LegalizeDecret del 20-04-2016 de modificació del Reglament de l'organització i el funcionament del Sistema d'Arxius i de l'Àrea d'Arxius del Govern d'Andorra, del 6 d’abril del 2005
L’objectiu de la modificació parcial del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra, del 6 d’abril del 2005, és canviar el nom de l’Àrea d’Arxius perquè la pràctica arxivística inclou la referència a la gestió de documents.
Amb aquesta modificació es regula l’arxiu central o intermedi administratiu,que és l’òrgan que custodia i centralitza la documentació en fase semiactiva produïda pel Govern d’Andorra en el desenvolupament de les seves funcions.
Aquest nou reglament s’adapta al Reglament organitzatiu de la Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD), del 9 de setembre del 2015, atenent la seva funció en l’establiment dels criteris generals sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics.
A proposta de la ministra de Cultura, Joventut i Esports, el Govern, en la sessió del 20 d’abril del 2016, aprova aquest Decret amb el contingut següent:
Article únic
S’aprova la modificació del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents del Govern d’Andorra, que entrarà en vigor l’endemà de ser publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra.
Reglament de modificació del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius, del 6 d’abril del 2005
Article 1
Es modifica el títol del Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius del Govern d’Andorra, del 6 d’abril del 2005, que queda redactat de la manera següent:
“Reglament de l’organització i el funcionament del Sistema d’Arxius i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents del Govern d’Andorra”.
Article 2
Es modifica la redacció de l’apartat e de l’article 2, que queda redactat de la manera següent:
“e) Arxiu central o intermedi administratiu: és el constituït per la documentació semiactiva que utilitza el departament i/o la unitat orgànica que l’ha generada o rebuda.”
Article 3
Es modifica la redacció de l’article 6, que queda redactat de la manera següent:
“Article 6. Sistema d’Arxius
El Sistema d’Arxius del Govern està integrat funcionalment pels òrgans següents:
Àrea d’Arxius i Gestió de Documents
Arxiu Nacional d’Andorra
Arxiu Central o Intermedi Administratiu
Arxius de Gestió”
Article 4
Es modifica el títol del capítol tercer i la redacció de l’article 8,que queden redactats de la manera següent:
“Capítol tercer. Àrea d›Arxius i Gestió de Documents
Article 8. Àrea d’Arxius i Gestió de Documents
L’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, adscrita al ministeri titular de la cultura, és la unitat globalitzadora de les pràctiques arxivístiques i representa la direcció de tot el Sistema d’Arxius del Govern d’Andorra.”
Article 5
Es modifica la redacció de l’article 9,que queda redactat de la manera següent:
“Article 9. Coordinació del sistema arxivístic del Govern
La coordinació del sistema arxivístic del Govern correspon a l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents mitjançant el/la cap de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, que l’ha d’exercir mitjançant l’exercici de les obligacions següents:
Impartir les directrius per a la gestió dels arxius de gestió, administratiu i històric.
Dirigir el funcionalment de l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu del Govern d’Andorra i coordinar i impulsar les actuacions arxivístiques.
Supervisar el funcionament dels arxius de gestió del Govern i dels organismes dependents.
Dissenyar el conjunt arxivístic, regular i planificar l’activitat arxivística.
Proposar l’aprovació i l’elaboració de normes i de reglaments de funcionament i controlar-ne l’aplicació.
Fomentar la implantació de programes globalitzadors que permetin l’aplicació homogènia de les tècniques arxivístiques.
Exercir la funció inspectora, d’aspectes tècnics, d’equipaments i d’edificis destinats a arxius.
Proposar als organismes pertinents la creació d’òrgans consultius i de comissions assessores i de treball en tot allò relacionat amb els arxius de l’Administració central.
Coordinar i elaborar, conjuntament amb el/la cap d’unitat de l’Arxiu Nacional d’Andorra, els plans d’actuació, els projectes, les activitats administratives, les tècniques de descripció documental, de conservació, etc.
Vetllar pel compliment de la normativa vigent en matèria d’arxius: conservació,inventari i difusió dels fons documentals que integren el patrimoni documental d’Andorra.
Impulsar l’acció de la Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació.
L’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents té adscrits els llocs de treball i els recursos tècnics necessaris per al desenvolupament de les seves competències.”
Article 6
Es modifica el títol del capítol sisè i la redacció dels articles 18, 19 i 20,que queden redactats de la manera següent:
“Capítol sisè. Arxiu Central o Intermedi Administratiu
Article 18. Arxiu Central o Intermedi Administratiu
L’Arxiu Central o Intermedi Administratiu és l’òrgan del sistema d’arxius del Govern que custodia la documentació que engloba els arxius centrals.
Article 19. Termini de custòdia
La documentació administrativa en fase semiactiva que s’hagi de conservar més enllà de sis anys des del seu tancament ha de romandre a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu, com a norma general, fins a l’onzè any d’haver estat generada o rebuda pel departament i/o la unitat orgànica.
La documentació, com a norma general, ha de romandre a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu fins que s’hagi de transferir a l’Arxiu Nacional d’Andorra o bé pugui ser eliminada, segons determini la Comissió d’Accés i Avaluació Documental.
Article 20. Tractament arxivístic
Durant la fase semiactiva, la documentació és tractada definitivament des del punt de vista arxivístic, mitjançant la tria i l’eliminació, d’acord amb la normativa vigent, de la que hagi perdut completament la vigència i utilitat per a la gestió administrativa, i no tingui un valor històric que n’aconselli la conservació definitiva i l’ingrés a l’Arxiu Nacional d’Andorra. La documentació és transferida seguint el procediment establert al Reglament de les transferències de documents del Govern d’Andorra, del 15 de setembre del 2010.”
Article 7
Es modifica el títol del capítol novè i la redacció dels articles 24, 25 i 26,que queden redactats de la manera següent:
“Capítol novè. Funcions de les persones responsables de l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu
Article 24.
Personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu
L’Arxiu Central o Intermedi Administratiu ha de tenir personal suficient per cobrir totes les funcions que té assignades, així com per coordinar els Arxius de Gestió.
Article 25 / Funcions del personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu
El personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu ha de realitzar totes les tasques relacionades amb aquest Arxiu. Ha de vetllar per conservar la documentació que sigui necessària, facilitar l’accés a la que està dipositada i ajudar a mantenir el Sistema de gestió documental del Govern tractant la documentació semiactiva i respectant el cicle de vida i les avaluacions assignades a cada document. També ha de coordinar i col·laborar amb els responsables dels Arxius de Gestió i assegurar que s’apliquen els criteris i les tècniques del Sistema de gestió documental.
Article 26. Tasques del personal destacat a l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu
Les tasques relacionades amb l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu són les següents:
Crear i mantenir l’inventari de la documentació en fase semiactiva.
Rebre i controlar les transferències entre els Arxius de Gestió i l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu.
Dur a terme les transferències entre l’Arxiu Central o Intermedi Administratiu i l’Arxiu Nacional d’Andorra.
Gestionar les consultes i el préstec de la documentació.
Gestionar l’eliminació de tota la documentació que hagi estat avaluada i que no sigui de conservació permanent.
Les tasques relacionades amb el Sistema de gestió documental i els Arxius de Gestió són les següents:
Elaborar i mantenir el quadre de classificació funcional.
Identificar i proposar documentació per avaluar.
Donar directrius per organitzar i identificar la documentació.
Avaluar el funcionament del Sistema de gestió documental i proposar canvis per millorar-lo contínuament.
Col·laborar en el disseny dels procediments administratius.
Identificar els requeriments i els tractaments del programa informàtic de gestió documental.
Col·laborar en l’arxivatge de documentació activa de l’oficina als Arxius de Gestió.
Col·laborar en l’impuls i l’extensió de l’Administració electrònica.”
Article 8
Es modifica el títol del títol tercer i la redacció de l’article 27,que queden redactats de la manera següent:
“Títol tercer. La Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació
Capítol primer. La Comissió
Article 27. La Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació
La Comissió d’Accés i Avaluació de la Documentació (CAAD) té per objecte analitzar la
documentació de l’Administració central;assessorar les entitats parapúbliques i les entitats de capital social majoritàriament públic en l’avaluació i la tria de la seva documentació; elaborar i regular els criteris generals d’avaluació i tria de la documentació de l’Administració central, i controlar-ne l’aplicació correcta;establir els procediments d’eliminació i els de conservació; establir les taules d’avaluació de la documentació de l’Administració general; identificar les obsolescències de formats de la documentació electrònica i proposar la migració dels formats per preservar-la; i establir els criteris generals sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics.
Les resolucions de la CAAD han de ser aprovades pel Govern perquè siguin plenament executives.”
Article 9
Es modifica la redacció de l’article 29,que queda redactat de la manera següent:
“Article 29. Periodicitat de les transferències
Les transferències han de ser periòdiques, com a mínim de periodicitat anual, per bé que també es pot transferir documentació quan el/la cap del departament ho consideri necessari amb el vistiplau de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.”
Article 10
Es modifica la redacció de l’article 31,que queda redactat de la manera següent:
“Article 31. Formulari de transferència
Les transferències s’han de formalitzar mitjançant un formulari de transferència per duplicat facilitat per l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents, un exemplar del qual ha de quedar a l’arxiu remitent i l’altre a l’arxiu receptor.”
Cosa que es fa pública per a coneixement general.
Andorra la Vella, 20 d’abril del 2016
Antoni Martí Petit / Cap de Govern
La consulta d'aquest document no substitueix la lectura del Butlletí Oficial del Principat d'Andorra (BOPA) corresponent. No assumim cap responsabilitat per eventuals inexactituds derivades de la transcripció de l'original a aquest format.