Verordnung vom 22. November 2017 über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals (BPDV)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf die Artikel 27, 27d Absatz 6 und 28 Absatz 1^quater des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000[^1] (BPG) und auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000[^2] über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten,

verordnet:

1. Kapitel: Allgemeine Bestimmungen

1. Abschnitt: Grundsätze

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

¹ Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie von Angestellten und ehemaligen Angestellten der Bundesverwaltung nach Artikel 1 Absatz 1 der Bundespersonalverordnung vom 3. Juli 2001[^3], mit Ausnahme des ETH-Bereichs, sowie von:

• a. dem Obligationenrecht[^4] unterstelltem Personal (Art. 6 Abs. 5 und 6 BPG);

• b. im Ausland privatrechtlich angestelltem und nicht versetzbarem Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA);

• c. lernenden Personen, die dem Berufsbildungsgesetz vom 13. Dezember 2002[^5] unterstehen;

• d. Personal nach der Verordnung vom 2. Dezember 2005[^6] über das Personal für die Friedensförderung, die Stärkung der Menschenrechte und die humanitäre Hilfe.

² Das 4. Kapitel dieser Verordnung gilt zusätzlich für Personen, die mit der Bundesverwaltung in einem Auftragsverhältnis oder in einem Personalverleihverhältnis stehen, sowie für Honorarkonsulinnen und Honorarkonsule.

³ Diese Verordnung gilt nicht, soweit das Bundesgesetz vom 3. Oktober 2008[^7] über die militärischen Informationssysteme und die Verordnung vom 16. Dezember 2009[^8] über die militärischen Informationssysteme Regelungen enthalten über die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern oder von Angestellten und ehemaligen Angestellten des Eidgenössischen Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS).

Art. 2 Information der Angestellten

Vor der Einführung oder der Änderung eines Informationssystems oder einer Datensammlung werden die Angestellten informiert.

Art. 3 Beratung der Angestellten

Die Angestellten können die Datenschutzberaterinnen und -berater ihrer Verwaltungseinheit oder ihres Departements um Beratung angehen.

2. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 4 Datensicherheit

¹ Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.

² Für die Informationssysteme nach dieser Verordnung kann das Eidgenössische Personalamt (EPA) Weisungen erlassen. Diese regeln namentlich die organisatorischen und die technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

³ Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die Vorgesetzten der Verwaltungseinheiten treffen in ihrem Bereich die angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung der Personendaten.

Art. 5 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht

¹ Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht beim jeweiligen Personaldienst, bei der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) sowie beim ärztlichen Dienst geltend machen. Vorbehalten bleiben die Artikel 15, 27 und 60.

² Unrichtige Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen.

3. Abschnitt: Bekanntgabe von Daten

Art. 6 Veröffentlichung

¹ Die Amtsdirektorinnen und Amtsdirektoren sind verantwortlich für die vorgängige Information der Angestellten, deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden sollen.

² Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass Angestellte, die mit der Veröffentlichung nicht einverstanden sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können.

³ Die Veröffentlichung besonders schützenswerter Personendaten bedarf der schriftlichen Einwilligung der betroffenen Person.

Art. 7 Weitergabe an Dritte

¹ An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person weitergegeben werden. Wer Daten weitergibt, muss überprüfen, ob eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

² Die Einwilligung der betroffenen Person gilt als gegeben, wenn sie eine andere Person als Referenzperson für die Auskunftserteilung bezeichnet hat.

³ Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendigen Informationen.

⁴ Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für Angestellte, die innerhalb der Bundesverwaltung die Verwaltungseinheit wechseln. Artikel 35 bleibt vorbehalten.

2. Kapitel: Bewerbungsdossier

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 8 Bewerbung

¹ Bewerberinnen und Bewerber können ihr Bewerbungsdossier in Papierform oder in elektronischer Form einreichen.

² Die Verwaltungseinheiten können in Papierform eingereichte Bewerbungsdossiers einlesen.

Art. 9 Inhalt

¹ Das Bewerbungsdossier kann besonders schützenswerte Personendaten und Persönlichkeitsprofile enthalten, insbesondere im Lebenslauf.

² Es kann insbesondere die in Anhang 1 aufgeführten Daten enthalten.

Art. 10 Datenbearbeitung

¹ Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die für die Auswahl verantwortlichen Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers in ihrem Bereich, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

² Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber, die angestellt werden, in das Personaldossier (Art. 19–23) und in das Informationssystem für das Personaldatenmanagement (Art. 30–38) übertragen.

³ Den abgewiesenen Bewerberinnen und Bewerbern werden die in Papierform eingereichten Bewerbungsdossiers zurückgesendet. Die übrigen Daten werden, mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens, spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Besondere Vereinbarungen mit den Bewerberinnen und Bewerbern bleiben vorbehalten. Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 1995[^9] benötigt wird.

Art. 11 Persönlichkeitstests

¹ Für folgende Abklärungen ist das ausdrückliche Einverständnis der Bewerberinnen und Bewerber erforderlich:

• a. die Durchführung von Persönlichkeitstests;

• b. das Einholen von Referenzen;

• c. das Einholen von grafologischen Gutachten.

² Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Persönlichkeitstests informiert werden über:

• a. den Zweck der Tests;

• b. die Verwendung der Testergebnisse; und

• c. den Personenkreis, der über die Testergebnisse informiert wird.

2. Abschnitt: Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Art. 12 Zweck

Das Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Informationssystem E‑Rekrutierung) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess zu vereinfachen.

Art. 13 Struktur

¹ Das Informationssystem E-Rekrutierung besteht aus den Komponenten E-Dispositionsanwendung und Bewerbungsmanagement.

² Mit der E-Dispositionsanwendung werden die Stelleninserate erstellt und publiziert.

³ Im Bewerbungsmanagement werden auszuschreibende Stellen mit den notwendigen Informationen erfasst und die Daten der Bewerberinnen und Bewerber bearbeitet.

Art. 14 Zugriffsrechte

¹ Die im Departement verantwortliche Person erteilt auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte.

² Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortlichen Personen die Zugriffsrechte.

Art. 15 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht

Bei einer elektronischen Bewerbung kann die Bewerberin oder der Bewerber das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht im Informationssystem E-Rekrutierung selber wahrnehmen.

Art. 16 Protokollierung

¹ Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem E-Rekrutierung werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während eines Jahres vom EPA aufbewahrt.

³ Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

Art. 17 Verantwortlichkeit

¹ Das EPA ist für das Informationssystem E-Rekrutierung verantwortlich.

² Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal.

Art. 18 Vernichtung

Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal vernichten die Daten des Informationssystems E-Rekrutierung spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Vorbehalten bleibt Artikel 10 Absätze 2 und 3.

3. Kapitel: Personaldossier

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 19 Inhalt

¹ Das Personaldossier kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten enthalten:

• a. Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen;

• b. Informationen aus den Bewerbungsunterlagen;

• c. Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Arztzeugnisse sowie Absenzen infolge von Krankheit und Unfall, Berichte des ärztlichen Dienstes, Eignungsbeurteilungen und Daten des Case Management;

• d. Angaben zu Leistungen, Kompetenzen und Potenzial;

• e. Arbeitszeugnisse;

• f. Verfahrensakten und Entscheide von Behörden, insbesondere Lohnpfändungen, Verfügungen der Fachstelle für Personensicherheitsprüfungen, Auszüge aus Gerichtsurteilen zwecks Festlegung der Anspruchsberechtigung für Familienzulagen, Akten betreffend Streitigkeiten aus dem Arbeitsverhältnis sowie Akten betreffend Disziplinaruntersuchungen;

• g. Meldungen an die die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die Invalidenversicherung (IV), die Erwerbsersatzordnung (EO), die Familienzulagen, die Arbeitslosenversicherung, die SUVA oder eine andere Unfallversicherung, die Publica und die Militärversicherung (Sozialversicherungen) und Entscheide dieser Versicherungen;

• h. für versetzungspflichtige und für im Ausland eingesetzte Angestellte des EDA und ihre Angehörigen: Religionszugehörigkeit und Gesundheitsdaten.

² Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind in Anhang 2 aufgeführt.

Art. 20 Datenbearbeitung

Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die verantwortlichen Vorgesetzten bearbeiten die Daten der Personaldossiers, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Art. 21 Verantwortlichkeit

Die Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Schutz der Daten; vorbehalten ist die Verantwortung der Departemente, deren Fachdienstleistungszentren Personal Zugriff auf die Personaldossiers haben.

Art. 22 Dossierübergabe bei internem Übertritt

Tritt eine angestellte Person in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier nicht an die neue Verwaltungseinheit übergeben. Jede Abweichung wird mit der angestellten Person vereinbart.

Art. 23 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

¹ Die Daten des Personaldossiers werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses während zehn Jahren aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

² Die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen werden während fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

³ Die Leistungsbeurteilungen und die Entscheide, die auf einer Beurteilung beruhen, werden während fünf Jahren aufbewahrt. Sie können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

2. Abschnitt: Informationssystem für die Personaldossiers

Art. 24 Zweck

Das Informationssystem für die Personaldossiers (Informationssystem E‑Personaldossier) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Personendaten der Angestellten.

Art. 25 Daten aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement

Nicht besonders schützenswerte Daten können aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement übernommen werden.

Art. 26 Zugriffsrechte

¹ Die im Departement verantwortlichen Personen erteilen auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte.

² Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal können den Vorgesetzten bei Bedarf ein Zugriffsrecht erteilen.

Art. 27 Auskunftsrecht

Die Personaldienste gewähren den Angestellten, die Einsicht in ihr Personaldossier verlangen, einen Zugriff auf ihre Daten im Informationssystem E-Personaldossier.

Art. 28 Protokollierung

¹ Die Zugriffe und Änderungen im Informationssystem E-Personaldossier werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während eines Jahres vom EPA aufbewahrt.

³ Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

Art. 29 Verantwortlichkeit

¹ Das EPA ist für das Informationssystem E-Personaldossier verantwortlich.

² Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal. Die verantwortlichen Stellen sorgen für die Richtigkeit der Daten.

4. Kapitel: Informationssystem für das Personaldatenmanagement

Art. 30 Zweck

Das Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) dient der Erfüllung folgender Aufgaben:

• a. der zentralen Verwaltung der Personendaten über die Angestellten und der Bewirtschaftung dieser Daten durch die Verwaltungseinheiten;

• b. der Bearbeitung der Lohndaten und der Durchführung von Evaluationen, Budgetsimulationen und Personalkostenplanungen;

• c. der Verwaltung von für die Kaderförderung und die Managemententwicklung relevanten Daten.

Art. 31 Inhalt

¹ Das IPDM kann folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten enthalten:

• a. Angaben zur Person, ihrer Familie und ihren Angehörigen, insbesondere Personalien, Mitgliedschaften bei Arbeitnehmerorganisationen für das Inkasso des Mitgliederbeitrags, bewilligungspflichtige Nebenbeschäftigungen und öffentliche Ämter;

• b. Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Absenzen infolge von Krankheit und Unfall;

• c. Angaben zu Leistungen, Kompetenzen und Potenzial, insbesondere zur Beurteilungsstufe und zu den Sprachkompetenzen;

• d. Angaben aus Verfahrensakten und Entscheiden von Behörden, insbesondere Lohnpfändungen, Familienzulagen, Lohnforderungen, Abgangsentschädigungen;

• e. Angaben aus Entscheiden der Sozialversicherungen, insbesondere Abrechnungen und Angaben zu einer verminderten Erwerbsfähigkeit.

² Die im IPDM enthaltenen Daten sind in Anhang 3 aufgeführt.

Art. 32 Struktur

Das IPDM besteht aus folgenden Komponenten:

• a. Organisationsmanagement für die Abbildung der organisatorischen und der funktionellen Personalstruktur;

• b. Personaladministration für die Verwaltung der Personendaten der Angestellten;

• c. Personalabrechnung für die Abrechnung und die Überweisung der Löhne der Angestellten;

• d. Personalzeitwirtschaft für die Verwaltung der Zeitdaten;

• e. Personalkostenmanagement für die Planung und das Controlling der Personalkosten;

• f. Personalentwicklung für die Laufbahnplanung und die Entwicklungsplanung der Angestellten;

• g. Reisemanagement für die Erfassung und die Abrechnung von Reisen, einschliesslich Reisekosten und Spesen.

Art. 33 Datenbearbeitung

¹ Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal, die Finanzdienste, die für den Support verantwortlichen Dienststellen und die Fachbereiche des EPA bearbeiten die Daten des IPDM, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

² Die Angestellten können ihre eigenen Daten, namentlich Personalien, Zeitdaten, Spesen, Bankverbindungen und Kompetenzen, bearbeiten, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht.

³ Die Vorgesetzten können die Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, namentlich Zeitdaten, Spesen und Kompetenzen, einsehen und genehmigen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht.

⁴ Der Umfang der Bearbeitungsrechte ist in Anhang 3 geregelt.

Art. 34 Datenbekanntgabe

¹ Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem IPDM können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern:

• a. für das andere Informationssystem eine gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der Daten und eine formell-gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der besonders schützenswerten Personendaten besteht;

• b. das Informationssystem beim Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten angemeldet ist, mit Ausnahme der Datensammlungen nach Artikel 18 der Verordnung vom 14. Juni 1993[^10] zum Bundesgesetz über den Datenschutz;

• c. für das Informationssystem ein Bearbeitungsreglement besteht;

• d. keine erhöhten Sicherheitsanforderungen an die Daten der Angestellten vorliegen.