por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias; se define la naturaleza jurídica del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil; y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el numeral 8º del artículo 1º de la Ley 573 de 2000 y oído el concepto del Registrador Nacional del Estado Civil,

DECRETA:

TITULO I

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CAPITULO I

Campo de aplicación, objeto, misión y régimen administrativo

Artículo 1º. Campo de aplicación. El presente decreto establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en sus distintos niveles y órdenes, la organización administrativa que sirve de apoyo al Consejo Nacional Electoral, las funciones de sus dependencias y la naturaleza, organización y principios que regulan los fondos que integran la organización electoral.

Artículo 2º. Objeto. Es objeto de la Registraduría Nacional del Estado Civil, registrar la vida civil e identificar a los colombianos y organizar los procesos electorales y los mecanismos de participación ciudadana, en orden a apoyar la administración de justicia y el fortalecimiento democrático del país.

Artículo 3º.Naturaleza. La Registraduría Nacional del Estado Civil es un órgano de creación Constitucional, que de conformidad con el artículo 120 de la Constitución Política forma parte integrante de la Organización Electoral, el cual contribuye, conjuntamente con las demás autoridades competentes, a la organización de las elecciones y los mecanismos de participación ciudadana, su dirección y vigilancia, así como lo relativo a la identidad de las personas y el registro civil, en los términos y condiciones que señala la ley y el presente decreto.

Artículo 4º. Misión de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Es misión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participación social en la cual se requiera la expresión de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, así como promover y garantizar en cada evento legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que se registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas.

Artículo 5º. Funciones. Son funciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, las siguientes:

• 1. Proponer las iniciativas sobre proyectos de ley y presentarlos a consideración del Consejo Nacional Electoral por conducto del Registrador Nacional, así como los decretos y demás normas relacionadas con la función de registro civil.

• 1. Adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento.

• 1. Garantizar en el país y el exterior, la inscripción confiable y efectiva de los hechos, actos y providencias sujetos a registro, proferir las autorizaciones a los entes o autoridades habilitadas legalmente para que concurran en el cumplimiento de dicha función, y conocer mediante los actos administrativos pertinentes de todo lo relativo a cancelaciones, reconstrucciones, anulaciones, modelos de expedición y demás actos jurídicos sobre el registro civil.

• 1. Expedir las copias de registro civil de las personas que sean solicitadas de conformidad con las leyes vigentes.

• 1. Atender el manejo, clasificación, archivo y recuperación de la información relacionada con el registro civil.

• 1. Difundir las normas y procedimientos a seguir dentro del proceso de registro civil y adelantar campañas y programas de capacitación en la materia.

• 1. Coordinar y armonizar con los demás organismos y entes del Estado las políticas, desarrollo y consulta en materia de registro civil.

• 1. Adelantar inspección y vigilancia de los servicios de registro del estado civil de las personas.

• 1. Realizar o promover estudios, investigaciones y compilaciones en materia de registro del estado civil de las personas y divulgar los resultados.

• 1. Proteger el ejercicio del derecho al sufragio y otorgar plenas garantías a los ciudadanos, actuando con imparcialidad, de tal manera que ningún partido o grupo político pueda derivar ventaja sobre los demás.

• 1. Dirigir y organizar el proceso electoral y demás mecanismos de participación ciudadana y elaborar los respectivos calendarios electorales.

• 1. Llevar el Censo Nacional Electoral.

• 1. Asesorar y prestar el apoyo pertinente en los procesos de elecciones de diversa índole en que las disposiciones legales así lo determinen.

• 1. Llevar las estadísticas de naturaleza electoral relacionadas con los resultados obtenidos en los debates electorales y procesos de participación ciudadana.

• 1. Coordinar con los organismos y autoridades competentes del Estado las acciones orientadas al desarrollo óptimo de los eventos electorales y de participación ciudadana.

• 1. Proceder a la cancelación de las cédulas por causales establecidas en el Código Electoral y demás disposiciones sobre la materia y poner en conocimiento de las autoridades competentes los hechos, cuando se trate de irregularidades.

• 1. Asignar el Número Unico de Identificación Nacional, NUIP, al momento de hacer la inscripción de nacimiento en el Registro del Estado Civil de las personas y ejercer los controles físico, lógico y técnico, para que dicho número sea exclusivo a cada ciudadano y exista un único documento de identificación.

• 1. Responder las solicitudes de personas naturales o jurídicas y organismos de seguridad del Estado o de la rama judicial en cuanto a identificación, identificación de necrodactilias y demás requerimientos, de acuerdo a la normatividad vigente, teniendo como soporte la información contenida en las bases de datos de registro civil y el sistema de identificación.

• 1. Expedir y elaborar las cédulas de ciudadanía de los colombianos, en óptimas condiciones de seguridad, presentación y calidad y adoptar un sistema único de identificación a las solicitudes de primera vez, duplicados y rectificaciones.

• 1. Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de Identificación y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar.

• 1. Celebrar los convenios que se requieran para que otras autoridades públicas o privadas adelanten el registro civil de las personas.

• 1. Llevar las estadísticas sobre producción de documentos de identificación y el estado civil de las personas y su proyección.

• 1. Innovar en investigación y adopción de nuevas tecnologías, normas de calidad y controles que mejoren la producción de documentos de identificación y del manejo del registro civil.

• 1. Atender las solicitudes de expedición de la cédula de ciudadanía en los consulados de Colombia en el exterior para que quienes estén habilitados puedan ejercer sus derechos políticos como ciudadanos colombianos y brindar información acerca de su trámite.

• 1. Efectuar el recaudo del valor de los duplicados y rectificaciones de la cédula de ciudadanía, copias y certificaciones del registro civil y de los libros y publicaciones que edite la Registraduría, y las tarifas de los demás servicios que ésta preste.

• 1. Las demás que le asigne la Constitución Política y las disposiciones legales vigentes.

Artículo 6º. Autonomía administrativa. En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Organización Electoral y a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo pertinente, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y en este decreto.

Parágrafo. El Registrador Nacional del Estado Civil no podrá crear con cargo al presupuesto de la Registraduría Nacional del Estado Civil obligaciones que excedan el monto global fijado como apropiación presupuestal en el rubro de gastos de personal de la Ley General de Presupuesto.

Artículo 7º.Autonomía contractual. En ejercicio de la autonomía contractual, el Registrador Nacional del Estado Civil suscribirá los contratos que debe celebrar en cumplimiento de sus funciones, sin perjuicio de la delegación que al efecto realice conforme a lo dispuesto en las disposiciones legales y en el presente decreto.

Artículo 8º. Autonomía presupuestal. La elaboración del presupuesto, con sujeción al Estatuto Orgánico del Presupuesto, y demás aspectos relacionados con la gestión presupuestal, son de la autonomía de la organización electoral, en armonía con lo dispuesto en el Código Electoral y las disposiciones orgánicas que regulan la materia.

Corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil la ordenación de gastos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

CAPITULO II

Criterios generales para la organización

Artículo 9º. Criterios para la organización. La organización de la Registraduría Nacional del Estado Civil se fundamenta y desarrolla de acuerdo con los siguientes criterios:

• 1. Especialización por áreas misionales y de apoyo.

• 1. Tecnificación.

• 1. Atención ciudadana.

• 1. Transparencia.

• 1. Simplificación y especialización.

• 1. Alto nivel profesional.

• 1. Funcionalidad.

• 1. Multidisciplinariedad.

• 1. Delegación.

• 1. Desconcentración administrativa y financiera.

Artículo 10. Niveles de la organización de la administración. De conformidad con las disposiciones legales, para el cumplimiento de su misión institucional, la Registraduría Nacional del Estado Civil, se organizará en dos niveles:

• 1. Nivel central: El nivel central está conformado por las dependencias cuyo ámbito de competencias es nacional.

• 1. Nivel desconcentrado: El nivel desconcentrado está constituido por las dependencias de la Registraduría Nacional cuyo nivel de competencias está circunscrito a una circunscripción electoral específica o dentro de los términos territoriales que comprendan el ejercicio de funciones inherentes a la Registraduría Nacional y se configura con observancia de los principios de la función administrativa. En dicho nivel se radican las competencias y funciones determinados en las disposiciones legales y en el presente decreto.

Parágrafo. Tanto el nivel central como el desconcentrado participan en el diseño de los planes, la definición de las políticas, el establecimiento de los programas generales de la administración de la Registraduría Nacional, y la ejecución de los planes, políticas, programas y proyectos administrativos, de registro civil e identificación, del proceso electoral y de los mecanismos de participación ciudadana en que deba ser parte la entidad. Cada nivel ejerce en el ámbito de funciones y responsabilidades establecidas por mandato del presente decreto en forma concurrente y armónica, las competencias y funciones inherentes a la Registraduría Nacional del Estado Civil. Es función especial del nivel central coordinar y controlar todas las actividades de la Registraduría Nacional en el ámbito nacional, incluyendo las que desarrolla el nivel desconcentrado, así como ejercer funciones especiales asignadas por la Constitución y la ley, cuya naturaleza no implique su ejercicio desconcentrado.

CAPITULO III

Organización

Artículo 11. Organización interna. La Registraduría Nacional del Estado Civil garantizará el cumplimiento de su objeto y el ejercicio de sus funciones, mediante las siguientes dependencias que integran su organización interna:

Parágrafo. El Fondo de Financiación de Partidos y Campañas Políticas seguirá adscrito al Consejo Nacional Electoral.

Artículo 12. Objetivo del despacho del Registrador. Es objetivo del despacho del Registrador, prestar el apoyo inmediato y de confianza, requerido por el Registrador Nacionalpara el ejercicio de sus funciones.

Artículo 13. Objetivo del despacho del Secretario General. Es objetivo de la Secretaría General contribuir en la orientación institucional y de políticas de la entidad, en apoyo directo al Registrador Nacional del Estado Civil.

Artículo 14. Objetivo de las Registradurías Delegadas Nacionales. Es objetivo de las registradurías delegadas nacionales contribuir de forma inmediata con el Registrador Nacional, en la orientación y conducción institucional, en las áreas misionales de la entidad, así como contribuir a la formulación de las políticas de los servicios a su cargo y garantizar la prestación de los mismos.

Artículo 15. Objetivo de las oficinas. Es objetivo de las oficinas cumplir funciones de asesoría para la formulación de políticas de la entidad, en apoyo del nivel superior de dirección, así como desarrollar aquellas funciones que expresamente les ha señalado la ley y las contenidas en el presente decreto.

Artículo 16. Objetivo de las gerencias nacionales del ramo administrativo. Es objetivo de las gerencias nacionales en el ámbito administrativo, contribuir a la formulación de las políticas institucionales para el manejo de los recursos básicos de la entidad, organizar la gestión de los servicios a su cargo y garantizar su prestación.

Artículo 17. Objetivo de las direcciones. Es objetivo de las direcciones en los ámbitos misionales y administrativos de la entidad, contribuir en la formulación de las políticas, la orientación y conducción institucionales, según el ramo de especialización asignado, organizar a un nivel más específico la gestión de los servicios a su cargo y garantizar su prestación.

Artículo 18. Naturaleza del nivel administrativo de los despachos de las registradurías delegadas en lo nacional, las oficinas, las gerencias nacionales y las direcciones. Los despachos de las registradurías delegadas en lo nacional, las gerencias nacionales y las direcciones nacionales forman parte integral del nivel directivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil y en tal carácter, tienen injerencia en distintos ámbitos de actuación, en la formulación de políticas, en la orientación y conducción institucional y en las funciones de control, seguimiento y evaluación, así como las tareas de dirección de las actividades de ejecución. Los despachos de las oficinas, además de contribuir a la formulación de políticas de la entidad y de orientación institucional, cumplen funciones de naturaleza asesora y las que en forma específica les señale la ley.

Artículo 19. Objetivo de las delegaciones departamentales y las registradurías municipales y especiales. Es objetivo de las delegaciones departamentales, y las registradurías municipales, especiales y la del Distrito Capital representar a la Registraduría Nacional del Estado Civil en el territorio de su jurisdicción. Igualmente les compete servir de apoyo al ejercicio de las funciones asignadas en las disposiciones legales a los delegados del Registrador Nacional, registradores distritales y a los registradores municipales, especiales y auxiliares, según el caso.