Verordnung vom 1. Mai 2024 über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung (Org-VöB)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf die Artikel 43 Absätze 2 und 3 sowie 47 Absatz 2 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997[^1], auf Artikel 60 Absatz 1 des Bundesgesetzes vom 21. Juni 2019[^2] über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), auf Artikel 84 Absatz 1 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020[^3] über die Informationssicherheit beim Bund (ISG), auf Artikel 8 des Bundesgesetzes vom 17. März 2023[^4] über den Einsatz elektronischer Mittel zur Erfüllung von Behördenaufgaben (EMBAG),

verordnet:

1. Kapitel: Grundlagen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

¹ Diese Verordnung regelt die Aufgaben und Zuständigkeiten im öffentlichen Beschaffungswesen der Bundesverwaltung.

² Sie gilt für:

• a. die Einheiten der zentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 1998[^5] (RVOV);

• b. die Einheiten der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7a Absatz 1 Buchstaben a und b RVOV, mit Ausnahme des ETH‑Rates.

³ Für die Beschaffung von Bauleistungen gelten lediglich die Bestimmungen des 4. Kapitels sowie die Artikel 39, 40 und 41 Absatz 2; im Übrigen richtet sich die Beschaffung von Bauleistungen nach der Verordnung vom 5. Dezember 2008[^6] über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes.

Art. 2 Begriffe

In dieser Verordnung bedeuten:

• a. Beschaffungsstelle: Einheit der zentralen oder dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 oder 7a Absatz 1 Buchstabe a oder b RVOV, die Waren und Dienstleistungen beschafft;

• b. zentrale Beschaffungsstelle: Einheit der zentralen Bundesverwaltung, die für die Bedarfsstellen Waren und Dienstleistungen zentral beschafft;

• c. Bedarfsstelle: Einheit der zentralen oder dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 7 oder 7a Absatz 1 Buchstabe a oder b RVOV, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben Waren und Dienstleistungen benötigt.

Art. 3 Wirtschaftliche und nachhaltige Beschaffungen

¹ Die Beschaffungs- und die Bedarfsstellen sorgen dafür, dass die Beschaffungen wirtschaftlich sowie volkswirtschaftlich, ökologisch und sozial nachhaltig sind.

² Die Wirtschaftlichkeit wird insbesondere durch die Bündelung von Beschaffungen, durch harmonisierte Beschaffungsprozesse und durch den Einsatz digitaler Instrumente gewährleistet.

Art. 4 Harmonisierte Beschaffungsprozesse

¹ Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen erfolgt nach bundesweit harmonisierten Beschaffungsprozessen.

² Die Beschaffungsprozesse enthalten mindestens folgende Etappen:

• a. Einleitung des Beschaffungsprozesses;

• b. Wahl der Verfahrensart und Durchführung des Vergabeverfahrens;

• c. Zuschlagserteilung;

• d. Vertragsabschluss.

³ Die Einzelheiten der Beschaffungsprozesse sind in Anhang 1 geregelt.

2. Kapitel: Zentrale Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

1. Abschnitt: Zentrale Beschaffungsstellen

Art. 5

¹ Die folgenden Verwaltungseinheiten beschaffen als zentrale Beschaffungsstellen Waren und Dienstleistungen:

• a. das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL);

• b. das Bundesamt für Rüstung (armasuisse);

• c. das Bundesamt für Strassen (ASTRA);

• d. die Bundesreisezentrale.

² Welche Waren und welche Dienstleistungen von welcher zentralen Beschaffungsstelle beschafft werden, ist in Anhang 2 geregelt.

³ Die zentralen Beschaffungsstellen können bei bestimmten Arten von Waren oder Dienstleistungen auf eine zentrale Beschaffung verzichten und die Beschaffung den Bedarfsstellen zuweisen, wenn der Wert unter 5000 Franken liegt.

2. Abschnitt: Aufgaben und Zuständigkeiten der zentralen Beschaffungsstellen

Art. 6 Bewirtschaftung der Beschaffungen

¹ Die strategische und operative Bewirtschaftung der Beschaffungen liegt für die entsprechenden Zuständigkeitsbereiche in der alleinigen Verantwortung der zentralen Beschaffungsstellen.

² Die zentralen Beschaffungsstellen sorgen bei der Durchführung von Beschaffungen für klare und transparente Kompetenzen und Prozesse und für ein adäquates internes Kontrollsystem.

³ Sie können mithilfe von Controlling-Instrumenten Beschaffungsdaten auswerten und die Resultate dieser Auswertungen den Beschaffungs- und Bedarfsstellen zur Verfügung stellen.

⁴ Sie können für ihre Beschaffungen ein Lieferantenmanagementsystem führen, um die Leistungen von Lieferanten der Bundesverwaltung risikobasiert zu überwachen.

Art. 7 Bündelung der Beschaffungen

¹ Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen erfolgt, soweit dies möglich und sinnvoll ist, gebündelt.

² Die zentralen Beschaffungsstellen stimmen sich bei der Bedarfserhebung ab und sorgen für eine angemessene Bündelung. Sie stützen sich dabei auf die Bedarfsmeldungen der Bedarfsstellen.

³ Der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung der Bundeskanzlei (Bereich DTI der BK) fördert und unterstützt in Absprache mit der zuständigen zentralen Beschaffungsstelle die Bündelung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT).

⁴ Die Ausschreibung von gebündelten Beschaffungen erfolgt durch die jeweils zuständige zentrale Beschaffungsstelle. Bei Beschaffungen von Waren oder Dienstleistungen, die sowohl zivilen als auch militärischen Zwecken dienen, bestimmen die zentralen Beschaffungsstellen die Zuständigkeit im Einzelfall.

⁵ Die zentrale Beschaffungsstelle kann mit Lieferanten Rahmenverträge abschliessen, um den Bedarfsstellen den Bezug von Waren oder Dienstleistungen zu ermöglichen.

Art. 8 Waren- und Dienstleistungskataloge

¹ Die zentralen Beschaffungsstellen können für die Bedarfsstellen verbindliche Waren- und Dienstleistungskataloge festlegen.

² Sie berücksichtigen dabei die Bedürfnisse der Bedarfsstellen und die Nachhaltigkeit angemessen. Sie können vorgängig die Fachstelle für ökologische öffentliche Beschaffung konsultieren.

³ Sie stellen wenn möglich eine Auswahl an Leistungen zur Verfügung. Sie informieren die Bedarfsstellen über ihr Angebot.

Art. 9 Anforderungen an die Beschaffung

¹ Die zentralen Beschaffungsstellen beschaffen nach Möglichkeit marktgängige Waren, die über ihren gesamten Lebensweg hohen wirtschaftlichen, ökologischen und sozialen Anforderungen genügen.

² Bei der Beschaffung von IKT-Standarddiensten beachten sie die Vorgaben der Bundeskanzlerin oder des Bundeskanzlers und des Bereichs DTI der BK.

Art. 10 Ausnahmen nach Artikel 10 BöB

Die zuständige zentrale Beschaffungsstelle entscheidet bei ihren Beschaffungen sowie bei delegierten Beschaffungen, ob diese nach Artikel 10 Absatz 3 oder 4 BöB von dessen Anwendung ausgenommen sind.

Art. 11 Ausschreibungsunterlagen und Vertrag

¹ Die zuständige zentrale Beschaffungsstelle legt fest, ob sie die Ausschreibungsunterlagen und die Verträge für die Beschaffungen erstellt oder ob sie diese Aufgabe den Bedarfsstellen zuweist.

² Weist sie die Aufgabe den Bedarfsstellen zu, so obliegt ihr die Prüfung und Freigabe der Dokumente.

Art. 12 Sicherheitsempfindliche Aufträge

Bei sicherheitsempfindlichen Aufträgen nach Artikel 49 ISG übernehmen die zentralen Beschaffungsstellen im Einvernehmen mit den Bedarfsstellen die Aufgaben der Auftraggeberin nach den Artikeln 55–67 ISG.

3. Abschnitt: Aufgaben und Zuständigkeiten der Bedarfsstellen

Art. 13 Bedarfsermittlung

¹ Die Bedarfsstellen berücksichtigen bei der Ermittlung ihres Bedarfs an Waren und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit.

² Sie prüfen den Einsatz standardisierter Leistungen und die Möglichkeit, Leistungen unter bestehenden Rahmenverträgen zu beziehen.

³ Sie stellen sicher, dass sie über die erforderlichen Fachkenntnisse im Zusammenhang mit den zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen verfügen.

⁴ Sie können bei der Bedarfsermittlung die Fachstellen nach dem 6. Kapitel konsultieren.

Art. 14 Bedarfsmeldung

¹ Die Bedarfsstellen melden der zentralen Beschaffungsstelle frühzeitig ihren Bedarf.

² Sie fassen dabei den Bedarf an gleichartigen Waren oder Dienstleistungen nach Möglichkeit zusammen.

Art. 15 Bedarfsdeckung

Die Bedarfsstellen decken ihren Bedarf bei den zentralen Beschaffungsstellen, deren Lieferanten oder bei einer externen Organisation, der nach Artikel 21 die Durchführung des Vergabeverfahrens übertragen wurde, soweit die Kompetenz zur Beschaffung nicht an sie selbst delegiert oder einer anderen Stelle nach Artikel 22 Absatz 1 und Artikel 23 zugewiesen wurde.

Art. 16 Sicherheitsempfindliche Aufträge

¹ Die Bedarfsstellen prüfen mit der Fachstelle für Betriebssicherheit nach Artikel 51 Absatz 2 ISG, ob die beabsichtigte Beschaffung die Ausübung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit nach Artikel 5 Buchstabe b ISG einschliesst (sicherheitsempfindlicher Auftrag). Sie beantragen gegebenenfalls die Einleitung eines Betriebssicherheitsverfahrens nach Artikel 52 ISG.

² Wenn ein Betriebssicherheitsverfahren eingeleitet wurde, teilen sie dies zusammen mit ihrer Bedarfsmeldung der zuständigen zentralen Beschaffungsstelle mit und informieren über die Anforderungen an die Informationssicherheit für das Vergabeverfahren und die Auftragserfüllung.

4. Abschnitt: Delegation von Beschaffungskompetenzen

Art. 17 Grundsatz

¹ Beschaffungen können wie folgt an Bedarfsstellen delegiert werden:

• a. unterschwellige Delegation: Delegation der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen unter den Schwellenwerten für öffentliche Ausschreibungen nach Anhang 4 BöB;

• b. Projektdelegation: Delegation der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen in Zusammenhang mit einem spezifischen Projekt;

• c. Sonderdelegation: Delegation der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen unabhängig von den Schwellenwerten für öffentliche Ausschreibungen nach Anhang 4 BöB.

² Delegationen werden auf Antrag und nur in begründeten Ausnahmefällen erteilt.

Art. 18 Delegationsvoraussetzungen

¹ Delegationen werden nur an Bedarfsstellen erteilt, die über fundierte Fachkenntnisse im öffentlichen Beschaffungswesen gemäss Anhang 3 Buchstabe A verfügen.

² Für die folgenden Delegationen müssen zusätzlich die nachstehenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• a. Projektdelegation: Nur die Delegationsempfängerin hat Bedarf an den zu beschaffenden Waren oder Dienstleistungen;

• b. Sonderdelegation: Eine zentrale Beschaffung ist nicht zweckmässig.

Art. 19 Antrag und Verfahren

¹ Die Bedarfsstelle beantragt die Delegation von Beschaffungskompetenzen bei der zuständigen zentralen Beschaffungsstelle; Sonderdelegationen sind bei der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) zu beantragen.

² Die Bedarfsstelle legt im Antrag dar, inwiefern die Voraussetzungen nach Artikel 18 erfüllt sind.

³ Die zuständige Stelle prüft die Voraussetzungen. Erteilt sie die Delegation, so hält sie die Bedingungen und Auflagen für deren Ausübung in einer Vereinbarung mit der Delegationsempfängerin schriftlich fest.

⁴ Sie führt ein Verzeichnis der von ihr erteilten Delegationen.

Art. 20 Pflichten der Delegationsempfängerin

¹ Ab dem Zeitpunkt der Delegation übernimmt die Delegationsempfängerin die Aufgaben und Zuständigkeiten der zentralen Beschaffungsstelle.

² Sie stellt sicher, dass die Voraussetzungen weiterhin erfüllt sind und die Bedingungen und Auflagen jederzeit eingehalten werden. Sie erstattet der für die Delegation zuständigen Stelle regelmässig Bericht über die Erfüllung der Voraussetzungen, die Einhaltung der Bedingungen und Auflagen und die durchgeführten Beschaffungen.

³ Sind die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt oder werden die Bedingungen oder Auflagen nicht eingehalten, so widerruft die zuständige Stelle die Delegation.

⁴ Die weiteren Verantwortlichkeiten sind in Anhang 3 Buchstabe B geregelt.

5. Abschnitt: Beschaffungen durch externe Organisationen

Art. 21

¹ Die zentralen Beschaffungsstellen können für folgende Beschaffungen den nachstehenden Organisationen die Durchführung von Vergabeverfahren übertragen:

• a. gemeinsame Beschaffungen von IKT-Mitteln oder Dienstleistungen in Zusammenhang mit IKT‑Mitteln von Bund, Kantonen und Gemeinden: dem Unternehmen «eOperations Schweiz AG» (Art. 2 der Verordnung vom 22. November 2023[^7] über den Einsatz elektronischer Mittel zur Erfüllung von Behördenaufgaben);

• b. gemeinsame Beschaffungen von polizeilichen Fachanwendungen, Systemen, Schnittstellen zu Dritten oder Einsatzmitteln von Bund und Kantonen: der Körperschaft «PTI Schweiz» (Art. 3 der PTI-Vereinbarung vom 2. September 2020[^8]).

² Die zuständige zentrale Beschaffungsstelle hält die Bedingungen und Auflagen für die Durchführung des Vergabeverfahrens, einschliesslich der Reportingpflichten, in einer Vereinbarung mit der Organisation schriftlich fest.

³ Die Organisationen erlassen die zur Durchführung der Vergabeverfahren erforderlichen Verfügungen.

3. Kapitel: Dezentrale Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

Art. 22 Organisation

¹ Waren und Dienstleistungen, die nicht nach dem 2. Kapitel beschafft werden, werden von den Bedarfsstellen beschafft. Die Departemente können eine Verwaltungseinheit bestimmen, die diese Waren und Dienstleistungen für das ganze Departement zentral beschafft.

² Die Departemente und die Bundeskanzlei sorgen für klare Kompetenzen und Abläufe.

³ Bei der Vergabe von Aufträgen in den Bereichen politische Beratung und Forschung stellen sie eine angemessene Koordination unter ihren Ämtern und Dienststellen sicher.

⁴ Auf Anfrage einer Bedarfsstelle oder eines Departementes kann das BBL Waren und Dienstleistungen beschaffen, die nicht nach dem 2. Kapitel beschafft werden, und für diese Rahmenverträge abschliessen.

Art. 23 Beschaffungsstellen für besondere Waren und Dienstleistungen

¹ Die folgenden Stellen sind zuständig für die Beschaffung der nachstehenden Waren und Dienstleistungen:

die Armeeapotheke:

• 1. Arzneimittel und Medizinprodukte gemäss dem Heilmittelgesetz vom 15. Dezember 2000[^9] (HMG), einschliesslich aller Leistungen für deren Herstellung, Zulassung, Transport, Lagerung und Vertrieb,

• 1. das medizinische Ausbildungsmaterial für die Schweizer Armee, einschliesslich der dazugehörigen Betriebs-, Wartungs- und Reparaturleistungen;

• a.

• b. das Bundesamt für Gesundheit: Dienstleistungen zwecks Versorgung der Bevölkerung mit den wichtigsten zur Bekämpfung übertragbarer Krankheiten geeigneten Heilmitteln gemäss HMG.

² Die folgenden Stellen sind zuständig für die Beschaffung der nachstehenden Waren und Dienstleistungen sowie für die Beurteilung, ob ein Ausnahmetatbestand gemäss Artikel 10 Absatz 1 Buchstabe h BöB vorliegt:

• a. die zuständigen Stellen des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) und des Eidgenössischen Departements für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF): Waren und Dienstleistungen für die internationale Entwicklungs- und Ostzusammenarbeit, für die Förderung des Friedens und der Sicherheit der Menschen und für den Schweizer Beitrag an ausgewählte Mitgliedstaaten der Europäischen Union;

• b. die zuständige Stelle des EDA: Waren und Dienstleistungen für die internationale humanitäre Hilfe sowie die Agrar- und Ernährungshilfe;

• c. die zuständige Stelle des EDA: Waren und Dienstleistungen im Ausland für den Bedarf der schweizerischen Auslandvertretungen;

• d. die zuständigen Stellen des EDA, des Eidgenössischen Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport und des WBF: Waren und Dienstleistungen, die gemäss den Bestimmungen eines internationalen Abkommens über die Stationierung von Truppen oder über die gemeinsame Umsetzung eines Projekts beschafft werden.

Art. 24 Koordinationsstellen

¹ Die folgenden Koordinationsstellen innerhalb der zentralen Bundesverwaltung sorgen bei der Beschaffung der nachstehenden Dienstleistungen für eine Koordination der Bedarfsstellen und ein einheitliches Auftreten gegen aussen:

• a. die Bundeskanzlei: Dienstleistungen im Bereich der Übersetzungen;

• b. das Eidgenössische Personalamt: Dienstleistungen in den Bereichen der Ausbildung, Führungs- und Organisationsberatung.

² Die Koordinationsstellen erarbeiten in Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum für das Beschaffungswesen des Bundes (KBB) Musterverträge.

³ Sie schliessen bei Bedarf Rahmenverträge für die gesamte Bundesverwaltung ab.

Art. 25 Ausschreibung und Vertrag

¹ Die Bedarfsstellen erstellen die Ausschreibungsunterlagen, führen die Ausschreibung durch und erstellen den Vertrag; sie orientieren sich dabei an den Musterverträgen der zentralen Beschaffungs- und der Koordinationsstellen.

² Sie können benötigte Dienstleistungen auf der Grundlage von Rahmenverträgen der Koordinationsstellen beziehen.

³ Bevor sie in Anwendung von Artikel 10 Absatz 4 Buchstabe a BöB auf eine öffentliche Ausschreibung verzichten, konsultieren sie armasuisse.

Art. 26 Sicherheitsempfindliche Aufträge

Bei sicherheitsempfindlichen Aufträgen übernehmen die Bedarfsstellen alle Aufgaben einer Auftraggeberin nach den Artikeln 49–69 ISG.

4. Kapitel: Beschaffungscontrolling

Art. 27 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

¹ Der Bundesrat nimmt das übergeordnete Controlling des Beschaffungswesens (Beschaffungscontrolling) der Bundesverwaltung wahr.

² Die Departemente und die Bundeskanzlei sind für das Beschaffungscontrolling in ihrem Bereich zuständig. Sie stimmen ihr Beschaffungscontrolling auf das Beschaffungscontrolling des Bundesrates ab.