Vereinbarung vom 13. Dezember 2024 zwischen den Kantonen und dem Bund über die Harmonisierung der Informatik in der Strafjustiz (VHIS)

Die Kantone Basel-Stadt, Glarus, Aargau, Graubünden, Wallis, Schaffhausen, Schwyz, Luzern, Uri, St. Gallen, Bern, Thurgau, Zürich, Genf, Basel‑Landschaft, Zug, Neuenburg, Appenzell Ausserrhoden, Jura und Tessin, handelnd durch ihre Justiz- und Polizeidirektorinnen und ‑direktoren, und der Bund, handelnd durch die Vorsteherin bzw. den Vorsteher des Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartements (EJPD),

mit dem Ziel, die Digitalisierung der Strafjustiz in der Schweiz voranzutreiben, indem den Beteiligten und den Partnern der Strafjustizkette Services erbracht werden, deren Wirkung sich primär an den Übergängen zwischen den Behörden entfaltet, aber auch Wirkungsbereiche innerhalb der Behörden und mit externen Partnern betreffen können,

unterstützen und führen die kooperative Umsetzung der digitalen Transformation in der Strafjustiz mittels eines medienbruchfreien und durchgängigen Daten- und Dokumentenflusses;

stellen Standards zum Daten- und Dokumentenaustausch zwischen den Informatiksystemen der Behörden zur Verfügung;

fördern Innovationen, den Wissenstransfer und die Koordination von Vorhaben;

unterstützen die Bildung und Weiterführung von Allianzen zwischen dem Bund, den Kantonen und weiteren Beteiligten zur gemeinsamen Schaffung und Nutzung von Services;

ermöglichen auf diese Weise den Behörden einen ressourcenschonenden Einsatz ihrer Mittel;

mit der Absicht, dabei den Datenschutz und die Informationssicherheit sicherzustellen,

schliessen gestützt auf Artikel 48 der Bundesverfassung[^1] folgende Vereinbarung.

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand der Vereinbarung

¹ Diese Vereinbarung regelt die Zusammenarbeit zwischen den Kantonen, die Partei dieser Vereinbarung sind, sowie zwischen diesen Kantonen und den beteiligten Bundesstellen im Bereich der Informatik in der Strafjustiz.

² Sie regelt insbesondere die Gründung und die Arbeitsweise der Körperschaft «HIS Schweiz».

Art. 2 Grundsätze der Zusammenarbeit

¹ Die Parteien dieser Vereinbarung streben unter Einbezug aller Beteiligten und Partner eine Zusammenarbeit über alle Bereiche der Strafjustiz sowie die koordinierte Harmonisierung und Standardisierung des Informations- und Dokumentenflusses an. HIS Schweiz kann dazu Services (Dienstleistungen und Produkte) im Interesse der beteiligten Gemeinwesen entwickeln, bereitstellen oder betreiben lassen.

² HIS Schweiz und die Parteien dieser Vereinbarung, sorgen für die gegenseitige Information und die gegenseitige Abstimmung der Tätigkeiten, insbesondere im Bereich des Datenaustauschs, der Beschaffung, beim Datenschutz und bei der Informationssicherheit. Zu diesem Zweck sorgen sie insbesondere dafür, dass ihre Behörden aller Stufen sowie die Organe von HIS Schweiz:

• a. einander frühzeitig über laufende und über geplante Vorhaben informieren;

• b. geplante und laufende Vorhaben auf ihre Relevanz für die Tätigkeiten von HIS Schweiz sowie von Bund und Kantonen prüfen.

³ HIS Schweiz stellt sicher, dass die Arbeiten mit anderen Vorhaben koordiniert und unter Berücksichtigung übergeordneter Strategien erfolgen. Dabei stimmt HIS Schweiz seine Arbeiten namentlich auf diejenigen der öffentlich-rechtlichen Körperschaft «Justitia.Swiss» ab.

2. Abschnitt: Körperschaft HIS Schweiz

Art. 3 Rechtsform und Zweck

¹ HIS Schweiz ist eine öffentlich-rechtliche Körperschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit und Sitz in der Stadt Bern.

² Sie dient der Digitalisierung sowie der gemeinsamen Definition und Bereitstellung von Services für die beteiligten Behörden und die interessierten Partner.

³ In den Tätigkeitsbereich von HIS Schweiz fallen insbesondere:

• a. die Bereitstellung und Weiterentwicklung von IT-Standards zum Austausch von Daten und Dokumenten;

• b. die Bereitstellung und Weiterentwicklung von Instrumenten und Fachwissen zur Steuerung, zur Umsetzung und zum Monitoring von Vorhaben;

• c. die Bereitstellung und Weiterentwicklung von Übersichten oder Karten der Digitalisierungsaktivitäten;

• d. die Förderung von Allianzen sowie die Koordination zwischen Interessengruppen für die Entwicklung, Bereitstellung oder betriebliche Sicherstellung von IT-Lösungen;

• e. die Erbringung von Beratungsleistungen zur digitalen Transformation;

• f. die Durchführung von öffentlichen Beschaffungen;

• g. Vorarbeiten aller Art im Hinblick auf die Initialisierung eines konkreten Vorhabens durch die zuständige Organisation ausserhalb von HIS Schweiz;

• h. das Innovationsmanagement;

• i. der Unterhalt eines Service-Katalogs.

Art. 4 Bezüger von Services

¹ HIS Schweiz erbringt ihre Services primär für die Parteien dieser Vereinbarung. Dabei kann HIS Schweiz Leistungen für alle Parteien der Vereinbarung erbringen oder für einen Zusammenschluss mehrerer Parteien im Rahmen von Allianzen, ohne dass sich alle Parteien beteiligen müssen.

² Die Leistungen von HIS Schweiz stehen unter anderem der Polizei, den Staatsanwaltschaften, den Gerichten und dem Justizvollzug auf Ebene der Kantone und des Bundes sowie deren Partnern zur Verfügung.

³ HIS Schweiz kann ihre Services gestützt auf Vereinbarungen weiteren Bezügern zur Verfügung stellen, nämlich:

• a. schweizerischen Gemeinwesen und deren gemeinsamen Organisationen;

• b. dezentralen Verwaltungseinheiten der Gemeinwesen nach Buchstabe a sowie Privaten, die zur Erfüllung von Aufgaben der Strafbehörden beitragen oder denen öffentliche Aufgaben in diesem Umfeld übertragen sind, soweit diese die Produkte für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen;

• c. weiteren, in Buchstaben a und b nicht genannten Bezügern, wenn die Versammlung beschlossen hat, Verhandlungen zum Abschluss einer Vereinbarung aufzunehmen.

⁴ Sie verfolgt ausschliesslich öffentliche Interessen zugunsten der Gemeinwesen.

⁵ Sie kann mit ausländischen Organisationen mit entsprechendem Zweck zusammenarbeiten.

Art. 5 Organe

Die Organe von HIS Schweiz sind:

• a. die Versammlung;

• b. der Vorstand;

• c. die Geschäftsstelle;

• d. die Revisionsstelle.

Art. 6 Verhältnis zwischen den Organen

¹ Die Versammlung hat die Aufsicht über den Vorstand und die Oberaufsicht über die Geschäftsstelle.

² Der Vorstand hat die Aufsicht über die Geschäftsstelle. Sofern der Vorstand einen Ausschuss bildet, haben dessen Mitglieder bei Aufsichtsentscheiden in den Ausstand zu treten.

³ Jedes Aufsichtsorgan kann insbesondere:

• a. zur Erfüllung seiner eigenen Aufgaben die untergeordneten Organe mit Vorarbeiten beauftragen;

• b. den untergeordneten Organen Weisungen über die Erfüllung ihrer eigenen Aufgaben erteilen.

⁴ Das beaufsichtigte Organ kann seinem Aufsichtsorgan Anträge stellen.

⁵ Der Vorstand bereitet die Geschäfte der Versammlung vor und beruft diese ein.

⁶ Die Revisionsstelle ist von den anderen Organen unabhängig.

Art. 7 Versammlung

¹ Die Versammlung ist das oberste Organ von HIS Schweiz.

² Sie besteht aus:

• a. den kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren, deren Kantone Parteien dieser Vereinbarung sind. Die Kantone können in eigener Kompetenz eine Vertretung der Justizbehörden als Mitglied der Versammlung bestimmen. Jedem Kanton kommen zwei Stimmen zu;

• b. der Vorsteherin oder dem Vorsteher des EJPD; sowie

• c. der Bundesanwältin oder dem Bundesanwalt.

³ Die oder der Vorsitzende des Vorstands sowie die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter können an der Versammlung teilnehmen. Sofern die oder der Vorsitzende des Vorstands nicht Mitglied der Versammlung gemäss Absatz 2 ist, steht dieser oder diesem kein Stimmrecht zu.

⁴ Die Versammlung nimmt folgende unübertragbare Aufgaben wahr:

Wahl und Abberufung:

• 1. ihrer Präsidentin oder ihres Präsidenten und ihrer Vizepräsidentin oder ihres Vizepräsidenten,

• 1. der oder des Vorsitzenden des Vorstands sowie deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter,

• 1. der Revisionsstelle;

• a.

• b. Genehmigung des Servicekatalogs und der zusätzlichen Services sowie der Finanzplanung sowie Abnahme der Jahresrechnung;

• c. Entlastung der Mitglieder des Vorstands und der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters;

• d. Beschlussfassung in Angelegenheiten, für die sie nach dieser Vereinbarung zuständig ist;

• e. Erlass des Geschäftsreglements und des Finanzreglements.

Art. 8 Vorstand

¹ Der Vorstand ist das strategische Führungsorgan von HIS Schweiz.

² Er besteht aus:

• a. einem Mitglied der Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und ‑direktoren (KKJPD), dessen Kanton Partei dieser Vereinbarung ist;

• b. der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär der KKJPD;

• c. drei Vertreterinnen oder Vertretern der Schweizerischen Staatsanwälte-Konferenz (SSK);

• d. drei Vertreterinnen oder Vertretern der Konferenz der Kantonalen Leitenden Justizvollzug (KKLJV);

• e. zwei Vertreterinnen oder Vertretern der Konferenz der kantonalen Polizeikommandantinnen und ‑kommandanten der Schweiz (KKPKS);

• f. einer Vertreterin oder einem Vertreter der Schweizerischen Vereinigung der Richterinnen und Richter (SVR);

• g. einer Vertreterin oder einem Vertreter des EJPD;

• h. einer Vertreterin oder einem Vertreter der Bundesanwaltschaft;

• i. einer Vertreterin oder einem Vertreter der öffentlich-rechtlichen Körperschaft Justitia.Swiss.

³ Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter nimmt ohne Stimmrecht an den Sitzungen des Vorstands teil. Der Vorstand kann weitere Personen ohne Stimmrecht einladen.

⁴ Die kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren, deren Kantone Partei dieser Vereinbarung sind, wählen die kantonalen Mitglieder des Vorstands gemäss Absatz 2 Buchstaben a, c, d und e. Die Vorsteherin bzw. der Vorsteher des EJPD bestimmt die Vertreterin oder den Vertreter des EJPD. Die Bundesanwältin oder der Bundesanwalt bestimmt die Vertretung der Bundesanwaltschaft. Die Schweizerische Vereinigung der Richterinnen und Richter und Justitia.Swiss bestimmen jeweils ihre Vertretung.

⁵ Bei der Besetzung des Vorstands ist darauf Rücksicht zu nehmen, dass die verschiedenen Landesgegenden und Sprachregionen angemessen vertreten sind.

⁶ Die oder der Vorsitzende des Vorstands und deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter müssen Mitglieder des Vorstands sein.

⁷ Die Amtsdauer der Mitglieder des Vorstands gemäss den Buchstaben a sowie c–i beträgt vier Jahre. Die Wiederwahl ist zulässig.

⁸ Der Vorstand nimmt folgende Aufgaben wahr:

• a. strategische Leitung der Körperschaft;

• b. Ausgestaltung des Budgets, der Finanzplanung, des Rechnungswesens sowie die Ausgestaltung des Auftrags der Revisionsstelle;

• c. Unterhalt des Servicekatalogs und Antrag an die Versammlung zu dessen Verabschiedung;

• d. Ernennung und Abberufung der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters sowie Festlegung von deren bzw. dessen Zeichnungsberechtigung;

• e. Aufsicht über die Geschäftsstelle;

• f. Erstellung des Geschäftsberichts, Vorbereitung der Sitzungen der Versammlung und Ausführung von deren Beschlüssen;

• g. Bewilligung der Einsetzung von Projektsteuerungs-, Fach- oder Arbeitsgruppen gemäss Artikel 11.

⁹ Der Vorstand kann einen Ausschuss bilden, der aus der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden sowie zwei weiteren Mitgliedern des Vorstands besteht. Der Ausschuss dient der Geschäftsstelle als erste Ansprechstelle und bereitet die Entscheide vor, die dem Vorstand unterbreitet werden. Der Vorstand kann dem Ausschuss zudem die Aufgaben gemäss Absatz 8 Buchstaben e und g übertragen.

Art. 9 Geschäftsstelle

¹ Die Geschäftsstelle ist für die Umsetzung der Beschlüsse der übergeordneten Organe zuständig. Sie wird durch eine Geschäftsleiterin oder einen Geschäftsleiter geleitet.

² Die Geschäftsstelle ist für alle Geschäfte zuständig, die keinem anderen Organ zugewiesen sind.

³ Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter untersteht der oder dem Vorsitzenden des Vorstands.

⁴ Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter vertritt die Körperschaft nach aussen und verantwortet die operative Führung. Sie oder er berichtet allen Parteien der Vereinbarung regelmässig schriftlich über den Nachweis der konkret erbrachten Leistungen.

⁵ Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter verfügt über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

⁶ Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter sowie das weitere Personal werden mit einem Arbeitsvertrag von HIS Schweiz angestellt.

Art. 10 Revisionsstelle

¹ Die Revisionsstelle führt eine ordentliche Revision unter sinngemässer Anwendung der diesbezüglichen Vorschriften des Schweizerischen Obligationenrechts (OR)[^2] durch.

² Sie wird von der Versammlung gewählt.

³ Wenn möglich wird die Finanzkontrollbehörde einer Partei dieser Vereinbarung gewählt.

⁴ Die Revisionsstelle wird nach Artikel 730a Absatz 1 OR bestimmt. Eine einmalige Wiederwahl ist zulässig.

Art. 11 Projektsteuerungs-, Fach- und Arbeitsgruppen

¹ Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter kann bei Bedarf und vorbehältlich der Zustimmung des Vorstands oder gegebenenfalls des Vorstandsausschusses Projektsteuerungs-, Fach- und Arbeitsgruppen einsetzen, namentlich zur Begleitung einzelner Services von HIS Schweiz.

² Er oder sie wählt die Mitglieder der Projektsteuerungs-, Fach- und Arbeitsgruppen auf Vorschlag der Bezüger von Services.

³ Die Projektsteuerungs-, Fach- und Arbeitsgruppen setzen sich aus Fachleuten zusammen. Diese werden von den Bezügern von Services gestellt. Bei Bedarf können weitere Fachleute beigezogen werden.

Art. 12 Stimmberechtigung in der Versammlung und im Vorstand

¹ Gemäss Artikel 7 entfallen in der Versammlung auf jeden Kanton zwei Stimmen. Eine dieser Stimmen kann in Kompetenz des jeweiligen Kantons einer Vertretung einer kantonalen Justizbehörde übertragen werden. Die Vorsteherin oder der Vorsteher des EJPD und die Bundesanwältin oder der Bundesanwalt haben je eine Stimme.

² Im Vorstand hat jedes Mitglied eine Stimme.

³ Bei Entscheiden der Versammlung zu einem Service sind nur diejenigen Mitglieder stimmberechtigt, deren Gemeinwesen sich am Service beteiligen.

⁴ An der Beschlussfassung der Versammlung oder des Vorstands über Services, an denen der Bund sich nicht beteiligt, nehmen seine Vertreterinnen und Vertreter in allen Organen nur mit beratender Stimme teil, und das EJPD kann einen Entscheid der Versammlung nicht nach Artikel 13 Absatz 3 ablehnen.

⁵ Im Vorstand kann das Stimmrecht nur von den gewählten beziehungsweise den gemäss dieser Vereinbarung bestimmten Personen ausgeübt werden. Eine Stellvertretung durch ein anderes Mitglied des betreffenden Organs ist nicht zulässig.

⁶ In der Versammlung können sich die kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren und die allfällige Vertreterin oder der allfällige Vertreter der Justizbehörden (Art. 7 Abs. 2 Bst. a) gegenseitig vertreten. Jedem Kanton stehen zwei Stimmen zu (Abs. 1).

Art. 13 Beschlussfassung in der Versammlung und im Vorstand

¹ Die Versammlung und der Vorstand sind beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Stimmen vertreten ist.

² Entscheide der Versammlung und des Vorstands bedürfen der Mehrheit der Stimmen der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Präsidentin oder der Präsident der Versammlung beziehungsweise die Vorsitzende oder der Vorsitzende des Vorstands.

³ Ein Entscheid der Versammlung kommt nicht zustande, wenn ihn die Vertretung des EJPD ablehnt. Eine Stimmenthaltung der Vertretung des EJPD hat kein solches Veto zur Folge.

Art. 14 Wahlen

¹ Bei Wahlen besetzt das Wahlorgan jeden Sitz einzeln.

² Es ist die kandidierende Person gewählt, auf welche die meisten Stimmen entfallen. Bei Stimmengleichheit wird eine Stichwahl durchgeführt.

Art. 15 Verfahren zur Beschlussfassung

¹ Beschlüsse können auch über elektronische Kommunikationsmittel gefasst werden, insbesondere an Telefon- oder Videokonferenzen.

² Schriftliche Beschlussverfahren sind zulässig, wenn kein Mitglied eine Beratung verlangt.

³ Es gelten die allgemeinen Mehrheitsregeln.

Art. 16 Geschäfts- und Finanzreglement

¹ Die Versammlung erlässt für die Organe von HIS Schweiz ein Geschäftsreglement und ein Finanzreglement.

² Das Geschäftsreglement und das Finanzreglement enthalten die notwendigen Bestimmungen namentlich zu den folgenden Gegenständen:

• a. Organisation, Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der einzelnen Organe;

• b. Verhältnis zwischen den Organen (Art. 6);

• c. Einberufung und Traktandierung von Versammlungen und Vorstandssitzungen;

• d. internes Kontrollsystem (IKS) und Risikomanagement;

• e. Budgetierung und Finanzplanung.

Art. 17 Zeichnungsberechtigung und Handelsregistereintrag

¹ Der Vorstand bestimmt die zur Vertretung von HIS Schweiz befugten Personen. Er erteilt nur Kollektivunterschrift zu zweien.

² HIS Schweiz wird in das Handelsregister eingetragen.

³ Die zur Vertretung befugten Personen sowie die Mitglieder des Vorstands werden ins Handelsregister eingetragen.

⁴ Mit der Anmeldung zur Eintragung muss die Vereinbarung dem Handelsregisteramt eingereicht werden. Wird die Vereinbarung angepasst, so muss dem Handelsregisteramt eine neue, vollständige Fassung der Vereinbarung eingereicht werden.

3. Abschnitt: Strategische Führung

Art. 18

¹ Die Versammlung legt die Ziele von HIS Schweiz fest und verabschiedet die Strategie, den zugehörigen Masterplan, bestimmt die Services von HIS Schweiz und stellt die Finanzierung sicher.