MINISTERIO DE MODERNIZACION

MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN

Decreto 1131/2016

Archivo y Digitalización de Expedientes.

Buenos Aires, 28/10/2016

VISTO: las Leyes Nros 15.930 y 25.506, los Decretos Nros. 232 del 29 de

enero de 1979, 1571 del 9 de octubre de 1981, 13 del 5 de enero de 2016

y 561 del 6 de abril de 2016, el Expte. EX -2016-00507169-

APN-SECMA#MM, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 15.930 establece entre las funciones del Archivo General

de la Nación dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la

SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y

VIVIENDA la de mantener y organizar la documentación pública y el

acervo gráfico y sónico, pertenecientes al Estado Nacional, y de

ordenar y clasificar con criterio histórico dicha documentación y

facilitar la consulta de sus colecciones.

Que, a su vez, el artículo 16 de la citada Ley estipula los criterios

para determinar aquellos documentos que poseen carácter histórico.

Que los Decretos Nros. 232/79 y 1571/81 han quedado desactualizados

debido a los avances tecnológicos y normativos producidos en los

últimos años.

Que las mencionadas normas aunque han regulado diversos aspectos

relativos a la guarda de documentación y expedientes administrativos,

no contemplan los adelantos tecnológicos producidos en los últimos años

en la materia, por lo que corresponde su derogación.

Que el artículo 12 de la Ley N° 25.506 dispone que la exigencia legal

de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha

con la conservación de los correspondientes documentos digitales

firmados digitalmente, según los procedimientos que determine la

reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta

y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora

de su generación, envío y/o recepción.

Que el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) contempla el uso

de la firma digital en el proceso de elaboración de los documentos

electrónicos; dicho sistema permitirá que cada documento electrónico en

el momento de su perfeccionamiento, sea firmado digitalmente por su

autor, y luego alojado en el Repositorio Único de Documentos Oficiales

(RUDO), cuya implementación resulta necesario aprobar, cumpliendo los

resguardos previstos en el artículo 12 mencionado, respecto de su

accesibilidad, origen, destino, fecha y hora de su generación, envío

y/o recepción.

Que en ese marco, es premisa del Gobierno Nacional implementar

mecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos de

calidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicas

que permitan una mejor utilización de la información de la

Administración.

Que el Decreto N° 13/16 estableció entre los objetivos de la SECRETARÍA

DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN el de

entender en el marco regulatorio del régimen relativo a la validez

legal del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos

aspectos vinculados con la incorporación de estos últimos a los

circuitos de información del Sector Público Nacional y con su archivo

en medios alternativos al papel.

Que a mayor abundamiento, la citada SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN

ADMINISTRATIVA entiende en las propuestas e iniciativas de

transformación, innovación, mejora continua e integración de los

procesos transversales y sistemas centrales de soporte de gestión del

Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de

políticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y

plataformas tecnológicas.

Que el Decreto N° 561/16 aprueba la implementación del sistema de

Gestión Documental Electrónica - GDE- como sistema integrado de

caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de

todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,

actuando como plataforma para la implementación de gestión de

expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos

documentos electrónicos que forman parte de los mencionados

expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho

sistema.

Que a su vez, resulta necesario establecer que los documentos en

soporte electrónico generados a partir de originales en cualquier otro

soporte de acuerdo con los procedimientos que fije la SECRETARÍA DE

MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, tienen idéntica eficacia y valor

probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme los términos

del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la

Nación.

Que la digitalización de documentos y expedientes posee ventajas

jurídicas y administrativas que garantizan, entre otras cuestiones, su

mayor perdurabilidad, la utilización de menor espacio y/o volumen

físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor

jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.

Que resulta necesario contar con una infraestructura tecnológica de

almacenamiento de documentos electrónicos, así como con un

procedimiento que comprenda la captura de información y las

aplicaciones destinadas a la gestión de los documentos electrónicos,

que garanticen altos niveles de confianza e integridad, preservando la

estabilidad, accesibilidad permanente, perdurabilidad, inmutabilidad e

inalterabilidad de los documentos generados y alojados en el sistema de

Gestión Documental Electrónica (GDE).

Que, en consecuencia, es condición indispensable alojar la totalidad de

los documentos electrónicos obrantes en el sistema de Gestión

Documental Electrónica (GDE) en un único repositorio centralizado que

garantice su integridad, resguardo, accesibilidad y disponibilidad.

Que en este sentido, corresponde a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN

ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN dictar el procedimiento

de digitalización con validez jurídica de aquellos documentos de

gestión que obran en soporte papel en la Administración Pública

Nacional.

Que a su vez, resulta necesario destacar que la DIRECCIÓN NACIONAL DEL

REGISTRO OFICIAL, dependiente de la SUBSECRETARÍA TÉCNICA de la

SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, viene

llevando a cabo, en el marco de la modernización del Boletín Oficial de

la República Argentina, la incorporación de tecnologías, procesos y

criterios de búsqueda con la finalidad de abarcar el proceso de

registro y digitalización de diversa documentación en formato papel.

Que consecuentemente, y a los efectos de aprovechar la capacidad

instalada, corresponde establecer que la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de

la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN intervendrá en el proceso de registro y

digitalización de archivos correspondientes a la Administración Pública

Nacional, por intermedio de la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL

y de la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO DE DOMINIOS DE INTERNET.

Que se ha expedido la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN en el ámbito de su competencia.

Que ha tomado la intervención de su competencia la DIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN.

Que la presente medida se dicta en virtud de lo dispuesto por el artículo 99, inciso 1 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL.

Por ello,

EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA

DECRETA:

ARTÍCULO 1º — Los documentos y expedientes generados en soporte

electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de

originales de primera generación en cualquier otro soporte,

digitalizados de acuerdo al procedimiento que establezca la SECRETARÍA

DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, son

considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio

que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293

y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.

ARTÍCULO 2° — Los documentos y expedientes producidos en primera

generación en soporte papel deberán ser digitalizados siguiendo el

procedimiento que fije la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y

perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u

otorgarse a los mismos el destino que la autoridad competente determine.

ARTÍCULO 3° — Apruébase la implementación del REPOSITORIO ÚNICO DE

DOCUMENTOS OFICIALES (RUDO) como parte integrante del Sistema de

Gestión Documental Electrónica (GDE), con la función de centralizar,

contener y conservar la totalidad de documentos electrónicos obrantes

en dicho sistema, asegurando su integridad, accesibilidad y

disponibilidad.

ARTÍCULO 4° — Facúltase a la SECRETARÍA DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA

a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias

relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos

electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental

Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo

y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito

del sector público nacional.

ARTÍCULO 5° — Las entidades y jurisdicciones contempladas en el

artículo 8° de la Ley N° 24.156 deberán digitalizar los documentos y

expedientes en soporte papel siguiendo el procedimiento determinado por

la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

ARTÍCULO 6° — La SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA

NACIÓN intervendrá en el proceso de registro y digitalización de

archivos correspondientes a la Administración Pública Nacional.

ARTÍCULO 7° — La Dirección General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE

INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA

definirá los documentos y expedientes digitalizados que deberán

conservarse en soporte original debido a su valor histórico.

ARTÍCULO 8° — La Dirección General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

intervendrá operativamente en la rehabilitación de expedientes

electrónicos alojados con guarda temporal en el Sistema de Gestión

Documental Electrónica (GDE).

ARTÍCULO 9° — Deróganse los Decretos Nros 232 del 29 de enero de 1979 y 1571 del 9 de octubre de 1981.

ARTÍCULO 10. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional

del Registro Oficial y archívese. — MACRI. — Rogelio Frigerio. — Andrés

H. Ibarra.