por el cual se aprueba el Acuerdo 21 del 18 de mayo de 1993 que determina la estructura orgánica, establece las funciones de las dependencias y adopta los estatutos internos del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las atribuciones conferidas en el numeral 2° del artículo 12 del Decreto 2113 de 1992,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase el Acuerdo número 21 del 18 de mayo de 1993 expedido por la Junta Directiva del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 21 DE 1993

(mayo 18)

por el cual se determina la estructura orgánica, se establecen las funciones de las Dependencias del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” y se adoptan sus estatutos internos.

La Junta Directiva del Instituto Geográfico, “Agustín Codazzi”, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas en el artículo 24 del Decreto número 3130 de 1968 y el artículo 39 del Decreto 2113 de 1992,

ACUERDA:

CAPITULO I

De la estructura.

Artículo 1° El Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” tendrá la siguiente estructura orgánica:

• 1. Junta Directiva.

• 2. Dirección General.

• 3. Secretaria General.

• 3.1. División de Información y Divulgación.

• 3.2. División Administrativa.

• 3.3. División Financiera.

• 4. Oficina Jurídica.

• 5. Oficina de Auditoría Interna.

• 6. Oficina de Sistemas y Procedimientos.

• 7. Oficina de Investigación en Percepción remota.

• 8. Oficina de Planeación y evaluación de operaciones.

• 9. Subdirección de Cartografía.

• 9.1. División de Geodesia.

• 9.2. División de Fotogrametría.

• 10. Subdirección de Agrología

• 10.1. División de Reconocimiento y Clasificación de Suelos.

• 10.2. División Laboratorio de Suelos.

• 1. Subdirección de Catastro

• 11.1. División de Avalúos.

• 11.2. División de Consolidación y Asesoría Catastral.

• 12. Subdirección de Geografía

12.1 División de Estudios Geográficos Básicos.

• 12.2. División de Ordenamiento Territorial.

• 1. Direcciones Regionales, Direcciones Seccionales, Oficinas Delegadas.

Para el eficiente desempeño de sus funciones el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” contará con siete (7) Direcciones Regionales y veintiuna (21) Direcciones Seccionales. Igualmente, Oficinas Delegadas cuya jurisdicción y sede serán determinadas por la Junta Directiva.

Las Regionales orientarán, coordinarán y supervisarán a las Direcciones Seccionales y éstas a su vez a las Oficinas Delegadas, salvo las excepciones que determine la junta Directiva.

• 1. Organismos de Asesoría y Coordinación.

Además de lo dispuesto en las normas vigentes. El Director General creará los Comités y demás Cuerpos Colegiados que se requieran para el mejor desarrollo de sus obejtivos y aprobará sus funciones.

CAPITULO II

De las funciones.

Artículo 2° **Junta Directiva.** La Junta Directiva cumplirá las funciones contempladas en el estatuto orgánico de la entidad y en las demás disposiciones legales y reglamentarias.

• Reuniones. En forma ordinaria la Junta Directiva se reunirá en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., o donde ella lo determine una vez cada trimestre calendario en las fechas que anualmente determine la misma Junta.

En forma extraordinaria se reunirá en las fechas y sitios en que sea convocada por su Presidente o el Director General del Instituto.

Parágrafo. A las reuniones de la Junta concurrirá el Director General, con voz pero sin voto; igualmente los demás funcionarios que su Presidente considere conveniente invitar.

• Quórum y votaciones. La Junta Directiva podrá sesionar válidamente con la mitad más uno de los miembros que la componen; para sus decisiones, se requerirá el voto favorable de la mayoría simple de los miembros asistentes. El empate lo dirimirá el voto de su Presidente.

Parágrafo. La Junta Directiva podrá establecer dentro de su seno, las comisiones de trabajo o de estudios especiales que se requieran y autorizarlas para tomar la decisión final. En este caso la comisión informará a la Junta en la siguiente reunión.

• Actas y acuerdos. Las reuniones de la Junta Directiva se harán constar por medio de “Actas” y las providencias que expida en ejercicio de sus facultades se denominarán “Acuerdos”. Una vez autorizadas aquéllas o aprobados éstos, deberán llevar la firma de quien presida la reunión y del Secretario de la Junta.

Parágrafo. Las actas y acuerdos se numerarán sucesivamente con indicación del día, mes y año en que se autoricen o expidan y estarán bajo custodia del Secretario de la Junta Directiva.

• Honorarios. El Gobierno Nacional por resolución ejecutiva fijará los honorarios de los miembros de la Junta Directiva.

Cuando sea necesario el desplazamiento de los miembros de la Junta Directiva para desarrollar actividades relacionadas con sus funciones, devengarán viáticos por el mismo valor a que tenga derecho el Director General del Instituto.

Los honorarios, viáticos y gastos en que incurran los miembros de la Junta Directiva con ocasión de los desplazamientos a que se refiere el presente artículo serán reconocidos y pagados por el Instituto.

• Certificaciones. Las certificaciones sobre la calidad de miembro de la Junta Directiva serán expedidas por el Secretario General del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 3° **Dirección General.** Además de las funciones asignadas en el estatuto orgánico de la entidad y en las demás disposiciones legales y reglamentarias, la Dirección General tendrá las siguientes funciones:

• 1. Dar posesión al Secretario General, Subdirectores Generales Jefes de Oficina, Directores Regionales y Directores Seccionales.

• 1. Presentar anualmente a la Junta Directiva el Programa de Capacitación y Bienestar Social y Cultural, junto con la programación financiera y los indicadores para su seguimiento y evaluación.

• 1. Establecer anualmente y durante los primeros treinta (30) días de enero, un programa de actividades enmarcado dentro de las políticas y metas definidas para la entidad en su plan general, a desarrollar en el año en curso, y determinar los medios de control y evaluación de la gestión. Este programa deberá ser sometido a la aprobación de la Junta Directiva.

• 1. Establecer un sistema de calidad total de sus productos y servicios y contratar con una entidad especializada, nacional o internacional, el control periódico de la gestión de la entidad en cuanto a eficacia y eficiencia.

• 1. Adelantar la coordinación Interinstitucional requerida para que tanto la información del Instituto, como de otras entidades relacionadas, se produzca con criterios de racionalidad.

Artículo 4° **Secretaría General.** El objetivo de la Secretaría General es contribuir al cumplimiento de las funciones asignadas a los órganos de dirección y administración del Instituto y asegurar la adecuada divulgación de las actividades y productos de la Entidad.

Son funciones de la Secretaría General:

• 1. Desempeñar las funciones de Secretaría de la Junta Directiva, y del Comité de Dirección, respondiendo por la organización de las reuniones y por la elaboración, conservación y custodia de las actas respectivas.

• 1. Coordinar el flujo de información necesario para que las decisiones adoptadas por la Junta Directiva, la Dirección General y el Comité de Dirección, en los casos que así se requiera, sean ejecutadas oportuna y adecuadamente por las distintas dependencias del Instituto, prestando para ello la asesoría requerida.

• 1. Llevar la representación de la Dirección General en los asuntos de carácter técnico o administrativo que ésta le señale.

• 1. Coadyuvar a la vigilancia administrativa que ejerce la Dirección General.

• 1. Refrendar los actos de la Junta Directiva y de la Dirección General.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la definición de las políticas generales, en materia de Administración y desarrollo de los recursos humanos, financieros y físicos, para optimizar el uso y disponibilidad de los recursos del Instituto.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades asociadas con la planeación y administración de los recursos humanos, físicos y financieros.

• 1. Custodiar los documentos probatorios de la propiedad de los activos fijos inmuebles del Instituto.

• 1. Reglamentar, en desarrollo de las políticas de la Dirección, las actividades asociadas con la divulgación y uso de los servicios y productos del Instituto.

• 1. Dirigir y coordinar la prestación de servicios del Centro de Información, biblioteca, correspondencia y archivo general.

• 1. Participar, en coordinación con la Oficina Jurídica en la elaboración de Pliegos de Condiciones o términos de referencia de los trabajos relacionados con el área que deban ser contratados externamente.

• 1. Participar, de conformidad con las políticas internas y los lineamientos del Plan de Desarrollo del Instituto, en el proceso de programación presupuestal, incluyendo el establecimiento de metas y la definición de parámetros de seguimiento de la ejecución.

• 1. Ejercer sobre las dependencias adscritas, el control de gestión establecido por la Dirección General, para el mantenimiento de adecuados niveles de eficiencia y eficacia.

• 1. Presentar oportunamente a la Dirección General los informes de la ejecución de sus funciones.

• 1. Dar posesión a los Jefes de División de la Entidad.

• 1. Desarrollar las demás funciones que le asignen las normas legales y las autoridades del Instituto.

Artículo 5° **División de Información y Divulgación.** El objetivo de la División de Información y Divulgación es responder por el desarrollo de las actividades asociadas con la divulgación de los productos y servicios que presta el Instituto, y velar por el adecuado uso de la información que éste produce.

Son funciones de la División de Información y Divulgación:

• 1. Velar por el mejoramiento continuo del CRI, por su mantenimiento, y por la divulgación de la información recogida en el mismo.

• 1. Organizar, conjuntamente con las Sub-Direcciones, y mantener actualizado, el índice de contenido de los bancos de datos existentes en el Instituto, y suministrar la información correspondiente, según el reglamento que se establezca para el efecto.

• 1. Disponer y controlar los servicios de información geográfica a nivel central, regional y seccional.

• 1. Organizar y prestar los servicios de biblioteca, hemeroteca, archivo y correspondencia del Instituto.

• 1. Establecer y mantener el intercambio de publicaciones con organismos nacionales y extranjeros.

• 1. Divulgar los productos, servicios y la reglamentación producida por el Instituto, y velar por el adecuado uso de la información generada.

• 1. Coordinar con las Dependencias del Instituto y las entidades pertinentes, la elaboración y distribución de las publicaciones producidas.

• 1. Efectuar directamente o a través de terceros los estudios de mercadeo y de otra naturaleza que sean necesarios para orientar la política del Instituto en materia de venta de productos y prestación de servicios.

• 1. Velar por la permanente actualización de las ediciones que realice el Instituto.

• 1. Elaborar el proyecto de presupuesto de la División, de acuerdo con los lineamientos de la Oficina de Planeación y Evaluación de Operaciones y la Secretaría General y, una vez aprobado, responder por su ejecución.

• 1. Evaluar periódicamente el cumplimiento de las metas físicas aprobadas para la División, analizar las causas de las desviaciones y proponer los correctivos correspondientes.

Artículo 6° **División Administrativa.** El objetivo de la División Administrativa es responder por la prestación de los servicios de apoyo a todas las áreas del Instituto, mediante la administración de los recursos humanos y logísticos, de tal forma que su gestión asegure y facilite el desarrollo continuo y eficiente de las funciones de la Entidad.

Son funciones de la División Administrativa:

• 1. Colaborar en la definición de las políticas generales, en materia de administración y desarrollo de los recursos humanos y físicos, para optimizar el uso y disponibilidad de los recursos del Instituto.

• 1. Dirigir la elaboración de los planes, programas y proyectos que requiera el Instituto en materia de administración y desarrollo del recurso humano y de administración de recursos físicos, dentro del contexto del plan de desarrollo del Instituto.

• 1. Presentar a la Secretaría General propuestas de planes y programas en materia de administración y desarrollo de personal, incluyendo el manejo de las relaciones con los diferentes organismos representativos de los trabajadores del Instituto.

• 1. Dirigir, adelantar y controlar las actividades asociadas con la administración del personal del Instituto, de conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes.

• 1. Proponer y desarrollar programas de capacitación, bienestar social y servicios médico-asistenciales para los funcionarios y coordinarlos cuando se desarrollen en cooperación con otras entidades.

• 1. Responder por la correcta ejecución de las actividades de registro, control e inventario del Recurso Humano del Instituto.

• 1. Implantar y controlar la ejecución de las políticas de desarrollo, manejo de personal, relaciones laborales y administración salarial.

• 1. Coordinar y ejecutar los procesos de reclutamiento, selección e incorporación del personal del Instituto, de acuerdo con las características específicas de cada cargo.

• 1. Velar por el mejoramiento continuo y por la calidad del Recurso Humano de la Institución.

• 1. Diseñar los programas de seguridad industrial, desarrollarlos en las dependencias centrales y vigilar su cumplimiento en las dependencias descentralizadas del Instituto.

• 1. Velar porque las relaciones interpersonales se desarrollen dentro de un ambiente de cordialidad y equidad porque el clima organizacional del Instituto sea el mejor.

• 1. Asesorar y supervisar la administración y desarrollo de los Recursos Humanos de las Direcciones Regionales y Seccionales del Instituto.

• 1. Adelantar las actividades operativas para la elaboración y consolidación del Plan Anual de Compras del Instituto y ejecutar las adquisiciones según los cronogramas correspondientes.

• 1. organizar, dirigir y controlar el oportuno suministro de los materiales y elementos necesarios para el funcionamiento del Instituto, tanto en el mercado local como extranjero.

• 1. Asesorar y supervisar el desarrollo administrativo de las Direcciones Regionales, Direcciones Seccionales y Oficinas Delegadas del Instituto.

• 1. Asesorar y supervisar a las Direcciones Regionales y Direcciones Seccionales del Instituto en cuanto se refiere a la prestación oportuna y confiable de los distintos servicios auxiliares.

• 1. Dirigir la programación y suministro oportuno de los servicios auxiliares como viáticos, pasajes, cafetería, aseo, celaduría, transporte, mantenimiento, etc., para el funcionamiento normal de las demás dependencias del Instituto.

• 1. Participar, en coordinación con la Oficina Jurídica y demás Dependencias del Instituto, en la elaboración de Pliegos de Condiciones o términos de referencia de los trabajos relacionados con la Entidad que deban ser contratados externamente.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar el proceso de contratación de los bienes y servicios requeridos por las dependencias centrales del Instituto.

• 1. Evaluar periódicamente el cumplimiento de las metas físicas aprobadas para la División, analizar las causas de las desviaciones y proponer los correctivos correspondientes.

• 1. Ejercer el control de gestión establecido por la Dirección General, para el mantenimiento de adecuados niveles de eficiencia y eficacia.

• 1. Dar posesión al personal del Instituto en los casos, en que dicha diligencia no esté atribuida a otra autoridad.

• 1. Solicitar, al momento de la posesión y al de desvinculación, la declaración del monto de bienes y rentas a que se refiere la Constitución Nacional.

• 1. Presentar oportunamente a la Secretaría General los informes de la ejecución de sus funciones.

Artículo 7° **División Financiera.** El objetivo de la División Financiera es garantizar la provisión, administración, registro y control oportuno y eficiente de los recursos financieros requeridos por el Instituto para su adecuada operación.

Son funciones de la División Financiera:

• 1. Planear, administrar y controlar la ejecución de los recursos financieros del Instituto, de acuerdo con las normas legales y las políticas de la Dirección General.

• 1. Dirigir, coordinar y ejecutar el diseño y actualización del sistema financiero del Instituto.