LegalizeVerordnung des Bundesministers für Finanzen über die Einrichtung eines Beschaffungscontrollings in der Bundesbeschaffung GmbH (Beschaffungscontrolling-Verordnung)
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund des § 2 Abs. 2 Z 7 und Abs. 3 des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz), BGBl. I Nr. 39/2001, zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 99/2002, wird verordnet:
Ziele und Aufgaben
§ 1. (1) Zur Erreichung der Ziele gemäß § 2 des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) hat die Bundesbeschaffung GmbH (im Folgenden BB-GmbH) ein Beschaffungscontrolling einzurichten und durchzuführen, das die Optimierung der Einkaufsbedingungen des Bundes nach wirtschaftlichen und qualitativen Kriterien unterstützt.
(2) Das Beschaffungscontrolling hat insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen:
Bereitstellung der für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Beschaffungswesens des Bundes erforderlichen Informationen einschließlich der Bereitstellung von Informationen über die Entwicklung der Beschaffungsmärkte sowie über die Beurteilung der Einkaufspotenziale,
Sicherstellung eines Vertragsmanagements,
frühzeitige Erkennung von Abweichungen, Chancen und Risiken durch laufende Soll-Ist-Vergleiche,
systematische Suche und Feststellung von Abweichungsursachen und Anregung von Gegensteuerungsmaßnahmen sowie
Erstellung regelmäßiger Berichte.
Begriffsbestimmungen
§ 2. Im Geltungsbereich dieser Verordnung sind folgende Begriffsbestimmungen maßgebend:
Beschaffungsgruppen sind die in der Verordnung des Bundesministers für Finanzen zur Bestimmung jener Güter und Dienstleistungen, die nach dem Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) zu beschaffen sind (BGBl. II Nr. 208/2001, in der jeweils geltenden Fassung), aufgezählten Güter und Dienstleistungen.
Kontraktwert ist die Auftragssumme (§ 20 Z 24 lit. a Bundesvergabegesetz 2002, BGBl. I Nr. 99) gemäß Zuschlagserteilung (einschließlich aller Steuern und Abgaben).
Abrufwert ist der rechnungsmäßig ausgewiesene Wert einschließlich aller Steuern und Abgaben der von den abrufenden Stellen getätigten Abrufe aus den von der BB-GmbH abgeschlossenen Rahmenverträgen.
Abrufende Stellen sind Dienststellen des Bundes oder Auftraggeber gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, die aus von der BB-GmbH abgeschlossenen Rahmenverträgen Leistungen abrufen.
Auftragnehmer ist jeder Unternehmer, mit dem die BB-GmbH im Namen und auf Rechnung des Bundes oder von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz vertraglich vereinbart, Leistungen gegen Entgelt zu erbringen.
Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem ist ein System, das die eindeutige Identifizierung von Beschaffungsgruppen und Beschaffungsvorgängen ermöglicht.
Begriffsbestimmungen
§ 2. Im Geltungsbereich dieser Verordnung sind folgende Begriffsbestimmungen maßgebend:
Beschaffungsgruppen sind die in der Verordnung des Bundesministers für Finanzen zur Bestimmung jener Güter und Dienstleistungen, die nach dem Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) zu beschaffen sind (BGBl. II Nr. 208/2001, in der jeweils geltenden Fassung), aufgezählten Güter und Dienstleistungen.
Auftragssumme ist der Wert des vergebenen Auftrages gemäß Zuschlagserteilung (einschließlich aller Steuern und Abgaben) unter Berücksichtigung von Mehr- oder Minderleistungen.
Abrufwert ist der rechnungsmäßig ausgewiesene Wert einschließlich aller Steuern und Abgaben der von den abrufenden Stellen getätigten Abrufe aus den von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträgen.
Abrufende Stellen sind Dienststellen des Bundes oder Auftraggeber gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, die aus von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträgen Leistungen abrufen.
Auftragnehmer ist jeder Unternehmer, mit dem die BB-GmbH im eigenen Namen und auf eigene Rechnung, im Namen und auf Rechnung des Bundes oder im Namen und auf Rechnung von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz vertraglich vereinbart, Leistungen gegen Entgelt zu erbringen.
Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem ist ein System, das die eindeutige Identifizierung von Beschaffungsgruppen und Beschaffungsvorgängen ermöglicht.
Kleine und mittlere Unternehmen:
KMU-Definition: Anhang zur Empfehlung der Kommission Nr. 2003/361/EG betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen, ABl. Nr. L 124 vom 20.5.2003 S. 36.
KMU: Größenklasse der Unternehmen gemäß Artikel 2, Z 1 des Anhanges zur Empfehlung der Kommission Nr. 2003/361/EG betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen, ABl. Nr. L 124 vom 20.5.2003 S. 36.
Organisation und Durchführung
§ 3. (1) Die Einrichtung und Durchführung des Beschaffungscontrollings ist eine Aufgabe der BB-GmbH. Sie hat binnen vier Wochen nach In-Kraft-Treten dieser Verordnung nach Anhörung des Nutzerbeirates dem Bundesminister für Finanzen ein Konzept für das Beschaffungscontrolling zur Genehmigung vorzulegen. Das Konzept hat insbesondere eine Darstellung des Kennzahlensystems, welches auf die Besonderheiten in den jeweiligen Beschaffungsgruppen Rücksicht nimmt, des Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystems gemäß § 2 Z 6, der Datenübertragungsschnittstellen und -formate gemäß Abs. 3, der Art und des Umfanges der Meldungen gemäß Abs. 4, der Art der Berechnung von Einsparungen (§ 5 Abs. 4), des Inhaltes des Fragebogens gemäß § 7 und des Detaillierungsgrades der Berichte (§ 9) zu enthalten.
(2) Die BB-GmbH hat das Konzept jährlich auf seine Aktualität zu überprüfen. Jede Änderung bedarf der vorherigen Anhörung des Nutzerbeirates und der Genehmigung des Bundesministers für Finanzen. Es ist von der BB-GmbH den Dienststellen des Bundes in entsprechender Weise bekannt zu machen. Im Konzept ist jeweils eine ausreichende Frist zur Umsetzung der in den Dienststellen des Bundes allenfalls erforderlichen Maßnahmen vorzusehen.
(3) Die Übermittlung und Verarbeitung von Daten hat automationsunterstützt zu erfolgen, wobei die Schnittstellendefinitionen von der BB-GmbH so zu gestalten sind, dass diese mit den jeweils beim Bund zur Verfügung stehenden standardisierten ressortübergreifenden Informationstechnologien kompatibel sind und marktübliche Datenformate verwendet werden können. Bei jeder Übermittlung und Verarbeitung von Daten ist das Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem zu verwenden.
(4) Die abrufenden Stellen haben Leistungsstörungen der BB-GmbH zu melden. Die Auftragnehmer sind verpflichtet, der BB-GmbH die Abrufwerte nach den Festlegungen im Leistungsvertrag zu übermitteln.
(5) Der Bundesminister für Finanzen ist berechtigt, die für Zwecke des Beschaffungscontrollings erforderlichen Daten aus der Haushaltsverrechnung des Bundes der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen oder solche Daten aus spezifischen Beschaffungsverfahren der haushaltsleitenden Organe einzufordern und der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen.
Organisation und Durchführung
§ 3. (1) Die Einrichtung und Durchführung des Beschaffungscontrollings ist eine Aufgabe der BB-GmbH. Sie hat binnen vier Wochen nach In-Kraft-Treten dieser Verordnung nach Anhörung des Nutzerbeirates dem Bundesminister für Finanzen ein Konzept für das Beschaffungscontrolling zur Genehmigung vorzulegen. Das Konzept hat insbesondere eine Darstellung des Kennzahlensystems, welches auf die Besonderheiten in den jeweiligen Beschaffungsgruppen Rücksicht nimmt, des Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystems gemäß § 2 Z 6, der Datenübertragungsschnittstellen und -formate gemäß Abs. 3, der Art und des Umfanges der Meldungen gemäß Abs. 4, der Art der Berechnung von Einsparungen (§ 5 Abs. 4), des Inhaltes des Fragebogens gemäß § 7 und des Detaillierungsgrades der Berichte (§ 9) zu enthalten.
(2) Die BB-GmbH hat das Konzept jährlich auf seine Aktualität zu überprüfen. Jede Änderung bedarf der vorherigen Anhörung des Nutzerbeirates und der Genehmigung des Bundesministers für Finanzen. Es ist von der BB-GmbH den Dienststellen des Bundes in entsprechender Weise bekannt zu machen. Im Konzept ist jeweils eine ausreichende Frist zur Umsetzung der in den Dienststellen des Bundes allenfalls erforderlichen Maßnahmen vorzusehen.
(3) Die Übermittlung und Verarbeitung von Daten hat automationsunterstützt zu erfolgen, wobei die Schnittstellendefinitionen von der BB-GmbH so zu gestalten sind, dass diese mit den jeweils beim Bund zur Verfügung stehenden standardisierten ressortübergreifenden Informationstechnologien kompatibel sind und marktübliche Datenformate verwendet werden können. Bei jeder Übermittlung und Verarbeitung von Daten ist das Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem zu verwenden. Die BB-GmbH hat eine einheitliche Datenbasis als Grundlage für das Beschaffungscontrolling einschließlich Berichterstattung zu verwenden, die geeignet ist, als Steuerungs- und Kontrollinstrument herangezogen zu werden. Die Datenbasis ist von der BB-GmbH laufend einer Qualitätskontrolle zu unterziehen.
(3a) Bei Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen haben die Dienststellen des Bundes die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über von der BB-GmbH eingerichtete elektronische Katalog- und Bestellsysteme durchzuführen.
(4) Die abrufenden Stellen haben Leistungsstörungen der BB-GmbH zu melden. Die Auftragnehmer sind verpflichtet, der BB-GmbH die Abrufwerte nach den Festlegungen im Leistungsvertrag zu übermitteln.
(5) Der Bundesminister für Finanzen ist berechtigt, die für Zwecke des Beschaffungscontrollings erforderlichen Daten aus der Haushaltsverrechnung des Bundes der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen oder solche Daten aus spezifischen Beschaffungsverfahren der haushaltsleitenden Organe einzufordern und der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen.
Umfang
§ 4. (1) Das Beschaffungscontrolling hat die Entwicklungen, Einflüsse und Ergebnisse aus den einzelnen Bereichen in jenem Umfang aufzuzeigen, dass Konsequenzen für die Erreichung der Unternehmensziele gezogen und rechtzeitig erforderliche Maßnahmen eingeleitet werden können.
(2) Folgende Bereiche unterliegen dem Beschaffungscontrolling:
Entwicklung der Beschaffungsgruppen (§ 5),
Prozesse im Beschaffungsablauf (§ 6),
Kundenzufriedenheit (§ 7) sowie
Innovationen (§ 8).
Umfang
§ 4. (1) Das Beschaffungscontrolling hat die Entwicklungen, Einflüsse und Ergebnisse aus den einzelnen Bereichen in jenem Umfang aufzuzeigen, dass Konsequenzen für die Erreichung der Unternehmensziele gezogen und rechtzeitig erforderliche Maßnahmen eingeleitet werden können.
(2) Folgende Bereiche unterliegen dem Beschaffungscontrolling:
Entwicklung der Beschaffungsgruppen (§ 5),
Prozesse im Beschaffungsablauf (§ 6),
Kundenzufriedenheit (§ 7) sowie
Innovationen und Lieferantenstruktur (§ 8).
Entwicklung der Beschaffungsgruppen
§ 5. (1) Der Bereich Entwicklung der Beschaffungsgruppen ist in folgende Zweige aufzugliedern:
Beschaffungsvolumen (Abs. 2),
Einsparungen bei den Einkaufspreisen (Abs. 4),
Standardisierung des Beschaffungsspektrums sowie
Meldungen gemäß § 4 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz.
(2) Für die Messung des Beschaffungsvolumens sind insbesondere folgende Informationen bereitzustellen:
Kontraktwerte und Abrufwerte von Dienststellen des Bundes, gegliedert nach Beschaffungsgruppen und haushaltsleitenden Organen,
Kontraktwerte und Abrufwerte von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, gegliedert nach Beschaffungsgruppen sowie
Auftragssummen bei Aufträgen gemäß § 2 Abs. 2 Z 3 BB-GmbH-Gesetz.
(3) Das Beschaffungsvolumen nach Abs. 2 ist jeweils für die Quartale des laufenden Finanzjahres kumuliert und im Vergleich zur Vorjahresperiode, für das gesamte Vorjahr im Vergleich zu den geplanten Werten sowie eine voraussichtliche Entwicklung (Prognose) für das laufende Finanzjahr darzustellen (Muster laut Anlage) (Anm.: Muster nicht darstellbar).
(4) Die BB-GmbH hat die Einsparungen bei den Einkaufspreisen, die durch Abrufe aus den von ihr abgeschlossenen Rahmenverträgen erzielt wurden, untergliedert nach Beschaffungsgruppen und nach haushaltsleitenden Organen darzustellen (Muster laut Anlage) (Anm.: Muster nicht darstellbar). Die Berechnung der Einsparungen hat anhand sachkundig zu ermittelnder Referenzpreise zu erfolgen.
Entwicklung der Beschaffungsgruppen
§ 5. (1) Der Bereich Entwicklung der Beschaffungsgruppen ist in folgende Zweige aufzugliedern:
Beschaffungsvolumen (Abs. 2),
Einsparungen bei den Einkaufspreisen (Abs. 4),
Standardisierung des Beschaffungsspektrums und nachhaltige Beschaffung (§ 8) sowie
Meldungen gemäß § 4 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz.
(2) Für die Messung des Beschaffungsvolumens sind insbesondere folgende Informationen bereitzustellen:
Abrufwerte von Dienststellen des Bundes aus Verträgen gemäß § 2 Abs. 2 Z 2 BB-GmbH-Gesetz, gegliedert nach Beschaffungsgruppen und haushaltsleitenden Organen,
Auftragssummen oder Abrufwerte von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, gegliedert nach Beschaffungsgruppen und Zielgruppen, sowie
Auftragssummen bei Aufträgen gemäß § 2 Abs. 2 Z 3 BB-GmbH-Gesetz.
(3) Das Beschaffungsvolumen nach Abs. 2 ist jeweils für die Quartale des laufenden Finanzjahres kumuliert und im Vergleich zur Vorjahresperiode, für das gesamte Vorjahr im Vergleich zu den geplanten Werten sowie eine voraussichtliche Entwicklung (Prognose) für das laufende Finanzjahr darzustellen (Muster laut Anlage).
(4) Die BB-GmbH hat die Einsparungen bei den Einkaufspreisen, die durch Abrufe aus den von ihr abgeschlossenen Verträgen erzielt wurden, untergliedert nach Beschaffungsgruppen und nach haushaltsleitenden Organen darzustellen (Muster laut Anlage). Die Berechnung der Einsparungen hat anhand sachkundig zu ermittelnder Referenzpreise zu erfolgen.
Messung der Prozesse
§ 6. Die Messung der Prozesse umfasst:
Anzahl der von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträge insgesamt und je Beschaffungsgruppe,
Anteil der Verträge, die mit kleineren und mittleren Unternehmungen abgeschlossen wurden,
Anzahl der geplanten Ausschreibungen,
Anzahl der anhängigen Vergabe-Rechtsmittelverfahren einschließlich der Geltendmachung daraus resultierender zivilrechtlicher Ansprüche und deren rechtskräftige Verfahrensergebnisse sowie
Anzahl der Leistungsstörungen sowie die sich aus solchen ergebenden Zivilverfahren und deren rechtskräftige Verfahrensergebnisse.
Messung der Prozesse
§ 6. Die Messung der Prozesse umfasst:
Anzahl der von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträge insgesamt und je Beschaffungsgruppe,
Anteil der KMU an der Lieferantenstruktur insgesamt und aufgeschlüsselt nach Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen gemäß KMU-Definition für die in § 2 Abs. 1a BB-GmbH-Gesetz genannten Beschaffungsgruppen,
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