por el cual se aprueba el Acuerdo número 035 de 1987, que modifica la Estructura Orgánica del Fondo de Reconstrucción "Resurgir" y se determina las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren los decretos 1050 y 3130 de 1968,

DECRETA:

Artículo 1º Apruébase el Acuerdo número 035 de 1987, emanando de la Junta Directiva del Fondo de Reconstrucción "Resurgir", cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 035 DE 1987

(29 de abril)

por el cual se modifica la estructura orgánica del Fondo de Reconstrucción "Resurgir" y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva del Fondo de Reconstrucción "Resurgir", en uso de sus facultades legales y estatutarias y cído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

• I. ESTRUCTURA ORGANICA

Artículo 1º La Estructura orgánica del Fondo de Reconstrucción "Resurgir", será la siguiente:

• 1. Junta Directiva.

• 2. Gerencia General.

• 2.1. Secretaría General.

• 2.2. Oficina de Planeación y Sistemas

2.2.1. División de Sistemas.

• 2.3. Oficina de Auditoría Interna.

• 2.4. Oficina Coordinadora de Seccionales.

• 3. Dirección ejecutiva.

• 3.1. División de Proyectos Especiales.

• 3.2. División de Desarrollo Social y Comunitario.

• 4. Subgerencia financiera.

• 4.1. División de Presupuesto y Contabilidad.

4.1.1. Sección de Presupuesto.

4.1.2. Sección de Contabilidad.

4.1.3. Sección de Cartera.

• 4.2. División de Tesorería.

• 5. Subgerencia administrativa.

• 5.1. División de personal.

• 5.2. División de Servicios Administrativos.

5.2.1. Sección de Almacén.

5.2.2. Sección de Servicios Generales.

• 6. Subgerencia de Reconstrucción.

• 6.1. División de Ingeniería.

• 6.2. División Técnica de Contratos.

• 7. Direcciones seccionales.

7.1 Seccional Lérida.

• 7.2. Seccional Guayabal.

7.3 Seccional Ibagué.

• 7.4. Seccional Caldas.

• 8. Órganos de Asesoría y Coordinación.

8.1 Comité de Reconstrucción.

• 8.2. Comité Financiero.

• 8.3. Comité de Gerencia.

• 8.4. Comisión de Personal.

• II. FUNCIONES

Junta Directiva y Gerencia General.

Artículo 2º La Junta Directiva y Gerente General cumplirán las funciones para ellos señaladas en los estatutos de la entidad y en otras disposiciones legales y vigentes.

Secretaría General.

Artículo 3º Son funciones de la Secretaría General:

• a) Asistir al Gerente General en las actividades de Orden Técnico y Administrativo que éste le delegue.

• b) Asesorar a la Gerencia General y demás dependencias de la entidad en el trámite y solución de los asuntos jurídicos relacionados con el Fondo.

• c) En virtud de mandato otorgado por el Gerente General, representar a través de sus abogados, judicial y extrajudicialmente, a la entidad.

• d) Ejercer las funciones de Secretaria de la Junta Directiva, refrendar sus actos, los del Gerente General y autenticar las copias que se expidan sobre los mismos.

• e) Preparar o revisar los proyectos de Acuerdo, Resolución, minutas de contrato y demás actos administrativos que deban someterse a estudio y aprobación de la Junta Directiva o del Gerente General.

• f) Expedir las certificaciones que le sean solicitadas y correspondan según su competencia.

• g) Mantener actualizadas las normas legales de interés para la entidad y velar por su difusión.

• h) Desarrollar las actividades relacionadas con la divulgación y prensa de los planes y programas que adelante el Fondo.

• i) Presentar informes a la Gerencia General sobre el desarrollo de sus actividades.

• j) Tramitar y responder exhortaciones, oficios y demás solicitudes que hagan los organismos del Estado o los particulares.

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Planeación y Sistemas.

Artículo 4º Son funciones de la Oficina de Planeación y Sistemas:

• a) Asesorar a la Gerencia General en la formulación y orientación de la política tendiente al mejor cumplimiento de las funciones encomendadas al Fondo.

• b) Identificar los programas y proyectos que deba realizar el Fondo en cumplimiento de sus objetivos, señalar el orden de prioridades de las mismas, analizar sus beneficios y costos y proponer los mecanismos más adecuados para su ejecución.

• c) Participar, junto con la Secretaría Técnica del Comité de Reconstrucción y con los organismos públicos y privados pertinentes, en la preparación y diseño de los diferentes planes y programas en materia de rehabilitación y desarrollo social, económico y físico de las regiones a las cuales deba extenderse la acción de la entidad y preparar los presupuestos respectivos.

• d) Elaborar en coordinación con la Subgerencia Financiera, el proyecto de presupuesto anual del Fondo.

• e) Evaluar técnica y económicamente el cumplimiento de los diferentes proyectos que financie el Fondo, y hacer las recomendaciones pertinentes.

• f) Coordinar las actividades relacionadas con el análisis, programación y procesamiento de la información que requieran las diferentes dependencias del Fondo para su normal funcionamiento.

• g) Organizar y mantener actualizadas las estadísticas y documentos de orden técnico que requiera la entidad, y elaborar los informes que al respecto solicite la Junta Directiva y el Gerente General.

• h) Adelantar los estudios de organización interna, planta de personal, métodos y procedimientos, que requiera el Fondo en coordinación con las diferentes dependencias; elaborar los manuales respectivos, presentarlos al Gerente General y velar por su implementación.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Sistemas.

Artículo 5º Son funciones de la División de Sistemas:

• a) Diseñar, programar e implementar un sistema integrado de procesamiento de datos de acuerdo con las normas internas y las prioridades que se establezcan.

• b) Desarrollar las actividades relacionadas con el análisis, programación y procesamiento de la información que requiera el Fondo para su normal funcionamiento.

• c) Elaborar estudios tendientes a detectar las necesidades de información en cada una de las dependencias y proponer y aplicar los medios adecuados para suministrarla.

• d) Presentar informes a la Oficina de Planeación y Sistemas sobre el desarrollo de sus actividades.

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Auditoría Interna.

Artículo 6º Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• a) Efectuar el control necesario para que las normas y procedimientos adoptados por la entidad sean aplicados correcta y oportunamente en las diferentes áreas y formular las recomendaciones pertinentes.

• b) Velar por la adecuada custodia y protección de los activos de la entidad.

• c) Verificar la exactitud y razonabilidad de los estados financieros por medio de procedimientos de comprobación periódica y selecta de los registros contables, análisis de las cuentas, confirmaciones de fuente externa y otros sistemas de auditoría aplicables, de acuerdo con el manual de auditoría del Fondo.

• d) Realizar visitas periódicas de observación a las regiones en donde se adelantan los programas o proyectos coordinados por el Fondo, detectar las posibles deficiencias, conflictos e irregularidades, y presentar a la Gerencia General los informes y recomendaciones conducentes.

• e) Rendir informes periódicos y los especiales que sean solicitados por la Junta Directiva o por el Gerente General.

• f) Las demás que sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Dirección Ejecutiva.

Artículo 7º La Dirección Ejecutiva cumplirá las funciones señaladas en los estatutos del Fondo.

División de Proyectos Especiales.

Artículo 8º Son funciones de la División de Proyectos Especiales:

• a) Coordinar y mantener informada a la Dirección Ejecutiva y la Gerencia General, sobre los proyectos, planes y programas desarrollados por las diferentes entidades oficiales y privadas donde tiene su campo de aplicación el Fondo.

• b) Estudiar, evaluar y ejecutar de acuerdo con las instrucciones de la Dirección Ejecutiva y la Gerencia General, aquellos proyectos que por su calidad tengan un carácter especial, en coordinación con las demás dependencias del Fondo y otras entidades.

• c) Crear y mantener un sistema de información sobre el estado de ejecución en que se encuentran los proyectos a cargo de esta dependencia en cada uno de los diferentes sectores donde tiene su campo de acción el Fondo.

• d) Orientar la gestión de los coordinadores de los comités interinstitucionales vinculados a esta área de operación.

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Desarrollo Social y Comunitario.

Artículo 9º Son funciones de la División de Desarrollo Social y Comunitario:

• a) Dinamizar los procesos organizativos de la comunidad en formas asociativas para la producción de bienes y servicios, a través de cooperativas o empresas, procurando la creación de una estructura económica y social relativamente nueva para la región.

• b) Desarrollar los planes y programas interdisciplinarios tendientes a convertir los albergues en centros de apoyo de un proceso de readaptación del individuo a su territorio y a los recursos productivos.

• c) Establecer y complementar los servicios sociales a que tenían acceso los habitantes de la zona afectada.

• d) Coordinar las acciones interinstitucionales que garanticen a los damnificados una correcta y oportuna atención médica, incluyendo su rehabilitación física y la salud mental.

• e) Orientar la gestión de los coordinadores de los comités interinstitucionales vinculados a esta área de operación.

• f) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Subgerencia Financiera.

Artículo 10. Son funciones de la Subgerencia Financiera:

• a) Asesorar a la Gerencia General en la formulación de las políticas relacionadas con la gestión financiera del Fondo.

• b) Velar por el correcto y oportuno recibo de los aportes presupuestales de las donaciones y ayudas previstas en efectivo, y en general de los demás dineros que por todo concepto deba recaudar el Fondo.

• c) Ordenar la colocación de los recursos disponibles en cuentas y papeles oficiales de la mayor liquidez y más alta rentabilidad.

• d) Orientar la elaboración de los planes contables, financieros y crediticios acordes con las necesidades de la entidad y dirigir los programas correspondientes.

• e) Preparar en coordinación con la Oficina de Planeación y Sistemas el proyecto de presupuesto anual de la entidad.

• f) Velar porque los pagos se efectúen en forma oportuna, previo cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

• g) Estudiar y revisar los estados financieros para la presentación a la Gerencia General.

• h) Presentar los informes pertinentes a la Gerencia General y a la Junta Directiva, como también a los organismos públicos y privados a que haya lugar.

• i) Controlar las actividades de las dependencias que integran la Subgerencia.

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Presupuesto y Contabilidad.

Artículo 11. Son funciones de la División de Presupuesto y Contabilidad:

• a) Organizar y mantener actualizados planes contables de acuerdo con los requerimientos de la entidad y las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

• b) Coordinar la elaboración de los estados financieros del organismo y demás informes pertinentes para ser presentados a la Subgerencia Financiera.

• c) Coordinar con la División de Sistemas la implantación de programas orientados a sistematizar las diferentes operaciones contables y presupuestales.

• d) Organizar y controlar la ejecución de los programas financieros y contables que deba desarrollar el Fondo de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

• e) Coordinar y controlar las actividades de las secciones a su cargo.

• f) Rendir informes periódicos a la Subgerencia Financiera sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

Sección de Presupuesto.

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Presupuesto:

• a) Ejecutar, vigilar y controlar el presupuesto general del organismo y llevar su registro debidamente actualizado.

• b) Elaborar las proyecciones de ejecución presupuestal, basadas en los calendarios de ingresos y en los requerimientos de recursos.

• c) Constituir las reservas presupuestales para respaldar los compromisos adquiridos por el Fondo y expedir las certificaciones correspondientes.

• d) Preparar y tramitar los proyectos de acuerdo de gastos y obligaciones al igual que los relacionados con las adiciones, modificaciones y traslados presupuestales de acuerdo con las normas vigentes.

• e) Consolidar la información sobre ejecución presupuestal y rendir los informes que le sean solicitados por la División de Presupuesto y Contabilidad.

• f) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

Sección de Contabilidad.

Artículo 13. Son funciones de la Sección de Contabilidad:

• a) Llevar y mantener al día la contabilidad general del Fondo de acuerdo con las disposiciones legales, fiscales y administrativas vigentes.

• b) Producir los estados financieros de la entidad para ser presentados a la División de Presupuesto y Contabilidad.

• c) Evaluar y adecuar los métodos y sistemas contables a los objetivos y actividades a cargo del Fondo.

• d) Velar por la seguridad de los documentos que respalden los movimientos contables y elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias.

• e) Coordinar con la División de Sistemas el procesamiento de la información de carácter contable y financiero.

• f) Rendir los informes que le sean solicitados por la División de Presupuesto y Contabilidad.

• g) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

Sección de Cartera.

Artículo 14. Son funciones de la Sección de Cartera:

• a) Desarrollar las actividades necesarias para el cobro oportuno de la cartera del Fondo.

• b) Determinar las etapas y modalidades de control y recuperación de los préstamos concedidos por el Fondo.

• c) Establecer los sistemas para el registro de la cartera del Fondo y controlar su aplicación.

• d) Rendir informes oportunos, periódicos y los demás que le soliciten.

• e) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

División de Tesorería.

Artículo 15. Son funciones de la División de Tesorería:

• a) Recaudar los ingresos y efectuar el pago oportuno de los compromisos adquiridos por el Fondo, previo cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

• b) Manejar las cuentas bancarias del Fondo, responder por los documentos negociables y títulos valores bajo su custodia y elaborar el boletín diario de caja y bancos.

• c) Elaborar los informes sobre situaciones y movimientos de fondos de la entidad y presentarlos oportunamente a la Subgerencia Financiera y a las dependencias y organismos pertinentes, según lo establecido en las disposiciones fiscales y administrativas.

• d) Velar por el cumplimiento de los mecanismos de control establecidos y suministrar la información que se requiera.

• e) Expedir las constancias y certificaciones por concepto de pagos y retenciones de conformidad con las normas y procedimientos sobre el particular.

• f) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

Subgerencia Administrativa.

Artículo 16. Son funciones de la Subgerencia Administrativa:

• a) Asesorar a la Gerencia General en la determinación de las políticas y metas relacionadas con la gestión administrativa del Fondo.

• b) Planear y dirigir las actividades relacionadas con la administración de personal.

• c) Velar por la adecuada prestación de los servicios administrativos y de mantenimiento a las dependencias del Fondo.

• d) Planear y dirigir, la adquisición, movimiento, aprovisionamiento, conservación y aprovechamiento de los materiales, equipos y demás bienes destinados a los damnificados y al uso de la institución.

• e) Controlar las actividades de las dependencias que integran la Subgerencia.

• f) Las demás que le sean asignadas y corresponda a la naturaleza de la dependencia.

División de Personal.

Artículo 17. Son funciones de la División de personal:

• a) Desarrollar las actividades de administración de personal; dando cumplimiento a las disposiciones que regulan la materia.

• b) Llevar el registro y el control del personal al servicio de la entidad y tramitar las novedades correspondientes.

• c) Expedir las constancias sobre antecedentes del personal y demás certificaciones del caso, de conformidad con las normas y procedimientos sobre el particular. Liquidar y tramitar conforme a las disposiciones legales, la nómina de personal así como las prestaciones sociales de los funcionarios de la entidad.