Por el cual se reglamenta el servicio diplomático de Colombia

El Vicepresidente de la República, encargado del poder Ejecutivo

DECRETA:

Art. 1o Es prohibido á los Ministros Diplomáticos de Colombia dirigir correspondencia directa para asuntos del servicio a otros Departamentos ministeriales distintos del de Relaciones Exteriores, lo cual no obsta, sin embargo, para que, cuando las necesidades publicas lo exijan, puedan comunicarse directamente, sobre todo para dar oportunos avisos ó pedir informes inmediatos, con autoridades subalternas de las fronteras ó del litoral.

Art. 2o Las correspondencias, tanto oficiales como confidenciales, entre el Departamento de Relaciones Exteriores y sus Agentes, las relaciones, memorias, informes y otros documentos por ellos dirigidos y recibidos de carácter oficial, así como los Tratados y Convenciones entre Colombia y las Potencias extranjeras, son propiedad exclusiva del Estado.

Art. 3o Los Ministros Diplomáticos de Colombia dispondrán que, desde el 1o del mes de Enero próximo, las comunicaciones oficiales que se dirijan al Ministerio de Relaciones Exteriores se señalen con una numeración especial y continua, que se renovara en lo sucesivo el 1o de Enero de cada año.

Así mismo el jefe de la Sección 1ª del Ministerio de Relaciones Exteriores cuidara que, desde la fecha la primeramente mencionada, las comunicaciones oficiales que el Departamento dirija a las Legaciones, sean también señaladas con una numeración especial y continua para cada Legación.

Art. 4o Desde la misma fecha las Secretarias de las Legaciones de Colombia abrirán un libro en que se copien todas las comunicaciones que salgan de la Legación, cualquiera que sea su destino, cuidando que ese libro esté provisto de un índice analítico, que se formara día por día, a fin de facilitar la consulta del contenido volumen.

Art. 5o Cada dos meses los Jefes de Legación enviaran al Ministerio de Relaciones Exteriores copia de lo que se haya escrito en el libro á que el articulo anterior se refiere.

Art. 6o Las comunicaciones que reciban las Legaciones de Colombia serán encuadernadas, con las precauciones de reserva necesarias, anual o bienalmente, según sea el numero de aquellas, y en la siguiente forma:

En un volumen se reunirán todas las notas, cartas semioficiales, telegramas, etc., recibidos del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia; en otro, todas las comunicaciones emanadas del Gobierno cerca del cual la Legación esta acreditada; en un tercer volumen se reunirán todas las comunicaciones que la Legación reciba de los empleados consulares que estén bajo su jurisdicción, y en un cuarto volumen se reunirán todas las demás comunicaciones, de cualquier carácter que sean, que no estén comprendidas entre las anteriores. Cada uno de estos volúmenes tendrá su correspondiente índice analítico.

Art. 7o Los Secretarios de las Legaciones procederán inmediatamente á formar un índice metódico de todos los documentos que en la actualidad compongan el archivo de la Legación, así como un inventario de libros, mapas, muebles y demás enseres que le pertenezcan, de todo lo cual enviaran una copia al Ministerio de Relaciones Exteriores, y procederán á abrir un Registro completo, que llevaran diariamente, á fin de anotar en el todo nuevo documento que llegue a la Legación, indicando la fecha y número del documento, la fecha en que se reciba, su procedencia y una enunciación sumaria de su contenido.

Art. 8o Tanto la correspondencia oficial que el Ministerio de Relaciones Exteriores dirija a los Agentes Diplomáticos en el extranjero como la que estos dirijan al Ministerio, deberá extenderse en papel de condiciones uniformes, según el modelo que oportunamente les envíe el Ministerio.

Art. 9o Al dar cuenta trimestralmente al Ministerio de la inversión de los giros destinados al pago de servicio telegráfico, los Ministros Diplomáticos remitirán, junto con los recibos que comprueben el gasto, una copia de los telegramas que lo han motivado.

Art. 10o Los Ministros Diplomáticos de Colombia deberán enviar, en el mes de Enero y en el mes de Julio de cada año, al Ministerio de Relaciones Exteriores, una memoria en la cual recapitulen lo que hayan hecho en desempeño de su respectiva misión. Si esta fuere temporal ó especial, los que la hubieren desempeñado quedan en la obligación de rendir un informe con el objeto de dar cuenta del resultado.

Art. 11o Todo Agente Diplomático hará entrega formal, a la expiración de sus funciones, ya al Ministro que le suceda, ya á la persona encargada provisionalmente de la Legación, ya al Cónsul Colombiano residente en el mismo lugar, de todo lo que constituye el archivo de la Legación, según el Libro de Registros de que habla el articulo 7ª.

Art. 12o De esta entrega se dejará constancia por medio de una acta que firmarán el Ministro saliente y la persona que reciba el archivo, y de la cual acta se extenderán tres ejemplares: el primero de ellos quedará en la Legación, el segundo será resguardo del funcionario diplomático saliente, y el tercero se enviara al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Art. 13o En el acta de que trata al articulo anterior se dejará constancia de la declaración del funcionario saliente de que no conserva ni original ni en copia pieza alguna del archivo, y que se obliga á no publicar ni á permitir que se publique nada sin autorización previa del Gobierno.

Art. 14o Las personas encargadas de Misiones Diplomáticas extraordinarias y temporales depositaran en el Ministerio de Relaciones Exteriores, á su regreso, todos los documentos relativos a su misión, observando las formalidades arriba prescritas.

Art. 15o El Ministerio de Relaciones Exteriores cuidara de que las Legaciones de Colombia tengan entre si comunicaciones frecuentes, a fin de que el Cuerpo Diplomático nacional constituya un verdadero organismo que, con concierto y unidad, bajo la dirección suprema del Gobierno, trabaje activamente a favor de los intereses comerciales y políticos de la República. También cuidara el Ministro de Relaciones Exteriores de que las Legaciones permanentes de Colombia estén provistas de todo lo indispensable en las oficinas de esa clase, para el buen desempeño de las importantes funciones atribuidas á los Ministros públicos de la Nación.

Comuníquese y publíquese en el Diario Oficial y en los Anales Diplomáticos y Consulares.

Dado en Bogotá, á 28 de Agosto de 1901

JOSE MANUEL MARROQUÍN

El Ministro de Relaciones Exteriores,

ANTONIO JOSE URIBE