d'organització dels arxius que integren aquesta documentació en totes les seves fases (activa, semiactiva i inactiva).
Aquest Reglament es proposa donar respostes als problemes de gestió diària del sistema d'arxius i proporcionar les eines per solucionar-los, normalitzar i homogeneïtzar les pràctiques d'arxiu per assegurar d'una banda una administració pública transparent i democràtica al servei dels administrats, i d'altra assegurar un patrimoni documental íntegre i de qualitat que permeti assegurar la memòria nacional.
A proposta del ministre d'Educació, Cultura, Joventut i Esports, el Govern en la sessió del 6 d'abril del 2005, Decreta S'aprova el Reglament de l'organització i el funcionament del Sistema d'Arxius i de l'Àrea d'Arxius del Govern d'Andorra que entrarà en vigor al cap de quinze dies de ser publicat al Butlletí Oficial del Principat d'Andorra.
Reglament de l'organització i el funcionament del Sistema d'Arxius i de l'Àrea d'Arxius del Govern d'Andorra
Títol primer. Disposicions generals
Capítol primer. Conceptes
Article 1
El sistema d'arxius del Govern El sistema d'arxius del Govern d'Andorra està constituït pel conjunt d'òrgans encarregats de la conservació i la custòdia dels documents que integren el patrimoni documental del Govern.
Article 2
Definicions A efectes d'aquest Reglament s'entén per:
Document: qualsevol expressió, en llenguatge natural o convencional, i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material i creat en qualsevol entorn (informàtic, telemàtic, etc.) b) Fons documental: el conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.
Arxiu: la institució responsable d'organitzar, descriure, conservar i difondre els documents i els fons documentals per a la gestió administrativa, la informació, la investigació i la cultura. S'entén també per arxiu el fons o el conjunt de fons documentals.
Arxius de gestió: són els constituïts per la documentació activa de les unitats administratives que l'han generada o rebuda.
Arxius centrals: són els constituïts per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l'ha generada o rebuda.
Documentació en fase activa: la documentació administrativa que s'utilitza de forma habitual per part de les unitats administratives per a la realització de les seves activitats.
Documentació en fase semiactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en les seves activitats.
Documentació en fase inactiva: la documentació administrativa que, una vegada conclosa la vigència administrativa, té valors de caràcter d'informació, testimonial i històric.
Article 3
Àmbit d'aplicació Aquest Reglament s'aplica a tots els documents, en qualsevol suport físic, generats, rebuts o reunits per:
El Govern d'Andorra b) Les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics i les entitats de capital social majoritàriament públic.
Article 4
Patrimoni documental del Govern La documentació generada i rebuda per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives al Govern d'Andorra forma part del patrimoni documental del Govern i mai pot ser considerada com una propietat privada.
Quan finalitzi l'exercici de les funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació política assumides, la documentació s'ha de dipositar al ministeri corresponent o bé transferir-la a l'Arxiu Nacional d'Andorra.
Article 5
Sistema general de gestió de la documentació
Article 5.1. El sistema general de gestió de la documentació administrativa del
Govern d'Andorra és el conjunt d'operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general que, basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i el valor de la documentació, s'adrecen a la planificació, el control, l'ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l'objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i eficient.
Article 5.2. Els elements bàsics del sistema general són els quadres de
classificació funcionals, els inventaris, les taules d'avaluació i els fulls de transferència.
Article 5.3. L'aplicació del sistema general es basa en una aplicació informàtica
administrada per l'Àrea d'Arxius.
Capítol segon. Òrgans que integren el Sistema d'Arxius del Govern d'Andorra
Article 6
Sistema d'Arxius El Sistema d'Arxius del Govern està integrat funcionalment pels òrgans següents:
Àrea d'Arxius b) Arxiu Nacional d'Andorra c) Arxius centrals d) Arxius de gestió
Article 7
Dependència orgànica Aquesta integració funcional es produeix sense perjudici de la dependència orgànica que per a cada arxiu determini la norma d'organització vigent.
Capítol tercer. L'Àrea d'Arxius
Article 8
Àrea d'Arxius L'Àrea d'Arxius, adscrita al ministeri titular de la cultura, és la unitat globalitzadora de les pràctiques arxivístiques i representa la direcció de tot el Sistema d'Arxius del Govern d'Andorra.
Article 9
Coordinació dels sistema arxivístic del Govern
Article 9.1. La coordinació del sistema arxivístic del Govern correspon a l'Àrea
d'Arxius mitjançant el/la cap de l'Àrea d'Arxius, el qual l'ha d'exercir mitjançant l'exercici de les funcions següents:
Impartir les directrius per a la gestió dels arxius de gestió, administratiu i històric.
Dirigir funcionalment els arxius centrals administratius del Govern d'Andorra i coordinar i impulsar les actuacions arxivístiques.
Supervisar el funcionament dels arxius de gestió del Govern i dels organismes dependents.
Dissenyar el conjunt arxivístic, regular i planificar l'activitat arxivística.
Proposar l'aprovació i l'elaboració de normes i de reglaments de funcionament i controlar-ne l'aplicació.
Fomentar la implantació de programes globalitzadors que permetin l'aplicació homogènia de les tècniques arxivístiques.
Exercir la funció inspectora, d'aspectes tècnics, d'equipaments i d'edificis destinats a arxius.
Proposar als organismes pertinents la creació d'òrgans consultius i de comissions assessores i de treball en tot allò relacionat amb els arxius de l'Administració central.
Coordinar i elaborar, conjuntament amb el/la cap d'unitat de l'Arxiu Nacional d'Andorra, els plans d'actuació, els projectes, les activitats administratives, les tècniques de descripció documental, de conservació, etc.
Vetllar pel compliment de la normativa vigent en matèria d'arxius:
conservació, inventari i difusió dels fons documentals que integren el patrimoni documental d'Andorra.
Impulsar l'acció de la Comissió d'Avaluació de la Documentació.
Article 9.2. L'Àrea d'Arxius té adscrits els llocs de treball i els recursos tècnics
necessaris per al desenvolupament de les seves competències.
Article 10
Personal tècnic i auxiliar El Sistema Arxivístic del Govern d'Andorra ha de disposar del personal tècnic i auxiliar necessari per desenvolupar les seves funcions i tasques.
Títol segon. La gestió de la documentació del Govern d'Andorra
Capítol quart. Els arxius de gestió
Article 11
Termini de custòdia La documentació es conserva en l'arxiu de gestió un màxim de 5 anys des de la seva generació o recepció, excepte en aquells casos que passat aquest termini encara sigui activa.
Article 12
Conservació i custòdia dels documents La conservació i la custòdia dels documents existents en aquests arxius són responsabilitat de la direcció del departament del qual formin part, el qual pot determinar el nombre d'arxius de gestió del departament o de l'òrgan corresponent i designar una persona que assumeixi les funcions indicades quan el volum o la intensitat d'utilització de l'arxiu ho faci aconsellable.
Article 13
Classificació i ordenació de la documentació Per a la classificació i l'ordenació dels documents i en altres aspectes de tècnica arxivística, s'han de tenir en compte tant les directrius de caràcter general com les prescripcions concretes que estableixi l'Àrea d'Arxius.
Article 14
Tractament sumari de la documentació Durant la fase activa, la documentació és tractada sumàriament des del punt de vista arxivístic per a què serveixi de suport a la gestió administrativa del Govern de la manera més eficaç així com per a la informació dels interessats legítims.
Article 15
Ús i consulta de la documentació La utilització i la consulta de la documentació conservada als arxius de gestió han de ser autoritzades per la direcció del departament del qual formin part.
Capítol cinquè. Prolongació i reducció del temps de custòdia dels documents
en els arxius de gestió
Article 16
Prolongació i reducció dels terminis de custòdia No obstant el que es disposa en els articles anteriors, en el supòsit que una determinada documentació sigui objecte de consultes molt freqüents o quan la seu de l'òrgan que ha d'utilitzar-la estigui molt allunyada del dipòsit de prearxivatge i en aquells altres supòsits, el/la cap de l'Àrea d'Arxius, amb la justificació prèvia, pot autoritzar que la documentació esmentada es conservi en el respectiu arxiu de gestió durant més o menys temps.
Article 17
Assumpció de les despeses del trasllat de documentació En els supòsits previstos en l'article 16 d'aquesta norma i en qualsevol altre en què es produeixi una transferència massiva de documents, les despeses derivades del trasllat van a càrrec de l'òrgan de procedència, amb independència que la direcció tècnica de l'operació pertanyi a l'Àrea d'Arxius.
Capítol sisè. Els arxius centrals administratius
Article 18
Termini de custòdia La documentació ha de romandre en l'arxiu central administratiu, com a norma general, fins l'11è any d'haver estat generada o rebuda pel departament i/o la unitat orgànica.
Article 19
Existència d'arxius centrals administratius Tots els departaments, serveis i unitats orgàniques del Govern d'Andorra han de tenir arxiu central administratiu.
Article 20
Tractament arxivístic Durant la fase semiactiva, la documentació és tractada definitivament des del punt de vista arxivístic, mitjançant la tria de la documentació i l'eliminació, d'acord amb la normativa vigent, d'aquella que hagi perdut completament la seva vigència i utilitat per a la gestió administrativa, i no tingui un valor històric que n'aconselli la conservació definitiva i l'ingrés a l'Arxiu Nacional d'Andorra.
La documentació és transferida seguint el procediment que s'estableixi.
Capítol setè. L'Arxiu Nacional d'Andorra
Article 21
L'Arxiu Nacional d'Andorra
Article 21.1. L'Arxiu Nacional d'Andorra està constituït per la documentació de
les institucions públiques i dels organismes i les entitats que en depenen, i la documentació rellevant relacionada amb Andorra i la seva història.
Article 21.2. El funcionament i l'organització de l'Arxiu Nacional d'Andorra es
desenvolupa per via reglamentària.
Capítol vuitè. Funcions dels departaments i de les unitats orgàniques on es
conserva la documentació
Article 22
Persones responsables dels arxius de gestió Els departaments i les unitats orgàniques del Govern d'Andorra han de tenir una persona responsable dels seus arxius de gestió.
Article 23
Funcions de les persones responsables dels arxius de gestió Correspon a les persones responsables dels arxius de gestió l'exercici de les funcions següents:
Classificar, ordenar i descriure, sota la supervisió de l'arxiu central administratiu, i d'acord amb les directrius tècniques de l'Àrea d'Arxius, la documentació producte de les tasques de la unitat administrativa corresponent, d'acord amb els quadres de classificació i altres elements del sistema general de gestió de la documentació administrativa que siguin d'aplicació.
Controlar la instal·lació, la consulta i la localització de la documentació administrativa.
Capítol novè. Funcions de les persones responsables dels arxius centrals
administratius
Article 24
Persones responsables dels arxius centrals Els departaments i les unitats orgàniques del Govern d'Andorra han de tenir una persona que es responsabilitzi dels seus arxius centrals.
Article 25
Funcions de les persones responsables dels arxius centrals Les persones responsables dels arxius centrals administratius han d'analitzar les necessitats d'organització i de gestió de la documentació administrativa del departament i han d'elaborar, aplicar i mantenir els elements del sistema general de gestió de la documentació d'acord amb les normes tècniques establertes per l'Àrea d'Arxius i amb les instruccions del director del departament, llevat que s'hagi nomenat un secretari d'estat que n'assumeixi les funcions.
Article 26
Tasques de les persones responsables dels arxius centrals Les persones responsables dels arxius centrals administratius han de realitzar les tasques següents:
Elaborar, aplicar i mantenir el quadre de classificació de la documentació específica del seu departament.
Aplicar i proposar l'actualització dels quadres de classificació comuns establerts per l'Àrea d'Arxius.
Elaborar els inventaris, catàlegs i altres instruments de descripció de la documentació que en permeten el control i la identificació.
Supervisar les condicions de conservació de la documentació dipositada en l'arxiu central i en els arxius de gestió del departament.
Gestionar la consulta i el préstec de la documentació.
Establir les instruccions tècniques a seguir pels arxius de gestió del seu departament i coordinar i supervisar les seves actuacions.
Formar i assessorar el personal del departament i les persones responsables dels arxius de gestió sobre l'aplicació del sistema de gestió de la documentació administrativa.
Elaborar i aplicar les taules d'avaluació de la documentació.
Sol·licitar a l'Àrea d'Arxius la transferència de la documentació dels arxius centrals a l'Arxiu Nacional d'Andorra.
Títol tercer. La Comissió d'Avaluació de la documentació
Capítol primer. La Comissió
Article 27
La Comissió d'Avaluació de la Documentació La Comissió d'Avaluació de la Documentació (CAD) té per objecte analitzar la documentació de l'Administració central, elaborar i regular els criteris generals d'avaluació i tria de la documentació de l'Administració central, i controlar-ne l'aplicació correcta i establir el calendari de conservació de la documentació de l'Administració central. Les resolucions de la CAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives.
Títol quart. Les transferències documentals
Capítol primer. Documentació i terminis
Article 28
La consulta d'aquest document no substitueix la lectura del Butlletí Oficial del Principat d'Andorra (BOPA) corresponent. No assumim cap responsabilitat per eventuals inexactituds derivades de la transcripció de l'original a aquest format.