por el cual se aprueba el Acuerdo número 138 de 1984 de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras, HIMAT

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales,

DECRETA:

ARTICULO PRIMERO.º Apruébase el Acuerdo número 138 de noviembre 13 de 1984, expedido por la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras, HIMAT, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 138 DE 1984

(noviembre 13)

por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras y se determinan las funciones de sus dependencias

La Junta Directivadel Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras, HIMAT, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias vigentes y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

I -- DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1°La estructura Orgánica del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras será la siguiente:

NIVEL CENTRAL

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. DIRECCION GENERAL

2.1 OFICINA DE PLANEACION.

2.1.1 División de Planes y Programas.

2.1.1.1 Sección de Programación y Evaluación.

2.1.1.2 Sección de Empréstitos y Convenios.

2.1.2 División de Sistemas e Informática.

2.1.2.1 Sección de Análisis y Programación.

2.1.2.2 Sección de Procesamiento de Datos.

2.1.2.3 Sección de Archivo e Información Técnica.

2.1.3 División de Desarrollo Organizacional.

2.2 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA.

2.3 OFICINA JURIDICA.

• 1. SECRETARIA GENERAL.

• 1. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

4.1 DIVISION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.

4.1.1 Sección de Asuntos Laborales.

4.1.2 Sección de Desarrollo de Personal.

4.2 DIVISION FINANCIERA.

4.2.1 Sección de Contabilidad y Presupuesto.

4.2.2 Sección de Tesorería y Cartera.

4.2.3 Sección de Análisis Financiero.

4.3 DIVISION DE SUMINISTROS.

4.3.1 Sección de Adquisiciones.

4.3.2 Sección de Almacenes.

4.4 DIVISION DE SERVICIOS GENERALES.

4.4.1 Sección de Servicios Auxiliares.

4.4.2 Sección de Transportes y Talleres.

4.4.3 Sección de Publicaciones.

4.4.4 Sección de Correspondencia y Archivo.

• 1. SUBDIRECCION DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES

5.1 DIVISION E ESTUDIOS HIDROMETEOROLOGICOS.

5.1.1 Sección de Estudios e Investigaciones Hidrológicas.

5.1.2 Sección de Estudios e Investigaciones Meteorológicas.

5.2 DIVISION DE ESTUDIOS INTEGRALES.

5.2.1 Sección de Identificación de Proyectos.

5.2.2 Sección de Estudios de Factibilidad.

5.3 DIVISION DE PROYECTOS ESPECIALES.

5.3.1 Sección de Lagos y Riego en Ladera.

5.3.2 Sección de Regulación de Corrientes.

• 1. SUBDIRECCION DE OPERACIONES TECNICAS

6.1 DIVISION DE INGENIERIA.

6.1.1 Sección de Diseños.

6.1.2 Sección de Construcciones.

6.2 DIVISION DE ADECUACION DE TIERRAS.

6.2.1 Sección de Conservación.

6.2.2 Sección de Operación y Desarrollo Agropecuario.

6.3 DIVISION DE HIDROMETEOROLOGIA.

6.3.1 Sección de Meteorología.

6.3.2 Sección de Hidrología.

6.3.3 Sección de Meteorología Sinóptica.

6.3.4 Sección de Laboratorios.

6.4 DIVISION DE REDES.

6.4.1 Sección de Instalación y Operación de Estaciones.

6.4.2 Sección de Mantenimiento de Equipos.

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION

7.1 COMITE DE COORDINACION.

7.2 JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES.

7.3 COMISIÓN DE PERSONAL.

NIVEL REGIONAL

• 1. DIRECCION REGIONAL

8.1 SECCION ADMINISTRATIVA.

8.2 SECCION DE OPERACION.

8.3 SECCION DE CONSERVACION

8.4 SECCION DE HIDROMETEOROLOGIA.

• 1. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION REGIONAL

9.1 COMITE DE COORDINACION.

9.2 JUNTA REGIONAL DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES.

II -- DE LAS FUNCIONES

Artículo 2°JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL. La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones para ellos estipuladas en los estatutos del Instituto y en las demás disposiciones legales vigentes que las adicionen o modifiquen.

Artículo 3°OFICINA DE PLANEACION, SON FUNCIONES DE LA OFICINA DE PLANEACION:

• a) Formular los planes y programas de desarrollo del Instituto, a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con las políticas del Gobierno Nacional y los objetivos de la entidad;

• b) Coordinar con las demás dependencias la elaboración del proyecto anual de presupuesto, de acuerdo con el plan de metas físicas del Instituto para someterlo a la consideración de la Dirección General;

• c) Asesorar a las dependencias centrales y regionales en la definición, integración y consolidación de metas, a corto, mediano y largo plazo y recomendar la distribución de los recursos humanos, financieros y físicos necesarios para cumplirlos;

• d) Presentar a los organismos competentes los planes y programas del Instituto para su incorporación en los del sector y en los generales de inversión pública y coordinar con ellos la planeación de actividades y estudios;

• e) Planificar y orientar el sistema de información estadística, con el fin de facilitar la dirección, evaluación y control de las actividades del Instituto;

• f) Evaluar el cumplimiento de metas y de presupuestos e informar periódicamente a la Dirección General sobre el estado de ejecución de los mismos;

• g) Proponer, en función de la evaluación que efectúe sobre la gestión, las modificaciones que estime convenientes en los planes, políticas, programas, proyectos y presupuestos del Instituto;

• h) Asesorar en coordinación con la División de Desarrollo Organizacional, a la Dirección General en la formulación de políticas, normas y procedimientos que permitan cumplir los objetivos del Instituto:

• i) Coordinar la elaboración de los estudios de financiación externa e interna y gestionar el cumplimiento de los trámites establecidos;

• j) Dirigir y coordinar técnica y administrativamente los aspectos relacionados con la ejecución de convenios y contratos especiales que suscriba el Instituto con organismos del orden nacional e internacional;

• k) Promover la sistematización de las diferentes áreas del Instituto, a través de la preparación de aplicaciones técnicas y administrativas;

• l) Controlar las actividades de análisis, procesamiento y archivo de la información técnica y administrativa del Instituto;

• m) Determinar y coordinar con las demás áreas las prioridades y mecanismos para el procesamiento de la información en concordancia con las políticas de sistematización que señale el Instituto;

• n) Las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva o la Dirección General y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°DIVISION DE PLANES Y PROGRAMAS. Son funciones de la División de Planes y Programas:

• a) Dirigir, coordinar y supervisar los trabajos relacionados con la programación presupuestal, la evaluación, la estadística, y los empréstitos y convenios del Instituto;

• b) Dirigir la Elaboración de planes y programas a corto, mediano y largo plazo, e integrarlos, y proponer la distribución de los recursos necesarios para su cumplimiento;

• c) Dirigir y coordinar la elaboración, análisis y aprovechamiento de los datos estadísticos obtenidos en los diferentes programas que adelante el Instituto;

• d) Planear los estudios e investigaciones sobre programación, evaluación y estadística de acuerdo con las políticas del Instituto:

• e) Coordinar con la división de Sistemas e Informática el diseño para el proceso de la información estadística que se requiera en el desarrollo de las actividades encomendadas;

• f) Coordinar y supervisar la elaboración del anteproyecto del presupuesto o nivel central y regional;

• g) Presentar a la Oficina de Planeación las solicitudes de financiamiento necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Instituto, a entidades crediticias nacionales e internacionales, de acuerdo con las medidas económicas adoptadas por el Instituto y el Gobierno Nacional;

• h) Coordinar las secciones a su cargo y rendir informes a la Oficina de Planeación sobre las actividades de las mismas;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas por la Oficina de Planeación y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°DIVISION DE SISTEMAS E INFORMATICA. Son funciones de la División de Sistemas e Informática;

• a) Planear, programar y coordinar las actividades de análisis, procesamiento y archivo de la información técnica y administrativa del Instituto;

• b) Dirigir la elaboración de diseños y sistemas de computarización que sean requeridos para el desarrollo de las actividades del Instituto;

• c) Dirigir la ejecución de las prioridades establecidas para el procesamiento de la información sistematizada determinada con anterioridad y que requiera el Instituto para el desarrollo de sus programas;

• d) Dirigir el procesamiento, clasificación y archivo de los datos e información que produzca o reciba la entidad;

• e) Coordinar el correcto, oportuno y eficiente suministro de la información técnica que produzca el Instituto en sus diferentes áreas de acción;

• f) Definir sistemas de información al igual que el estudio y aplicación de programas de sistematización de datos, recolección, procesamiento y suministro de información de las actividades del Instituto;

• g) Coordinar las Secciones a su cargo y rendir informes a la Oficina de Planeación sobre las actividades de las mismas;

• h) Las demás funciones que le sean asignadas por la Oficina de Planeación y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6ºDIVISION DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL. Son funciones de la División de Desarrollo Organizacional:

• a) Preparar y ejecutar los estudios de estructura, análisis y desarrollo administrativo, simplificación del trabajo, elaboración de manuales y normas de carácter administrativo en general;

• b) Revisar y analizar los sistemas administrativos, normas, programas y procedimientos que se prevean implantar en el Instituto para garantizar el estricto cumplimiento de las políticas establecidas;

• c) Coordinar con la División de Administración de Personal, la elaboración del Manual de Funciones y los estudios para modificar, ajustar o cambiar la planta de personal del Instituto, de acuerdo con las necesidades que se presenten en el desarrollo de los objetivos del Instituto;

• d) Elaborar y mantener actualizados los manuales sobre sistemas, procedimientos y demás que sean necesarios;

• e) Asesorar y coordinar con las dependencias centrales y regionales del Instituto, la elaboración, implantación, seguimiento y actualización de los sistemas y procedimientos adoptados;

• f) Diseñar las formas de papelería y controlar, aprobar la impresión, distribución y utilización de las mismas;

• g) Llevar y mantener actualizado el Registro de las Formas de Papelería del Instituto;

• h) Adelantar estudios tendientes a optimizar la utilización del espacio físico y elementos de trabajo tanto en las Oficinas Centrales como en las Regionales;

• i) Realizar estudios sobre volúmenes y cargas de trabajo para determinar necesidades y buscar una adecuada distribución de las funciones

• j) Elaborar proyectos de acuerdos, resoluciones sobre organización administrativa, sistemas, procedimientos y áreas de trabajo;

• k) Coordinar con la División de Sistemas e Informática, la preparación, elaboración e implantación de programas administrativos sistematizados que sean necesarios en el Instituto;

• I) Promover y coordinar la edición y difusión de manuales y guías sobre normas generales;

• m) Rendir informes a la Oficina de Planeación sobre las actividades de la dependencia;

• n) Las demás funciones que le sean asignadas por la Oficina de Planeación y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7ºOFICINA DE AUDITORIA INTERNA. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• a) Supervisar la efectividad y el cumplimiento de las normas administrativas señaladas para las diferentes dependencias del Instituto, con el fin de detectar las fallas y recomendar las medidas correctivas correspondientes;

• b) Analizar y adoptar sistemas, normas y procedimientos de control para garantizar y verificar el estricto cumplimiento de los objetivos, políticas y programas establecidos;

• c) Identificar las causas de inconsistencia o desviación en el desarrollo de los diferentes programas y en el cumplimiento de los objetivos propuestos y recomendar las acciones que deben emprenderse para corregirlas;

• d) Controlar los sistemas y procedimientos utilizados por las Regionales y demás dependencias del Instituto, con el propósito de unificar criterios sobre la aplicación de políticas administrativas que permitan la optimización de los recursos humanos, físicos y financieros;

• e) Controlar y vigilar la correcta utilización y aplicación de los recursos financieros de acuerdo con los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional y la Dirección General y efectuar las recomendaciones que considere necesarias;

• f) Controlar la ejecución y normal desarrollo de los programas de acuerdo con las normas, pautas y condiciones preestablecidas por la Oficina de Planeación;

• g) Ejercer la inspección y vigilancia sobre la gestión administrativa, técnica y financiera en las Regionales y demás dependencias del Instituto, de acuerdo con los sistemas que se adopten;

• h) Coordinar con las demás dependencias del Instituto, la adopción de sistemas de control, según las necesidades de los programas que se ejecuten;

• i) Presentar informes periódicos y los especiales que le sean solicitados por la Dirección General;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva o la Dirección General y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8ºOFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asistir y asesorar a la Junta Directiva, Dirección General y demás dependencias del Instituto en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter jurídico que se presenten en el desarrollo de los programas técnico-administrativos asignados al Instituto;

• b) Controlar la correcta elaboración de los contratos y convenios que deba firmar el Director General y los demás documentos legales que para el efecto requiera la Dirección General;

• c) Representar e intervenir en los procesos que sea parte el Instituto e informar sobre su estado a la Dirección General;

• d) Conceptuar sobre los proyectos de acuerdo, resolución y demás actos administrativos que sean elaborados, cuando así se le solicite;

• e) Responder por el cumplimiento oportuno de los trámites y los procedimientos de carácter jurídico de los contratos que realice el Instituto para el desarrollo de sus programas;

• f) Ordenar y supervisar la elaboración de poderes generales y especiales y demás documentos de carácter legal que requiera el Instituto;

• g) Coordinar el desarrollo de las investigaciones que en el campo jurídico requiera la Dirección General;

• h) Tramitar oportunamente las solicitudes que hagan las autoridades jurisdiccionales, policivas, las del Ministerio Público y de la Administración Pública, lo mismo que las presentadas por los particulares u otros organismos, cuando versen sobre asuntos que le competen a la oficina y responder por éstos;

• i) Coordinar con la Subdirección Administrativa los procesos legales que se deban llevar a cabo por el incumplimiento de los usuarios en los pagos por concepto de reembolso de obras y de tarifas de riego y/o drenaje;

• j) Coordinar y conceptuar sobre el estudio, elaboración y revisión de los proyectos de ley, decretos, acuerdos, resoluciones, contratos, convenios y demás actos administrativos del Instituto;

• k) Supervisar la codificación, archivo y actualización de las normas legales expedidas por el Gobierno Nacional que sean de interés para el Instituto;

• l) Difundir las normas de carácter legal que sean de interés para el Instituto;

• m) Las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva o la Dirección General y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9ºSECRETARIA GENERAL. Son funciones de la Secretaría General:

• a) Desarrollar las funciones de Secretaría de la Junta Directiva, de la Dirección General y de los Comités o Consejos que existen o se constituyan en el Instituto a nivel central y comunicar sus decisiones a las dependencias interesadas;

• b) Preparar, revisar y tramitar en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de acuerdo y resoluciones que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva y de la Dirección General, respectivamente;

• c) Refrendar los actos administrativos del Instituto, en especial los de la Junta Directiva y de la Dirección General;

• d) Coordinar, revisar y tramitar a través de las oficinas competentes del Ministerio de Agricultura, la elaboración de los proyectos de ley o de decretos que atañen a la entidad, ante las Ramas Ejecutiva y Legislativa del Poder Público;

• e) Atender a solicitud de la Dirección General las actividades que ésta le señale;

• f) Informar periódicamente a la Dirección General o a solicitud de ésta sobre el estado de los asuntos propios del Instituto;

• g) Desarrollar los programas de divulgación del Instituto y coordinar las labores relacionadas con noticias e informaciones de prensa;

• h) Conceptuar sobre la conducta y eficiencia de los funcionarios del Instituto para fines de incorporación a la carrera administrativa;

• i) Coordinar con la Oficina Jurídica el trámite de los contratos que deba suscribir la Dirección General.