Verordnung vom 24. Oktober 2012 über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung (Org-VöB)

gestützt auf die Artikel 43 Absätze 2 und 3 sowie 47 Absatz 2 des Regierungsund

¹ (RVOG) Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997

² und auf Artikel 35 des Bundesgesetzes vom 16. Dezember 1994 über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), verordnet:

1. Kapitel: Grundlagen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

¹ Diese Verordnung regelt die Aufgaben und Zuständigkeiten im öffentlichen Beschaffungswesen der Bundesverwaltung.

² Sie gilt für:

• a. die Einheiten der zentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 der Regie-

³ rungsund Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 1998 (RVOV);

• b. die Einheiten der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 a Absatz 1 Buchstaben a und b RVOV mit Ausnahme des ETH-Rates.

³ Für die Beschaffung von Bauleistungen gelten lediglich die Bestimmungen zum Beschaffungscontrolling und des 6. Kapitels dieser Verordnung; im Übrigen richtet sich die Beschaffung von Bauleistungen nach der Verordnung vom 5. Dezember

⁴ 2008 über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB).

⁵ Art. 2 Zweck und Grundsatz der Bündelung

¹ Mit dieser Verordnung sollen wirtschaftlich effiziente, rechtmässige und nachhaltige Beschaffungen der Bundesverwaltung sichergestellt werden.

² Die Wirtschaftlichkeit wird insbesondere durch Bündelung von Beschaffungen

⁶ gewährleistet.

Art. 3 Begriffe

In dieser Verordnung bedeuten:

• a. zentrale Beschaffungsstelle: Organisationseinheit, die Güter und Dienstleistungen, welche die Bundesverwaltung zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt, zentral beschafft;

• b. Bedarfsstelle: Organisationseinheit, die Güter und Dienstleistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt;

• c. Produktekatalog: eine Liste marktgängiger und genormter Güter, die von den zentralen Beschaffungsstellen festgelegt wird;

⁷ … d.

⁸ Harmonisierte Beschaffungsprozesse Art. 4

¹ Die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen erfolgt nach bundesweit harmonisierten Beschaffungsprozessen gemäss Anhang 4.

² Die Prozesse enthalten mindestens folgende Etappen:

• a. Einleitung des Vergabeverfahrens;

• b. Wahl des Beschaffungsverfahrens;

• c. Zuschlagserteilung;

• d. Vertragsabschluss.

⁹ Art. 5–8 2. Kapitel: Zentrale Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen

1. Abschnitt: Organisation

Art. 9 Zentrale Beschaffungsstellen

Die in Anhang 1 aufgeführten Güter und Dienstleistungen werden von einer der folgenden zentralen Beschaffungsstellen beschafft, unter dem Vorbehalt von Arti-

¹⁰ kel 10:

• a. Gruppe armasuisse;

• b. Bundesamt für Strassen (ASTRA);

• c. BBL;

• d. Bundesreisezentrale (BRZ).

Art. 10 Weitere Beschaffungsstellen

¹ Die folgenden Güter und Dienstleistungen werden von den nachstehenden Stellen beschafft:

• a. Güter und Dienstleistungen für die internationale Entwicklungsund Ostzusammenarbeit und für den Erweiterungsbeitrag: von den zuständigen Stellen des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) und des Eidgenössischen Departements für Wirtschaft, Bildung und For-

¹¹ schung (WBF) ;

• b. Güter und Dienstleistungen für die humanitäre Hilfe: von der zuständigen Stelle des EDA;

• c. Güter und Dienstleistungen im Ausland für den Bedarf der schweizerischen Auslandvertretungen: von der zuständigen Stelle des EDA;

• d. Güter und Dienstleistungen im Bereich der Kryptologie: von der zuständigen Stelle des Eidgenössischen Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS).

² Für Güter und Dienstleistungen, die nicht gemäss Artikel 9 zentral beschafft werden müssen, können die Departemente eine Verwaltungseinheit ihres Departementes

¹² definieren, welche diese zentral für das gesamte Departement beschafft. 2. Abschnitt: Aufgaben und Zuständigkeiten der zentralen Beschaffungsstellen

¹³ Art. 11 …

¹ Die zentralen Beschaffungsstellen sind verantwortlich für das strategische und operative Beschaffungsmanagement.

^{2 14} Sie erfüllen in ihrem Zuständigkeitsbereich insbesondere folgende Aufgaben:

• a. Sie beschaffen nach Möglichkeit marktgängige, genormte Güter, die über ihren gesamten Lebensweg hohe wirtschaftliche, ökologische und soziale Anforderungen erfüllen. Zu diesem Zweck können sie in Absprache mit den Fachstellen (Art. 28 und 29) für die Bedarfsstellen verbindliche Produktkataloge festlegen. Bei der Beschaffung von Informationsund Kommunikationstechnik (IKT) für die Verwaltung beachten sie die Vorgaben des zuständigen verwaltungsinternen Standardisierungsorgans.

• b. Sie berücksichtigen bei der Festlegung ihrer Produktkataloge die Bedürfnisse der Bedarfsstellen angemessen, stellen in der Regel eine Auswahl an verschiedenen Produkten zur Verfügung und informieren über ihr Dienstleistungsangebot.

• c. Sie sorgen für eine angemessene Bündelung der Auftragsvolumina innerhalb des Bundes und schliessen zu diesem Zweck Verträge ab.

• d. Sie sorgen für klare und transparente Kompetenzen und Prozesse sowie ein adäquates internes Kontrollsystem bei der Durchführung von Beschaffungen.

¹⁵ e. Sie können die Ausschreibungsunterlagen sowie die Verträge für die Bedarfsstellen erstellen.

3. Abschnitt: Delegation von Beschaffungskompetenzen ¹⁶

Art. 12 Delegationsarten und Delegationsbefugnis

¹ Es gibt drei Arten von Delegationen:

• a. unterschwellige Delegationen: für die dauernde Beschaffung von Dienstleistungen bis zum Schwellenwert für öffentliche Ausschreibungen;

• b. Projektdelegationen: für die befristete Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen in Zusammenhang mit einem spezifischen Projekt;

• c. Sonderdelegationen: für die dauernde Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, unabhängig von den Schwellenwerten.

² Delegationen nach Absatz 1 Buchstaben a und b werden durch die zentralen Beschaffungsstellen erteilt, Delegationen nach Absatz 1 Buchstabe c durch die Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB).

Art. 13 Voraussetzungen

¹ Delegationen werden nur auf Antrag und in begründeten Ausnahmefällen erteilt.

² Die Delegationsempfängerin muss in jedem Fall über fundierte Fachkenntnisse im öffentlichen Beschaffungswesen gemäss Anhang 2 Ziffer 1 verfügen.

³ Für den Erhalt einer Projektdelegation muss die Delegationsempfängerin zusätzlich zu Absatz 2 nachweisen, dass nur sie Bedarf an den zu beschaffenden Gütern oder Dienstleistungen hat; eine Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen durch die Delegationsempfängerin für andere Verwaltungseinheiten (Bündelungseffekt) ist nicht zulässig.

⁴ Für den Erhalt einer Sonderdelegation muss die Delegationsempfängerin zusätzlich zu Absatz 2 nachweisen, dass sich die Delegation zur Wahrung der öffentlichen Ordnung und Sicherheit als notwendig erweist oder eine zentrale Beschaffung nicht zweckmässig ist.

Art. 14 Verfahren und Verantwortlichkeiten

¹ Die Bedarfsstelle richtet ihren Antrag auf eine Delegation an die zuständige Stelle und begründet ihn.

² Die zuständige Stelle prüft die Voraussetzungen. Erteilt sie die Delegation, so hält sie die Modalitäten für deren Ausübung in einer Vereinbarung mit der Delegationsempfängerin schriftlich fest.

³ Sie führt ein Verzeichnis der von ihr erteilten Delegationen.

⁴ Ab dem Zeitpunkt der Delegation übernimmt die Delegationsempfängerin die Verantwortlichkeiten der zentralen Beschaffungsstelle.

⁵ Die Delegationsempfängerin stellt sicher, dass die Voraussetzungen erfüllt bleiben und die Modalitäten jederzeit eingehalten werden; sie erstellt zuhanden der zuständigen Stelle periodisch einen Bericht.

⁶ Anhand der Berichte muss die zuständige Stelle in der Lage sein, stichprobeweise zu überprüfen, ob die Voraussetzungen für die Delegation weiterhin erfüllt sind und die Modalitäten eingehalten werden. Sind die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt oder werden die Modalitäten nicht eingehalten, so widerruft sie die Delegation.

⁷ Des Weiteren richten sich das Verfahren und die Verantwortlichkeiten nach Anhang 2.

Art. 15

Aufgehoben

4. Abschnitt: Aufgaben und Zuständigkeiten der Bedarfsstellen

Art. 16 Bedarfsdeckung und -meldung

¹ Die Bedarfsstelle deckt ihren Bedarf an Gütern und Dienstleistungen gemäss Anhang 1 bei den zentralen Beschaffungsstellen, soweit die Kompetenz zur Be-

¹⁷ schaffung nicht ihr oder einer anderen Stelle delegiert wurde.

² Sie prüft vor dem Entscheid der Beschaffung den Bedarf unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Überlegungen; dabei werden auch umweltund ressourcen-

¹⁸ bezogene Aspekte berücksichtigt.

³ Sie meldet der zentralen Beschaffungsstelle frühzeitig ihren Bedarf. Nach Möglichkeit fasst sie den Bedarf an gleichartigen Gütern oder Dienstleistungen zusammen.

⁴ Sie erstellt Dokumente, insbesondere die Ausschreibungsunterlagen und den Vertrag; dabei hält sie den harmonisierten Beschaffungsprozess gemäss Artikel 4

¹⁹ ein.

⁵ Sie stellt das fachliche Wissen über die zu beschaffenden Güter und Dienstleistungen sicher.

²⁰ Art. 17 und 18

3. Kapitel: Dezentrale Beschaffung übriger Dienstleistungen

²¹ Art. 19 Grundsatz Die Bedarfsstellen können Dienstleistungen, die nicht in Anhang 1 aufgeführt sind, selbst beschaffen.

Art. 20 Koordination der dezentralen Beschaffungen

Die Koordinationsstellen sorgen für eine bundesinterne Koordination unter den Bedarfsstellen sowie für die Qualität und das einheitliche Auftreten gegen aussen.

Art. 21 Koordinationsstellen

¹ Die folgenden Stellen sind Koordinationsstellen für die nachstehenden Dienstleistungen:

• a. die Bundeskanzlei: für Dienstleistungen in den Bereichen Übersetzungen, Kommunikation und PR;

• b. das Eidgenössische Personalamt: für Dienstleistungen in den Bereichen Ausbildung, Führungsund Organisationsberatung.

² Die Departemente und die Bundeskanzlei sorgen bei Aufträgen in den Bereichen politische Beratung und Forschung für eine angemessene Koordination unter ihren Ämtern und Dienststellen.

³ Die Koordinationsstellen erarbeiten in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum für das öffentliche Beschaffungswesen Musterverträge.

⁴ Sie schliessen bei Bedarf Rahmenverträge für die gesamte Bundesverwaltung ab.

Art. 22 Bedarfsstellen

¹ Die Bedarfsstellen können benötigte Dienstleistungen aufgrund von Verträgen der Koordinationsstellen beziehen.

² Schliessen die Bedarfsstellen selber Verträge ab, so orientieren sie sich an den Musterverträgen der zentralen Beschaffungsstellen und der Koordinationsstellen.

²² Art. 23 Kompetenzen und Abläufe

¹ Die Departemente, die Bundeskanzlei und die Ämter sorgen bei der Beschaffung von Dienstleistungen für klare Kompetenzen und Abläufe.

^{2 23} Sie halten den harmonisierten Beschaffungsprozess gemäss Artikel 4 ein.

^{3 24} …

³ a . Kapitel: Beschaffungscontrolling ²⁵

Art. 23 a Ziele des Beschaffungscontrollings

Das Beschaffungscontrolling ist ein Informationsund Führungsinstrument, das die notwendigen Instrumente und Informationen zeitund adressatengerecht zur Verfügung stellt. Es stellt Transparenz über erfolgte Beschaffungen her und ist insbesondere auf folgende Ziele ausgerichtet:

• a. strategische und operative Steuerung von Beschaffungen;

• b. Einhaltung der Ordnungsund Rechtmässigkeit;

• c. nachhaltige öffentliche Beschaffung, welche die Aspekte Wirtschaft, Ökologie und Soziales umfasst.

Art. 23 b Aufgaben und Verantwortlichkeiten

¹ Die Bedarfsstellen nehmen die in Anhang 3 Buchstabe B genannten Angaben in die Instrumente des Beschaffungscontrollings auf. Sie stellen die geforderte Qualität und die Konsolidierbarkeit der Daten sicher.

² Die Departemente und die Bundeskanzlei nehmen das Beschaffungscontrolling

²⁶ gemäss Artikel 21 Absatz 3 RVOV wahr.

³ Das BBL erstellt einen Bericht auf Stufe Bund zuhanden der Generalsekretärenkonferenz (GSK); es hält darin Auffälligkeiten fest und empfiehlt Massnahmen. Es stützt sich dabei auf die verfügbaren Daten der Departemente und der Bundeskanzlei. Die Erstellung des Berichtes auf Stufe Bund wird von einer interdepartementalen Arbeitsgruppe Beschaffungscontrolling (IDA BC) koordiniert. Die IDA BC wird vom BBL geleitet.

⁴ Die GSK prüft den Bericht des BBL und kann zuhanden des Bundesrates Massnahmen für die gesamte Bundesverwaltung vorschlagen.

⁵ Der Bundesrat nimmt das übergeordnete Beschaffungscontrolling wahr. Er nimmt den Bericht des BBL und die von der GSK allenfalls vorgeschlagenen Massnahmen zur Kenntnis und beauftragt die Departemente mit der Umsetzung von Massnahmen.

⁶ Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Beschaffungscontrolling sind in Anhang 3 aufgeführt.

⁷ Das BBL ist verantwortlich für Betrieb und Unterhalt der Informatikanwendungen, die für das Beschaffungscontrolling nötig sind.

⁸ Das BBL bietet Ausund Weiterbildungen zum Beschaffungscontrolling an.

4. Kapitel: Beschaffungskonferenz des Bundes

Art. 24 Aufgaben

¹ Die BKB ist das Strategieorgan der Bundesverwaltung für die Bereiche Güterund Dienstleistungsbeschaffung. Sie nimmt in diesem Bereich insbesondere folgende Aufgaben wahr:

²⁷ a. Sie verabschiedet Leitbilder und strategische Schwerpunkte für das öffentliche Beschaffungswesen und bereitet die hierfür notwendigen Rechtsgrundlagen vor.

• b. Sie beschliesst die Ausund Weiterbildungskonzepte im öffentlichen Beschaffungswesen.

• c. Sie fördert den Einsatz moderner Technologien im öffentlichen Beschaffungswesen und arbeitet hierfür mit der Fachstelle Informationstechnologien im öffentlichen Beschaffungswesen (Art. 29) zusammen. Zu diesem Zweck führt sie das Kompetenzzentrum Simap Bund, welches den Bund im Verein simap.ch vertritt.

• d. Sie beschliesst die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes. Dabei achtet sie darauf, dass diese Geschäftsbedingungen mit denjenigen der SBB und der Schweizerischen Post so weit als möglich harmonisiert sind.

• e. Sie sorgt für die Koordination unter den zentralen Beschaffungsstellen und den Bedarfsstellen.

²⁸ f. Sie entscheidet über Sonderdelegationen gemäss Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe c.

• g. Sie koordiniert die Urheberrechtsabgaben der Bundesverwaltung.

• h. Sie nimmt Stellung zu beschaffungspolitischen und -strategischen Grundsatzfragen und kann hierzu Empfehlungen abgeben.

• i. Sie fördert die nachhaltige Beschaffung in den drei Dimensionen Wirtschaftlichkeit, Ökologie und Soziales.

• j. Sie fördert, unterstützt und koordiniert die Bemühungen zur Korruptionsprävention im öffentlichen Beschaffungswesen des Bundes.

² Die BKB geht gemeinsam interessierende Themen in enger Zusammenarbeit mit der Koordinationskonferenz der Bauund Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren (KBOB) an.

³ Die BKB kann mit den SBB und der Schweizerischen Post in Bereichen von gemeinsamem Interesse partnerschaftlich zusammenarbeiten.

^{4 29} Der Vorstand der BKB kann Empfehlungen für die Vorstandsmitglieder erlassen.

^{5 30} Die BKB kann Empfehlungen für sämtliche Bedarfsstellen erlassen.

⁶ Das EFD erlässt auf Antrag des Vorstands Weisungen für die Vorstandmitglieder

³¹ und auf Antrag der BKB Weisungen für sämtliche Bedarfsstellen.

Art. 25 Organisation

¹ Die BKB besteht aus einem oder einer Vorsitzenden und höchstens 9 weiteren Mitgliedern.

² Die Mitglieder rekrutieren sich insbesondere aus den zentralen Beschaffungsstellen, dem ISB, dem Bundesamt für Umwelt (BAFU), dem Staatssekretariat für Wirt-

³² schaft (SECO) und dem Generalsekretariat EDA (GS-EDA).

³ Die BKB hat einen Vorstand, der aus der oder dem Vorsitzenden und je einer Vertreterin oder einem Vertreter der zentralen Beschaffungsstellen armasuisse, ASTRA und BBL besteht. Der Vorstand hat insbesondere die Aufgabe, die Tätigkeitsschwerpunkte der BKB festzulegen. Er entscheidet abschliessend über Themen,

³³ welche die zentrale Beschaffung von Gütern und Logistik im Bund betreffen.

⁴ Die Schweizerische Post AG, die SBB AG, der ETH-Bereich, das Sekretariat der Wettbewerbskommission (WEKO) und die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK)

³⁴ können in der BKB den Status von Beobachtern einnehmen.

⁵ Sie kann ständige Gäste aufnehmen, insbesondere Vertreterinnen und Vertreter kantonaler und kommunaler Organisationen.

⁶ Der Vorsitz der BKB und die Führung ihrer Geschäftsstelle werden vom BBL

³⁵ wahrgenommen.

⁷ Die BKB gibt sich ein Geschäftsreglement, in dem die Einzelheiten ihrer Organisation und ihrer Arbeit geregelt sind.

⁸ Entscheidungen im Vorstand werden einstimmig, diejenigen der BKB werden mit

³⁶ einfachem Mehr der Stimmenden gefällt.

Art. 26 Fachausschüsse

Die BKB kann Fachausschüsse einsetzen und ihnen Aufgaben aus ihrem Bereich zur Vorberatung oder zur selbstständigen Erledigung übertragen.

5. Kapitel: Fachstellen und weitere Unterstützungsleistungen

Art. 27

¹ Das Kompetenzzentrum für das öffentliche Beschaffungswesen (KBB) unterstützt die Beschaffungsstellen und die Bedarfsstellen in den Bereichen der Güterund Dienstleistungsbeschaffung.

² Es hat insbesondere folgende Aufgaben:

• a. Es berät die Beschaffungsstellen und die Bedarfsstellen bei beschaffungsund vertragsrechtlichen Fragen.

³⁷ b. Es unterstützt und berät die Beschaffungsstellen und die Bedarfsstellen bei der administrativen und formellen Abwicklung öffentlicher Ausschreibungen.