Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die Durchführung des Bundeshaushaltsgesetzes (Bundeshaushaltsverordnung 2009 – BHV 2009)

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund des Bundeshaushaltsgesetzes (BHG), BGBl. Nr. 213/1986, zuletzt geändert durch das Bundesgesetz BGBl. I Nr. 20/2008, wird im Einvernehmen mit dem Rechnungshof verordnet:

§ 1.	Gegenstand und Geltungsbereich
§ 2.	Verfahrensvorschriften
§ 3.	Organe der Haushaltsführung
§ 4.	Integriertes System der Haushaltsführung
§ 5.	Automationsunterstützte Besorgung von Aufgaben und Anwendung automatisierter Verfahren
§ 6.	Aufgaben der haushaltsleitenden Organe
§ 7.	Aufgaben der anweisenden Organe
§ 8.	Besorgung von Aufgaben der ausführenden Organe durch anordnende Organe
§ 9.	Unbefangenheitsbestimmungen
§ 10.	Unvereinbarkeitsbestimmungen
§ 11.	Organisation und Aufgaben der Buchhaltung
§ 12.	Ordnung, Erfassung, Aufzeichnung und Weitergabe von Verrechnungsdaten
§ 13.	Überwachung der Einhaltung der Voranschlagsbeträge und Prüfung im Gebarungsvollzug
§ 14.	Vorbereitung der Abschlussrechnungen
§ 15.	Abwicklung des Zahlungsverkehrs
§ 16.	Durchführung der Nachprüfung
§ 17.	Überwachung der Fälligkeit
§ 18.	Maßnahmen bei der Errichtung und Auflassung von Kassen und Zahlstellen
§ 19.	Erfassung der Verrechnungsdaten der Kassen und Zahlstellen
§ 20.	Unbefangenheitsbestimmungen
§ 21.	Unvereinbarkeitsbestimmungen
§ 22.	Organisation der Kassen
§ 23.	Aufgaben der Kassen
§ 24.	Organisation und Aufgaben der Zahlstellen
§ 25.	Organisation und Aufgaben der Wirtschaftsstellen
§ 26.	Grundsätze
§ 27.	Anordnungsbefugnis
§ 28.	Schriftliche Anordnung
§ 29.	Elektronische Anordnung
§ 30.	Mittelvormerkung
§ 31.	Annahmeanordnung und Auszahlungsanordnung
§ 32.	Verrechnungsanordnung
§ 33.	Zu- und Abgangsanordnung
§ 34.	Übertragung der Anordnungsbefugnis an das ausführende Organ
§ 35.	Ausnahmen vom Erfordernis einer Anordnung
§ 36.	Anordnende Organe mit Kassen oder Zahlstellen
§ 37.	Grundsätze
§ 38.	Zahlung zum Fälligkeitszeitpunkt
§ 39.	Aufrechnung
§ 40.	Vereinbarungen mit Kreditinstituten
§ 41.	Konten für den Zahlungsverkehr
§ 42.	Zeichnungsberechtigte
§ 43.	Überweisungsaufträge an Kreditinstitute
§ 44.	ADV-Durchführungsauftrag
§ 45.	Einzahlungen
§ 46.	Auszahlungen
§ 47.	Schecks und Überweisungsaufträge
§ 48.	Elektronische Entrichtungsformen
§ 49.	Barzahlungsverkehr
§ 50.	Bargeldverstärkung
§ 51.	Aufschreibungen über den Barzahlungsverkehr
§ 52.	Verwahrung von Bargeld
§ 53.	Verwahrung von Wertsachen und sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen
§ 54.	Ausländische Zahlungsmittel
§ 55.	Einzahlungen
§ 56.	Auszahlungen
§ 57.	Grundsätze
§ 58.	Verrechnungsgrundsätze und Verrechnungsmaßstäbe
§ 59.	Verrechnungsunterlagen
§ 60.	Verrechnungskreise
§ 61.	Gegenstand der Verrechnung
§ 62.	Genehmigungen
§ 63.	Verzweigungen
§ 64.	Berechtigungen und Verpflichtungen
§ 65.	Forderungen und Schulden
§ 66.	Zahlungen
§ 67.	Zeitliche Abgrenzung
§ 68.	Gegenstand der Verrechnung
§ 69.	Gegenstand der Verrechnung
§ 70.	Voranschlagswirksame Forderungen, Verbindlichkeiten und Zahlungen
§ 71.	Forderungen und Verbindlichkeiten künftiger Finanzjahre
§ 72.	Voranschlagsunwirksame Einnahmen und Ausgaben
§ 73.	Zeitliche Abgrenzung
§ 74.	Personenkontenführung
§ 75.	Beteiligungen, Anteile, Finanzschulden und Haftungen
§ 76.	Geltungsbereich
§ 77.	Gegenstand und Grundsätze
§ 78.	Kostenartenrechnung
§ 79.	Kostenartengruppen
§ 80.	Kostenarten
§ 81.	Kostenstellenrechnung
§ 82.	Standardmodell
§ 83.	Leistungsrechnung
§ 84.	Leistungsdefinition
§ 85.	Leistungserfassung
§ 86.	Leistungskalkulation
§ 87.	Organisation
§ 88.	Kosten- und Leistungsrechnungshandbuch
§ 89.	Besondere Regelungen für anweisungsermächtigte Organe mit Kassen
§ 90.	Kassenabrechnung
§ 91.	Besondere Regelungen für anordnende Organe mit Zahlstellen
§ 92.	Allgemeines zur Aufbewahrung
§ 93.	Aufbewahrung in digitaler Form
§ 94.	Physische Aufbewahrung
§ 95.	Grundsätze
§ 96.	Prüfungsumfang
§ 97.	Entfall oder stichprobenweise Prüfung
§ 98.	Betrauung mit der Prüfung
§ 99.	Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
§ 100.	Feststellung von Unrichtigkeiten
§ 101.	Prüfungsumfang
§ 102.	Betrauung mit der Prüfung
§ 103.	Prüfungsbestätigung
§ 104.	Aufforderung zur Berichtigung
§ 105.	Prüfungsumfang
§ 106.	Betrauung mit der Prüfung
§ 107.	Prüfbericht
7. Teil
§ 108.	Inkrafttreten

Allgemeine Bestimmungen

Gegenstand und Geltungsbereich

§ 1. (1) Die Verordnung regelt die Durchführung des Bundeshaushaltsgesetzes für Organe des Bundes, die an der Führung des Bundeshaushaltes beteiligt sind (Organe der Haushaltsführung). Sie enthält

(2) Diese Verordnung ist auch anzuwenden, wenn von den Organen der Haushaltsführung Aufgaben des Haushalts- und Rechnungswesens für andere Rechtsträger besorgt werden.

(3) Soweit in dieser Verordnung auf Bestimmungen des Bundeshaushaltsgesetzes (BHG), BGBl. Nr. 213/1986, oder auf andere Rechtsvorschriften verwiesen wird, sind diese in ihrer jeweils geltenden Fassung anzuwenden.

(4) Bei allen in dieser Verordnung verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter.

(5) Bedienstete im Sinne dieser Verordnung sind Personen, die in einem aufrechten Dienst- oder Ausbildungsverhältnis zum Bund oder zur Buchhaltungsagentur des Bundes stehen. Die dienstrechtliche Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses als öffentlich-rechtliches, privatrechtliches oder freies Dienst- oder Ausbildungsverhältnis ist dabei unerheblich.

Verfahrensvorschriften

§ 2. (1) Um ein möglichst einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen zu gewährleisten, kann der Bundesminister für Finanzen, der gemäß § 6 Abs. 1 Rechnungshofgesetz (RHG) 1948, BGBl. Nr. 144, gemeinsam mit dem Rechnungshof für ein zweckmäßiges und möglichst einfaches Verrechnungsverfahren zu sorgen hat, zusätzlich zu den in dieser Verordnung enthaltenen bundeshaushaltsgesetzlichen Durchführungsbestimmungen weitere Vorschriften und Verfahrensanordnungen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof erlassen.

(2) Zudem kann jedes haushaltsleitende Organ für seinen Wirkungsbereich Vorschriften und Verfahrensanordnungen erlassen, die das Haushalts- und Rechnungswesen betreffen. Inwieweit hierbei das Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof herzustellen ist, bestimmen § 6 RHG und das BHG. Für die Herstellung des Einvernehmens ist vom jeweiligen haushaltsleitenden Organ zunächst der Bundesminister für Finanzen zu befassen, der seinerseits für das Einvernehmen mit dem Rechnungshof sorgt.

(3) Werden von den Abgabenbehörden des Bundes Aufgaben der Haushaltsführung besorgt, so sind die dafür erforderlichen Regelungen vom Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof in einheitlichen und gesonderten Vorschriften unter Beachtung der Grundsätze, die in dieser Verordnung festgelegt werden, zu treffen.

Organisation und Aufgaben der Haushaltsführung

Organe und Automatisierung der Haushaltsführung

Organe der Haushaltsführung

§ 3. (1) Organe der Haushaltsführung sind gemäß § 4 Abs. 1 BHG und entsprechend dem Grundsatz der funktionellen Trennung zwischen Anordnung und Ausführung im Gebarungsvollzug entweder anordnende oder ausführende Organe (Vier-Augen-Prinzip).

(2) Die anordnenden Organe unterscheiden sich auf Grund ihrer Aufgaben in haushaltsleitende Organe gemäß § 5 Abs. 1 BHG, anweisende Organe gemäß § 5 Abs. 2 BHG und anweisungsermächtigte Organe gemäß § 5 Abs. 2 Z 5 BHG.

(3) Ausführende Organe sind

Integriertes System der Haushaltsführung

§ 4. (1) Die Haushaltsführung des Bundes wird durch den Einsatz eines integrierten Informationsverarbeitungssystems im Sinne des § 4 Abs. 6a BHG unterstützt, das im Folgenden mit Haushaltsverrechnungssystem („HV-System“) bezeichnet wird. Das HV-System wird in sachlicher Hinsicht vom zuständigen haushaltsleitenden Organ geleitet. Die technisch-organisatorische Leitung obliegt dem Bundesminister für Finanzen. Die Wartung und der Betrieb des HV-Systems obliegen auf Grund von Art. 1 des Bundesgesetzes über die Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ GmbH), BGBl. Nr. 757/1996, der BRZ GmbH.

(2) Das HV-System ermöglicht den Organen der Haushaltsführung

(3) Als Systembenutzer dürfen ausschließlich Bedienstete zugelassen werden, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, sowie Personen, deren Systemzugang zur Betreuung und Aufrechterhaltung des IT-Systems erforderlich ist. Für die unterschiedlichen Benutzergruppen im Bereich der Haushaltsführung sind einheitliche, standardisierte Berechtigungsprofile vom Bundesminister für Finanzen vorzusehen (zB Haushaltsreferenten, Anordnungsbefugte, Anordnungs-, Kostenrechnungs-, Buchhaltungs-, Zahlungsreferenten). Der Betreiber hat den sicheren, zuverlässigen und geschützten Datenzugriff zu gewährleisten. Zu diesem Zweck sind geeignete Maßnahmen insbesondere dafür zu treffen, dass

(4) Dem Rechnungshof ist für Zwecke der Erstellung des Bundesrechnungsabschlusses gemäß § 9 RHG Zugang zu allen Daten des integrierten Systems der Haushaltsführung und der automatisierten Verfahren nach § 5 einzuräumen.

(5) Die Vergabe und die Verwaltung von Berechtigungen für den Zugang zum HV-System obliegen grundsätzlich dem Bundesminister für Finanzen, die Besorgung dieser Aufgaben kann auf die Buchhaltung sowie auf den Betreiber des HV-Systems übertragen werden. Die Zugangsberechtigungen müssen von den Organen der Haushaltsführung schriftlich beantragt werden. Der Antrag ist vom Bediensteten zu unterfertigen und vom zuständigen Dienstvorgesetzten zu bestätigen. Anlässlich der Berechtigungsvergabe sind die benötigten personenbezogenen Daten einschließlich der dienstlichen Befugnisse des Benutzers hinsichtlich der Haushaltsführung des Bundes zu erheben. Die Benutzer- und Berechtigungsinformationen sind gesichert und geordnet aufzubewahren.

(6) Wenn bei Bediensteten die Befugnisse hinsichtlich der Haushaltsführung sich ändern oder die Voraussetzungen für die Benutzung des HV-Systems nicht mehr gegeben sind, sind deren Zugriffsberechtigungen zu ändern oder zu widerrufen. Wenn auf Grund einer bestehenden Zugriffsberechtigung die Sicherheit oder die Vertraulichkeit der Haushaltsinformationen oder die Sicherheit des Informationssystems selbst gefährdet ist, ist unverzüglich die Sperre der betreffenden Zugriffsberechtigung zu veranlassen.

(7) Die Organe der Haushaltsführung haben bei der Bedienung des HV-Systems die Verfahrensanleitungen des Bundesministers für Finanzen einzuhalten. Die Form und Einrichtung der Gebarungsprozesse und -abläufe und wie bei deren Durchführung im Einzelnen zu verfahren ist, ist im HV-Online-Handbuch oder in sonstigen Verfahrensvorschriften zu regeln. Das HV-Online-Handbuch ist allen Bediensteten, die mit Aufgaben der Haushaltsführung betraut sind, zur Verfügung zu stellen und ist zu diesem Zweck in der jeweils aktuellen Fassung über die Intranethomepage des Bundesministeriums für Finanzen (www.bmf.intra.gv.at) abrufbar zu halten. Die sonstigen Verfahrensvorschriften sind online im Intranet oder im Rechts- und Fachinformationssystem des Finanzressorts (findok.bmf.gv.at) zu verlautbaren.

(8) Zwecks sachgeordneter Verrechnung (§ 75 Abs. 1 BHG) und geordneter Rechnungslegung (§§ 93 bis 97 BHG) sind in den Hauptverrechnungskreisen geeignete Rechnungskreise (Finanzkreise und Buchungskreise) in entsprechender Anzahl einzurichten. Die Anzahl der Rechnungskreise und deren Verrechnungsumfang sind vom zuständigen haushaltsleitenden Organ im Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof festzulegen. Auf Grund der Festlegung muss gewährleistet sein, dass

Automationsunterstützte Besorgung von Aufgaben und Anwendung automatisierter Verfahren

§ 5. (1) Sofern die Organe der Haushaltsführung über einen direkten Zugang zum HV-System verfügen, haben sie sich für die Besorgung von Aufgaben der Haushaltsführung dieses Systems zu bedienen. Die jeweils zur Verfügung stehenden Programmfunktionen können abhängen von der Integration anderer IT-Anwendungen in das HV-System (zB elektronisches Aktensystem), dem Einsatz verschiedener Softwaremodule (zB elektronische Anlagen- oder Materialverwaltung) sowie der Verwendung verschiedener Programmversionen.

(2) Wenn bei einem Organ der Haushaltsführung die Voraussetzungen für die automationsunterstützte Besorgung gemäß Abs. 1 aus technischen, organisatorischen oder personellen Gründen nicht gegeben sind, dürfen Anordnungen im Gebarungsvollzug ausschließlich schriftlich erteilt werden und müssen diese urschriftlich (in Original) und gesichert an das zuständige ausführende Organ weitergeleitet werden. Dies gilt unabhängig davon, ob Anordnungen im Gebarungsvollzug auf Papier oder elektronisch übermittelt werden. In jedem Fall müssen die Anordnungen bei sonstiger Ungültigkeit mit der Unterschrift des Anordnungsbefugten versehen sein. Die Unterschrift ist vom Anordnungsbefugten entweder händisch auf Papier oder elektronisch in Form einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Z 3a Signaturgesetz - SigG, BGBl. I Nr. 190/1999, anzubringen. Das zuständige haushaltsleitende Organ kann abweichend hiervon im Rahmen von Verfahrensvorschriften gemäß § 2 Abs. 2 für seinen Wirkungsbereich festlegen,

(3) Sonstige Anwendungen zur informations- und kommunikationstechnischen Unterstützung der Haushaltsführung (IT-Anwendungen – wie zB andere Systeme, Verfahren, Programme oder Anlagen) dürfen im Gebarungsvollzug nur eingesetzt werden, wenn diese mit dem HV-System technisch kompatibel sind und die organisatorischen Voraussetzungen für den Einsatz gegeben sind. Das zuständige haushaltsleitende Organ hat

(4) Die Dokumentation sonstiger Anwendungen gemäß Abs. 3 obliegt grundsätzlich dem haushaltsleitenden Organ, das die Erstellung der IT-Anwendung und dessen Einsatz beauftragt. Sie kann auch durch den beauftragten Programmersteller erfolgen. Die Dokumentation der IT-Anwendung muss für jede Programmversion insbesondere folgende Informationen enthalten:

(5) Wird die Einführung einer neuen IT-Anwendung im Sinne von Abs. 3 oder eine wesentliche Änderung einer bereits im Einsatz befindlichen IT-Anwendung beabsichtigt, ist vom zuständigen haushaltsleitenden Organ eine Aufgabenuntersuchung über die geplante Maßnahme durchzuführen. Das Ergebnis der Aufgabenuntersuchung ist vom zuständigen haushaltsleitenden Organ dem Bundesminister für Finanzen zu übermitteln. Über die beabsichtigten Maßnahmen ist das Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof herzustellen. Die Aufgabenuntersuchung hat insbesondere zu enthalten:

(6) Die Verfahrensvorschriften und Verfahrensdokumentationen sind nach Maßgabe der technischen und dokumentarischen Möglichkeiten online (Intranet, Internet) bereitzustellen.

Anordnende Organe

Aufgaben der haushaltsleitenden Organe

§ 6. (1) Den haushaltsleitenden Organen obliegt unbeschadet ihrer übrigen Aufgaben gemäß § 5 Abs. 3 BHG die

(2) Die in Abs. 1 aufgezählten Aufgaben sind von den Haushaltsreferenten zu besorgen, die von den haushaltsleitenden Organen auf Grund von § 5 Abs. 5 BHG bestellt werden.

(3) Werden einzelne Aufgaben gemäß § 5 Abs. 2 Z 5 BHG an ein anweisungsermächtigtes Organ übertragen, ist festzulegen, mit welchem anweisenden Organ das anweisungsermächtigte Organ abzurechnen hat.

Aufgaben der anweisenden Organe

§ 7. (1) Den anweisenden Organen obliegt gemäß § 5 Abs. 4 Z 2 bis 4 BHG

(2) In Erfüllung der in Abs. 1 genannten Aufgaben haben die anweisenden Organe auch die erforderlichen Veranlassungen zu treffen, wenn nachträgliche Veränderungen – etwa in der Person des Zahlungspflichtigen/Empfangsberechtigten oder im Bestand von Zahlungsansprüchen/-verpflichtungen – eintreten (zB bei Eröffnung von Konkurs-, Ausgleichs- oder Verlassenschaftsverfahren, bei Zwangsvollstreckungen, Forderungsabtretungen und -verpfändungen).

(3) Äußerungen dürfen, wenn sie gebarungsrelevante Auswirkungen haben, grundsätzlich nur schriftlich erstattet oder entgegengenommen werden (Schriftlichkeitsgebot). Der diesbezügliche Schriftverkehr ist ordnungsgemäß zu dokumentieren:

(4) Bei Vorliegen der technisch-organisatorischen Voraussetzungen, hat die Beschaffung von Lieferungen und Leistungen im HV-System automationsunterstützt zu erfolgen. Inwieweit sich die Organe des Bundes bei der Beauftragung von Lieferungen und Leistungen der Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH) zu bedienen haben, bestimmen das BB-GmbH-Gesetz, BGBl. I Nr. 39/2001, und die auf Grund dieses Bundesgesetzes vom Bundesminister für Finanzen erlassenen Verordnungen. Liegt eine derartige Verpflichtung vor und werden die Güter und Dienstleistungen in einem elektronischen Katalog- und Bestellsystem bereitgestellt, so haben sich die Organe des Bundes einer vom Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof freigegebenen und mittels Richtlinie festgelegten IT-Anwendung zu bedienen. Bei einem Auftragswert über 400 € (inklusive Umsatzsteuer) muss der Bestellvorgang jedenfalls, auch wenn die im ersten Satz genannten Voraussetzungen nicht vorliegen, nachvollziehbar und schriftlich erfolgen, in den Unterlagen dokumentiert (zB im Geschäftsakt) und durch eine Mittelvormerkung im HV-System verrechnet werden.

(5) Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind gemäß § 90 BHG vom zuständigen anweisenden Organ auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit sind schriftlich zu bestätigen.

(6) Die anweisenden Organe haben die Zahlungs- und Verrechnungsdaten, die für die ordnungsgemäße Verrechnung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt werden, umgehend an das ausführende Organ weiterzugeben. Sie haben weiters dafür zu sorgen, dass den ausführenden Organen die zur ordnungsgemäßen und fristgerechten Ausführung erforderlichen Gebarungsunterlagen (Geschäftsstücke, Belege und sonstigen Unterlagen) zur Verfügung gestellt werden.

(7) Den anweisenden Organen obliegt die Einrichtung von Kassen, Zahlstellen und Wirtschaftsstellen nach Maßgabe der §§ 8, 9a und 10 BHG.

Besorgung von Aufgaben der ausführenden Organe durch anordnende Organe

§ 8. (1) Auf Grund des § 4 Abs. 6a BHG dürfen folgende Aufgaben der ausführenden Organe im Rahmen der Haushaltsführung von den anordnenden Organen selbst besorgt werden:

(2) In den Fällen von Abs. 1 Z 2 und 3, in denen der Zahlungsverkehr von den zuständigen anweisenden Organen selbst besorgt wird, haben diese unter Aufrechterhaltung der Gebarungssicherheit auch für die ordnungsgemäße Verrechnung der Geldbeträge zu sorgen und die Kontrollfunktion der ausführenden Organe zu gewährleisten.

Unbefangenheitsbestimmungen

§ 9. (1) Gemäß § 4 Abs. 7 BHG dürfen mit der Wahrnehmung von Aufgaben der Haushaltsführung Bedienstete nur dann betraut werden, wenn die volle Unbefangenheit und Gebarungssicherheit gewährleistet sind.

(2) Befangen ist ein Bediensteter, wenn er durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis mit der Person, mit der der Bund in einem dem Gebarungsfall zu Grunde liegenden Rechtsverhältnis steht, verbunden ist, wenn er selbst ein persönliches oder wirtschaftliches Interesse an diesem Rechtsverhältnis hat oder wenn sonstige Gründe vorliegen, die geeignet sind, seine volle Unbefangenheit in Zweifel zu ziehen.

(3) Ebenso ist ein Anordnungsbefugter befangen, wenn er mit jener Person, die den Gebarungsfall auf sachliche und rechnerische Richtigkeit prüft, in einem familiären oder wirtschaftlichen Naheverhältnis steht.

(4) Im Fall der Befangenheit hat der Bedienstete seinen Vorgesetzten darauf hinzuweisen. Der Vorgesetzte hat daraufhin einen anderen Bediensteten, dessen volle Unbefangenheit gewährleistet ist, mit der Aufgabe zu betrauen.

(5) Ein Bediensteter ist umgehend von der Wahrnehmung von Aufgaben der Haushaltsführung abzuberufen, wenn sich Anhaltspunkte einer Gefährdung der Gebarungssicherheit ergeben.

Unvereinbarkeitsbestimmungen

§ 10. (1) Die Prüfung und Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit einerseits und die Unterfertigung der Anordnung andererseits durch denselben Bediensteten ist unvereinbar, sofern es ein und denselben Gebarungsfall betrifft und nicht die Ausnahme gemäß § 98 Abs. 2 zutrifft. Das gilt auch für elektronisch gefertigte Anordnungen.

(2) Zusätzlich kann ein haushaltsleitendes Organ für seinen Wirkungsbereich eine Unvereinbarkeitsbestimmung erlassen, die vorsieht, dass bei der Erlassung einer elektronischen Anordnung die Erfassung der Anordnung und die Freigabe der Anordnung im HV-System nicht durch denselben Bediensteten erfolgen darf. Dabei können auch Wertgrenzen festgelegt werden, bis zu welcher Betragshöhe die Erfassung und Freigabe durch denselben Bediensteten zulässig ist.

Buchhaltung

Organisation und Aufgaben der Buchhaltung

§ 11. (1) Die Besorgung der Buchhaltungsaufgaben obliegt der Buchhaltung. Auf Grund der §§ 6 Abs. 3 und 7 Abs. 6 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zur Buchhaltung erlassen.

(2) Die Buchhaltung, die gemäß § 6 Abs. 2 BHG bei der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben an die Anordnungen des jeweils zuständigen anweisenden Organs gebunden ist, verkehrt mit dem anweisenden Organ unmittelbar.

(3) Bei der inneren Organisation der Buchhaltung ist darauf zu achten, dass bei Bediensteten, die mit der Haushaltsführung des Bundes betraut sind, die volle Unbefangenheit gewährleistet ist und keine Unvereinbarkeit vorliegt.

(4) Schriftliche Anordnungen, die als physische Eingangsstücke bei der Buchhaltung einlangen, sind mit dem Eingangsdatum in einem Eingangsbuch zu erfassen. Bei elektronischen Sendungen ist das Eingangsdatum nur dann gesondert zu dokumentieren, wenn dies nicht systemunterstützt erfolgt.

(5) Die Erfassung physischer Eingangsstücke im elektronischen Aktensystem (Scannen) darf nicht durch Bedienstete erfolgen, die Buchhaltertätigkeiten ausführen.

Ordnung, Erfassung, Aufzeichnung und Weitergabe von Verrechnungsdaten

§ 12. (1) Der Buchhaltung obliegt die Ordnung, Erfassung und Aufzeichnung der Verrechnungsdaten sowie deren Weitergabe, soweit dies nicht gemäß § 8 vom anordnenden Organ selbst vorgenommen wird. Die Buchhaltung hat sich gemäß § 26 BHAG-G für die Besorgung dieser Aufgaben des HV-Systems zu bedienen.

(2) Der Buchhaltung obliegt

Überwachung der Einhaltung der Voranschlagsbeträge und Prüfung im Gebarungsvollzug

§ 13. Der Buchhaltung obliegt die Überwachung der Einhaltung der Voranschlagsbeträge und die Prüfung im Gebarungsvollzug (§ 7 Abs. 1 Z 2 und 5 in Verbindung mit § 91 BHG). Im Beharrungsfall hat die Buchhaltung ihre Berichtspflicht gegenüber dem Rechnungshof und dem Bundesminister für Finanzen wahrzunehmen. Die näheren Bestimmungen zur Prüfung im Gebarungsvollzug sind in den §§ 101 ff enthalten.

Vorbereitung der Abschlussrechnungen

§ 14. (1) Der Buchhaltung obliegt die Vorbereitung der Jahresabschlussrechnungen (§ 7 Abs. 1 Z 3 BHG).

(2) Die Buchung der Verrechnungsdaten in den jeweiligen Verrechnungskreisen hat vollständig und rechtzeitig zu erfolgen, dass die gemäß §§ 93 bis 96 BHG aufzustellenden Abschlussrechnungen erstellt werden können.

(3) Zur Vorbereitung der Aufstellung der Abschlussrechnungen sind die Verrechnungsdaten zeitlich nach Maßgabe der Bestimmungen des § 52 BHG abzugrenzen. Zur Vorbereitung des Abschlusses der Bestands- und Erfolgsverrechnung ist die Übereinstimmung der buchmäßigen mit den tatsächlichen Beständen, die von den Wirtschaftsstellen durch Inventarbestandsaufnahme ermittelt werden, zu kontrollieren und die entsprechenden Abschlussbuchungen vorzunehmen.

(4) Offene Geschäftsfälle (offene Posten auf den Personenkonten) sind laufend auf ihre Aktualität und Richtigkeit hin zu überprüfen. Dies gilt insbesondere für die Überwachung der Anzahlungen und Vorauszahlungen. Unrichtige oder unzulässige Salden des abgelaufenen Jahres sind im Zusammenwirken mit dem anweisenden Organ spätestens innerhalb des jeweiligen Auslaufzeitraumes gemäß § 52 BHG zu berichtigen.

Abwicklung des Zahlungsverkehrs

§ 15. Der Buchhaltung obliegt die Abwicklung des Zahlungsverkehrs (§ 7 Abs. 1 Z 4 BHG), insbesondere des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs und die Entgegennahme von Zahlungen mittels Debitkarte, Kreditkarte oder diesen gleichgestellte Entrichtungsformen obliegt der Buchhaltung nur im Falle einer diesbezüglichen Vereinbarung mit dem anweisenden Organ gemäß § 7 Abs. 2 BHG. Die näheren Bestimmungen zur Durchführung des Zahlungsverkehrs sind in den §§ 37 ff enthalten.

Durchführung der Nachprüfung

§ 16. Der Buchhaltung obliegt die Nachprüfung (§ 7 Abs. 1 Z 5 in Verbindung mit § 92 BHG). Die Buchhaltung hat ein Prüfungskonzept für die Wahrnehmung der Nachprüfungstätigkeit zu erstellen, in dem insbesondere Prüfstandards, Prüfabläufe und die Aufbereitung der Prüfberichte festgelegt werden. Die näheren Bestimmungen zur Nachprüfung sind in den §§ 105 ff enthalten.

Überwachung der Fälligkeit

§ 17. (1) Der Buchhaltung obliegt die Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Schulden des Bundes nach Maßgabe ihrer Fälligkeit (§ 7 Abs. 1 Z 6 BHG).

(2) Die Buchhaltung hat die Fälligkeit der Forderungen des Bundes unter Beachtung allfälliger Zahlungserleichterungen, die auf Grund von § 61 BHG gewährt wurden, zu überwachen. Bei Nichterfüllung einer Forderung zum festgelegten Zahlungszeitpunkt ist diese beim Zahlungspflichtigen einzumahnen, soweit vom anordnenden Organ nicht anderes bestimmt ist. Bleibt die Mahnung erfolglos, so ist dies unverzüglich dem anordnenden Organ zur Kenntnis zu bringen.

(3) Die Buchhaltung hat die Ausgaben zum Fälligkeitszeitpunkt zu leisten, wobei Zahlungsbegünstigungen bestmöglich auszunutzen sind. Angeordnete Zahlungen, die trotz Ablauf der Zahlungsfrist nicht vollzogen werden konnten oder Schulden, die binnen Zahlungsfrist nicht erfüllt werden können, sind dem anordnenden Organ zur Kenntnis zu bringen.

Maßnahmen bei der Errichtung und Auflassung von Kassen und Zahlstellen

§ 18. (1) Der Buchhaltung obliegt die Veranlassung notwendiger Maßnahmen im Zusammenhang mit der Errichtung und Auflassung von Kassen und Zahlstellen (§ 7 Abs. 1 Z 7 BHG).

(2) Sobald die Buchhaltung über die Errichtung oder Auflassung von Kassen oder Zahlstellen Mitteilung erhält, sind die für die Abrechnung erforderlichen Konten im HV-System zu eröffnen bzw. zu schließen. Neu errichtete Stellen sind in der Planung zur Durchführung der Nachprüfung zu berücksichtigen. Im Hinblick auf eine der Gebarungssicherheit dienende Zusammenarbeit zwischen der Buchhaltung und den übrigen ausführenden Organen hat die Buchhaltung eine beratende und koordinierende Funktion wahrzunehmen. .

Erfassung der Verrechnungsdaten der Kassen und Zahlstellen

§ 19. Der Buchhaltung obliegt die Weitergabe der Verrechnungsdaten aus den Kassen- und Zahlstellenabrechnungen (§ 7 Abs. 1 Z 8 BHG). Die von den Kassen und Zahlstellen übermittelten Abrechnungen sind im HV-System zu erfassen.

Unbefangenheitsbestimmungen

§ 20. Für die Unbefangenheit gelten die gleichen Bestimmungen wie für die anordnenden Organe in § 9. Weiters sind Bedienstete der Buchhaltung wegen Befangenheit auszuschließen, die entweder mit dem Anordnungsbefugten oder mit der Person, die die sachliche Richtigkeit bestätigt hat, durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden sind.

Unvereinbarkeitsbestimmungen

§ 21. (1) Erfolgt die Erfassung einer Anordnung (zB mangels Systemzugangs des anordnenden Organs, Ersatzanordnung) durch die Buchhaltung, ist sicherzustellen, dass die Erfassung und Freigabe der Anordnung einerseits und die Buchung der Anordnung andererseits nicht durch denselben Bediensteten erfolgen. Ausgenommen sind Buchungen betreffend Berechtigungen und Verpflichtungen sowie geldunwirksame Buchungen in der Bestands- und Erfolgsverrechnung.

(2) Werden Personenkonten neu angelegt oder bereits bestehende Personenkonten geändert, ist sicherzustellen, dass diese Personenkonten nicht von jenen Bediensteten für den Zahlungsverkehr freigegeben werden, die diese Personenkonten selbst angelegt oder geändert haben.

(3) Es ist sicherzustellen, dass Zahlungen nicht von denselben Bediensteten vollzogen werden, die im betreffenden Gebarungsfall Buchungen durchgeführt haben. Ebenso ist sicherzustellen, dass Zahlungen nicht von jenen Bediensteten vollzogen werden, die mittels Ersatzanordnung (§ 34) die betreffenden Zahlungen selbst angeordnet haben.

(4) Die Nachprüfung im Rahmen der Innenprüfung darf nicht von Bediensteten durchgeführt werden, die beim betreffenden anweisenden Organ bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder an der Verrechnung mitgewirkt haben.

(5) Die Buchhaltung hat die in den Abs. 1 bis 4 genannten Unvereinbarkeiten durch organisatorische Festlegungen zu gewährleisten. Unterstützend kann sich die Buchhaltung dabei der technisch-organisatorischen Gegebenheiten des HV-Systems bedienen, insbesondere in jenen Fällen der Abs. 1 bis 3, in denen die funktionelle Trennung zwischen Anordnung und Ausführung im Gebarungsvollzug auf Grund des Vier-Augen-Prinzips (§ 3 Abs. 1) geboten ist.

Kassen, Zahlstellen und Wirtschaftsstellen

Organisation der Kassen

§ 22. (1) Auf Grund des § 8 Abs. 5 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zur Organisation der Kassen erlassen.

(2) Die Kasse ist unmittelbar dem Leiter des anweisungsermächtigten Organs zu unterstellen. Für die Leitung der Kasse ist ein eigener Kassenleiter zu bestellen. Bei Kassen mit weniger als drei Kassenbediensteten darf mit Zustimmung des haushaltsleitenden Organs die Kassenleitung vom Leiter des anweisungsermächtigten Organs wahrgenommen werden.

(3) Aufgaben der Prüfung und Verrechnung (Rechnungsführer) sowie des Zahlungsverkehrs (Kassier) dürfen nicht vom selben Bediensteten wahrgenommen werden – es gelten die Unbefangenheits- und Unvereinbarkeitsbestimmungen der Buchhaltung (§§ 20 und 21) sinngemäß. Der Personalstand einer Kasse muss zumindest gewährleisten, dass die Prüf- und Verrechnungstätigkeit einerseits und die Durchführung des Zahlungsverkehrs andererseits organisatorisch getrennt wahrgenommen werden. Bei Kassen mit einem jährlichen Gebarungsumfang von weniger als 50 000 € können mit Zustimmung des zuständigen haushaltsleitenden Organs Ausnahmebestimmungen erlassen werden.

(4) In der Geschäfts- und Personaleinteilung, die vom anweisenden Organ, mit dem das anweisungsermächtigte Organ in einem Abrechnungsverhältnis steht, schriftlich zu erlassen ist, sind die Aufgaben des Kassenleiters, des Rechnungsführers bzw. der Prüf- und Verrechnungsstelle und des Kassiers bzw. der Zahlungsstelle festzulegen. Darin sind insbesondere folgende Zuständigkeitsregelungen zu treffen:

Aufgaben der Kassen

§ 23. (1) Auf Grund des § 9 Abs. 5 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zu den Aufgaben der Kassen erlassen.

(2) Den Kassen obliegt die Ordnung, Erfassung und Aufzeichnung der Verrechnungsdaten (§ 9 Abs. 1 Z 1 BHG). Die Verrechnungsaufschreibungen sind automationsunterstützt gemäß § 89 zu führen.

(3) Den Kassen obliegt

(4) Den Kassen obliegt die Überwachung der Einhaltung der Voranschlagsbeträge im Rahmen des monatlich oder jährlich zugewiesenen Ausgabenrahmens und die Prüfung im Gebarungsvollzug (§ 9 Abs. 1 Z 2 und 5 in Verbindung mit § 91 BHG). Im Beharrungsfall hat die Kasse ihre Berichtspflicht gegenüber dem Rechnungshof und dem Bundesminister für Finanzen im Wege des zuständigen haushaltsleitenden Organs wahrzunehmen. Die näheren Bestimmungen zur Prüfung im Gebarungsvollzug sind in den §§ 101 ff enthalten.

(5) Den Kassen obliegt die Vorbereitung der Kassenabrechnungen und deren Weitergabe (§ 9 Abs. 1 Z 3 BHG). Für die Erstellung der Kassenabrechnungen gemäß § 87 BHG sind die Verrechnungsaufzeichnungen monatlich abzuschließen und die Verrechnungsergebnisse an die Buchhaltung weiterzuleiten. Die näheren Bestimmungen zur Vornahme der Kassenabrechnung sind in §§ 89 f enthalten.

(6) Den Kassen obliegt die Abwicklung des Zahlungsverkehrs (§ 9 Abs. 1 Z 4 BHG). Die näheren Bestimmungen zur Durchführung des Zahlungsverkehrs sind in den §§ 37 ff enthalten.

(7) Den Kassen obliegt die Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Schulden des Bundes nach Maßgabe ihrer Fälligkeit (§ 9 Abs. 1 Z 6 BHG). Es gelten dieselben Bestimmungen wie für die Buchhaltung (§ 17).

(8) Den Kassen obliegt die sichere Verwahrung der Zahlungsmittel und der Wertsachen (§ 9 Abs. 1 Z 7 BHG). Die näheren Bestimmungen zur Verwahrung sind in den §§ 52 f enthalten.

Organisation und Aufgaben der Zahlstellen

§ 24. (1) Auf Grund des § 9a Abs. 4 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zu den Zahlstellen erlassen.

(2) Den Zahlstellen obliegt

(3) Im Rahmen der Regelung der Aufgaben der Zahlstelle hat das zuständige anweisende Organ insbesondere festzulegen

(4) Die Errichtung oder Auflassung einer Zahlstelle ist der Buchhaltung unverzüglich mitzuteilen.

(5) Sämtliche Unterlagen über den getätigten Barzahlungsverkehr sind in der Zahlstelle bis zu ihrer Abrechnung mit der Buchhaltung bzw. Kasse aufzubewahren.

Organisation und Aufgaben der Wirtschaftsstellen

§ 25. (1) Auf Grund des § 10 Abs. 4 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zu den Wirtschaftsstellen erlassen.

(2) Den Wirtschaftsstellen obliegt die Verwaltung des unbeweglichen und beweglichen Bundesvermögens sowie des in Gewahrsam des Bundes stehenden fremden Vermögens, ausgenommen jener Vermögensteile, die der Buchhaltung, den Kassen oder Zahlstellen zur Verwaltung übertragen sind. In Durchführung dieser Aufgabe obliegen der Wirtschaftsstelle die Pflege und Erhaltung dieser Vermögensarten, die Führung von Aufzeichnungen darüber, über ihren Verbleib und ihre Veränderungen (Sachenverrechnung) sowie die Vornahme von regelmäßig wiederkehrenden Bestandsaufnahmen zur Feststellung der Übereinstimmung der tatsächlichen Bestände mit den Aufzeichnungen darüber (Inventur).

(3) Bei anweisenden Organen oder Teilen von solchen, die aufgrund ihrer besonderen Aufgabenstellung Vermögensbestandteile des Bundes betreuen, sind die den Wirtschaftsstellen gemäß § 10 BHG obliegenden Aufgaben dabei mitzubesorgen.

(4) Die Wirtschaftsstelle ist bei Erfüllung der ihr obliegenden Aufgaben nur an die Anordnungen des anweisenden Organs gebunden, dessen Aufgaben sie ausführt; sie ist dabei zum unmittelbaren Schriftverkehr befugt.

(5) Die Anordnungen von Zu- und Abgängen jener Vermögensteile, die gemäß § 10 Abs. 2 BHG von der Wirtschaftsstelle zu verwalten sind, sind von ihr zu vollziehen und - sofern es sich nicht um zum sofortigen Verbrauch bestimmte Vermögensarten handelt - in Vermögensaufzeichnungen festzuhalten.

(6) Zur Einleitung des gemäß § 58 Abs. 4 BHG vorgesehenen Sachgüteraustausches hat die Wirtschaftsstelle dem anweisenden Organ jene Bestandteile des Bundesvermögens bekannt zu geben, die nach ihrer Meinung zur Erfüllung der Aufgaben des anweisenden Organs offensichtlich nicht mehr benötigt werden.

(7) Die Durchführung der in den vorgenannten Bestimmungen enthaltenen Aufgaben der Wirtschaftsstellen wird in Richtlinien, die gemäß der §§ 56 Abs. 4, 57 Abs. 4 und 58 Abs. 5 BHG vom Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zu erlassen sind, geregelt.

Anordnung im Gebarungsvollzug

Allgemeines zur Anordnung im Gebarungsvollzug

Grundsätze

§ 26. (1) Auf Grund des § 70 Abs. 1 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zur Anordnung im Gebarungsvollzug erlassen.

(2) Ausführende Organe dürfen nach § 67 Abs. 1 BHG grundsätzlich nur auf Grund einer Anordnung des zuständigen anordnenden Organs Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten, Verrechnungen durchführen und Sachen annehmen oder abgeben. Eine Anordnung im Gebarungsvollzug ist in folgenden Anlassfällen zu erteilen:

(3) Anordnungen im Gebarungsvollzug sind von den zuständigen Organen unverzüglich, sobald der dem Gebarungsfall zu Grunde liegende Sachverhalt feststeht, zu erlassen (§ 67 Abs. 3 BHG) und an das zuständige ausführende Organ weiterzuleiten. Ändert sich der zu Grunde liegende Sachverhalt, zB wenn sich an der Zahlungsverpflichtung etwas ändert, die Zahlungsverpflichtung ganz aufgehoben wird, eine Drittschuldnerverständigung bezüglich der erfolgten Forderungsabtretung (Zession) einlangt oder einer Schuldübernahme zugestimmt wird ist unverzüglich eine neuerliche Anordnung zu erlassen.

(4) Die anordnenden Organe haben dafür zu sorgen, dass bei den zu veranschlagenden Einnahmen und Ausgaben die den Einnahmen zu Grunde liegenden Berechtigungen und Forderungen, sowie die den Ausgaben zu Grunde liegenden Verpflichtungen und Schulden zum Zeitpunkt des Zufließens der Einnahme bzw. Abfließens der Ausgabe in den Verrechnungsaufschreibungen bereits erfasst sind.

(5) Sofern auf Grund der haushaltsrechtlichen Vorschriften für einen Gebarungsfall das Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen oder mit dem dafür zuständigen haushaltsleitenden Organ hergestellt worden ist, ist dies durch Angabe von Datum und Aktenzahl in der Anordnung zu vermerken.

(6) Unter Maßgabe einer ordnungsgemäßen Verrechnung können mit einer Anordnung auch mehrere Beträge zum Vollzug angeordnet werden, insbesondere dann, wenn wiederkehrende Zahlungen (zB Raten oder andere Teilbeträge) anzunehmen oder zu leisten sind oder wenn mehrere Verrechnungskonten gleichzeitig belastet werden.

(7) Die Aufteilung von Zahlungs- und Verrechnungsbeträgen auf mehrere Anordnungen, um damit festgelegte Betragsgrenzen zu umgehen, ist unzulässig.

Anordnungsbefugnis

§ 27. (1) Zur Erlassung einer Anordnung im Gebarungsvollzug im Sinne von § 67 BHG befugt sind

(2) Die Anordnungsbefugnis hat den Namen des Anordnungsbefugten, den Umfang der Anordnungsbefugnis und eine Unterschriftsprobe des Anordnungsbefugten zu enthalten. Wenn die Anordnungsbefugnis in einem elektronischen Verfahren als Ersatz für die handschriftliche Unterfertigung durch Freigabe der Anordnung ausgeübt wird, ist an Stelle der Unterschriftsprobe ein geeignetes Merkmal für die Benutzerauthentifizierung festzulegen.

(3) Die Festlegung der Anordnungsbefugnis und allfällige Änderungen sind dem jeweils zuständigen ausführenden Organ umgehend schriftlich zur Kenntnis zu bringen.

(4) Durch Unterfertigung der Anordnung wird vom Anordnungsbefugten neben der Richtigkeit der angeordneten Verrechnungsdaten auch das vorschriftsmäßige Zustandekommen der Anordnung bestätigt, insbesondere, dass

Formen von Anordnungen

Schriftliche Anordnung

§ 28. (1) Anordnungen im Gebarungsvollzug haben vorbehaltlich des § 29 schriftlich im Sinne von § 5 Abs. 2 zu erfolgen und sind vom Anordnungsbefugten unter Angabe des Datums zu unterschreiben.

(2) Schriftliche Anordnungen müssen handschriftlich auf Papier unterfertigt werden. Die Unterschrift kann vom Anordnungsbefugten auch elektronisch in Form einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Z 3a SigG, BGBl. I Nr. 190/1999, angebracht werden. Das haushaltsleitende Organ kann gemäß § 5 Abs. 2 in Verbindung mit § 2 Abs. 2 bezüglich des Anbringens einer elektronischen Signatur eigene Verfahrensanordnungen festlegen.

(3) Schriftliche Anordnungen müssen in dauerhafter und lesbarer Form erfolgen. Änderungen dürfen nur so vorgenommen werden, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben und das Datum und die Person, welche die Änderung durchgeführt hat, feststellbar ist (zB durch Beifügung von Datum und Unterschrift). Keinesfalls geändert werden dürfen der Empfangsberechtigte und dessen Bankverbindung, der Zahlungspflichtige und der Zahlungsbetrag. Gegebenenfalls ist eine neuerliche Anordnung zu erteilen und die ursprüngliche Anordnung zurückzunehmen.

(4) Schriftliche Anordnungen sind der Buchhaltung zu übermitteln und von dieser ordnungsgemäß im HV-System zu erfassen. Auf den schriftlichen Anordnungen, die im System erfasst werden und auf den zu Grunde liegenden physischen Belegen ist jeweils das Bezugszeichen, unter dem die Anordnung im HV-System erfasst wird, zu vermerken.

Elektronische Anordnung

§ 29. (1) Die Schriftlichkeit von Anordnungen entfällt, wenn das anordnende Organ direkt an das HV-System angebunden ist, die Verrechnungsdaten in diesem System mit Hilfe der entsprechenden Eingabemasken ordnungsgemäß erfasst und im Wege der elektronischen Nachrichtenübermittlung an die Buchhaltung weitergegeben werden.

(2) Die elektronische Anordnung gemäß Abs. 1 ist vom Anordnungsbefugten im HV-System freizugeben. Die Freigabe bewirkt die elektronische Fertigung der Anordnung. Das Datum der Freigabe und das Benutzerkennzeichen des Anordnungsbefugten werden, wie alle anderen Vollzugsschritte im HV-System, in unveränderbarer Weise festgehalten. Die Freigabe der Anordnung im HV-System durch den Anordnungsbefugten ersetzt dessen Unterschrift.

(3) Auf den zu Grunde liegenden Belegen ist das Bezugszeichen, unter dem die Anordnung im HV-System erfasst wird, zu vermerken.

Art und Inhalt von Anordnungen

Mittelvormerkung

§ 30. (1) Um die Verrechnung einer Berechtigung oder Verpflichtung gemäß § 64 unter Mitwirkung der Buchhaltung zu veranlassen, ist eine Mittelvormerkung in schriftlicher Form gemäß § 28 anzuordnen. Mittelvormerkungen sind auch anzuordnen, wenn zwischen Organen des Bundes Leistungsverpflichtungen auf Grund von § 49 Abs. 1 BHG begründet oder in Aussicht gestellt werden.

(2) Die Verrechnung von Berechtigungen oder Verpflichtungen gemäß § 68, deren Leistungspflicht zum Teil oder zur Gänze erst in künftigen Finanzjahren eintritt, ist ebenfalls durch eine Mittelvormerkung anzuordnen. In der Anordnung sind die auf die einzelnen Finanzjahre entfallenden Teilbeträgen anzugeben, sodass diese Teilbeträge im Verrechnungskreis Vorberechtigungen und Vorbelastungen im Phasenfeld Berechtigung oder Verpflichtung gebucht werden können. Wenn ein befristetes Dauerschuldverhältnis zu Grunde liegt, sind die auf die einzelnen Finanzjahre entfallenden Beträge für die Dauer der gesamten Laufzeit anzugeben. Wenn ein unbefristetes Dauerschuldverhältnis zu Grunde liegt, sind nur die auf das laufende und die vier darauf folgenden Finanzjahre entfallenden Beträge anzugeben.

Annahmeanordnung und Auszahlungsanordnung

§ 31. (1) Für die Verrechnung von Forderungen oder Schulden gemäß § 65 sind Annahme- oder Auszahlungsanordnungen zu erteilen. Hierzu gehören neben Einnahmen und Ausgaben des Bundes von/an Dritte auch Zahlungsansprüche oder Zahlungsverpflichtungen auf Grund von Vergütungen für von den Organen des Bundes untereinander erbrachte Leistungen gemäß § 49 Abs. 1 BHG und Überweisungen der Organe des Bundes an andere Organe des Bundes, sofern sie auf Grund von Gesetzen vorgesehen sind. Weiters sind Annahme- oder Auszahlungsanordnungen zu erteilen, wenn Einnahmen oder Ausgaben anzunehmen oder zu leisten sind, die gemäß § 16 Abs. 2 Z 1, 2 und 4 bis 8 BHG nicht veranschlagt werden (Ersatzforderungen/Ersatzschulden zu absetzbaren Zahlungen).

(2) Für die Verrechnung von Forderungen oder Schulden auf Grund von Zahlungsansprüchen oder Zahlungsverpflichtungen, die gemäß § 80 Abs. 4 BHG voranschlagsunwirksam zu verrechnen sind, ist gleichfalls eine Annahme- oder Auszahlungsanordnung zu erlassen.

(3) Annahme- und Auszahlungsanordnungen stellen gleichermaßen einen Zahlungsauftrag als auch einen Verrechnungsauftrag dar.

(4) Annahme- oder Auszahlungsanordnungen sind grundsätzlich in elektronischer Form gemäß § 29 zu erlassen. Hierzu sind die Zahlungs- und Verrechnungsdaten nach Maßgabe der vom HV-System bereitgestellten Eingabemaske zu erfassen und freizugeben. Ist das Erlassen von Annahme- oder Auszahlungsanordnungen in elektronischer Form mangels direkter Anbindung an das HV-System nicht möglich, sind diese in schriftlicher Form gemäß § 28 zu erteilen.

(5) Für Anzahlungen, Vorauszahlungen und sonstige abrechnungspflichtige Gebarungsfälle ist zunächst die Verrechnung einer Forderung oder Schuld in der entsprechenden Betragshöhe anzuordnen. Anlässlich der Abrechnung, die gemäß § 78 Abs. 9 BHG binnen drei Jahren vorzunehmen ist, ist eine weitere Anordnung zu erteilen. In dieser Anordnung ist die geleistete Anzahlung, Vorauszahlung oder sonstige Teilzahlung entsprechend zu berücksichtigen.

(6) Bei Darlehen, die gewährt werden, ist mit der Auszahlungsanordnung für die Zuteilung des Darlehens an den Darlehensnehmer eine Annahmeanordnung mit den vereinbarten Rückzahlungsbeträgen zu erteilen.

(7) Periodisch wiederkehrende Zahlungen in gleich bleibender Höhe (zB Mieten) können mittels Daueranordnung (Dauerannahme- oder Dauerauszahlungsanordnung) beauftragt werden, die entweder in elektronischer Form gemäß § 29 oder mangels direkter Anbindung an das HV-System in schriftlicher Form gemäß § 28 erteilt werden können.

(8) In Fällen von absetzbaren Zahlungen ist ersatzweise die Verrechnung einer Forderung oder Schuld anzuordnen (Ersatzforderung bzw. Ersatzschuld):

(9) Die Verrechnung von Forderungen oder Schulden gemäß § 68, die entweder zum Teil oder zur Gänze erst in künftigen Finanzjahren einzuheben oder zu leisten sind, sind ebenfalls durch Annahme- oder Auszahlungsanordnungen anzuordnen. In der Anordnung sind die auf die einzelnen Finanzjahre entfallenden Teilbeträgen anzugeben, sodass diese Teilbeträge als Vorberechtigungen oder Vorbelastungen im Phasenfeld Forderung oder Schuld gebucht werden können. Wenn ein befristetes Dauerschuldverhältnis zu Grunde liegt, sind die auf die einzelnen Finanzjahre entfallenden Beträge für die Dauer der gesamten Laufzeit anzugeben. Wenn ein unbefristetes Dauerschuldverhältnis zu Grunde liegt, sind nur die auf das laufende und die vier darauf folgenden Finanzjahre entfallenden Beträge anzugeben.

(10) Für Einnahmen oder Ausgaben, die zu- bzw. abgeflossen sind bevor eine diesbezügliche Anordnung erteilt worden ist, ist die Erlassung einer Annahme- oder Auszahlungsanordnung unverzüglich nachzuholen.

Verrechnungsanordnung

§ 32. (1) Verrechnungsanordnungen sind zu erteilen, wenn

(2) Verrechnungsanordnungen sind grundsätzlich in elektronischer Form gemäß § 29 zu erlassen. Hierzu sind die Verrechnungsdaten nach Maßgabe der vom HV-System bereitgestellten Eingabemaske zu erfassen und freizugeben. Ist das Erlassen von Annahme- oder Auszahlungsanordnungen in elektronischer Form mangels direkter Anbindung an das HV-System nicht möglich, sind diese in schriftlicher Form gemäß § 28 zu erteilen.

Zu- und Abgangsanordnung

§ 33. (1) Die Anordnung zur Annahme oder Abgabe von Sachen ist vom anordnenden Organ grundsätzlich schriftlich mittels Zu- oder Abgangsanordnung durchzuführen, wobei es genügt, wenn Unterlagen zum Geschäftsfall übermittelt werden, aus denen der erforderliche Inhalt gemäß Abs. 2 hervorgeht. In dringenden Fällen kann die Zu- oder Abgangsanordnung vorerst mündlich erteilt und umgehend schriftlich nachgeliefert werden.

(2) Die Anordnung zur Annahme oder Abgabe von Sachen hat folgende Angaben zu enthalten:

(3) Die Bestimmungen der Abs. 1 und 2 sind auch anzuwenden für die Entgegennahme und Ausfolgung von Wertsachen, die zur Verwahrung übernommen werden (zB Sparurkunden, Wertmarken).

Ausnahmebestimmungen

Übertragung der Anordnungsbefugnis an das ausführende Organ

§ 34. (1) Auf Grund des § 68 Abs. 3 Z 2 BHG wird in bestimmten Fällen die Anordnungsbefugnis dem ausführenden Organ übertragen. In diesen Fällen kann eine Anordnung im Gebarungsvollzug ersatzweise an Stelle des anordnenden Organs durch das zuständige ausführende Organ erlassen werden (Ersatzanordnung).

(2) Ersatzanordnungen sind grundsätzlich in elektronischer Form gemäß § 29 vorzunehmen. Die Zahlungs- und Verrechnungsdaten sind nach Maßgabe der vom HV-System bereitgestellten Eingabemasken zu erfassen und freizugeben.

Ausnahmen vom Erfordernis einer Anordnung

§ 35. (1) Eine Anordnung im Gebarungsvollzug ist nicht erforderlich,

(2) Auf Grund der §§ 68 Abs. 3 Z 3 und 69 BHG kann eine schriftliche Anordnung auch außerhalb des HV-Systems entfallen, wenn Zahlungsbeträge und der Inhalt der erforderlichen Verrechung im Rahmen automatisierter Verfahren im Sinne von § 5 Abs. 3 ermittelt oder bereitgestellt werden. Die technisch-organisatorischen Voraussetzungen dafür sind vom zuständigen haushaltsleitenden Organ in Verfahrensvorschriften gemäß § 2 festzulegen. Dabei ist insbesondere die Sicherheit des Zahlungsverkehrs zu gewährleisten.

Anordnende Organe mit Kassen oder Zahlstellen

§ 36. (1) Der 3. Teil dieser Verordnung über die Anordnung im Gebarungsvollzug ist für

(2) Die in Abs. 1 genannten Organe der Haushaltsführung haben Anordnungen ausschließlich schriftlich auf Papier zu erteilen, wobei diese Anordnungen in vereinfachter Form erfolgen können, indem die für die Durchführung der Zahlung und Verrechnung erforderlichen Angaben unmittelbar auf dem zu Grunde liegenden Beleg oder auf einem mit dem Beleg dauerhaft verbundenen Dokument angebracht werden können. Hilfsweise können auch Formvordrucke und Stampiglienaufdrucke verwendet werden (zB „sachlich und rechnerisch richtig“, „Anordnung zur ...“).

(3) Anordnungen an Kassen und Zahlstellen müssen erteilt werden, wenn Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind. Die Verrechnung von Forderungen, Berechtigungen, Schulden und Verpflichtungen bedarf keiner Anordnung.

(4) Anordnungen an Kassen und Zahlstellen dürfen auch ohne Bezugnahme auf ein Personenkonto angeordnet werden.

(5) Die Anordnungen haben folgende Angaben zu enthalten:

(6) Mehrere gleichartige Barzahlungen, die insgesamt einen Ausgabenrahmen von 100 € monatlich nicht übersteigen, können von den in Abs. 1 genannten Organen in einer Anordnung gemeinsam angeordnet werden. Die Gültigkeitsdauer des erteilten Ausgabenrahmens darf ein Monat nicht übersteigen. Es müssen sämtliche Angaben, die für die Durchführung der Zahlungen und deren Verrechnung erforderlichen sind, enthalten sein. Die vollzogenen Ausgaben sind vom ausführenden Organ einzeln in den Vollzugsvermerken festzuhalten, sodass sich daraus und aus den zu Grunde liegenden Belegen die restlichen Angaben für die Verrechnung ergeben. Nach Vollziehung der Anordnung bzw. nach deren zeitlichem Ablauf ist diese mit den zugehörigen Belegen dem Anordnungsbefugten nachträglich zur Kenntnis zu bringen und von diesem mit Datum und Unterschrift zu bestätigen.

Zahlungsverkehr

Allgemeines zum Zahlungsverkehr

Grundsätze

§ 37. (1) Auf Grund des § 73 Abs. 1 BHG werden im Folgenden nähere Bestimmungen zur Durchführung des Zahlungsverkehrs erlassen.

(2) Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Bundes obliegt grundsätzlich der Buchhaltung, den Kassen und den Zahlstellen als zuständige ausführende Organe.

(3) Der Zahlungsverkehr ist grundsätzlich bargeldlos von der Buchhaltung oder von der Kasse abzuwickeln. Unter bargeldloser Zahlungsabwicklung sind sämtliche Zahlungsformen zu verstehen, bei denen die Zahlung über die bei den Kreditinstituten für die Organe des Bundes eingerichteten Bankkonten erfolgt, auch wenn der Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte den Betrag bei einem Kreditinstitut in bar einzahlt oder im Wege einer Anweisung bar erhält.

(4) Der Barzahlungsverkehr ist auf das unumgänglich notwendige Ausmaß zu beschränken. Die Abwicklung des Barzahlungsverkehrs obliegt den Kassen und Zahlstellen. Von der Buchhaltung ist der Barzahlungsverkehr nur dann abzuwickeln, wenn diese von einem haushaltsleitenden Organ gemäß § 7 Abs. 2 BHG hierzu beauftragt wird.

Zahlung zum Fälligkeitszeitpunkt

§ 38. (1) Ausgaben sind vom ausführenden Organ grundsätzlich nach Maßgabe ihrer Fälligkeit zu leisten. Ausgaben dürfen vor Eintritt des Fälligkeitszeitpunktes geleistet werden, wenn dadurch Zahlungsbegünstigungen (zB Skontonachlass) erreicht werden. In solchen Fällen sind Zahlungsbegünstigungen bestmöglich auszunutzen.

(2) Einnahmen sind vom ausführenden Organ grundsätzlich nach Maßgabe ihrer Fälligkeit und unter Berücksichtigung gewährter Zahlungserleichterungen (Stundung, Ratenbewilligung, Aussetzung und Einstellung der Einziehung) einzufordern. Nicht erfüllte Forderungen des Bundes sind vom ausführenden Organ nach Ablauf einer zweiwöchigen Nachfrist einzumahnen, soweit vom zuständigen anweisenden Organ nicht anderes bestimmt ist (zB Festlegung von Betragsgrenzen). Bleibt die Mahnung erfolglos, ist dies dem anweisenden Organ zur Kenntnis zu bringen.

Aufrechnung

§ 39. (1) Bestehen Forderungen eines Empfangsberechtigten gegen den Bund und Forderungen des Bundes gegen denselben Empfangsberechtigten, sind diese gegeneinander gemäß § 1438 des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (ABGB), JGS Nr. 946/1811, aufzurechnen. Die Forderungen müssen sich nach Maßgabe bestehender Vorschriften und Vereinbarungen richtig (unbestritten oder klagbar) und gleichartig (beides Geldforderungen) gegenüberstehen. Die Fälligkeit beider Forderungen muss bereits feststehen und es dürfen der Aufrechnung keine sonstigen Hindernisse entgegenstehen. Das ausführende Organ hat das Vorliegen der Voraussetzungen zu prüfen. Im Zweifelsfall ist die Entscheidung des Anordnungsbefugten einzuholen.

(2) Von der Aufrechnung ausgenommen sind Forderungen des Bundes, die aus zweckgewidmeten Zahlungen herrühren (gesetzliche, verwaltungsbehördliche oder vertragliche Zweckwidmung) oder mit einer Rückzahlungsverpflichtung bei Nichteinhaltung einer der Erreichung des Zahlungszweckes dienenden Bedingung oder Auflage verbunden sind (zB Förderungen).

(3) Zahlungsverpflichtungen des Bundes, die 7 000 € (inklusive Umsatzsteuer) übersteigen, sind zur Sicherung von Abgabenforderungen des Bundes im Einzelfall auf eine Aufrechnungsmöglichkeit zu prüfen. Hierbei ist nach den vom Bundesminister für Finanzen für das Eilnachrichtenverfahren erlassenen Richtlinien vorzugehen.

(4) Der Empfangsberechtigte ist über die Aufrechnung schriftlich zu verständigen. Die Aufrechnungserklärung an den Empfangsberechtigten ist vom zuständigen ausführenden Organ vorzunehmen.

Vereinbarungen mit Kreditinstituten

§ 40. Vereinbarungen mit Kreditinstituten über die Durchführung des Zahlungsverkehrs des Bundes dürfen nur vom Bundesminister für Finanzen getroffen werden. Die Organe des Bundes, insbesondere die ausführenden Organe, haben dafür zu sorgen, dass allen Bediensteten ihres Wirkungsbereiches, die mit Aufgaben des Zahlungsverkehrs betraut sind, diese Vereinbarungen zur Kenntnis gebracht werden. Die Vereinbarungen mit den Kreditinstituten sind in der jeweils aktuellen Fassung online über die Intranethomepage des Bundesministeriums für Finanzen (www.bmf.intra.gv.at) oder im Rechts- und Fachinformationssystem des Finanzressorts (findok.bmf.gv.at) abrufbar zu halten.

Giroverkehr

Konten für den Zahlungsverkehr

§ 41. (1) Beim Rechtsnachfolger der Österreichischen Postsparkasse und bei der Oesterreichischen Nationalbank ist jeweils ein Hauptkonto für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Bundes zu führen.

(2) Zu den Hauptkonten bei den in Abs. 1 genannten Kreditinstituten sind für die Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs Sub- und Nebenkonten zu eröffnen.

(3) Die Summen der Gut- und Lastschriften jedes Nebenkontos werden taggleich auf das jeweilige Subkonto, die der Subkonten taggleich auf das Hauptkonto übertragen, sodass die Sub- und Nebenkonten keine Salden aufweisen. Über die Gut- und Lastschriften auf den Sub- und Nebenkonten werden die ausführenden Organe vom kontoführenden Kreditinstitut durch Übermittlung von Kontoauszügen verständigt. In den Kontoauszügen der Hauptkonten werden die Tagesumsatzsummen der zugehörigen Subkonten und in den Kontoauszügen der Subkonten die Tagesumsatzsummen der zugehörigen Nebenkonten ausgewiesen.

(4) Die Eröffnung, Schließung und sonstige Verwaltung der Sub- und Nebenkonten, wie insbesondere die Festlegung der Erfordernisse für die Auftragszeichnung (Gemeinsam- oder Einzelzeichnung) obliegt dem Bundesminister für Finanzen im Einvernehmen mit dem zuständigen haushaltsleitenden Organ. Die Eröffnung eines Subkontos wird anlässlich der Aufgabenübertragung an das anweisende Organ gemäß § 5 Abs. 4 BHG im Zuge der Einvernehmensherstellung mit dem Bundesminister für Finanzen veranlasst. Die Eröffnung eines Nebenkontos erfolgt über Antrag des anweisenden Organs, mit dem das anweisungsermächtigte Organ in einem Abrechungsverhältnis steht, im Wege seines haushaltsleitenden Organs.

(5) Außer Sub- und Nebenkonten dürfen mit Zustimmung des Bundesministers für Finanzen auch sonstige Konten eröffnet werden, wenn es die besonderen örtlichen oder sachlichen Voraussetzungen erfordern und die erwarteten Guthabenbestände für die Zusammenfassung und allgemeine Verfügbarkeit der Zahlungsmittel des Bundes unbedeutend sind. Das anweisende Organ hat dem Bundesminister für Finanzen im Wege des jeweils zuständigen haushaltsleitenden Organs die für die Eröffnung erforderlichen Voraussetzungen darzulegen.

(6) Die Eröffnung eines sonstigen Kontos zur Durchführung des Zahlungsverkehrs für einen vom Bund verwalteten Rechtsträger bedarf nicht der Zustimmung des Bundesministers für Finanzen.

(7) Sobald die Voraussetzungen für die Weiterführung eines Kontos nicht mehr gegeben sind, ist die Kontoschließung von jenem Organ zu veranlassen, das die Eröffnung veranlasst hat. Bei der Schließung von sonstigen Konten sind Verfügungen zu treffen, wie ein allfälliges Guthaben zu verwenden ist und wie zukünftige Zahlungseingänge zu behandeln sind.

(8) Von jeder Kontoeröffnung oder -schließung sind die Buchhaltung und die von der Eröffnung bzw. Schließung betroffene Kasse unverzüglich zu benachrichtigen.

Zeichnungsberechtigte

§ 42. (1) Auf den bei den Kreditinstituten für den Zahlungsverkehr eingerichteten Konten (Bankkonten) dürfen Verfügungen nur von zwei Bediensteten gemeinsam vorgenommen werden (Grundsatz der Gemeinsamzeichnung). Ausnahmsweise kann bei Kassen mit nur einem Kassenbediensteten anstelle der Gemeinsamzeichnung die Einzelzeichnung zugelassen werden. Für die Zulassung der Einzelzeichnung hat das anweisende Organ, mit dem die Kasse in einem Abrechnungsverhältnis steht, das Einvernehmen mit dem Bundesminister für Finanzen und dem Rechnungshof im Wege des zuständigen haushaltsleitenden Organs herzustellen.

(2) Für die Bankkonten dürfen ausschließlich Buchhaltungs- und Kassenbedienstete zeichnungsberechtigt sein. Bei der Erteilung der Zeichnungsberechtigung ist insbesondere auf die Unvereinbarkeits- und Unbefangenheitsbestimmungen Bedacht zu nehmen. Die Erteilung der Zeichnungsberechtigung hat schriftlich durch das zuständige ausführende Organ zu erfolgen. Das verfügungsberechtigte anordnende Organ ist von der Erteilung umgehend in Kenntnis zu setzen.

(3) Ausgenommen von der Regelung gemäß Abs. 2 erster Satz sind Bankkonten, die der Veranlagung von Geldmitteln gemäß § 40 Abs. 3 BHG dienen, bei denen für die Wahrnehmung von Termingeschäften eine besondere Dringlichkeit gegeben ist. Auf solchen Konten dürfen Verfügungen vom anweisenden Organ getroffen werden. Die Buchhaltung ist nachträglich über die getroffenen Verfügungen in Kenntnis zu setzen.

(4) Von jedem Zeichnungsberechtigten ist eine Unterschriftsprobe zu hinterlegen und gesichert aufzubewahren. Eine weitere Unterschriftsprobe ist dem kontoführenden Kreditinstitut zu Kontrollzwecken zu übermitteln. Die Unterschriftsproben sind jeweils vom Leiter des ausführenden Organs und vom Leiter des anweisenden Organs durch Anbringen eines Sichtvermerks samt gültigem Stempelabdruck der Dienststelle schriftlich zu bestätigen.

Überweisungsaufträge an Kreditinstitute

§ 43. (1) Überweisungsaufträge an Kreditinstitute sind schriftlich oder im Wege des elektronischen Bankverkehrs zu erteilen, sofern dies mit dem Kreditinstitut vereinbart ist.