MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO

Secretaría de Hacienda

MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO

Reglamento

DECRETO N° 759

Bs. As. 2/2/66

Ver Antecedentes Normativos

VISTO la necesidad de establecer un criterio

uniforme para la clasificación y registro de los documentos que

ingresan en las diferentes dependencias del Estado y, mantener una

numeración única, otorgada por la Repartición de origen, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 29 de la Ley 16.662 faculta al Poder

Ejecutivo a adoptar medidas de racionalización de carácter permanente y

sistemático, en los organismos centralizados y Empresas del Estado;

Que dichas medidas deben tender a mejorar la

eficiencia administrativa disminuyendo costos y simplificando los

servicios, en relación con la necesidad y utilidad que tales servicios

prestan;

Que resulta imprescindible el dictado de normas

suficientemente amplias, que permitan adecuarlas a las necesidades de

cada organismo;

Por ello,

El Presidente de la Nación Argentina,

Decreta:

Artículo 1° –Apruébase el adjunto

"Reglamento para Mesa de Entradas, Salidas y Archivo", que forma parte

integrante del presente decreto, cuyo cumplimiento obligatorio y

efectivo en jurisdicción de los Ministerios, Secretarías de Estado

civiles, organismos descentralizados y Empresas del Estado.

Art. 2° –Las normas a que se refiere

el apartado III, punto 9, tendrán vigencia a partir de los sesenta (60)

días de la fecha de publicación del presente decreto.

Art. 3° –Los servicios de Mesas de

Entradas, Salidas y Archivo deberán comunicar, dentro de los sesenta

(60) días, a través del respectivo Servicio de Organización y Métodos,

a la Oficina Nacional del Presupuesto de la Secretaría de Estado de

Hacienda, el haber dado cumplimiento a lo señalado en el Reglamento que

se aprueba.

Art. 4° –Derógase el Anexo III del Decreto N° 15.650/54

Art. 5° –El presente decreto será

refrendado por el señor Ministro Secretario en el Departamento de

Economía y firmado por el señor Secretario de Estado de Hacienda.

Art. 6° –Comuníquese, publíquese,

dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. ILLIA –

Juan C. Pugliese – Carlos A. García Tudero.

REGLAMENTO PARA MESAS DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO

I denominaciones y Funciones

1.En los Ministerios, Secretarías de Estado

Civiles, Entidades Descentralizadas y Empresas del Estado, existirá un

Servicio de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, con la conformidad

orgánico-jerárquica que le asigne la estructura aprobada por el Poder

Ejecutivo, que en el curso de este Reglamento se denominará Servicio de

Mesa de Entradas.

2.Serán funciones del Servicio de Mesa de Entradas:

2.1.Recibir, abrir, clasificar,

registrar, encarpetar, fichar, iniciar el trámite y distribuir las

presentaciones o correspondencia dirigidas al organismo.

2.3.Derivar a las dependencias

encargadas de su clasificación, distribución o guarda, libros, folletos

y demás material impreso que reciba.

2.5.Atender las tareas de

clasificación y distribución de expedientes y demás documentos con

destino a otros organismos de la Administración Pública; así como las

de expedición de correspondencia, encomiendas, etc.

2.7.Intervenir en el trámite

relacionado con el desglose y agregación de actuaciones, vistas y

notificaciones, cuando así se disponga, y en la confección de

providencias, notas y comunicaciones que como consecuencia de ello se

originen.

2.9.Archivar con o sin término y

paralizar con término los expedientes y demás documentos, cuando así lo

disponga autoridad competente, vigilar el orden y la seguridad del

archivo y destruir, conforme a las normas vigentes o a las que

eventualmente se dicten, los documentos que hayan perdido actualidad y

que no tengan validez.

2.11.Proporcionar la información relacionada con el destino de los expedientes en la base de ficheros habilitados al efecto.

2.13.Velar por el cumplimiento de las

disposiciones relativas a impuestos, sellado, aranceles, etc. cuando

tal función se confíe expresamente al respectivo Servicio.

2.15.Vigilar el cumplimiento de las

disposiciones del Presente Reglamento, devolviendo la documentación que

no se ajuste al mismo, haciendo conocer a quien corresponda las

transgresiones o errores que se adviertan, a fin de que sean subsanadas

sin dilaciones.

2.17.Elaborar semestralmente, con

destino a la autoridad superior del organismo, informes, parciales o

totales, relativos a los expedientes en trámite.

II – Recepción de la Documentación

3.El Servicio de Mesa de Entradas verificará

si corresponde la recepción del expediente, conforme al giro. Asimismo,

revisará la foliatura para establecer si su numeración es correlativa.

No dará curso a ningún tipo de documentación que no

se ajuste a las "Normas para la elaboración, redacción y

diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación

administrativos. (Párrafo sustituido por art. 3º delDecreto Nº 333/1985B.O. 20/03/0985. Vigencia: a partir de los cuarenta y cinco (45) días corridos contados desde la fecha de su publicación.)

Para el caso de no corresponder la recepción,

cualesquiera fuesen los motivos, deberá ser devuelto al lugar de

origen, de conformidad con lo determinado en el apartado 2.15.

4.El Servicio de que se trata aceptará la presentación de escritos, siempre que reúnan, como mínimo, las formalidades siguientes:

4.1.Que el asunto corresponda a la jurisdicción del organismo receptor.

4.3.Que el presentante quede claramente identificado.

5.Cuando una presentación no guardare

estilo se abstendrá de registrar y si procediese su rechazo por algún

motivo razonable, será devuelta al interesado, dándole a conocer las

circunstancias de tal proceder, explicando en forma verbal o escrita,

según corresponda, los términos en que deben dirigirse las peticiones,

quejas, etcétera, a las autoridades nacionales.

6.Las tarjetas de acuse recibo para

los interesados se entregarán personalmente a los presentantes, contra

el escrito respectivo como única constancia; con ella podrán solicitar

informes sobre el estado de los expedientes, en los Servicios de Mesa

de Entradas en que se tramiten.

Proviniendo los escritos de otras reparticiones se otorgará la constancia de que se trata, cuando sea solicitada.

Cuando la actuación se inicie por recibo de correspondencia la tarjeta será remitida al interesado por el mismo conducto.

III – Clasificaciones

7.Los documentos que ingresen al Servicio de Mesa de Entradas, se clasificarán en: "Expediente", "Trámites Internos" e "Impresos".

7.1. Expedientes:Se les asignará esta denominación a los escritos cuyo trámite requiera una resolución.

7.3. Trámites Internos:Esta mención

será para aquellos asuntos breves internos y de rutina, cuyo

registración sea indispensable, prohibiéndose el uso de carpeta o

portada; para estos casos se empleará el sistema de registro de

clasificación múltiple.

7.5. Impresos:Comprende todo material

bibliográfico y, además, la información de datos estadísticos por medio

de formularios, derivándose a las dependencias encargadas de su

clasificación, distribución o guarda.

8.Registrará con carácter de

"secreto" o "reservado" la documentación que las autoridades

competentes, de acuerdo a las normas que reglamentan la materia,

hubieran considerado como tales.(Párrafo sustituido por art. 3º delDecreto Nº 333/1985B.O. 20/03/0985. Vigencia: a partir de los cuarenta y cinco (45) días corridos contados desde la fecha de su publicación.)

Las actuaciones de esta índole serán formadas y

registradas con la intervención personal del jefe del respectivo

Servicio o su reemplazante legal. La tramitación de estos documentos se

hará con la seguridad que exige el carácter asignado.

9.El número con que se inicia un

expediente será conservado a través de las actuaciones sucesivas,

cualesquiera sean los organismos que intervengan en su trámite.

Queda prohibido el asentar en el expediente ningún

otro número o sistema de identificación que no sea el asignado por el

organismo iniciador del expediente.

10.Los expedientes serán compaginados

en cuerpos que no excedan de doscientas (200) fojas, salvo los casos en

que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan

un solo texto.

Los documentos que los forman se compaginarán por

orden de fecha, entendiéndose para este fin que se considera como fecha

la otorgada por el Servicio de Mesa de Entradas al producirse la

recepción del escrito.

IV – Foliación

11.Todas las actuaciones deberán foliarse a

tinta, por orden correlativo, utilizándose sello foliador, que se

estampará en el ángulo superior derecho de la foja. La dependencia que

remita una actuación estará obligada a realizar esta operación, la que

será controlada por la dependencia receptora.

11.1.Todas las copias de informes,

disposiciones, resoluciones, decretos, etc., que se agreguen a un

expediente llevarán el mismo número de folio que el original, sin

perjuicio de la numeración de fojas que le corresponda en el orden

correlativo.

11.3.Por ningún motivo podrá ser

alterada la foliatura de las actuaciones, las que se conservarán hasta

la finalización del trámite y período de archivo. Los errores de

foliación deberán ser salvados en la foja erróneamente numerada.

11.5.Toda foja que se incorpore

deberá llevar escrito una sola vez el número de expediente o trámite

interno, el que será transcripto en el ángulo superior derecho.

V – Agregación y Desglose

12.Se establece que el término "Agregar" y

sus derivados indican que un expediente se incorpora a otro para formar

parte del mismo, perdiendo su individualidad propia mientras subsista

tal situación.

Quedan reemplazados los términos de "Acumular sin

Agregar", "Agregar por Cuerda Floja" o "Por Cuerda Separada", por el de

"Agregar sin Acumular".

13. Los expedientes y demás documentos

de una o más fojas que se agreguen a otro conservarán su foliación

original, pero serán considerados como una sola foja a efectos de

integrar el expediente principal. En este caso, la providencia que

disponga la agregación deberá mencionar el número de fojas que integran

el expediente agregado; dejándose constancia en ambos cuerpos y en la

parte correspondiente de la carpeta principal.

Si posteriormente se agregan otros documentos, éstos

se numerarán en la forma indicada en el apartado II, a partir del

número correspondiente a la última foja agregada.

14. Cuando los expedientes vayan

acompañados de antecedentes que por su volumen no puedan ser

incorporados, se confeccionarán tantos paquetes cuantos sean

necesarios, a los que se les pondrá una aclaración que diga: "Anexo

N°...al expediente N°..." y sobre la carpeta del expediente se anotará

"Con ...Anexos".

15.Preferentemente la tarea de

"agregación" será efectuada por el Servicio de Mesa de Entradas; si

fuera dispuesta por dependencias internas, éstas darán cuenta de la

misma, en el día, al Servicio mencionado, para su registro pertinente.

Todas carpeta o portada de un expediente agregada a un principal deberá ser conservada en el cuerpo de las actuaciones.

16.Cuando el desglose sea de un expediente, la providencia mencionará también el número de fojas del mismo.

Toda foja de expediente o documento de cualquier

naturaleza agregada al mismo, sólo podrá ser desglosada previa orden

escrita de autoridad competente, en cuyo caso la providencia que ordene

el desglose deberá indicar claramente el número de fojas a retirar y el

motivo que haya habido para hacerlo.

17.Si se considera que la foja o

fojas desglosadas tienen importancia para el trámite posterior del

expediente, se dejará copia autenticada de las mismas; en caso

contrario, se utilizará un formulario que se intercalará en reemplazo

de la documentación desglosada y que contendrá la numeración de la foja

donde se encuentra la providencia que ordenó el desglose, la mención

del contenido de la desglosada y demás datos necesarios para su

individualización.

18.Los desgloses de expedientes y de trámites internos observarán el procedimiento señalado en el apartado 15.

19.Cuando se inician expedientes y

trámites internos con fojas desglosadas, éstas serán precedidas de una

constancia expedida por el Servicio de Mesa de Entradas, con la mención

de las actuaciones del cual proceden, de la cantidad de fojas con que

se inicia el nuevo y las razones que haya habido para hacerlo.

20.Cuando se reciba un escrito de

cualquier índole, que se refiera a un expediente en trámite en

dependencias internas, debe registrarse como "Corresponde" del mismo y

sin carpeta ni providencia se remitirá para agregarse a sus

antecedentes.

Si el expediente a que se refiere el escrito hubiera

salido del organismo, se girará a la dependencia interna que haya

tenido la última intervención en el expediente principal, la que

indicará el procedimiento a seguir.

VI – Control de Trámite y Elementos

21.El Servicio de Mesa de Entradas, una vez

registrado el ingreso y girados los expedientes, mantendrá actualizado

el movimiento de los mismos en las fichas de trámite, sobre la base de

comunicaciones, remitos, etc., que las distintas dependencias deberán

hacerles conocer en el día.

22.A fin de obviar giros

innecesarios, las dependencias internas, cuando reciban expedientes en

los que no les corresponda intervenir, los remitirán directamente a la

dependencia que competa, dando cuenta de ello al Servicio de Mesa de

Entradas, para registro de su nuevo destino.

23.Para su desenvolvimiento los Servicios de Mesa de Entradas utilizarán los siguientes elementos:

23.1.Carpeta o portada.

23.3.Ficha numérica.

23.5.Ficha alfabética.

23.7.Tarjeta para el interesado.

23.9.Planilla giro del expediente.

24.Sin perjuicio de los citados

elementos podrán utilizarse otros que surjan de acuerdo con el estudio

que se efectúe, conforme a las normas y procedimientos vigentes sobre

formularios.

VII – Informes, Vistas y Notificaciones

25.Los informes sobre el estado de los

asuntos en trámite deberán limitarse a la indicación de la dependencia

donde se hallen radicados.

En ningún caso –salvo orden escrita de autoridad

competente– debe darse conocimiento o noticias sobre el contenido de

las actuaciones.

26.Sólo podrán tomar vistas los

interesados o sus apoderados y/o representantes legales, previa

comprobación de la representación que invistan y registro de sus

poderes, cuando así corresponda. Si las vistas fueran dispuestas de

oficio por necesidad de trámite, serán efectuadas por la dependencia

proveyente. En el caso de vistas solicitadas por los interesados, la

autoridad competente, al concederla, indicará la limitación de la

misma, así como la dependencia encargada de cumplirla.

27.Las notificaciones podrán ser:

27.1.Personales, en cuyo caso los

interesados, sus apoderados y/o representantes legales deberán tomar

conocimiento por escrito de la resolución o providencia resolutiva, en

el expediente que motiva la misma, dejándose las suficientes

constancias del hecho.

27.3.Por carta certificada con aviso

de retorno y otros medios, remitiendo al interesado copia de la

resolución o providencia resolutiva haciendo saber al mismo que se le

da por notificado.

28.Los requerimientos sobre

aplicación de informes, suministros de datos, etc. se harán efectivos

directamente por la dependencia interna proveyente, o, si así se

dispone, por el Servicio de Mesa de Entradas.

29.Cuando razones de urgencia lo

demanden se facilitará la comodidad necesaria para contestar escritos,

tomar apuntes, etc., a los interesados que acudan con motivo de las

disposiciones del presente capítulo.

VIII – Disposiciones Generales

30.Los organismos podrán adecuar este

Reglamento, dando intervención previa al Servicio de Organización y

Métodos jurisdiccional, quien deberá poner en conocimiento de la

Dirección General de Organización y Métodos de la Oficina Nacional del

Presupuesto, las adecuaciones realizadas, a efectos de su posible

aplicación en otros organismos.

31.Los jefes de los Servicios de Mesa

de Entradas, Salidas y Archivo serán directamente responsables del

cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento y de

aquellas normas y procedimientos de adecuación que se adopten.

Antecedentes Normativos

- Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo, Punto 8, primer párrafo sustituido por art. 3º delDecreto Nº 4444/1969B.O. 26/08/1969;

- Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo, Punto 3, segundo párrafo, incorporado por art. 3º delDecreto Nº 4444/1969B.O. 26/08/1969.