Verordnung des Bundesministers für Finanzen über das Budget- und Personalcontrolling (Controllingverordnung)

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund des § 15a Abs. 2 des Bundeshaushaltsgesetzes, BGBl. Nr. 213/1986, in der Fassung des Bundesgesetzes BGBl. I Nr. 30/1999 wird verordnet:

Ziele und Aufgaben

§ 1. (1) Zur Erreichung der Ziele der Haushaltsführung gemäß § 2 des Bundeshaushaltsgesetzes und der Einhaltung des jeweiligen Bundesvoranschlages ist ein Budget- und Personalcontrolling einzurichten und durchzuführen, das die Steuerung des Ressourceneinsatzes (Personal- und Sachmittel) unterstützt. Durch das Budget- und Personalcontrolling sollen möglichst frühzeitig die finanziellen Auswirkungen von Planungs-, Entscheidungs- und Vollzugsprozessen sowie wesentliche Änderungen der Entwicklung der veranschlagten Einnahmen und Ausgaben und der ausgabenwirksamen Personalkapazität erkennbar und Vorschläge für die erforderlichen Steuerungsmaßnahmen ausgearbeitet werden.

(2) Das Budget- und Personalcontrolling hat insbesondere die Ergebnisse der Haushaltsverrechnung und der Personalinformationssysteme laufend zu beobachten und zu analysieren. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, daß Daten aus Leistungsstatistiken und Betriebsabrechnungen gemäß § 82 Abs. 2 des Bundeshaushaltsgesetzes mit den Daten des Budget- und Personalcontrolling zusammengeführt und Kennzahlen für zeitliche, interne und externe Vergleiche erstellt werden können, sodaß die Steuerung des Ressourceneinsatzes unterstützt wird.

(3) Im Rahmen des Budget- und Personalcontrollings sind regelmäßig Berichte gemäß § 8 zu erstatten.

Ziele und Aufgaben

§ 1. (1) Zur Erreichung der Ziele der Haushaltsführung gemäß § 2 des Bundeshaushaltsgesetzes und der Einhaltung des jeweiligen Bundesvoranschlages ist ein Budget- und Personalcontrolling einzurichten und durchzuführen, das die Steuerung des Ressourceneinsatzes (Personal- und Sachmittel) unterstützt. Durch das Budget- und Personalcontrolling sollen möglichst frühzeitig die finanziellen Auswirkungen von Planungs-, Entscheidungs- und Vollzugsprozessen sowie wesentliche Änderungen der Entwicklung der veranschlagten Einnahmen und Ausgaben und der ausgabenwirksamen Personalkapazität erkennbar und Vorschläge für die erforderlichen Steuerungsmaßnahmen ausgearbeitet werden.

(2) Das Budget- und Personalcontrolling hat insbesondere die Ergebnisse der Haushaltsverrechnung und der Personalinformationssysteme laufend zu beobachten und zu analysieren. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, daß Daten aus Leistungsstatistiken und Betriebsabrechnungen gemäß § 82 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes mit den Daten des Budget- und Personalcontrolling zusammengeführt und Kennzahlen für zeitliche, interne und externe Vergleiche erstellt werden können, sodaß die Steuerung des Ressourceneinsatzes unterstützt wird.

(3) Im Rahmen des Budget- und Personalcontrollings sind regelmäßig Berichte gemäß § 8 zu erstatten.

Begriffsbestimmungen

§ 2. (1) Budgetcontrolling gemäß § 15a des Bundeshaushaltsgesetzes umfaßt alle Maßnahmen, die der Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle des Bundeshaushaltes dienen.

(2) Das Personalcontrolling gemäß § 15a des Bundeshaushaltsgesetzes unterstützt die Planung, Steuerung und Kontrolle der ausgabenwirksamen Personalkapazität.

Organisation und Durchführung

§ 3. (1) Das Budget- und Personalcontrolling ist eine Aufgabe der Haushaltsführung. Die haushaltsleitenden Organe gemäß § 5 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes und die gemäß § 5 Abs. 5 des Bundeshaushaltsgesetzes bestellten Haushaltsreferenten haben im Rahmen ihres Wirkungsbereiches an dieser Aufgabe mitzuwirken. Die anweisenden Organe gemäß § 5 Abs. 2 des Bundeshaushaltsgesetzes haben die Haushaltsreferenten beim Budget- und Personalcontrolling zu unterstützen. Die Buchhaltungen haben am Budget- und Personalcontrolling mitzuwirken.

(2) Das Budget- und Personalcontrolling ist jedenfalls für den Wirkungsbereich eines haushaltsleitenden Organs und für dessen anweisende Organe einzurichten und nach den im jeweiligen Bundesfinanzgesetz vorgesehenen Kapiteln zu gliedern. Für Organisationseinheiten gemäß § 17a Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes ist ergänzend zum Budget- und Personalcontrolling jedenfalls eine Leistungsstatistik gemäß § 6 zu führen.

(3) Für die Durchführung des Budget- und Personalcontrollings ist die jeweils zur Verfügung stehende Informationstechnologie zu nutzen. Die erforderlichen Daten für das Budget- und Personalcontrolling sind insbesondere dem Budgetverrechnungsinformationssystem (BVI) und den Personalinformationssystemen zu entnehmen.

(4) Allfällige im Vergleich zu den §§ 4 und 5 weitere oder tiefer gegliederte Inhalte des Budget- und Personalcontrollings sind von den haushaltsleitenden Organen zu koordinieren.

Organisation und Durchführung

§ 3. (1) Das Budget- und Personalcontrolling ist eine Aufgabe der Haushaltsführung. Die haushaltsleitenden Organe gemäß § 5 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes und die gemäß § 5 Abs. 5 des Bundeshaushaltsgesetzes bestellten Haushaltsreferenten haben im Rahmen ihres Wirkungsbereiches an dieser Aufgabe mitzuwirken. Die anweisenden Organe gemäß § 5 Abs. 2 des Bundeshaushaltsgesetzes haben die Haushaltsreferenten beim Budget- und Personalcontrolling zu unterstützen.

(2) Das Budget- und Personalcontrolling ist jedenfalls für den Wirkungsbereich eines haushaltsleitenden Organs und für dessen anweisende Organe einzurichten und nach den im jeweiligen Bundesfinanzgesetz vorgesehenen Kapiteln zu gliedern. Für Organisationseinheiten gemäß § 17a Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes ist ergänzend zum Budget- und Personalcontrolling jedenfalls eine Leistungsstatistik gemäß § 6 zu führen.

(3) Für die Durchführung des Budget- und Personalcontrolling ist die jeweils zur Verfügung stehende Informationstechnologie zu nutzen. Die erforderlichen Daten für das Budget- und Personalcontrolling sind insbesondere den Haushaltsinformationssystemen, den Personalinformationssystemen oder anderen Systemen zu entnehmen.

(4) Allfällige im Vergleich zu den §§ 4 und 5 weitere oder tiefer gegliederte Inhalte des Budget- und Personalcontrollings sind von den haushaltsleitenden Organen zu koordinieren.

Durchführung Budgetcontrolling

§ 4. (1) Das Budgetcontrolling hat die Ausgaben und Einnahmen des allgemeinen Haushalts jeweils für den Berichtsmonat im Vergleich zum Vorjahresmonat, für die Monate des laufenden Finanzjahres kumuliert im Vergleich zur Vorjahresperiode und die des gesamten Vorjahres im Vergleich zum Bundesvoranschlag sowie eine voraussichtliche Entwicklung (Prognose) der Ausgaben und Einnahmen für das laufende Finanzjahr darzustellen. Die vergleichsweise Darstellung hat in absoluten und in relativen Zahlen zu erfolgen. Die Ausgaben und Einnahmen sind in Millionen Schilling mit drei Dezimalstellen anzuführen.

(2) Die Ausgaben sind zu gliedern in

(3) Die Einnahmen sind in zweckgebundene und sonstige zu gliedern.

(4) Die Ausgaben und Einnahmen des laufenden Finanzjahres sind als Hundertsatz des Bundesvoranschlages darzustellen. Die Ausgaben und Einnahmen des Vorjahres sind als Hundertsatz des gesamten Vorjahreserfolges darzustellen. Die Hundertsätze haben zwei Dezimalstellen aufzuweisen.

Durchführung Budgetcontrolling

§ 4. (1) Das Budgetcontrolling hat die voraussichtliche Entwicklung (Prognose) der Ausgaben und Einnahmen des allgemeinen Haushaltes jeweils für das laufende Finanzjahr darzustellen und diese den veranschlagten Ausgaben und Einnahmen gegenüberzustellen. Der Differenzbetrag zwischen veranschlagten Beträgen und Prognose (Abweichungsbetrag) ist betragsmäßig darzustellen. Die Ausgaben und Einnahmen sind in Millionen Euro mit mindestens einer Dezimalstelle anzuführen.

(2) Die Ausgaben sind zu gliedern in

(3) Zweckgebundene und sonstige Einnahmen können grundsätzlich zusammengefasst werden. Ergeben sich Änderungen sind die Einnahmen in zweckgebundene und sonstige zu gliedern. Ergeben sich Änderungen bei den zweckgebundenen Einnahmen, sind die korrespondierenden Ausgaben gesondert darzustellen.

(4) Allfällige Abweichungen bei den Personalausgaben, Gesetzlichen Verpflichtungen, Ermessensausgaben und Einnahmen gegenüber dem jeweils gültigen Bundesvoranschlag sind entsprechend der in der Anlage 2 enthaltenen Übersicht betragsmäßig darzustellen und zu erläutern.

(5) Weiters ist entsprechend der Anlage 2 darzustellen, ob und in welcher Höhe die Abweichungen zum Bundesvoranschlag durch Umschichtungen zwischen einzelnen Budgetkapiteln, aus Pauschalvorsorgen oder durch Rücklagenentnahmen bedeckt oder inwieweit Minderausgaben oder Mehreinnahmen für Rücklagenzuführungen verwendet werden.

(6) Falls sich die Höhe von erwarteten Abweichungen nur ungenügend genau einschätzen lässt, ist in der Tabelle laut Anlage 2 neben dem geschätzten Abweichungsbetrag eine Bandbreite (Minimal- und Maximalbetrag) anzugeben, in dem die erwartete Abweichung wahrscheinlich liegen wird.

(7) Alle weiteren bekannten, in der Tabelle laut Anlage 2 wegen geringer Eintrittswahrscheinlichkeit nicht erfassten Abweichungen sind als Risiken oder als Chancen zu melden und deren geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit und betragliche Höhe dem Bundesminister für Finanzen bekanntzugeben. Für die elektronische Erfassung von Risiken und Chancen werden vom Bundesminister für Finanzen die entsprechenden elektronischen Vorlagen bereitgestellt.

Durchführung Personalcontrolling

§ 5. (1) Das Personalcontrolling hat die Entwicklung der ausgabenwirksamen Personalkapazität für den Berichtsmonat im Vergleich zum Vorjahresmonat und für die Monate des laufenden Jahres kumuliert im Vergleich zur Vorjahresperiode, jeweils getrennt nach Unterteilungen und im Vergleich zu den gesetzten Zielen, darzustellen. Sie ist in der vergleichsweisen Darstellung in absoluten und in relativen Zahlen anzuführen.

(2) Die ausgabenwirksame Personalkapazität ist die auf Vollbeschäftigung umgerechnete Anzahl der Beschäftigungsverhältnisse, für die Leistungsentgelt bezahlt wird.

Leistungsdaten

§ 6. Die Leistungsdaten der Verwaltung und Gerichtsbarkeit werden in der Leistungsstatistik zuzüglich ihrer mengen- oder wertmäßigen (nach Stück- und Zeiteinheit) sowie ihrer qualitativen Merkmale dargestellt.

Budget- und Personalcontrolling von Maßnahmen

§ 7. (1) Die finanziellen Auswirkungen von Maßnahmen gemäß § 14 und § 15 des Bundeshaushaltsgesetzes und Vorhaben gemäß § 23 des Bundeshaushaltsgesetzes sowie sonstigen geldwirksamen Entscheidungen sind gesondert zu beobachten, in Bezug zum Bundesvoranschlag zu setzen und bei Abweichungen von diesem in der Abweichungsanalyse zu interpretieren. Gleiches gilt für allfällige Entwicklungen, die bei der Erstellung des Bundesvoranschlages nicht vorhersehbar waren.

(2) Ergibt sich aus dem Budget- und Personalcontrolling gemäß Abs. 1, daß außer- oder überplanmäßige Ausgaben oder Mehr- oder Mindereinnahmen zu erwarten sind, sind diese in den Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung gemäß § 8 Abs. 2 unter Angabe von Mengendaten aus der Leistungsstatistik oder von Hilfsgrößen darzustellen.

Berichtswesen und Berichterstattung

§ 8. (1) Die anweisenden Organe sowie die gemäß § 17a des Bundeshaushaltsgesetzes bestimmten Organisationseinheiten des Bundes haben dem zuständigen Haushaltsreferenten zumindest quartalsweise einen Bericht über die laufende und voraussichtliche Entwicklung der Ausgaben und Einnahmen gemäß § 4 Abs. 1 sowie der ausgabenwirksamen Personalkapazität gemäß § 5 Abs. 2 zu übermitteln.

(2) Die Berichte haben neben den zahlenmäßigen Darstellungen eine Abweichungsanalyse, Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung (Prognose) der Ausgaben und Einnahmen des laufenden Finanzjahres sowie bei Abweichungen vom Bundesvoranschlag oder von der geplanten ausgabenwirksamen Personalkapazität Vorschläge für Steuerungsmaßnahmen zu enthalten.

(3) Die Haushaltsreferenten haben die Vollständigkeit und Plausibilität der Berichte zu überprüfen und gegebenenfalls ergänzende Unterlagen und Erläuterungen anzufordern.

(4) Die haushaltsleitenden Organe haben die Berichte kapitelweise zusammenzufassen und quartalsweise bis zum 15. des Folgemonats, den

Berichtswesen und Berichterstattung

§ 8. (1) Die anweisenden Organe sowie die gemäß § 17a des Bundeshaushaltsgesetzes bestimmten Organisationseinheiten des Bundes haben dem zuständigen Haushaltsreferenten monatlich einen Bericht über die laufende und voraussichtliche Entwicklung der Ausgaben und Einnahmen gemäß § 4 sowie der ausgabenwirksamen Personalkapazität gemäß § 5 zu übermitteln. Wenn es zweckmäßig ist und die Prognosequalität nicht beeinträchtigt wird, kann dieser Termin gemäß § 10 Abs. 2 Z 3 auf quartalsmäßig umgestellt werden. Der erste Bericht des laufenden Jahres ist für die Monate Jänner bis März entsprechend Abs. 4 zu erstellen.

(2) Die Berichte haben neben den zahlenmäßigen Darstellungen eine Abweichungsanalyse, Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung (Prognose) der Ausgaben und Einnahmen des laufenden Finanzjahres sowie bei Abweichungen vom Bundesvoranschlag oder von der geplanten ausgabenwirksamen Personalkapazität Vorschläge für Steuerungsmaßnahmen zu enthalten.

(3) Die Haushaltsreferenten haben die Vollständigkeit und Plausibilität der Berichte zu überprüfen und gegebenenfalls ergänzende Unterlagen und Erläuterungen anzufordern.

(4) Die haushaltsleitenden Organe haben die Berichte kapitelweise zusammenzufassen und monatlich bis zum 2. Arbeitstag des Folgemonats an den Bundesminister für Finanzen auf elektronischem Weg mittels des Planungs-, Budgetierungs- und Controlling – Tools des Bundes weiterzuleiten. Vom Bundesminister für Finanzen werden dafür die notwendigen Erfassungsblätter in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Weiters wird ergänzend vom Bundesminister für Finanzen die Möglichkeit zur elektronischen Erfassung und Übermittlung von Risiken und Chancen sowie von zusätzlichen schriftlichen Erläuterungen der Controlling-Meldungen geschaffen. Dem Bundesminister für Finanzen sind bei erwarteten Abweichungen vom Bundesvoranschlag auf Anforderung weitere Auskünfte und Unterlagen zu den Ursachen dieser Abweichungen zur Verfügung zu stellen.

Instrumente

§ 9. Instrumente für das Budget- und Personalcontrolling sind insbesondere:

Spezifische Controllingkonzepte

§ 10. (1) Jedes haushaltsleitende Organ hat innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten dieser Verordnung für seinen Wirkungsbereich ein Konzept für das Budget- und Personalcontrolling zu erstellen und die Umsetzung anzuordnen.

(2) Die Anordnung über das ressortspezifische Budget- und Personalcontrolling hat insbesondere folgende Regelungen zu enthalten:

(3) Nach wesentlichen, die Struktur- und die Zuständigkeitsbereiche der Bundesministerien betreffenden Änderungen des Bundesministeriengesetzes 1986, BGBl. Nr. 76, in der Fassung BGBl. I Nr. 113/1997 oder wesentlichen Reorganisationsänderungen des haushaltsleitenden Organs sind innerhalb von sechs Monaten Anpassungen der spezifischen Controllingkonzepte vorzunehmen.

Spezifische Controllingkonzepte

§ 10. (1) Jedes haushaltsleitende Organ hat für seinen Wirkungsbereich ein Konzept für das Budget- und Personalcontrolling zu erstellen und die Umsetzung anzuordnen.

(2) Die Anordnung über das ressortspezifische Budget- und Personalcontrolling hat insbesondere folgende Regelungen zu enthalten: