Verordnung des Bundesministers für Inneres vom 23. Juni 1980 zur Durchführung des Datenschutzgesetzes (Erste Datenschutz-Durchführungsverordnung des Bundesministers für Inneres)

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund der §§ 6, 7, 9 und 11 des Datenschutzgesetzes, BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet:

Geltungsbereich

§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung gelten für Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG) und Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) der im Abs. 2 angeführten Behörden und Dienststellen.

(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind nach Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit hinsichtlich der Vollziehung des Bundesministeriengesetzes, BGBl. Nr. 389/1973, Strafregistergesetzes, BGBl. Nr. 277/1968, Tilgungsgesetzes, BGBl. Nr. 68/1972, Kraftfahrgesetzes, BGBl. Nr. 267/1967, Fremdenpolizeigesetzes, BGBl. Nr. 75/1954, Waffengesetzes, BGBl. Nr. 121/1967, Paßgesetzes, BGBl. Nr. 422/1969, Meldegesetzes, BGBl. Nr. 30/1973 und Zivildienstgesetzes, BGBl. Nr. 187/1974, jeweils in der geltenden Fassung:

(3) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind

Aufgabengebiet

§ 2. (1) Verwaltungsangelegenheiten, die auf Grund der im § 1 Abs. 2 angeführten Rechtsvorschriften vollzogen werden und die zueinander in einem engen sachlichen Zusammenhang stehen, bilden ein Aufgabengebiet.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1 DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes Gegenstand eines automationsunterstützten Vorganges sind.

(3) Die automationsunterstützte Vollziehung eines Aufgabengebietes ist so einzurichten, daß im Außenverhältnis, insbesondere für den Betroffenen, die sachliche und örtliche Zuständigkeit des Auftraggebers unberührt bleibt. Mit dem Betroffenen hat ausschließlich der Auftraggeber zu verkehren. Zusendungen dürfen auch durch den Verarbeiter im Namen des Auftraggebers erfolgen, wenn eine diesbezügliche schriftliche Ermächtigung des Auftraggebers vorliegt.

(4) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen vollzogen, so ist sicherzustellen, daß jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit fallenden Daten verfügen kann.

(5) Wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet werden, ist sicherzustellen, daß jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit fallenden Daten verfügen kann.

Grundsätze für die Ermittlung

§ 3. (1) Daten dürfen zum Zwecke des automationsunterstützten Datenverkehrs nur ermittelt werden, wenn dafür eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung besteht, oder soweit dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche Voraussetzung bildet. Auf die Art der ermittelten Daten ist dabei Bedacht zu nehmen.

(2) Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen derart zu begründen, daß die ersuchte Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung gemäß § 7 DSG beurteilen kann. Die Begründung kann entfallen, wenn die Zulässigkeit der Übermittlung für die ersuchte Stelle offenkundig ist oder anläßlich eines vorangegangenen Amtshilfeersuchens gleicher Art festgestellt wurde.

Grundsätze für Verarbeitung

§ 4. (1) Daten sind vor Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe zu schützen, wobei auf die Art der verarbeiteten Daten Bedacht zu nehmen ist.

(2) Bei der Organisation der Verarbeitung ist auf die Unvereinbarkeit von Tätigkeiten Bedacht zu nehmen.

(3) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen oder fernschriftlichen Aufträgen der Auftraggeber verarbeitet werden. Die Aufträge können auch fernmündlich oder im Funkwege ergehen, wenn die kurzfristige Durchführung des Auftrages für die erfolgreiche Durchführung einer Amtshandlung notwendig ist. Die Eingabeprotokolle sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(4) Die Inbetriebnahme von Einrichtungen für die Verarbeitung, insbesondere von Dateneingabe- und -abfragegeräten durch nichtberechtigte Personen ist durch die geeigneten organisatorischen, personellen, technischen und baulichen Maßnahmen zu verhindern.

(5) Die für die Verarbeitung notwendigen Daten und die Programme einschließlich der dazugehörigen Dokumentation sind auch außerhalb der Verarbeitungsstätte gesichert aufzubewahren.

(6) Sofern es technisch und wirtschaftlich vertretbar ist, sind Programme zum Schutz gegen unbefugte Zugriffe einzusetzen.

(7) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger ist sicherzustellen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm das mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich ist, die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber im Rahmen seiner Befugnisse und Möglichkeiten alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebungen raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern. Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen ist.

Vergabe und Übernahme von Verarbeitungen

§ 6. Die Vergabe von Verarbeitungen an andere als die in § 1 Abs. 3 genannten Verarbeiter und die Übernahme von Verarbeitungen anderer als im § 1 Abs. 2 genannten Auftraggeber bedarf der Genehmigung des Bundesministers für Inneres; ein Vertrag gemäß § 13 DSG darf erst nach Erteilung dieser Genehmigung abgeschlossen werden.

Grundsätze für die Benützung

§ 7. (1) Die Benützung der Daten darf nur in der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen. Die Entscheidung hierüber hat der Dienststellenleiter unter Bedachtnahme auf die Art der verarbeiteten Daten zu treffen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 8. (1) Datenübermittlungen durch den Auftraggeber bedürfen, wenn sich die Zulässigkeit der Übermittlung auf § 7 Abs. 2 DSG gründet, einer schriftlichen Genehmigung des Dienststellenleiters, wobei auf die Art der verarbeiteten Daten besonders Bedacht zu nehmen ist. Diese Genehmigung kann für den Einzelfall oder generell erteilt werden. Der Dienststellenleiter kann in der Personal- und Geschäftseinteilung andere Bedienstete zur Erteilung der Genehmigungen ermächtigen.

(2) Einem Ersuchen um Übermittlung von Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden, wenn die ersuchende Stelle an der Klärung der für die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls zu ersuchen.

(3) Die Verarbeiter dürfen Übermittlungen nur über schriftlichen Auftrag und im Namen der Auftraggeber durchführen; der Auftrag kann als Einzel- oder Dauerauftrag erteilt werden.

(4) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung über die Empfänger der Daten erforderlich ist, durch Festhalten der Art der Daten, des Betroffenen und des Empfängers zu protokollieren.

(5) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten Fällen erfolgen.

Datengeheimnis

§ 9. (1) Jeder Dienststellenleiter hat allen Bediensteten, denen in Ausübung ihres Berufes Daten anvertraut werden oder zugänglich sind, vor Aufnahme ihrer Tätigkeit nachweislich zur Kenntnis zu bringen, daß Daten nur zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben zu verwenden und stets vertraulich zu behandeln sind sowie nicht unbefugt beschafft oder geoffenbart werden dürfen.

(2) Personen, denen in Ausübung ihres Berufes Daten anvertraut werden oder zugänglich sind, ohne daß ein Dienstverhältnis zum Bund besteht, sind vor Aufnahme ihrer Tätigkeit zur Einhaltung des Datengeheimnisses schriftlich zu verpflichten.

Auskunft

§ 10. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG ist nur auf Grund eines unbedenklichen Identitätsnachweises und gegen Empfangsbestätigung auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen.

(2) Für die Erteilung einer Auskunft werden folgende pauschalierte Kostenersätze festgelegt:

(3) Die im Abs. 2 angeführten Kostenersätze sind nicht zu entrichten,

(4) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen. Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages ist abzusehen, wenn der mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die Erteilung von Auskünften beginnt erst zu laufen, sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes nachgewiesen wird.

(6) Die Absätze 1 bis 5 sind auf Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften des Bundes besondere Auskunftsrechte außerhalb des DSG festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Richtigstellungen und Löschungen gemäß § 12 DSG hat der Auftraggeber zu veranlassen. Er hat hiebei zu beachten, daß rechtsverbindlich festgestellte Daten nur auf Grund einer Entscheidung des für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt oder gelöscht werden dürfen.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation in der internen Kontrolle aufbewahrt werden, dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Wird bei der Verarbeitung auf die zu Datensicherungszwecken ausgelagerten Datenbestände zurückgegriffen, so ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, daß im Datenbestand erfolgte Richtigstellungen und Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen, die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen auf nur maschinell lesbaren Datenträgern ist die Registernummer entweder auf den Begleitpapieren oder auf dem Datenträger anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. (1) § 10 Abs. 2 bis 6 tritt am Tage nach der Kundmachung in Kraft. Gleichzeitig wird die Verordnung des Bundesministers für Inneres vom 21. Dezember 1979, BGBl. Nr. 579, aufgehoben.

(2) Die übrigen Bestimmungen treten sechs Monate nach Kundmachung in Kraft.