LegalizeVerordnung der Bundesministerin für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz, mit der eine Mustergeschäftsordnung für die Hauptversammlung erlassen wird
Präambel/Promulgationsklausel
Auf Grund des § 456a Abs. 4 des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes (ASVG), BGBl. Nr. 189/1955, zuletzt geändert durch das Bundesgesetz BGBl. I Nr. 23/2019, wird verordnet:
Geltungsbereich
§ 1. Die dieser Verordnung als Anlage angeschlossene Mustergeschäftsordnung gilt für die Tätigkeit der Hauptversammlungen der Sozialversicherungsträger.
Sprachliche Gleichbehandlung
§ 2. Soweit in der angeschlossenen Mustergeschäftsordnung personenbezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise. Bei der Anwendung auf bestimmte Personen ist die jeweils geschlechtsspezifische Form zu verwenden.
Wirksamkeitsbeginn
§ 3. Diese Verordnung tritt mit 1. April 2019 in Kraft.
Anlage
Mitglieder der Hauptversammlung
§ 1. (1) Jedes Hauptversammlungsmitglied hat das Recht, vom Versicherungsträger zumindest einmal jährlich eine Zusammenstellung aller Mitglieder von Verwaltungskörpern und Ausschüssen zu erhalten, in der Namen, Telefonnummern, Zustelladressen und Kurienangehörigkeit enthalten sind.
(2) Listen mit Namen der Hauptversammlungsmitglieder dürfen vom Büro an Personen außerhalb des Versicherungsträgers nur dann weitergegeben werden, wenn als Zustelladresse bzw. Telefonnummer die entsprechenden Angaben des Versicherungsträgers angeführt werden, nicht aber die Privat-, Beschäftigungs- oder Betriebsadressen der Versicherungsvertreter.
Angelobung
§ 2. (1) Die Angelobung hat so bald wie möglich zu Beginn der Tätigkeit eines Hauptversammlungsmitgliedes zu erfolgen. Das Recht zur Amtsausübung ist von der Angelobung unabhängig. Die Angelobung soll zu Beginn einer Hauptversammlungssitzung erfolgen, sie kann auch außerhalb einer Sitzung vorgenommen werden. Die Angelobung ist schriftlich zu dokumentieren (zum Beispiel durch Unterzeichnung des Angelobungstextes). Die Angelobung gilt für die Dauer der laufenden Amtsperiode.
(2) Wer bereits bei einer Sitzung des Verwaltungsrates bzw. Landesstellenausschusses angelobt wurde, ist als Hauptversammlungsmitglied nicht neuerlich anzugeloben.
Einberufung von Sitzungen
§ 3. Sitzungen der Hauptversammlung werden vom Verwaltungsrat nach Bedarf, jedoch mindestens zweimal jährlich einberufen.
Einladung zur Sitzung
§ 4. (1) Die Einladungen zu den Sitzungen sind nachweislich spätestens acht Kalendertage vor dem Sitzungstag unter Angabe von Ort, Beginn und Tagesordnungsentwurf auszusenden. Dies gilt auch gegenüber der Aufsichtsbehörde.
(2) Der Einladung sind soweit wie möglich bereits die schriftlichen Sitzungsunterlagen beizulegen; Tischvorlagen sind nur ausnahmsweise zulässig.
(3) Die Aussendung der Sitzungseinladungen und –unterlagen hat grundsätzlich auf elektronischem Weg zu erfolgen.
(4) Versicherungsvertreter können auch dann zu Hauptversammlungssitzungen eingeladen werden, wenn die formelle Erklärung über die Annahme des Amtes noch nicht vorliegt, wohl aber mit deren Einlangen gerechnet werden kann.
Sitzungsunterlagen
§ 5. Sitzungsunterlagen dürfen von Sitzungsteilnehmern außerhalb ihrer Funktion nur dann verwendet werden,
wenn es von der Hauptversammlung genehmigt wurde oder
wenn es sich um Unterlagen handelt, die schon aus anderen Gründen außerhalb des Hauptversammlungsbereiches zugänglich sind.
Sitzungseröffnung, Vorsitz und Beschlussfähigkeit
§ 6. (1) Der vorsitzführende Vorsitzende eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Wenn die Beschlussfähigkeit nicht gegeben ist, kann der Vorsitzende den Sitzungsbeginn verschieben. Ist der vorsitzendführende Vorsitzende verhindert, wird er durch den nichtvorsitzführenden Vorsitzenden vertreten.
(2) Die Beschlussfähigkeit richtet sich nach der Zahl der Sitzungsteilnehmer im Beschlusszeitpunkt (Abgabe der letzten Stimme). Die Zahl der Teilnehmer zu Sitzungsbeginn bewirkt nicht die Beschlussfähigkeit während der gesamten Sitzung.
Tagesordnung
§ 7. (1) Der Entwurf der Tagesordnung ist vom Vorsitzenden zu Sitzungsbeginn der Hauptversammlung zur Genehmigung vorzulegen. Jeder Tagesordnungsentwurf hat den Punkt „Allfälliges“ zu enthalten.
(2) Durch Beschluss der Hauptversammlung kann die Tagesordnung geändert werden, bevor in sie eingegangen wird.
Nichtöffentlichkeit der Sitzungen
§ 8. (1) Die Sitzungen der Hauptversammlung sind nicht öffentlich.
(2) Auskünfte über Sitzungen dürfen nur im Rahmen des Auskunftspflichtgesetzes, BGBl. Nr. 287/1987, gegeben werden. Sitzungsunterlagen, Teilnehmerlisten und Protokolle dürfen bei einer Auskunftsbearbeitung nicht bzw. nur dann weitergegeben werden, wenn dies (für Sitzungsunterlagen) nach § 5 zulässig ist.
Sitzungsteilnahme, Befangenheit
§ 9. (1) Auskunftspersonen oder Sachverständige, wenn es sich nicht um die von der Hauptversammlung bestellten beeideten Wirtschaftsprüfer und es sich um eine Angelegenheit der Wirtschaftsprüfung handelt, dürfen nur ausnahmsweise und nur dann an einer Hauptversammlungssitzung teilnehmen, wenn dadurch die Nichtöffentlichkeit der Hauptversammlungssitzung nicht gefährdet wird.
(2) Wer befangen ist, hat für die Zeit, in der die betreffende Angelegenheit erörtert wird, den Sitzungsraum zu verlassen. Ob Befangenheit vorliegt, ist im Einzelfall vom Vorsitzenden zu beurteilen, wobei als Grundlage die Befangenheitsgründe des Verwaltungsverfahrens (§ 7 des Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzes 1991, BGBl. Nr. 51/1991) heranzuziehen sind. Gegen eine Entscheidung des Vorsitzenden steht dem Betroffenen die sofortige mündliche Berufung an die Hauptversammlung zu, die durch die anwesenden stimmberechtigten Sitzungsteilnehmer ohne Debatte und ohne Stimmrecht des Betroffenen mit einfacher Stimmenmehrheit entscheidet.
Anträge
§ 10. (1) Anträge an die Hauptversammlung können in mündlichen Berichten (§ 11) oder in schriftlichen Berichten (§ 12), die allen Sitzungsteilnehmern vorliegen, gestellt werden. Jeder Antrag ist zu begründen.
(2) Ein Bericht besteht zumindest aus dem Antrag und seiner Begründung. Schriftlichen Berichten ist im Allgemeinen der Vorzug zu geben. Bei Berichten, die nur zur Information vorgelegt werden, ist zu beantragen, dass der Bericht zur Kenntnis genommen wird.
(3) Jeder Bericht hat einen Antragstext zu enthalten, der bei Zustimmung unverändert beschlossen werden könnte (ausformulierter Antrag).
(4) Die Begründung muss, soweit derartige Angaben im Berichtszeitpunkt möglich sind und eine Begründung erforderlich scheint, enthalten:
warum der Antrag gestellt wird, einschließlich
allenfalls notwendiger Basis- oder Hintergrundinformationen,
Verweisen auf frühere Beschlüsse in der gleichen Angelegenheit,
wichtiger allfälliger Argumente für oder gegen den Beschluss,
der Angabe allfälliger Alternativen,
welche vorhersehbaren allgemeinen Auswirkungen ein zustimmender Beschluss hätte,
welche vorhersehbaren Aufwendungen oder Einnahmen ein zustimmender Beschluss nach sich ziehen würde (in absoluten Zahlen oder in Prozentwerten des Mehr- oder Minderaufwandes),
welche weiteren Beschlüsse und anderen Rechtsakte im Zuge der Durchführung des Beschlusses notwendig würden (aufsichtsbehördliche Genehmigung),
die Rechtsvorschrift, auf der ein Beschluss beruhen würde,
welche Verlautbarungen auf Grund eines Beschlusses notwendig wären.
(5) Der Antrag hat die wesentlichen Inhalte der vorgeschlagenen Vorgangsweise zu enthalten. Der Antrag kann auf Entwürfe verweisen, die dem Bericht beiliegen oder bei der Sitzung zur Einsicht bereitgehalten werden.
(6) Von den Abs. 3 und 4 darf ganz oder teilweise abgegangen werden, wenn dies der Vorsitzende im Einzelfall aus Gründen der Verwaltungsökonomie oder aus anderen triftigen sachlichen Gründen genehmigt, und wenn dadurch der notwendige Informationsstand der Sitzungsteilnehmer voraussichtlich nicht beeinträchtigt wird.
Mündliche Anträge
§ 11. (1) Nur Hauptversammlungsmitglieder können mündliche Anträge stellen. Mündliche Anträge können nur während der laufenden Sitzung gestellt werden. Sie sind in klarer Form zu formulieren und erforderlichenfalls vor der Abstimmung zu wiederholen.
(2) Wenn der Vorsitzende die Berichterstattung zu einem Antrag übernimmt, kann er den Vorsitz für deren Dauer an seinen Stellvertreter abgeben. Wenn der Stellvertreter an der Sitzung nicht teilnimmt, kann der Vorsitz für die Dauer der Berichterstattung vom Vorsitzenden einem anderen Versicherungsvertreter übergeben werden.
Anträge in schriftlichen Berichten
§ 12. (1) Die genehmigte Aussendung oder Vorlage eines Berichtes gilt als Antragstellung.
(2) Schriftliche Berichte sind dem Vorsitzenden vor ihrer Aussendung an die Sitzungsteilnehmer zur Genehmigung vorzulegen.
(3) Entwürfe für schriftliche Berichte können dem Büro von jedem Hauptversammlungsmitglied übermittelt werden. Das Büro hat solche Entwürfe dem Vorsitzenden zur weiteren Entscheidung vorzulegen.
(4) Akten des Versicherungsträgers oder anderer Stellen sind nicht Teil schriftlicher Berichte.
Form schriftlicher Berichte
§ 13. (1) Der Antrag ist im Bericht (vor allfälligen Beilagen) deutlich hervorgehoben anzuführen.
(2) Berichte sind nach einem einheitlichen Schema zu gestalten. Berichte über Änderungen in der Satzung oder anderen umfangreicheren Texten sollen Gegenüberstellungen des alten und des neuen Textes enthalten.
Berichterstattung
§ 14. (1) Der Vorsitzende kann zu Anträgen, die in einem schriftlichen Bericht gestellt wurden, und zu mündlichen Anträgen einen zusätzlichen mündlichen Bericht zulassen. Den Berichterstatter bestimmt der Vorsitzende. Er kann ein Mitglied der Hauptversammlung, den leitenden Angestellten des Versicherungsträgers bzw. den nach Maßgabe der Bestimmungen der Büroordnung für den Gegenstand zuständigen ständigen Stellvertreter des leitenden Angestellten oder ausnahmsweise auch einen anderen Sitzungsteilnehmer mit der Berichterstattung betrauen.
(2) Der Vorsitzende kann dem Berichterstatter das Schlusswort erteilen. Hierauf kann der Vorsitzende verzichten,
wenn eine zusammenfassende Darstellung der Ergebnisse der Wortmeldungen oder eine Abänderung der vom Berichterstatter gestellten Anträge entbehrlich ist oder
wenn das Schlusswort vom Vorsitzenden selbst erfolgt.
Diskussion
§ 15. (1) Nach der Berichterstattung hat der Vorsitzende die Diskussion einzuleiten. Wortmeldungen sind durch Erheben der Hand anzuzeigen, den Rednern ist in der Reihenfolge der Meldung das Wort zu erteilen. Der Redner kann sich in der Rednerliste zurückreihen lassen. Abwesenheit bei Aufruf gilt als Verzicht auf die Wortmeldung. Schriftliche Stellungnahmen abwesender Personen können kein Diskussionsbeitrag sein. Solche Stellungnahmen sind auch nicht dem Protokoll beizufügen.
(2) Die Redner haben sich an den Verhandlungsgegenstand zu halten. Die Wortmeldungen sollen kurz sein; Wiederholungen bereits vorgebrachter Standpunkte sowie nicht notwendige weitschweifende Erörterungen sind zu unterlassen. Berichte, die als Sitzungsunterlagen versendet wurden (§ 4 Abs. 2), sind als bekannt vorauszusetzen.
(3) Bei Wortmeldungen zur Geschäftsordnung (zum Beispiel über die Reihenfolge der Wortmeldungen) ist außer der Reihe das Wort zu erteilen. Über Anträge zur Geschäftsordnung kann, nachdem der am Wort befindliche Diskussionsredner ausgesprochen hat, nur je einem Redner das Wort für oder gegen den Antrag erteilt werden. Wortmeldungen zur Geschäftsordnung sind pro Redner mit drei Minuten begrenzt.
(4) Unrichtige Sachverhaltsdarstellungen können unmittelbar nach den Ausführungen des Redners berichtigt werden.
Verkürzung der Diskussion
§ 16. (1) Zur Verkürzung der Diskussion können die unter Abs. 2 genannten Anträge gestellt werden. Wird ein solcher Antrag gestellt, darf nur je einem Redner für oder gegen den Antrag das Wort erteilt werden. Hierauf ist sogleich abzustimmen.
(2) Im Einzelnen kann die Diskussion verkürzt werden:
durch Beschränkung der Redezeit auf nicht weniger als fünf Minuten für jeden Redner, aber auf nicht weniger als zehn Minuten für den Berichterstatter und die ersten zwei Redner;
durch Schluss der Rednerliste; danach darf nach den bereits vorgemerkten Rednern zu dem betreffenden Punkt der Tagesordnung keinem weiteren Redner das Wort erteilt werden;
durch Schluss der Debatte; dadurch sind alle vorgemerkten Redner von der Rednerliste gestrichen; dem Berichterstatter bleibt jedoch das Schlusswort gewahrt;
durch Übergang zur Tagesordnung; dadurch sind alle vorgemerkten Redner, auch der Berichterstatter, von der Rednerliste gestrichen; die Abstimmung über alle Anträge zum Gegenstand entfällt und es kommt der nächste Tagesordnungspunkt zur Behandlung;
durch Schluss der Sitzung; die unerledigten Gegenstände sind auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung zu setzen, die so bald wie möglich stattzufinden hat;
durch Vertagung des Gegenstandes; die Vertagung kann erfolgen
entweder auf bestimmte Zeit (zum Beispiel bis zur nächsten Sitzung oder bis zur Sitzung nach dem Eintreten einer bestimmten Bedingung); in diesem Fall ist im Vertagungsbeschluss der von der Hauptversammlung gewollte Zeitablauf anzugeben, oder
auf unbestimmte Zeit (Zurückstellung).
Sitzungsleitung
§ 17. (1) Der Vorsitzende leitet die Sitzung. Er kann jederzeit selbst das Wort ergreifen und er erteilt das Wort in der Reihenfolge der Wortmeldungen (§ 15) oder fordert Sitzungsteilnehmer zu einer mündlichen Stellungnahme auf, wobei der aufgeforderte Teilnehmer allerdings nicht verpflichtet ist, Stellung zu nehmen.
(2) Der Vorsitzende ist berechtigt,
Redner, die nicht zum Gegenstand sprechen, „zur Sache“ zu rufen;
Redner sowie Teilnehmer an der Sitzung, die die Sitzung stören (zum Beispiel durch beleidigende Redeweise, Verletzung der Geschäftsordnung), „zur Ordnung“ zu rufen;
Rednern, die ihre Wortmeldung über Gebühr ausdehnen, nach einmaligem Aufmerksam-Machen und frühestens weiteren fünf Minuten das Wort zu entziehen.
(3) Dem Ruf „zur Sache“ oder „zur Ordnung“ ist sofort nachzukommen. Geschieht dies nicht, so hat der Vorsitzende zunächst dem Redner das Wort zu entziehen. Wird auch dem nicht Folge geleistet, kann der Vorsitzende den Betroffenen von der Sitzung ausschließen.
(4) Gegen die Verfügungen nach den Abs. 2 und 3 steht dem Betroffenen die sofortige mündliche Berufung an die Hauptversammlung zu, die durch die anwesenden stimmberechtigten Sitzungsteilnehmer ohne Debatte und ohne Stimmrecht des Betroffenen mit einfacher Stimmenmehrheit entscheidet.
(5) Reichen die vorgesehenen Maßnahmen nicht aus, um den ordnungsgemäßen Verlauf der Sitzung sicherzustellen, kann der Vorsitzende auch ohne Antrag
die Sitzung für eine bestimmte Zeit, aber nicht länger als eine Stunde, unterbrechen oder
die Sitzung schließen. Das muss nicht beantragt werden und gilt als Beschluss nach § 16 Abs. 2 Z 5. Als Schluss der Sitzung gilt auch,
wenn die Sitzungsunterbrechung (Z 1) länger als eine Stunde dauert oder
wenn nach einer Sitzungsunterbrechung nur mehr so wenige stimmberechtigte Sitzungsteilnehmer anwesend sind, dass die Hauptversammlung nicht mehr beschlussfähig ist.
(6) Der Vorsitzende kann verfügen, wenn ihm dies zur ordnungsgemäßen Abwicklung und Protokollierung der Sitzung nötig scheint, dass sich die Redner in Rednerlisten eintragen. Er kann auch andere Maßnahmen treffen, die dem ordnungsgemäßen Ablauf der Sitzung dienen (zum Beispiel Namensnennung zu Beginn einer Wortmeldung).
Fassung der Beschlüsse
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