Verordnung vom 16. Oktober 2024 über die Datenbearbeitung im automatisierten Informationssystem des Zivildiensts

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 80 Absatz 4 des Zivildienstgesetzes vom 6. Oktober 1995[^1] (ZDG) und auf Artikel 33 des Datenschutzgesetzes vom 25. September 2020[^2],

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt die Bearbeitung der folgenden Daten im automatisierten Informationssystem des Zivildiensts:

• a. Personendaten über Personen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst stellen;

• b. Personendaten über zivildienstpflichtige Personen;

• c. Personendaten über Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter von landwirtschaftlichen Betrieben;

• d. Daten über Einsatzbetriebe.

Art. 2 Für die Datenbearbeitung verantwortliches Bundesorgan

¹ Das Bundesamt für Zivildienst (ZIVI) ist für die Datenbearbeitung im Informationssystem des Zivildiensts verantwortlich.

² Es kann für die technische Weiterentwicklung und den Betrieb des Systems andere Bundesstellen und private Anbieter beiziehen.

Art. 3 Struktur und Inhalt

¹ Das automatisierte Informationssystem des Zivildiensts besteht aus den Datenbanken «Ziviconnect» und «Business Intelligence System» (BIS).

² Die Kategorien der im Ziviconnect enthaltenen Daten sind im Anhang aufgeführt.

³ Das BIS enthält:

• a. anonymisierte Daten aus dem Ziviconnect;

• b. anonymisierte Daten über Prozess- und Geschäftskennzahlen zur Leistungsüberwachung sowie Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse des ZIVI.

Art. 4 Schnittstellen

An das Ziviconnect können zu den nachstehenden Zwecken die folgenden Dienste und Stellen online angeschlossen werden:

• a. der Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst des Bundes: zur Authentifizierung der Benutzerinnen und Benutzer des Ziviconnect;

• b. das Personalinformationssystem der Armee und des Zivilschutzes: zur Behandlung von Gesuchen militärdienstpflichtiger Personen um Zulassung zum Zivildienst;

• c. die Datenbank «Unique Personal Identifier Database» der Zentralen Ausgleichsstelle: zur Überprüfung der Identität von Personen, die ein Gesuch um Zulassung zum Zivildienst gestellt haben;

• d. das Informationssystem der Militärversicherung: zur Bearbeitung von Versicherungsfällen zivildienstpflichtiger Personen;

• e. das Ticketsystem der Schweizerischen Bundesbahnen: zum Bezug elektronischer Billette durch das ZIVI sowie durch gesuchstellende und zivildienstleistende Personen;

die SAP-Standardsoftware «S4/HANA» sowie das Stammdatenverwaltungssystem der Eidgenössischen Finanzverwaltung zur:

• 1. Fakturierung der Gebühren nach Artikel 111b der Zivildienstverordnung vom 11. September 1996[^3] (ZDV) sowie der Bussen nach Artikel 68 ZDG,

• 1. Fakturierung der Abgaben nach Artikel 46 ZDG,

• 1. Gewährung der Finanzhilfen nach Artikel 47 ZDG.

• f.

2. Abschnitt: Grundsätze der Datenbearbeitung

Art. 5 Zweck der Datenbearbeitung

Die Bearbeitung der Daten dient der Erfüllung der folgenden Aufgaben:

• a. der Durchführung des Zulassungsverfahrens;

• b. der Durchführung des Verfahrens zur Anerkennung von Einsatzbetrieben;

• c. der Unterstützung von zivildienstpflichtigen Personen bei der Suche nach Einsatzmöglichkeiten und Ausbildungskursen sowie bei der Vereinbarung von Einsätzen mit anerkannten Einsatzbetrieben;

• d. der Vorbereitung, Durchführung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einsätzen;

• e. der Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatzbetrieben sowie der Pflege der Beziehungen zu den Einsatzbetrieben;

• f. der Vorbereitung, Durchführung, Finanzierung, Verwaltung, Kontrolle und Auswertung von Einführungstagen für gesuchstellende Personen und von Ausbildungskursen für zivildienstpflichtige Personen;

• g. der Durchführung von Disziplinarverfahren und Erstattung von Strafanzeigen;

• h. der Ermittlung des Aufenthalts von zivildienstpflichtigen Personen mittels Ausschreibung im automatisierten Polizeifahndungssystem sowie der Revokation nach erfolgter Ermittlung;

• i. der Bearbeitung von Begehren auf Schadenersatz nach den Artikeln 52–61 ZDG;

• j. der Beratung und Unterstützung von zivildienstpflichtigen Personen (Art. 26 ZDG);

• k. der Durchführung von Unterredungen mit den Einsatzbetrieben (Art. 62 ZDG);

• l. der Erhebung von Abgaben von den Einsatzbetrieben und der Gewährung von Finanzhilfen an diese;

• m. der Mitwirkung in Beschwerdeverfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht;

• n. der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung;

• o. der Statistik.

Art. 6 Bekanntgabe

¹ Das ZIVI gewährt im Ziviconnect den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Zugriff:

• a. den zur Erfüllung der Aufgaben nach dem ZDG beteiligten Bundesorganen, kantonalen Organen sowie privaten Personen: auf Personendaten zu den Zwecken nach Artikel 5;

• b. den nach Artikel 80 Absatz 2 ZDG an das Ziviconnect angeschlossenen Organen des Bundes und der Kantone: auf besonders schützenswerte Personendaten nach Artikel 80 Absatz 1^bis ZDG, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem ZDG erforderlich ist;

• c. den zivildienstpflichtigen Personen: auf die zur Suche nach Einsatzmöglichkeiten sowie zur Vereinbarung, Vorbereitung und Leistung von Einsätzen erforderlichen Daten anerkannter Einsatzbetriebe;

• d. anerkannten Einsatzbetrieben, die Ziviconnect nutzen: auf die zwecks Vereinbarung, Vorbereitung und Durchführung von Einsätzen erforderlichen Personendaten zivildienstpflichtiger Personen, die sich auf Einsatzplätze beworben und die einen Einsatz vereinbart haben;

• e. den anerkannten Einsatzbetrieben zur Sicherstellung des volkswirtschaftlichen Nutzens der Zivildiensteinsätze und zur Steuerung der Schwerpunktprogramme: auf die für eine Einsatzvereinbarung erforderlichen Personendaten von zivildienstpflichtigen Personen, sofern sich diese damit einverstanden erklärt haben;

• f. den von den Ausbildungsbetrieben eingesetzten Kursleiterinnen und Kursleitern: auf die zur Durchführung der Ausbildungskurse erforderlichen Personendaten zivildienstpflichtiger Personen;

• g. den kantonalen Organen der Wehrpflichtersatzabgabe sowie der Eidgenössischen Steuerverwaltung: auf die zur Vornahme ersatzrechtlicher Handlungen erforderlichen Personendaten;

• h. den Organen der Erwerbsersatzordnung: auf die für Abklärungen im Zusammenhang mit der Bezugsberechtigung erforderlichen Personendaten.

² Das ZIVI gibt den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Personendaten aus dem Ziviconnect bekannt:

• a. den Stellen nach Artikel 80b Absatz 1 Buchstaben a–m ZDG: zur Erfüllung ihrer Aufgaben;

• b. den Wohngemeinden: zur Ermittlung des Wohnsitzes und des Aufenthaltsorts zivildienstpflichtiger Personen;

schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren spezialisierten Institutionen:

• 1. zur Gewährleistung der Sicherheit zivildienstpflichtiger Personen im Zusammenhang mit Auslandeinsätzen,

• 1. zur Bearbeitung von Anerkennungsgesuchen von Einsatzbetrieben, die Einsätze im Ausland oder in der Landwirtschaft anbieten wollen,

• 1. zur Bearbeitung von Finanzhilfegesuchen von Einsatzbetrieben;

• c.

• d. den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern der zivildienstleistenden Personen: zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperrfristen nach Artikel 336c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts[^4];

• e. den Krankenkassen: zur Sistierung der Versicherungspflicht der zivildienstleistenden Personen;

• f. dem Betreiber des E-Shops des ZIVI: zur Administration und Abgabe der für die Kennzeichnung der zivildienstleistenden Personen vorgesehenen Ausrüstungsgegenstände;

• g. dem Bundesamt für Bauten und Logistik: für Druckaufträge;

• h. dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: für Massenver-sände;

• i. den Hotellerie- und Restaurationsbetrieben: zur Buchung von Übernachtungen und Mahlzeiten der zivildienstleistenden Personen im Rahmen von Ausbildungskursen;

• j. den vom ZIVI bezeichneten Anbietern elektronischer Plattformen: zur Durchführung von Online-Kursen;

• k. den vom ZIVI bezeichneten Fachstellen: zur Durchführung von medizinischen Untersuchungen sowie zur Festlegung von Präventivmassnahmen im Hinblick auf Auslandeinsätze;

• l. den Institutionen, die im Hinblick auf Auslandeinsätze Assessments durchführen: zur Erfüllung ihrer Aufgaben;

• m. den Dienstleistungserbringern, die im Auftrag des ZIVI Einführungstage, Ausbildungskurse und Einsätze evaluieren: zur Befragung der gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen, der Einsatzbetriebe sowie der Kursleiterinnen und -leiter.

Art. 7 Veröffentlichung von Stammdaten und Einsatzmöglichkeiten

¹ Das ZIVI kann die Stammdaten von anerkannten Einsatzbetrieben und deren Einsatzmöglichkeiten öffentlich zugänglich machen.

² Es kann dazu auch automatisierte Kommunikationsdienste nutzen.

3. Abschnitt: Pflichten

Art. 8 Aufsicht und Koordination

¹ Das ZIVI übt die Aufsicht aus über:

• a. die Bearbeitung der Personendaten nach dieser Verordnung;

• b. die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, die im Ziviconnect Daten bearbeiten.

² Es koordiniert seine Tätigkeiten mit den Behörden des Bundes, privaten Personen und Institutionen, die im Ziviconnect Daten bearbeiten.

³ Es erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für das Ziviconnect.

Art. 9 Sorgfaltspflicht

Die Behörden, privaten Personen und Institutionen müssen gewährleisten, dass die Personendaten, die sie im Ziviconnect bearbeiten, vollständig, richtig und aktuell sind.

Art. 10 Datensicherheit

¹ Das ZIVI erstellt ein Bearbeitungsreglement.

² Die Behörden, privaten Institutionen und Personen nach den Artikeln 4 und 6 Absatz 1 treffen die erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust, vor Entwendung und gegen unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sind.

4. Abschnitt: Aufbewahrung

Art. 11

¹ Die folgenden Daten werden fünf Jahre aufbewahrt:

• a. die Daten über zivildienstpflichtige Personen, ab dem Ende ihrer Zivildienstpflicht;

• b. die Daten über Einsatzbetriebe, ab dem Wegfall ihrer Anerkennung;

• c. die Daten über Ausbildungsinstitutionen, ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der letzte Ausbildungskurs stattgefunden hat.

² Daten nach Absatz 1 Buchstabe b, die zu nicht personenbezogenen Zwecken bearbeitet werden, können so lange aufbewahrt werden, wie es der Bearbeitungszweck erfordert, sofern es sich beim Einsatzbetrieb um eine juristische Person handelt.

³ Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Daten dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 12 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die Verordnung vom 20. August 2014[^5] über das Informationssystem des Zivildienstes wird aufgehoben.

Art. 13 Übergangsbestimmungen

¹ Das Informationssystem E-ZIVI wird spätestens am 31. Dezember 2025 ausser Betrieb genommen.

² Die Personendaten des Informationssystems E-ZIVI werden bis spätestens 31. Dezember 2025 in das Ziviconnect überführt.

Art. 14 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2024 in Kraft.

Fussnoten

[^1]: SR 824.0

[^2]: SR 235.1

[^3]: SR 824.01

[^4]: SR 220

[^5]: [AS 2014 2781; 2016 1927; 2017 6699; 2021 132 Anhang Ziff. 31, 800 Anhang Ziff. II 34; 2022 568 Anhang 2 Ziff. II 115; 2023 735 Anhang 2 Ziff. II 39]