Verordnung des Bundesministers für Wissenschaft und Verkehr über die Grundsätze für eine Kostenrechnung an den Universitäten und den Universitäten der Künste (Kostenrechnungsverordnung)

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund

Allgemeine Bestimmungen

§ 1. (1) Die Universitäten und Universitäten der Künste haben eine Kosten- und Leistungsrechnung zu führen.

(2) Für die Universitäten (UOG 1993) und die Universitäten der Künste (KUOG) wird in weiterer Folge im Text der Verordnung der Begriff „Universitäten“ verwendet.

(3) Die Kosten- und Leistungsrechnung dient der Ermittlung der Art der Kosten und der Kostenstrukturen, der Kosten nach Organisationseinheiten, der mit der Erstellung und Erbringung der universitären Leistungen verbundenen Kosten und der daraus resultierenden Erlöse.

§ 2. Die Universitäten haben im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung folgende Rechnungssysteme zu führen:

§ 3. (1) Als Kosten sind die in der Abrechnungsperiode im Rahmen der Erstellung und Erbringung der Leistungen anfallenden, in Geld bewerteten Einsätze und Verbräuche von Wirtschaftsgütern und Dienstleistungen zu sehen. Die Kosten sind zeitlich, sachlich und kalkulatorisch abzugrenzen.

(2) Als Leistungen sind die im Rahmen der Aufgabenbesorgungen erstellten und bewerteten periodengerechten Sach- und Dienstleistungen anzusetzen. Den Leistungen sind auch allenfalls innerbetrieblich für andere Organisationseinheiten erbrachte Leistungen zuzurechnen.

(3) Die für entgeltlich erbrachte Leistungen erzielten Erlöse sind auf Basis der Ertragskonten zu erfassen, wobei diejenigen Erträge, die keine ertragsgleichen Erlöse darstellen, zeitlich und sachlich abzugrenzen sind.

§ 4. (1) Für die Bewertung der Kosten sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Tagespreise oder Standardpreise in Schillingwährung (ab 1. Jänner 2002 in Euro) heranzuziehen.

(2) Die Bewertung der entgeltlichen Leistungen hat nach den erzielten Erlösen, die der nicht entgeltlichen Leistungen nach deren Kosten zu erfolgen.

(3) Die innerbetrieblichen Leistungen sind nach den dafür üblichen Marktpreisen, mit den Kosten oder mit festgelegten Verrechnungssätzen zu bewerten.

(4) Für gleichartige Güter und Leistungen sind gleichartige Bewertungssätze heranzuziehen.

Kostenartenrechnung

§ 5. (1) Die Kostenarten bauen auf den Aufwandskonten auf und sind zumindest in den folgenden Kostenartengruppen zusammenzufassen:

(2) Bei Bedarf können weitere Kostenartengruppen eingerichtet werden, die aus einer Aufgliederung der in den §§ 6 bzw. 7 beschriebenen Kostenartengruppen hervorgehen.

(3) Aufwände, die in keiner Beziehung bzw. in keiner üblichen Beziehung zur Erstellung und Erbringung der Leistungen stehen oder infolge ihres außergewöhnlichen Charakters keinen direkten Zusammenhang dazu aufweisen, sind als neutrale Aufwände auszuscheiden.

(4) Im Wege der zeitlichen Abgrenzung sind die Aufwände der entsprechenden Periode zuzurechnen bzw. periodengerecht aufzuteilen. So sind Aufwände, die zu einer kommenden bzw. abgelaufenen Abrechnungsperiode gehören, und Anzahlungen, Vorauszahlungen und Abrechnungen für frühere Perioden zeitlich abzugrenzen.

§ 6. Als Personalkosten sind folgende Kosten zu erfassen:

§ 7. Als Laufende Betriebskosten sind die zur Erstellung und Erbringung der Leistungen und zur Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft erforderlichen verbleibenden Kosten anzusetzen. Darunter sind die Material-, Energie-, Instandhaltungs- und Fremdleistungskosten und die öffentlichen Abgaben zu verstehen. Zu den Fremdleistungskosten zählen insbesondere Transportkosten, Kosten der Nachrichtenübermittlung und Informationsbereitstellung, Miet- und Pachtzinse sowie sonstige Leistungen von Firmen, juristischen Personen und Einzelpersonen.

§ 8. (1) Kosten, denen in der laufenden Verrechnung keine Aufwände oder Aufwände in anderer Höhe gegenüber stehen, sind als kalkulatorische Kosten zu führen („Zusatzkosten“ bzw. „Anderskosten“).

(2) An kalkulatorischen Kosten sind zumindest die kalkulatorischen Abschreibungen der Anlagegüter, die den Leistungszwecken dienen, und die kalkulatorischen Mieten für Gebäude, für die keine Miete anfällt oder deren Miete nicht von der Universität getragen wird, anzusetzen. Als Basis für die kalkulatorischen Abschreibungen dienen die Anschaffungswerte bzw. die Herstellungskosten und die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Als Grundlage für die kalkulatorischen Mieten sind die durchschnittlichen ortsüblichen Mietensätze bzw. die Mietensätze der Bundesimmobiliengesellschaft heranzuziehen.

Kostenstellenrechnung

§ 9. (1) Bei der Bildung der Kostenstellen muss die Abgrenzung zu den anderen Teilbereichen der Universität funktional, organisatorisch und räumlich gegeben sein. Die Beeinflussbarkeit der Kosten muss auch in diesem Bereich gewährleistet sein und die Erfassung der Kosten soll weitestgehend durch die direkte Zuordnung zu einer Kostenstelle erfolgen.

(2) Die Kostenstellen sind entsprechend einer weitgehend harmonisierten überuniversitären Struktur mit Kostenstellennummern zu versehen.

§ 10. (1) Entsprechend den Organisationseinheiten sind Kostenstellen in Form von Hauptkostenstellen (wie Institute, Kliniken), Hilfskostenstellen (Dienstleistungseinrichtungen, Organe, abrechnungstechnische Stellen, Objekte) und Nebenkostenstellen (in keinem direkten Zusammenhang mit den originären Aufgabenstellungen) einzurichten.

(2) Die Kostenstellen sind in Kostenstellenverzeichnissen, in denen der genaue Verantwortungsbereich für jede einzelne Kostenstelle und deren Verhältnis zu den anderen Kostenstellen festzulegen ist, festzuhalten. Die Universitäten haben hierbei für gleichartige Organisationseinrichtungen eine universitätsübergreifende weitgehend harmonisierte Systematik vorzusehen.

(3) Für die erste Stelle der sechsstelligen Kostenstellennummer steht, falls eine Hauptkostenstelle vorliegt, der Ziffernbereich null bis vier zur Verfügung, für die Hilfskostenstellen der Bereich fünf bis acht und für die Nebenkostenstellen hat die erste Stelle auf die Ziffer neun zu lauten.

§ 11. (1) Als Hauptkostenstellen sind jene Kostenstellen festzuschreiben, die ausschließlich oder in überwiegendem Ausmaße in unmittelbarem Bezug zur Erstellung und Erbringung der universitären Leistungen stehen.

(2) Als Hilfskostenstellen sind jene Kostenstellen festzulegen, die ausschließlich oder in überwiegendem Ausmaße Leistungen im Gemeinkostenbereich für andere Kostenstellen erbringen bzw. für den gesamten oder für einen Teilbereich einer Dienststelle tätig sind und zur Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit der Hauptkostenstellen dienen.

(3) Als Nebenkostenstellen sind jene Kostenstellen festzulegen, die Leistungen erbringen, die nicht mit dem Hauptzweck der Universität im direkten Zusammenhang stehen und nicht den originären Aufgabenstellungen zuzurechnen sind.

§ 12. (1) Die Belastung der Kostenstellen mit den angefallenen Kosten und die Zuweisung der Erlöse hat grundsätzlich direkt zu erfolgen (Kostenstelleneinzelkosten/-erlöse).

(2) Ist eine direkte verursachungsgerechte Zurechnung nicht bzw. nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, so sind die Kosten auf indirekte Weise (Kostenstellengemeinkosten) im Wege von Hilfskostenstellen zu erfassen. Dementsprechend ist auch bei den Erlösen zu verfahren.

(3) Die abrechnungstechnischen Hilfskostenstellen sind verursachungsgerecht, im Ausmaß ihrer Leistungsinanspruchnahme oder Nutzung, auf die inanspruchnehmenden Kostenstellen umzulegen. Der Umfang der Umlage der verbleibenden Hilfskostenstellen liegt im Ermessen der jeweiligen Universität.

§ 13. Für die Verrechnung einzelner gesonderter Leistungen, die von einer Organisationseinheit für eine andere Organisationseinheit innerbetrieblich außerhalb der regelmäßigen Leistungen im Gemeinkostenbereich erbracht werden, können die entsprechenden Kosten- bzw. Erlösarten zur Darstellung der innerbetrieblichen Kosten (Belastung der empfangenden Kostenstelle) bzw. der innerbetrieblichen Leistungen (Entlastung der Leistenden) vorgesehen werden.

Umfang, Organisation und Ausgestaltung der Kosten- und Leistungsrechnung

§ 14. Die Kosten- und Leistungsrechnung an den Universitäten ist als „IST-Kostenrechnung“ zu führen, indem sämtliche in der Abrechnungsperiode angefallenen Kosten und Erlöse zu verrechnen sind. Sie kann bei Bedarf als zukunftsorientiertes Planungsinstrument zu einer Sollkostenrechnung ausgestaltet werden.

§ 15. (1) Die laufende Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung hat durch die Buchhaltungen im Rahmen der von ihnen zu besorgenden Verrechnungsaufschreibungen zu erfolgen.

(2) Die Erfassung der Daten erfolgt grundsätzlich im Wege der Erlassung der Zahlungs- und Verrechnungsaufträge, die an die Buchhaltungen weiterzuleiten sind. Wenn die erforderlichen Daten in diesem Rahmen nicht erfasst werden können, so sind sie gesondert festzustellen.

§ 16. (1) Die von den Universitäten zu führende Kosten- und Leistungsrechnung, die gemäß § 14 zumindest als IST-Kostenrechnung unter Einbeziehung aller in der Abrechnungsperiode angefallenen Kosten vergangenheitsbezogen abläuft, hat auf der Simultanität der Verrechnungskreise der Bestands- und Erfolgsverrechnung und der Betriebsabrechnung aufzubauen.

(2) Die Abrechnungsperiode umfasst grundsätzlich das Finanzjahr, wobei aber zur Erhöhung des Informationsgehaltes auch kürzere Perioden oder aber aus Gründen der Abrechnung von längerwährenden Einzelleistungen (Kostenträger) auch über das Rechnungsjahr hinausgehende Perioden eingerichtet werden können.

§ 17. (1) Die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung sind auszuwerten, wobei vor allem die Kostenstruktur, die erbrachten Leistungen, der erzielte Nutzen (Erlös) sowie die Entwicklung zu den Vorperioden zu untersuchen sind. Hierzu ist ein ergänzendes inneruniversitäres Berichtswesen in Form eines Kennzahlensystems, das unter anderem nach Möglichkeit die Zusammenhänge zwischen Leistungen und Kosten darstellt, sowie Zeit- und Organisationsvergleiche zulässt, aufzubauen.

(2) Die festgelegten Gliederungen, Zuordnungen und Aufteilungsschlüssel sind schriftlich festzuhalten und als Verrechnungsunterlagen aufzubewahren.