LegalizeVerordnung des Bundesministers für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft über die Grundsätze einer einheitlichen und ordnungsgemäßen Haushaltsführung, der Abwicklung von Rechtsgeschäften, der Budgetierung, der Bilanzierung, der Erstellung von Jahresvoranschlägen und Jahresabschlüssen und der Prüfung von Jahresabschlüssen der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften und über die Erstellung von Jahres-, Quartals- und Sonderberichten von Wirtschaftsbetrieben der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften (Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswirtschaftsverordnung – HS-WV)
Abkürzung
HS-WV
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund der §§ 37 Abs. 5, 40 Abs. 5 und 6 und § 41 Abs. 7 des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes 2014 – HSG 2014, BGBI. I Nr. 97/2016 (Anm.: richtig: BGBl. I Nr. 45/2014), wird verordnet:
Abkürzung
HS-WV
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund der §§ 37 Abs. 5, 40 Abs. 5 und 6 und § 41 Abs. 7 des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes 2014 – HSG 2014, BGBI. I Nr. 97/2016 (Anm.: richtig: BGBl. I Nr. 45/2014), wird verordnet:
Abkürzung
HS-WV
Abschnitt
Allgemeine Bestimmungen
Geltungsbereich
§ 1. Diese Verordnung regelt die Grundsätze
einer einheitlichen und ordnungsgemäßen Haushaltsführung und der Abwicklung von Rechtsgeschäften und der sich daraus ergebenden Anforderungen an die laufenden Aufzeichnungen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben,
der Erstellung von Jahresvoranschlägen (Budgetierung), der Buchführung, der Bilanzierung und der Erstellung von Jahresabschlüssen sowie der Ausgestaltung des Budget-Ist-Vergleiches der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben,
der Prüfung von Jahresabschlüssen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben und
der Erstellung von Jahres-, Quartals- und Sonderberichten von Wirtschaftsbetrieben der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft.
Abkürzung
HS-WV
Abschnitt
Allgemeine Bestimmungen
Geltungsbereich
§ 1. Diese Verordnung regelt die Grundsätze
einer einheitlichen und ordnungsgemäßen Haushaltsführung und der Abwicklung von Rechtsgeschäften und der sich daraus ergebenden Anforderungen an die laufenden Aufzeichnungen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben,
der Erstellung von Jahresvoranschlägen (Budgetierung), der Buchführung, der Bilanzierung und der Erstellung von Jahresabschlüssen sowie der Ausgestaltung des Jahresvoranschlag-Ist-Vergleiches der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben,
der Prüfung von Jahresabschlüssen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben und
der Erstellung von Jahres-, Quartals- und Sonderberichten von Wirtschaftsbetrieben der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft.
Abkürzung
HS-WV
Begriffsbestimmungen und Verweisungen
§ 2. (1) Im Sinne dieser Verordnung ist:
Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft: die Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften;
Bundesministerin oder Bundesminister: die Bundesministerin oder der Bundesminister, die oder der für die Angelegenheiten der Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften zuständig ist;
Kontrollkommission: Kontrollkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften.
(2) Soweit in dieser Verordnung auf Bundesgesetze und Verordnungen verwiesen wird, sind diese in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden.
Abkürzung
HS-WV
Begriffsbestimmungen und Verweisungen
§ 2. (1) Im Sinne dieser Verordnung ist:
Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft: die Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften;
Bundesministerin oder Bundesminister: die Bundesministerin oder der Bundesminister, die oder der für die Angelegenheiten der Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften zuständig ist;
Kontrollkommission: Kontrollkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften.
Jahresvoranschlag-Ist-Vergleich: Diese Bezeichnung hat dieselbe Bedeutung wie Budget-Ist-Vergleich im Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 – HSG 2014, BGBI. I Nr. 45/2014, in der jeweils geltenden Fassung.
(2) Soweit in dieser Verordnung auf Bundesgesetze und Verordnungen verwiesen wird, sind diese in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden.
Abkürzung
HS-WV
Abschnitt
Haushaltsführung und Abwicklung von Rechtsgeschäften
Grundsätze der Haushaltsführung
§ 3. (1) Die Haushaltsführung hat den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und leichten Kontrollierbarkeit zu folgen. Die Grundsätze der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit bedingen auch den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit für die Haushaltsführung. Die verfügbaren Ressourcen sind so einzusetzen, dass die dem gesetzlichen Auftrag entsprechenden Ziele mit einem zweckmäßigen Mitteleinsatz erreicht werden.
(2) Die laufenden Aufzeichnungen haben die Einhaltung der Grundsätze gemäß Abs. 1 zu dokumentieren und müssen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein.
(3) Die Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil der laufenden Aufzeichnungen. Sie hat derart beschaffen zu sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft vermitteln kann. Dabei sind die Bestimmungen über die Buchführung, insbesondere § 190 des Unternehmensgesetzbuches – UGB, dRGBl. S 219/1897, heranzuziehen. Damit wird die Einhaltung des Grundsatzes der leichten Kontrollierbarkeit gemäß § 41 Abs. 1 des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes 2014 – HSG 2014, BGBI. I Nr. 45/2014, gewährleistet.
Abkürzung
HS-WV
Abschnitt
Haushaltsführung und Abwicklung von Rechtsgeschäften
Grundsätze der Haushaltsführung
§ 3. (1) Die Haushaltsführung hat den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und leichten Kontrollierbarkeit zu folgen. Die Grundsätze der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit bedingen auch den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit für die Haushaltsführung. Die verfügbaren Ressourcen sind so einzusetzen, dass die dem gesetzlichen Auftrag entsprechenden Ziele mit einem zweckmäßigen Mitteleinsatz erreicht werden.
(2) Die laufenden Aufzeichnungen haben die Einhaltung der Grundsätze gemäß Abs. 1 zu dokumentieren und müssen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein.
(3) Die Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil der laufenden Aufzeichnungen. Sie hat derart beschaffen zu sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft vermitteln kann. Dabei sind die Bestimmungen über die Buchführung, insbesondere § 190 des Unternehmensgesetzbuches – UGB, dRGBl. S 219/1897, heranzuziehen. Damit wird die Einhaltung des Grundsatzes der leichten Kontrollierbarkeit gemäß § 41 Abs. 1 HSG 2014 gewährleistet.
Abkürzung
HS-WV
Haushaltsführung
§ 4. (1) Der Gebarung ist gemäß § 41 Abs. 1 HSG 2014 der genehmigte Jahresvoranschlag (Budget) zugrunde zu legen, wodurch gewährleistet ist, dass die Gebarung mit den korrespondierenden Ansätzen des Jahresvoranschlages übereinstimmt. Überschreitungen und Umgliederungen von Budgetansätzen des Jahresvoranschlages bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das zuständige Organ.
(2) Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen. Die Eintragungen in den Büchern (Buchhaltung) und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen (z. B. Anlagenverzeichnis, Kassa- oder Bankbuch) haben somit insbesondere vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen. Zeitgerecht bedeutet, dass Eintragungen in das Kassa- oder Bankbuch nach Möglichkeit täglich zu erfolgen haben. Die Buchungen laufender Geschäftsfälle sollen nach Möglichkeit wöchentlich, spätestens jedoch zu Beginn des Folgemonats durchgeführt werden. Auf die abgabenrechtlichen Fristsetzungen ist Bedacht zu nehmen.
(3) Voraussetzungen und Vorgaben für die Aus- und Durchführung eines Geschäftsfalles (insbesondere Zahlungen, Überweisungen, etc.) sind:
das Vorliegen eines Beleges: Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg ergeben sich aus der allgemeinen wirtschaftlichen Praxis und den abgabenrechtlichen Normen.
Einhaltung des Vieraugenprinzips: bei sämtlichen Geschäftsfällen, insbesondere der Freigabe von Belegen und Zahlungen, sowie der Abgabe von rechtsgültigen Erklärungen über den Abschluss von Rechtsgeschäften.
Einhaltung der Bestimmungen des § 42 HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen: Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.
Jeder Geschäftsfall ist einzeln in den Büchern zu erfassen.
(4) Die Führung der Bücher hat durch qualifizierte Personen zu erfolgen.
(5) Die Organisation der geschäftlichen Abläufe (Bestellprozess, Angebotslegungen, Rechnungsfreigaben, etc.) hat eine der Größe der Organisation angemessene Kontrolle („Internes Kontrollsystem“) vorzusehen.
Abkürzung
HS-WV
Haushaltsführung
§ 4. Der Gebarung ist gemäß § 41 Abs. 1 HSG 2014 der genehmigte Jahresvoranschlag (Budget) zugrunde zu legen, wodurch gewährleistet ist, dass die Gebarung mit den korrespondierenden Ansätzen des Jahresvoranschlages übereinstimmt. Überschreitungen und Umgliederungen von Ansätzen des Jahresvoranschlages bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das zuständige Organ.
(Anm.: Abs. 2 bis 5 aufgehoben durch Art. 1 Z 22, BGBl. II Nr. 115/2025)
Abkürzung
HS-WV
Konkretisierung von Anforderungen an die Buchführung
§ 5. (1) Insbesondere gelten folgende Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit der laufenden Buchführung:
Eine erfolgte Eintragung oder Aufzeichnung darf nachträglich nicht verändert werden. Für jede Korrektur ist ein gesonderter Beleg auszustellen.
Vermerke und Abkürzungen auf Belegen müssen allgemein verständlich und leserlich sein.
Die Belegorganisation ist so zu gestalten, dass zu jeder Buchung der zugehörige Beleg und zu jedem Beleg die jeweilige Buchung in angemessener Zeit aufgefunden werden kann.
Jedenfalls zu wählende Unterteilungen der Belegarten sind:
Externe Belege:
– Eingangsrechnungen
– Durchschriften von Ausgangsrechnungen
– Kontoauszüge
– Überweisungsbestätigungen
– Quittungen
Interne Belege:
– Buchungsanweisungen
– Eigenbelege
Die Belege sind nach Belegarten zu ordnen (z. B.: Kassabelege, Eingangsrechnungen, Durchschriften von Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Lohnbelege, Buchungsanweisungen, etc.).
Die Belege sind je nach Belegart lückenlos durchzunummerieren.
Die Ablage hat je Belegart gesondert sowie in zeitlicher Reihenfolge („chronologisch“) zu erfolgen.
Jedenfalls zu erfüllende Anforderungen an die Belegverarbeitung sind:
Jeder Beleg hat folgende Vermerke zu enthalten:
– Eingangsvermerk (Datum des Belegeinganges)
– Belegkontrolle (Abzeichnung des Beleges auf inhaltliche und formale Richtigkeit)
– Belegsymbol (Zuordnung zu Belegart)
– Vorkontierung (die zu bebuchenden Konten)
– Buchungsvermerk (Zeichen, dass der Beleg verbucht wurde)
Der Beleg hat klar und deutlich den Zweck des Geschäftsfalles zu zeigen. Sollte der ursprüngliche Belegtext für diesen Zweck nicht ausreichen, sind zusätzliche Vermerke am Beleg anzubringen.
(2) Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit mehr als 2.500 ordentlichen Mitgliedern haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit bis zu 2.500 ordentlichen Mitgliedern können ihre Bücher vereinfacht als Überschussrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gemäß den abgabenrechtlichen Normen führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014). Es wird allerdings auch diesen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften die Anwendung einer doppelten Buchhaltung empfohlen.
(3) Bei einer doppelten Buchhaltung sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:
das Journal (Grundbuch, enthält alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge),
das Hauptbuch (Summe aller Buchhaltungskonten, enthält alle Buchungen systematisch gegliedert) und
die Neben- oder Hilfsbücher (Anlagenverzeichnis, Inventarverzeichnis, Kassabuch, Kunden- und Lieferantenbuch).
(4) Güter des Anlagevermögens (im Sinne des § 226 UGB) sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen. Güter sind bis zu ihrem Ausscheiden im Verzeichnis zu belassen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur). Das Anlageverzeichnis hat pro Gegenstand jedenfalls folgende Informationen zu enthalten:
Inventarnummer (Diese fortlaufende Nummer der vorhandenen Gegenstände ist auch auf den Gegenständen selbst anzubringen),
Art des Gegenstandes (Bezeichnung),
Name und Anschrift der Lieferantin oder des Lieferanten,
Datum der Anschaffung,
Belegart und Belegnummer,
Anschaffungswert,
Buchwert zu Beginn der Wirtschaftsjahres,
Abschreibungssatz, Nutzungsdauer sowie Restnutzungsdauer,
kumulierte Abschreibung zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres und
Buchwert am Ende des Wirtschaftsjahres.
(5) Die Ableitung des Jahresabschlusses hat richtig und vollständig aus der laufenden Buchführung zu erfolgen.
(6) Erfolgt die Führung der Aufzeichnungen in Form einer Überschussrechnung, so sind ergänzend das vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zum Abschlussstichtag gemäß § 41 Abs. 4 HSG 2014 darzustellen. Es ist jedenfalls ein Inventarverzeichnis zu führen.
Abkürzung
HS-WV
Laufende Gebarung und Führung von Büchern
§ 5. (1) Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen.
(2) Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (§ 41 Abs. 4 HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen.
(3) Es sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:
das Journal (Grundbuch, enthält alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge),
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