Verordnung vom 18. November 2015 über das Informationssystem VIP-Service (IVIPS-Verordnung)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf das Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz vom

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS

¹ Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.

² Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:

• a. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP-Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen;

• b. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln;

• c. die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können;

• d. die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können;

• e. die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden können.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Personen

Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.

Art. 5 Bearbeitete Daten

Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet:

von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:

• 1. Vor- und Nachname sowie Titel,

• 1. Grund des Besuchs,

• 1. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,

• 1. bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person,

• 1. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;

• a

von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:

• 1. Vor- und Nachname sowie Passnummer,

• 1. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,

• 1. Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie Munition),

• 1. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.

• b.

Art. 6 Dokumente

Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist.

² Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

³ Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.

⁴ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS einsehen (Leserecht):

• a. das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Personen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen;

• b. die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;

• c. das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbewilligungen (Diplomatic clearances);

• d. die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevanter Informationen;

• e. das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards;

• f. das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.

⁵ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit

Art. 10 Sorgfaltspflichten

¹ Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 11 Datensicherheit

¹ Die Daten- und Informatiksicherheit richtet sich nach der Verordnung vom 14. Juni 1993[^2] zum Bundesgesetz über den Datenschutz, der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 2011[^3] sowie den Weisungen des Bundesrates vom 1. Juli 2015[^4] über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.

² Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten

Art. 12

¹ Die im IVIPS enthaltenen Personendaten werden fünf Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 13

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2016 in Kraft.

Fussnoten

[^1]: SR 172.010

[^2]: SR [235.11](http://www.admin.ch/ch/d/sr/c235_11.html)

[^3]: SR [172.010.58](http://www.admin.ch/ch/d/sr/c172_010_58.html)

[^4]: BBl 2015 5795