Verordnung vom 17. August 2016 über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA)

Geltender Text a fecha 2016-08-17

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000[^1] über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 2014[^2],

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck des Informationssystems

Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:

a. die Führung des Auslandschweizerregisters;

b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen;

d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;

e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;

f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946[^3] über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961[^4] über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.

Art. 3 Verantwortung

Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Art. 4 Struktur

Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

2. Abschnitt: Datenbearbeitung

Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen

¹ Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:

a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;

b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;

c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;

d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.

² Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten

¹ Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.

² Die im E-VERA erfassten Versichertennummern nach Artikel 50c AHVG[^5] (Versichertennummer) werden nach den Artikeln 133^bis und 134^quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947[^6] über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne Versichertennummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die Versichertennummer zu.

³ Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.

² Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen.

³ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:

a. die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;

b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;

c. das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;

d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;

e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;

f. die ZAS: zur Zuweisung der Versichertennummer.

⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Art. 8 Bekanntgabe von Daten

¹ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.

² Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:

a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 1993[^7] und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007[^8];

b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;

c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der Versichertennummer.

³ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Art. 9 Vernichtung von Datensätzen

¹ Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, wird der Datensatz der betreffenden Person vernichtet:

a. abgemeldet;

b. gestorben;

c. tot geboren;

d. Tod ohne Todesurkunde;

e. verschollen.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.

² Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

Art. 12 Schnittstelle

Das E-VERA weist eine elektronische Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+ auf. Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, sowie die Periodizität der Übermittlung.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 13 Sorgfaltspflichten

¹ Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 14 Datensicherheit

¹ Die Informatiksicherheit richtet sich nach:

a. der Verordnung vom 14. Juni 1993[^9] zum Bundesgesetz über den Datenschutz;

b. Artikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 2011[^10];

c. den Weisungen des Bundesrates vom 1. Juli 2015[^11] über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.

² Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.