Verordnung vom 8. September 1999 zum Bundesgesetz über die Archivierung (Archivierungsverordnung, VBGA)

Geltender Text a fecha 2007-01-01

¹ gestützt auf Artikel 24 des Archivierungsgesetzes vom 26. Juni 1998 (Gesetz, BGA), verordnet:

1. Kapitel: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

¹ Diese Verordnung regelt die Rechte und Pflichten der anbietepflichtigen und selbstständig archivierenden Stellen nach dem Geltungsbereich des Gesetzes sowie diejenigen des Schweizerischen Bundesarchivs (Bundesarchiv), den Zugang zum Archivgut und die gewerbliche Nutzung des Archivgutes.

² Soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, gelten die Bestimmungen sinngemäss für die selbstständig archivierenden Stellen.

Art. 2 Geltungsbereich

(Art. ¹ BGA)

¹ Zum Geltungsbereich gehören die Bundesversammlung, der Bundesrat, die Parlamentsdienste, die Schweizerische Nationalbank sowie die im Anhang 1 aufgeführten Bundesorgane nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstaben b–d und g des Gesetzes.

² Die dieser Verordnung unterstellten autonomen Anstalten des Bundes und ähnlichen bundeseigenen Institutionen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe e des Gesetzes sind in Anhang 2 aufgeführt.

³ Als Personen des öffentlichen oder privaten Rechts im Sinne von Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe h des Gesetzes gelten insbesondere diejenigen Personen oder Institutionen, denen hoheitliche Kompetenzen, namentlich Verfügungskompetenzen, übertragen sind oder die für ihre Vollzugsaufgaben der unmittelbaren und umfassenden Aufsicht des Bundes unterstehen. Das Eidgenössische Departement des Innern bezeichnet in einer Verordnung die entsprechenden Personen und Institutionen.

⁴ Das Eidgenössische Departement des Innern kann die Anhänge 1 und 2 nach Anhörung der betroffenen Stellen ändern oder ergänzen.

Art. 3 Nachvollziehbarkeit

(Art. ² Abs. ² sowie ⁵ Abs. ² und ³ BGA)

¹ Die anbietepflichtigen Stellen sorgen für die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit ihrer Geschäftstätigkeit in ihren Unterlagen. Sie treffen die organisatorischen, administrativen und technischen Massnahmen, die für die Bildung und Führung von archivfähigen Unterlagen erforderlich sind.

² Für die Bundesstellen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstaben b, c und e des Gesetzes

² gelten zudem die Weisungen vom 13. Juli 1999 des Eidgenössischen Departements des Innern über die Aktenführung.

2. Kapitel: Sicherung der Unterlagen

Art. 4 Eintritt der Anbietepflicht

(Art. ⁶ BGA)

¹ Unterlagen gelten als nicht mehr ständig benötigt und müssen deshalb dem Bundesarchiv angeboten werden, wenn die anbietepflichtige Stelle keinen häufigen, regelmässigen Gebrauch mehr von ihnen macht, jedoch spätestens zehn Jahre nach dem letzten Aktenzuwachs.

² Die Frist nach Absatz 1 kann vom Bundesarchiv verlängert werden, wenn die anbietepflichtige Stelle begründet darlegen kann, dass sie die Unterlagen weiterhin benötigt.

³ Besondere Kategorien von Unterlagen werden unmittelbar nach der Ausfertigung oder Unterzeichnung angeboten bzw. abgeliefert, staatsvertragliche Vereinbarungen über die Direktion für Völkerrecht. Das Bundesarchiv regelt die Einzelheiten in Weisungen.

Art. 5 Modalitäten der Anbietepflicht und der Ablieferung

für anbietepflichtige Stellen (Art. 5, ⁶ und ⁷ BGA)

¹ Die anbietepflichtige Stelle sorgt dafür, dass die Unterlagen so aufbereitet sind, dass sie ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet und gegebenenfalls archiviert werden können.

² Die anbietepflichtige Stelle schlägt vor, welche Unterlagen aus rechtlicher und administrativer Sicht archivwürdig sind.

³ Bedürfnisse nach besonderen Schutzfristen nach Artikel 12 des Gesetzes sind bereits beim Anbieten anzugeben.

⁴ Das Bundesarchiv regelt die Einzelheiten der Anbietepflicht und der Ablieferung in Weisungen.

Art. 6 Ermittlung der Archivwürdigkeit

(Art. ⁷ und ⁸ BGA)

¹ Das Bundesarchiv entscheidet unter Berücksichtigung der Vorschläge der anbietepflichtigen Stelle, ob die Unterlagen dauerhaft archiviert werden sollen. Es beurteilt die angebotenen Unterlagen nach historischen und archivfachlichen Gesichtspunkten.

² Besteht zwischen dem Bundesarchiv und der anbietepflichtigen Stelle Uneinigkeit über die Archivwürdigkeit von Unterlagen, so werden diese archiviert.

³ Das Bundesarchiv legt in Zusammenarbeit mit den selbstständig archivierenden Stellen fest, ob deren Unterlagen archivwürdig sind.

⁴ Das Bundesarchiv beurteilt die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen innert Jahresfrist. Nimmt es nicht Stellung, so entfällt die Archivierungspflicht. Die Frist kann verlängert werden, wenn das Bundesarchiv darlegt, dass es die Unterlagen nicht fristgerecht bewerten kann.

Art. 7 Selbstständige Archivierung

(Art. ⁴ Abs. 3–5 BGA)

¹ Die Schweizerische Nationalbank und die in Anhang 2 bezeichneten autonomen Anstalten und ähnlichen bundeseigenen Institutionen archivieren ihre Unterlagen selbstständig.

² Die weiteren Personen des öffentlichen oder privaten Rechts nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe h des Gesetzes und nach Artikel 2 Absatz 3 der Verordnung, soweit sie ihnen übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, das Bundesstrafgericht sowie die Eidgenössischen Rekursund Schiedskommissionen nach Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe d des Gesetzes (Anhang 1) teilen dem Bundesarchiv

³ mit, ob sie ihre Unterlagen selbstständig archivieren wollen.

³ Das Bundesarchiv stimmt der selbstständigen Archivierung im Sinne von Absatz 2 zu, wenn die Voraussetzungen nach Artikel 8 Absatz 1 gegeben sind.

⁴ Archivieren die in Absatz 2 genannten Stellen nicht selbstständig, so gilt für sie die Anbietepflicht. Die Kosten für die Archivierung können vom Bundesarchiv in Rechnung gestellt werden.

⁵ Selbstständig archivierende Stellen sorgen in ihrem Zuständigkeitsbereich wie Bundesstellen für die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit ihrer Geschäftstätigkeit aufgrund ihrer Unterlagen.

Art. 8 Sicherstellung der einheitlichen Archivierungspraxis

(Art. ⁴ Abs. 3–5 BGA)

¹ Selbstständig archivierende Stellen nach Artikel ¹ Absatz ¹ Buchstaben d, e und h des Gesetzes treffen mit dem Bundesarchiv eine Vereinbarung über die Bildung der Unterlagen, deren Sicherung, Aufbewahrung und Vermittlung. Sie sorgen für die notwendigen personellen, räumlichen und finanziellen Mittel.

² Das Bundesarchiv ist befugt, Registraturen oder Informationsverwaltungsstellen dieser selbstständig archivierenden Stellen zu besichtigen und Erhebungen über den Zustand der dort verwahrten Unterlagen zu machen.

³ Das Bundesarchiv kann die Zustimmung zur selbstständigen Archivierung widerrufen oder den Widerruf beantragen , wenn die Archivierungspflicht nicht oder nicht nach den Grundsätzen des Gesetzes befolgt wird.

⁴ Beim Widerruf werden die Kosten für die Übernahme, die weitere Archivierung und die Wiedergutmachung allfällig aufgetretener Schäden von der Stelle getragen, die die Unterlagen produziert.

Art. 9 Vertragliche Verpflichtung bei privatrechtlichen

Auftragsverhältnissen (Art. ²⁴ Abs. ² BGA) Bei privatrechtlichen Auftragsverhältnissen regelt die den Auftrag erteilende Stelle nach Absprache mit dem Bundesarchiv die Archivierung der Unterlagen vorgängig mittels Vertrag.

3. Kapitel: Zugänglichkeit des Archivguts

1. Abschnitt: Allgemeines

Art. 10 Grundsätze

(Art. 9, ¹¹ und ¹² BGA)

¹ Jede Person hat das Recht auf Einsicht in das Archivgut des Bundes nach Ablauf der Schutzfristen nach den Artikeln 9, 11 und 12 des Gesetzes.

² Das Recht auf Einsichtnahme in das Archivgut umfasst insbesondere:

a. die Konsultation der Findmittel;

b. die Konsultation der Unterlagen;

c. die fotografische, fotomechanische oder digitale Reproduktion, vorbehältlich konservatorischer Einschränkungen;

d. die Wiedergabe und die Weiterverwertung der gewonnenen Informationen, vorbehältlich der Bestimmungen des Persönlichkeitsschutzes, insbesondere des Datenschutzes.

Art. 11 Gebühren

(Art. ²⁴ Abs. ¹ BGA)

¹ Die Grunddienste des Bundesarchivs wie die Unterstützung beim Ermitteln der Unterlagen und das Gewähren der Einsicht sind unentgeltlich, soweit sie mit einer rationellen Verwaltungsführung vereinbar sind.

² Für zusätzliche Dienstleistungen wie zum Beispiel Reproduktionen werden die Kosten entsprechend dem Zeitaufwand und den Materialauslagen in Rechnung gestellt.

³ Das Eidgenössische Departement des Innern erlässt eine Gebührenverordnung.

Art. 12 Findmittel

(Art. ¹⁷ Abs. ³ BGA)

¹ Findmittel sind zur Ermittlung von Archivgut frei zugänglich und können vom Bundesarchiv zu diesem Zweck erstellt und publiziert werden.

² Findmittel sind Verzeichnisse, Listen, Indices, Karteien, Dateien und andere Hilfsmittel, die den Zugang zum Archivgut ermöglichen, indem sie es aufzählen oder beschreiben.

³ Findmittel, die als solche besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten, dürfen erst nach Ablauf der Schutzfrist publiziert werden. Vor Ablauf der Schutzfrist ist eine Publikation nur nach Massgabe der Artikel 11 und 13 des Gesetzes zulässig.

2. Abschnitt: Schutzfristen

Art. 13 Berechnung der Schutzfrist

(Art. ¹⁰ BGA)

¹ Die Schutzfrist gilt in der Regel für ein ganzes Dossier oder Geschäft.

² Massgebend für die Berechnung der Schutzfrist ist das Jahresdatum des jüngsten Dokumentes. Nachträglich beigefügte Dokumente, die für den Geschäftsvorgang keine relevanten Informationen enthalten, zählen für die Fristenberechnung nicht.

³ Die zuständige Behörde kann Unterlagen freigeben, obschon diese noch in die Schutzfrist hineinreichen, wenn:

a. das Schwergewicht der Nachforschung auf Dokumenten liegt, deren Datum sich ausserhalb der Schutzfrist befindet;

b. die kontextbezogene Quellenkritik Einsicht in die Gesamtheit der Unterlagen verlangt.

Art. 14 Verlängerte Schutzfrist

(Art. ¹¹ und ¹² BGA)

¹ Für nach Personennamen erschlossenes Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthält, gilt die 50-jährige verlängerte Schutzfrist nach Artikel 11 des Gesetzes, die im Einzelfall nach den Artikeln 11 und

¹³ des Gesetzes verkürzt oder nach Artikel 12 Absatz 2 des Gesetzes verlängert werden kann.

² Liegt ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte vor, so kann die ordentliche Schutzfrist nach Artikel 9 des Gesetzes für bestimmte Kategorien von Archivgut oder im Einzelfall verlängert werden. Die verlängerte Schutzfrist beträgt bei Kategorien von Archivgut in der Regel insgesamt 50 Jahre.

³ Ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches Interesse gegen die Einsichtnahme liegt vor, wenn die Akteneinsicht geeignet ist:

a. die innere oder äussere Sicherheit der Eidgenossenschaft zu gefährden;

b. die Beziehungen zu ausländischen Staaten, internationalen Organisationen oder zwischen dem Bund und den Kantonen dauernd zu beeinträchtigen;

c. die Handlungsfähigkeit des Bundesrats schwerwiegend zu beeinträchtigen.

⁴ Ein überwiegendes schutzwürdiges privates Interesse gegen die Einsichtnahme kann insbesondere vorliegen, wenn die Akteneinsicht zu einer vorzeitigen Offenbarung von Berufsoder Fabrikationsgeheimnissen führt.

⁵ Die Bestände mit besonderen Schutzfristen nach Artikel 12 Absatz 1 des Gesetzes sind in Anhang 3 aufgeführt. Die Liste kann vom Eidgenössischen Departement des Innern geändert oder ergänzt werden. Die jeweils aktuellste Liste wird beim Bundesarchiv aufbewahrt und ist öffentlich zugänglich. Der nachgeführte Anhang wird jährlich in der Amtlichen Sammlung veröffentlicht.

3. Abschnitt: Eingaben an die Behörde

Art. 15 Gesuche um Einsichtnahme allgemein

(Art. 9, 11, ¹² und ¹³ BGA)

¹ Einsichtnahme in das Archivgut kann mündlich oder schriftlich verlangt werden.

² Gesuche um Einsichtnahme während der Schutzfrist müssen schriftlich begründet werden.

³ Bei Gesuchen um Einsichtnahme in Unterlagen, welche noch der Schutzfrist unterliegen, ist gegebenenfalls der Nachweis zu erbringen, dass sie bereits der Öffentlichkeit zugänglich waren, sofern die öffentliche Zugänglichkeit nicht gesetzlich geregelt ist.

Art. 16 Gesuche um Einsichtnahme während der verlängerten Schutzfrist

nach Artikel 11 des Gesetzes (Art. ¹¹ BGA)

¹ Bei Gesuchen um Einsichtnahme während der verlängerten Schutzfrist nach Artikel 11 des Gesetzes genügt der Nachweis, dass:

a. die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt;

b. die betroffene Person bereits drei Jahre tot ist.

² Handelt es sich um eine nicht-personenbezogene Nachforschung, so genügt eine entsprechende schriftliche Erklärung des Gesuchstellers oder der Gesuchstellerin.

4. Abschnitt: Entscheid der Behörde

Art. 17 Verfügungsberechtigung der Behörde

Die zuständige Behörde verfügt im Rahmen der Bestimmungen des Gesetzes und dieser Verordnung über die Zugänglichkeit aller von ihr erstellten oder empfangenen Unterlagen.

Art. 18 Bewilligung der Einsicht während der Schutzfristen

(Art. 9, 11, ¹² und ¹³ BGA)

¹ Die zuständige Behörde bewilligt die Einsichtnahme während der Schutzfrist, wenn die betreffenden Sachoder Personenunterlagen bereits vor Ablauf der Schutzfrist der Öffentlichkeit zugänglich waren. Vorbehalten bleiben neu aufgetauchte überwiegende schutzwürdige öffentliche oder private Interessen gegen die Einsichtnahme.

² Die zuständige Behörde bewilligt die Einsichtnahme während der verlängerten Schutzfrist nach Artikel 11 Absätze 1 und 2 des Gesetzes, wenn die Voraussetzungen nach Artikel 16 Absatz 1 erfüllt sind.

³ Die zuständige Behörde kann auf Antrag des Bundesarchivs die Einsichtnahme während der Schutzfrist bewilligen, wenn:

⁴ a. keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen; und

b. keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen; oder

c. wenn es sich um eine nicht-personenbezogene Nachforschung nach Artikel 11 Absatz 3 des Gesetzes handelt.

⁴ Bei Personen der Zeitgeschichte können hinsichtlich ihrer Tätigkeit in der Öffentlichkeit keine überwiegenden privaten Interessen entgegengestellt werden.

Art. 19 Auflagen und Bedingungen

(Art. ¹³ Abs. ² und ³ BGA)

¹ Die verfügende Behörde kann die Bewilligung zur Einsichtnahme während der Schutzfristen an Auflagen und Bedingungen knüpfen; sie kann insbesondere verlangen, dass bestimmte Dossierteile nicht ausgewertet oder Daten anonymisiert werden.

² Das Bundesarchiv kann von der einsichtnehmenden Person eine schriftliche Erklärung verlangen, dass sie von den Auflagen und Bedingungen Kenntnis genommen hat.

³ In besonderen Fällen kann die Behörde verlangen, dass ihr der Text vor der Veröffentlichung vorgelegt wird.

5. Abschnitt: Datenschutz; Verfahren

Art. 20 Auskunftsrecht

(Art. ¹⁵ Abs. ¹ und ² BGA)

¹ Jede Person kann über sie betreffende Daten, die beim Bundesarchiv oder bei den selbstständig archivierenden Stellen archiviert sind, Auskunft verlangen.

² Vor der Auskunftserteilung prüft die zuständige Stelle die Identität des Gesuchstellers oder der Gesuchstellerin und entscheidet, ob die Legitimation im Sinne von Absatz 1 gegeben ist.

³ Einem solchen Auskunftsbegehren wird nicht stattgegeben, wenn die Daten nicht mehr durch den Namen der betroffenen Person erschlossen sind oder wenn die Auskunftserteilung nicht mit einer rationellen Verwaltungsführung vereinbar ist.

⁴ Im Übrigen richtet sich das Auskunftsrecht nach der Datenschutzgesetzgebung.

Art. 21 Bestreitungsvermerk

(Art. ¹⁵ Abs. ³ BGA)

¹ Erhält eine betroffene Person Kenntnis davon, dass in archivierten Unterlagen Angaben über sie enthalten sind, die sie für unrichtig hält, kann sie dies vermerken lassen, nicht aber die Angaben berichtigen.

² Der Bestreitungsvermerk ist schriftlich bei der Stelle einzureichen, bei welcher die Einsichtnahme in die Unterlagen erfolgt ist. Er ist als Bestreitung zu kennzeichnen und mit Ort, Datum und Unterschrift der betroffenen Person zu versehen.

³ Der Bestreitungsvermerk wird den Unterlagen an der entsprechenden Stelle beigefügt.

Art. 22 Verfahren bei Verweigerung der Einsichtnahme und Auskunft

(Art. ⁹ Abs. 1, 11, ¹³ Abs. ¹ und ¹⁵ BGA)

¹ Vor einem abweisenden oder nur teilweise gutheissenden Entscheid ist dem Gesuchsteller oder der Gesuchstellerin das rechtliche Gehör zu gewähren. Auf Wunsch wird eine beschwerdefähige Verfügung erlassen.

² Das Verfahren richtet sich nach den Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensge-

⁵ setzes vom 20. Dezember 1968 . Vorbehalten bleibt das Verfahren nach Artikel 15 Absatz 1 des Gesetzes.

4. Kapitel: Gewerbliche Nutzung des Archivguts

Art. 23 Gewerbliche Nutzung von Archivgut durch das Bundesarchiv

(Art. ¹⁹ BGA) Das Bundesarchiv kann Archivgut gewerbsmässig nutzen, wenn die hoheitlichen Tätigkeiten nicht behindert werden, wenn Dritte in ihrer gewerblichen Tätigkeit dadurch nicht missbräuchlich benachteiligt werden und wenn der gewerbsmässigen Nutzung keine Urheberrechte entgegenstehen.

Art. 24 Übertragung von Rechten an Archivgut zur gewerblichen Nutzung

(Art. ¹⁹ BGA)

¹ Das Bundesarchiv kann Dritten Rechte zur gewerbsmässigen Nutzung von Archivgut durch eine Bewilligung übertragen. Grundlage der Bewilligung ist ein schriftliches Gesuch an das Bundesarchiv.

² Die Bewilligung kann erteilt werden, wenn:

a. eine Vereinbarung über Nutzungsumfang und Höhe der Entschädigung zustande gekommen ist;

b. keine entgegenstehenden Rechte tangiert werden; und

c. die Nutzungsrechte für die übrigen Benutzerinnen und Benutzer nicht eingeschränkt werden.

³ Wenn die Nutzungsrechte Institutionen oder Personen übertragen werden, die nicht profitorientiert sind, kann das Bundesarchiv auf eine Entschädigung verzichten.

⁴ Die Bewilligung kann mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden.

⁵ Für die gewerbliche Nutzung von Archivgut von selbstständig archivierenden Stellen ist die Zustimmung des Bundesarchivs erforderlich.

⁶ Das Verfahren richtet sich nach den Bestimmungen des Verwaltungsverfahrens-

⁶ gesetzes vom 20. Dezember 1968 .

Art. 25 Ausnahme von der Unveräusserlichkeit von Archivgut

(Art. ²⁰ BGA) Archivgut darf nicht veräussert werden, ausser wenn das Archivgut in zwei oder mehreren identischen Exemplaren vorhanden ist und die Kopien nicht mehr benötigt werden.

5. Kapitel: Schlussbestimmungen

Art. 26 Aufhebung bisherigen Rechts

¹ ⁷ Das Reglement vom 15. Juli 1966 für das Bundesarchiv wird aufgehoben.

² ⁸ Artikel 15 der Verordnung vom 14. Juni 1993 zum Bundesgesetz über den Datenschutz wird aufgehoben.

Art. 27 Änderungen bisherigen Rechts

⁹ über die Klassifizierung und 1. Die Verordnung vom 10. Dezember 1990 Behandlung von Informationen im zivilen Verwaltungsbereich wird wie folgt geändert:

Art. 20

...

¹⁰ 2. Die Verordnung vom 14. Juni 1993 zum Bundesgesetz über den Datenschutz wird wie folgt geändert:

Art. 27

...

¹¹ 3. Die Informationsschutzverordnung vom 1. Mai 1990 wird wie folgt geändert:

Art. 15

...

Art. 28 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 1999 in Kraft.

Fussnoten

[^1]: SR 152.1

[^2]: BBl 1999 5428

[^3]: Fassung gemäss Anhang Ziff. 1 der V vom 26. Sept. 2003 über die Arbeitsverhältnisse des Personals des Bundesstrafgerichts und des Bundesverwaltungsgerichts, in Kraft seit 1. Nov. 2003 (SR 172.220.117 ).

[^4]: AS 1999 2858

[^5]: SR 172.021

[^6]: SR 172.021

[^7]: [AS 1966 916, 1973 1591]

[^8]: SR 235.11

[^9]: SR 172.015 . Die hiernach aufgeführte Änd. ist eingefügt in der genannten V.

[^10]: SR 235.11 . Die hiernach aufgeführte Änd. ist eingefügt in der genannten V.

[^11]: SR 510.411 . Die hiernach aufgeführte Änd. ist eingefügt in der genannten V.