LegalizeVerordnung des Bundesministers für Finanzen vom 8. Juni 1980 zur Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Finanzen
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG), BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet:
§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG) und Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Finanzen.
(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind nach Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit:
das Bundesministerium für Finanzen für die Personalverwaltung, die Haushaltsführung sowie das Geld- und Kreditwesen;
die Finanzlandesdirektionen, die Finanzprokuratur, das Hauptpunzierungs- und Probieramt, die Verwertungsstelle des Österreichischen Branntweinmonopols, die Österreichische Glücksspielmonopolverwaltung, das Österreichische Hauptmünzamt, das Österreichische Postsparkassenamt und der Vorsitzende des Vorstandes der Österreichischen Salinen AG für die Personalverwaltung und die Haushaltsführung;
das Bundesrechenamt für die Pensionsangelegenheiten, die Personalverwaltung und die Haushaltsführung;
die Finanzämter und Zollämter für die Abgabenverwaltung;
die Oesterreichische Nationalbank für das Geld- und Kreditwesen.
(3) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind das Bundesrechenamt und die im Abs. 2 genannten Auftraggeber, letztere soweit sie Tätigkeiten im Sinne des § 3 Z 6 DSG verrichten, insbesondere die Eingabe und Abfrage von Daten im Rahmen der Datenfernverarbeitung für sich oder andere Auftraggeber.
Aufgabengebiete
§ 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete bedeuten im Sinne dieser Verordnung:
Personalverwaltung: die Vollziehung des Dienst- und Besoldungsrechtes des Bundes für die aktiven Bundesbediensteten einschließlich der Rechtsvorschriften über die Ausbildung und die Planstellenbewirtschaftung;
Haushaltsführung: die Erstellung des Bundesvoranschlages und die Vollziehung jener Aufgaben, bei denen das Bundesrechenamt gemäß § 2 Abs. 1 Z 9 bis 11 Bundesrechenamtsgesetz, BGBl. Nr. 123/1978, als Verarbeiter mitwirkt;
Geld- und Kreditwesen: die Vollziehung des Geld- und Kreditrechtes einschließlich der Devisenbewirtschaftung, der Währungs- und Kreditpolitik sowie der Vertragsversicherungsaufsicht;
Pensionsangelegenheiten: die Vollziehung des Pensionsrechtes der Bundesbediensteten sowie die Berechnung und Zahlbarstellung der vom Bundespräsidenten gewährten außerordentlichen Versorgungsgenüsse und außerordentlichen Zuwendungen;
Abgabenverwaltung: die in Vollziehung des Abgabenrechtes und des Finanzstrafrechtes wahrzunehmenden Aufgaben.
(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1 DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes Gegenstand eines automationsunterstützten Vorganges sind.
(3) Jedes automationsunterstützt zu vollziehende Aufgabengebiet ist so einzurichten, daß im Außenverhältnis, insbesondere für den Betroffenen, die sachliche und örtliche Zuständigkeit des Auftraggebers gewahrt bleibt. Für die Durchführung von Zusendungen und Zustellungen kann sich der Auftraggeber des Verarbeiters bedienen, soweit dies aus Gründen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit geboten ist.
(4) Umfaßt ein Aufgabengebiet die Auszahlung von Geldleistungen, so endet dieses Aufgabengebiet und damit die Verantwortlichkeit des Auftraggebers für die weitere Verwendung der Daten mit der Übermittlung der Datenträger für den Zahlungsverkehr an eine Kreditunternehmung.
(5) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen vollzogen, so ist sicherzustellen, daß jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit fallenden Daten verfügen kann. Dasselbe gilt, wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet werden.
Grundsätze für die Ermittlung
§ 3. (1) Die Ermittlung der Daten obliegt dem sachlich und örtlich zuständigen Auftraggeber. Er kann sich hiebei des Verarbeiters bedienen, soweit die Ermittlung automationsunterstützt durchgeführt werden kann. Dies ist nur mit Genehmigung des Bundesministeriums für Finanzen zulässig. Bei der Oesterreichischen Nationalbank ist für die Genehmigung das Direktorium zuständig.
(2) Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen derart zu begründen, daß die ersuchte Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung gemäß § 7 DSG beurteilen kann. Die Begründung kann entfallen, wenn die Zulässigkeit der Übermittlung für die ersuchte Stelle offenkundig ist oder anläßlich eines vorangegangenen Amtshilfeersuchens gleicher Art festgestellt wurde.
Grundsätze für die Verarbeitung
§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist bei jedem Verarbeiter nach Maßgabe der von ihm vorzunehmenden Verarbeitungsschritte der gleiche Schutz zu gewähren. Die Daten sind vor Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe zu schützen.
(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen Aufträgen eingegeben werden; die Eingabeprotokolle sind zu überprüfen und aufzubewahren.
(3) Der Vernichtung unbrauchbarer oder nicht mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger hat zumindest ein Bediensteter des Auftraggebers oder des Verarbeiters als Zeuge beizuwohnen.
§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm dies mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich ist, die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch Stichproben zu überprüfen.
(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern. Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen ist.
Grundsätze für die Benützung
§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche Voraussetzung bildet.
(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen.
Grundsätze für die Übermittlung
§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7 Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen bei nachgeordneten Dienststellen eines schriftlichen Auftrages des Dienststellenleiters; der Auftrag kann als Einzel- oder Dauerauftrag erteilt werden. Der Dienststellenleiter kann in der Personal- und Geschäftseinteilung andere Bedienstete zur Auftragserteilung ermächtigen. Bei der Oesterreichischen Nationalbank sind für die Auftragserteilung das Direktorium oder die von ihm ermächtigten Bediensteten zuständig. In den Aufträgen ist anzugeben, auf Grund welcher Bestimmungen des § 7 DSG die Übermittlung zulässig ist. Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2 DSG, ist darzulegen, durch welche gesetzlichen Bestimmungen dem Empfänger jene Aufgaben übertragen sind, zu deren Wahrnehmung die zu übermittelnden Daten eine wesentliche Voraussetzung bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG ist durch den für die Auftragserteilung zuständigen Bediensteten zu prüfen, ob die zur Anonymisierung der Daten getroffenen Maßnahmen ausreichen, daß der Betroffene nicht bestimmt werden kann.
(2) Zur Durchführung von Übermittlungen kann sich der Auftraggeber des Verarbeiters bedienen. Dies ist nur mit Genehmigung des Bundesministeriums für Finanzen zulässig. Bei der Oesterreichischen Nationalbank ist für die Genehmigung das Direktorium zuständig.
(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden, wenn die ersuchende Stelle an der Klärung der für die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls zu ersuchen.
(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten Fällen erfolgen.
(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung über die Empfänger der Daten erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies gilt nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.
Auskunft
§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG darf nur auf Grund eines unbedenklichen Identitätsnachweises erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen.
(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften zustehenden Rechte, wegen überwiegenden öffentlichen Interesses geheimzuhalten:
Daten, die im Zuge eines gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens oder eines Disziplinarverfahrens sowie diesbezüglicher Vorerhebungen ermittelt wurden, solange das Verfahren noch nicht rechtskräftig abgeschlossen ist;
die Empfänger übermittelter Daten, sofern die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens, eines Disziplinarverfahrens oder eines Nachrichtenaustausches gemäß § 114 Bundesabgabenordnung, BGBl. Nr. 194/1961, durchgeführt wurde.
(3) Werden oder wurden Daten übermittelt, so sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger der übermittelten Daten bekanntzugeben. Handelt es sich um Übermittlungen, die im Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens organisatorisch vorgesehen sind, oder verursacht die Feststellung der Empfänger übermittelter Daten im Einzelfall unverhältnismäßig hohe Kosten oder einen nicht zumutbaren Arbeitsaufwand, so sind dem Betroffenen die auf Grund der Verfahrensorganisation bzw. der Sach- und Rechtslage für solche Übermittlungen in Betracht kommenden Empfänger mitzuteilen.
(4) Für die Erteilung einer Auskunft werden folgende pauschalierte Kostenersätze festgelegt:
für jede Auskunft über den aktuellen Stand der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck der Verarbeitung (§ 8 Abs. 2 DSG);
für jede darüber hinausgehende Auskunft 500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen besonders hohen technischen oder organisatorischen Aufwand erfordert, 1 000 S je Zweck der Verarbeitung.
(5) Die im Abs. 4 angeführten Kostenersätze sind nicht zu entrichten,
wenn der Antragsteller nachweist, daß sein monatliches Einkommen die Richtsätze für Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht überschreitet, oder
wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung geringfügig ist.
(6) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen. Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages ist abzusehen, wenn der mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.
(7) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die Auskunftserteilung beginnt erst zu laufen, sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes nachgewiesen wird.
(8) Die Abs. 4 bis 7 sind auf Fälle nicht anzuwenden, in denen durch Rechtsvorschriften des Bundes besondere Auskunftsrechte außerhalb des DSG festgelegt sind.
Richtigstellung und Löschung
§ 9. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt oder gelöscht werden.
(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation und der internen Kontrolle aufbewahrt werden, dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten Datenbestände allfällige Richtigstellungen und Löschungen wirksam bleiben.
Angabe der Registernummer
§ 10. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen, die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer auf jedem Schriftstück anzugeben.
(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels maschinell lesbarer Datenträger, soweit es sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren anzugeben.
(3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des § 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen im Namen mehrerer Auftraggeber, so ist lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber mit dem Zusatz "ua." anzugeben.
Inkrafttreten
§ 11. Diese Verordnung tritt am 1. Jänner 1981 in Kraft. Mit Wirksamkeit vom gleichen Zeitpunkt wird die Verordnung des Bundesministers für Finanzen vom 20. Dezember 1979, BGBl. Nr. 576, aufgehoben.
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