Verordnung der Volksanwaltschaft vom 22. Juli 1980 zur Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich der Volksanwaltschaft (Datenschutz-Durchführungsverordnung der Volksanwaltschaft)

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG), BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet:

Geltungsbereich und Aufgabengebiete

§ 1. Die Bestimmungen dieser Verordnung gelten für die Volksanwaltschaft als Auftraggeber im Sinne des § 3 Z 3 DSG und Verarbeiter, soweit sie Tätigkeiten im Sinne des § 3 Z 6 DSG verrichtet.

§ 2. (1) Die Aufgabengebiete bedeuten im Sinne dieser Verordnung:

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1 DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes Gegenstand eines automationsunterstützten Vorganges sind.

Grundsätze für die Ermittlung und Verarbeitung

§ 3. Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen derart zu begründen, daß die ersuchte Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung gemäß § 7 DSG beurteilen kann.

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist nach Maßgabe der vorzunehmenden Verarbeitungsschritte gleichartiger Schutz zu gewähren. Die Daten sind vor Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen Aufträgen eingegeben werden; die Eingabeprotokolle sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger ist vom Auftraggeber oder Verarbeiter durch entsprechende personelle oder vertragliche Maßnahmen zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm dies mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich ist, die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern. Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung der ihnen in der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7 Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen eines schriftlichen Auftrages des nach der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung zuständigen Organes. Der Auftrag kann als Einzel- oder Dauerauftrag erteilt werden. Im Auftrag ist anzugeben, auf Grund welcher Bestimmungen des § 7 DSG die Übermittlung zulässig ist. Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2 DSG, ist darzulegen, durch welche gesetzlichen Bestimmungen dem Empfänger jene Aufgaben übertragen sind, zu deren Wahrnehmung die zu übermittelnden Daten eine wesentliche Voraussetzung bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG hat der für die Auftragserteilung zuständige Bedienstete zu prüfen, ob die zur Anonymisierung der Daten getroffenen Maßnahmen ausreichen, daß der Betroffene nicht bestimmt werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters bedienen.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden, wenn die ersuchende Stelle an der Klärung der für die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung über die Empfänger der Daten erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies gilt nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG darf nur auf Grund eines Identitätsnachweises erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften zustehenden Rechte, wegen überwiegenden öffentlichen Interesses die Empfänger übermittelter Daten geheimzuhalten, sofern die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens oder eines Disziplinarverfahrens durchgeführt wurde. In anderen Rechtsvorschriften festgelegte Auskunftsbeschränkungen werden hiedurch nicht berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt, so sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger der übermittelten Daten bekanntzugeben. Würde die Feststellung der Empfänger übermittelter Daten im Einzelfall unverhältnismäßig hohe Kosten oder einen im Verhältnis zu den Interessen des Betroffenen nicht zumutbaren Arbeitsaufwand verursachen, insbesondere bei im Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens organisatorisch vorgesehenen Übermittlungen, so sind den Betroffenen die auf Grund der Verfahrensorganisation oder der Sach- und Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger mitzuteilen.

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im Sinne des § 11 Abs. 1 DSG werden folgende pauschalierte Kostenersätze festgelegt:

(2) Die in Abs. 1 angeführten Kostenersätze sind nicht zu entrichten:

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages ist abzusehen, wenn der gemäß Abs. 3 mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die Erteilung von Auskünften beginnt erst zu laufen, sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes nachgewiesen wird.

§ 10. Die Bestimmungen der §§ 8 und 9 sind auf die Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften des Bundes besondere Auskunftsrechte außerhalb des Datenschutzgesetzes festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt oder gelöscht werden.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation und der internen Kontrolle aufbewahrt werden, dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten Datenbestände allfällige Richtigstellungen und Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen, die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels maschinell lesbarer Datenträger, soweit es sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren anzugeben.

(3) Erfolgte eine Übermittlung im Sinne des § 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen im Namen mehrerer Auftraggeber, so ist lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber mit dem Zusatz "ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. § 9 tritt am Tage nach der Kundmachung in Kraft, die übrigen Bestimmungen treten sechs Monate nach ihrer Erlassung in Kraft.