Por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuír a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el numeral 4º del Artículo 120 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998,

CONSIDERANDO:

Que existen regulaciones de carácter general, así como trámites y procedimientos innecesarios que atentan contra el propósito de racionalizar el aparato estatal, garantizar la eficiencia y la eficacia de la función administrativa y la reducción del gasto público;

Que la ineficacia e ineficiencia de la función administrativa esconden la corrupción y la venalidad, ofenden la dignidad del ciudadano y cuestionan la legitimidad de la Administración Pública;

Que algunos de los trámites y procedimientos eliminados por el decreto 2150 de 1995 han sido revividos mediante la utilización de subterfugios procedimentales, y que otros fueron creados con posterioridad a la expedición del mismo;

Que la modernización de la Administración Pública requiere devolverle su majestad y al ciudadano su confianza en ella;

Que mediante el artículo 120 numeral 4 de la Ley 489 de 1998 el Congreso de la República revistió al Presidente de la República de precisas facultades extraordinarias para "suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública";

Que el parágrafo primero del artículo 120 de la Ley 489 de 1998 establece que las facultades extraordinarias concedidas por dicho artículo se ejercitarán por el Gobierno "con el propósito de racionalizar el aparato estatal, garantizar la eficiencia y la eficacia de la función administrativa y reducir el gasto público";

DECRETA:

TITULO I

REGIMEN GENERAL

CAPITULO I

NORMAS GENERALES APLICABLES A LAS REGULACIONES, PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES ADMINISTRATIVOS

Artículo 1º. Objetivo general.

Las regulaciones, los procedimientos y los trámites administrativos tienen por finalidad garantizar los derechos de los ciudadanos y la racionalidad, eficacia y eficiencia de la Administración Pública, tanto en su funcionamiento interno como en su relación con los usuarios de sus servicios, así como la efectividad social e individual de las actividades de los administrados.

Artículo 2º. Prohibición de exigir requisitos adicionales a los contemplados o autorizados en la ley.

La Administración Pública no podrá exigir permisos previos ni requisitos que no estén previstos taxativamente en la Ley o que no hayan sido autorizados expresamente por ésta. Las normas administrativas expedidas en violación a este precepto se tendrán por no escritas y generarán responsabilidad disciplinaria para el funcionario que las expida. Cualquier ciudadano podrá solicitar ante la autoridad que expidió el acto o ante su superior, la revocatoria del mismo.

Artículo 3º. Efectividad de los derechos de los administrados.

La Administración Pública debe asegurar a todos sus usuarios la efectividad de sus derechos. Para tal efecto aplicará las regulaciones, procedimientos y trámites de la manera que resulte más favorable a la protección de los derechos de los administrados.

Artículo 4º. Responsabilidad.

La administración y el servidor público serán responsables por cualquier retardo grave e injustificado en relación con las actuaciones que deban surtirse respecto de los particulares, de conformidad con las normas disciplinarias.

Artículo 5º. Principio de la buena fe.

De conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, la buena fe se presume en todas las actuaciones de los particulares ante la Administración Pública. No producirá efecto alguno la disposición administrativa que se expida fundada en la mala fe del ciudadano y hará disciplinariamente responsable al funcionario que la profiera.

Por virtud del principio de la buena fe, la carga de la prueba sobre la conducta del administrado corresponde al Estado y se tendrán por ciertas las afirmaciones que el ciudadano formule ante la administración, a menos que la ley establezca una formalidad probatoria.

Parágrafo. Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones.

Artículo 6º. Improrrogabilidad de los plazos.

Los plazos previstos en la ley y en sus reglamentos para cumplir una función administrativa o adoptar una decisión, son improrrogables y únicamente pueden ser suspendidos por fuerza mayor o caso fortuito.

Artículo 7º. Seguimiento de regulaciones, procedimientos, trámites o requisitos.

Las autoridades administrativas ejecutarán acciones concretas y permanentes dirigidas a evitar la creación de trámites o exigencias administrativas injustificadas o innecesariamente gravosas que creen obstáculos o dificultades para el ejercicio de derechos o actividades.

Anualmente y a más tardar el 31 de diciembre de cada año, las autoridades públicas evaluarán la eficacia de las regulaciones, trámites y procedimientos que regulan su actividad y presentarán un informe público al respecto, indicando los que en su criterio deban ser eliminados, así como las modificaciones que requieran los demás para preservar los principios de la función administrativa.

Parágrafo. El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá solicitar los informes de los que habla el presente artículo para complementar el desarrollo de sus actividades.

Artículo 8º. Medios tecnológicos.

El artículo 26 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 26. Medios tecnológicos. Se autoriza a la Administración Pública el empleo de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, que permita la realización de los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa, así como el establecimiento de condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en la materia tengan algunas entidades especializadas.

Toda persona podrá en su relación con la administración hacer uso de cualquier medio técnico o electrónico, para presentar peticiones, quejas o reclamaciones ante cualquier autoridad. Las entidades harán públicos los medios de que dispongan para permitir esta utilización.

Los mensajes electrónicos de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria será la otorgada en las disposiciones del capítulo VIII del título XIII, sección III Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente así como la fecha de recibo del documento.

Artículo 9º. Ambito de aplicación.

El presente decreto se aplicará a todos los organismos y entidades, públicos o privados, que ejerzan funciones públicas de carácter administrativo, de cualquier orden, de conformidad con lo establecido en la ley 489 de 1998.

CAPITULO II

NORMAS DE ATENCION AL PUBLICO

De los derechos de las personas en sus relaciones con la Administración Pública

Artículo 10. Derechos básicos de las personas en sus relaciones con la Administración Pública.

Las personas, en sus relaciones con la Administración Pública, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercitar directamente sin necesidad de apoderado:

• 1. A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar y a llevarlas a cabo.

• 1. A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.

• 1. A formular alegaciones y aportar documentos, los cuales deberán ser tenidos en cuenta por el servidor público responsable de adoptar la decisión. Siempre que el interesado pueda demostrar que por razones ajenas a su voluntad no le había sido posible allegar un documento relevante para la actuación, este podrá ser recibido por la autoridad administrativa, siempre que le sea entregado con anterioridad a la notificación de la decisión respectiva. En tal caso la autoridad administrativa velará porque se respete el derecho de defensa. En el evento contemplado en el presente numeral, los plazos de que trata el artículo 6o. se extenderán hasta en quince (15) días adicionales, por una sola vez.

• 1. A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas aplicables a los procedimientos de que se trate.

• 1. Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos en la Constitución y las leyes.

• 1. A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores, los cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

• 1. A exigir la responsabilidad de la Administración Pública y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.

• 1. A obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones, quejas o reclamaciones en los plazos establecidos para el efecto.

• 1. Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las leyes.

Parágrafo: Todas las entidades de la Administración Pública deberán compilar las regulaciones de que trata el numeral 1 del presente artículo. Esta información deberá ser actualizada permanentemente y publicada en medios impresos o electrónicos, que faciliten su acceso a través de redes de información. Las entidades de la Administración Pública dispondrán de seis (6) meses para hacer efectivo el mandato del presente parágrafo en cuanto la primera compilación.

Artículo 11. Atención especial a discapacitados.

De conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política, la administración dará prelación a la atención personal a los discapacitados. Dentro del año siguiente a la entrada en vigencia del presente decreto, cada entidad adecuará un lugar idóneo para su atención personal.

De la obligación de atender al público

De la obligación de atender al público

Artículo 12. De la obligación de atender al público.

Las entidades públicas no podrán cerrar el despacho al público hasta tanto hayan atendido a todos los usuarios que hubieran ingresado dentro del horario normal de atención, el cual deberá tener una duración mínima de ocho (8) horas diarias. Toda persona que desee presentar una petición, queja o reclamación dentro del horario de atención al público, tendrá derecho a ingresar a las instalaciones de la respectiva empresa o entidad.

Artículo 13. Atención integral.

El artículo 32 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 32. Atención integral. Para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se pueda realizar la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario. Su incumplimiento constituirá falta gravísima del representante de la entidad.

Parágrafo transitorio: El cumplimiento de esta obligación se realizará dentro de los tres (3) meses siguientes a la vigencia del presente decreto."

Artículo 14. Prohibición de retener documentos de identidad.

El artículo 18 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 18. Prohibición de retener documentos de identidad. Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, o la licencia de conducción de los administrados. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del citado documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada."

Artículo 15. Idioma.

El idioma oficial de las actuaciones de la administración es el castellano. No obstante, y para proteger los derechos fundamentales de las personas, la administración proveerá lo necesario para que cualquier ciudadano, nacional o extranjero, que no pueda darse a entender en este idioma, pueda dirigirse y comunicarse con las autoridades.

Los particulares podrán utilizar otras lenguas en sus actuaciones ante la administración, siempre que la respectiva entidad disponga de la necesaria capacidad técnica y que ello redunde en un mejor cumplimiento de su labor.

Las lenguas y dialectos de los grupos étnicos podrán utilizarse en las actuaciones administrativas que se tramiten en sus territorios.

De la información al público

De la información al público

Artículo 16. Instrumentos de información al público.

En toda entidad u organismo público o privado que cumpla funciones públicas o preste servicios públicos se debe informar al público acerca de los siguientes asuntos:

• 1. Normas básicas que determinan su competencia,

• 1. Funcionamiento de sus distintos órganos y servicios,

• 1. Regulaciones, procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares, precisando de manera detallada los documentos que deben ser suministrados, así como las dependencias responsables y los plazos en que éstas deberán cumplir con las etapas previstas en cada caso,

• 1. Información estadística sobre la forma como en el último año se han atendido las actuaciones de que trata el numeral anterior, y

• 1. Localización de dependencias, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que las personas puedan cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos ante ellas.

Artículo 17. Entrega de información.

La información de que trata el artículo anterior estará disponible en las oficinas de atención al público organizadas para el efecto, y a través de los mecanismos de difusión electrónica de que disponga la respectiva autoridad. En ningún caso se requerirá la presencia personal del interesado para obtener esta información, la cual podrá ser suministrada telefónicamente o enviada, si así se solicita, por correo a su costa, o por cualquier medio técnico o electrónico disponible que asegure su entrega expedita.

Artículo 18. Remisión gratuita de formularios para cumplir obligaciones periódicas.

Todas las entidades públicas deberán habilitar los mecanismos necesarios para hacer llegar gratuitamente por una sola vez a las personas que los soliciten, los formularios que éstas deben diligenciar para cumplir con las obligaciones periódicas que la ley les impone frente a la administración. Los formularios podrán ser en forma impresa o electrónica y deberán ser remitidos a la dirección del interesado con suficiente antelación al vencimiento de la respectiva obligación. Lo anterior no obsta para que la entidad establezca mecanismos de distribución y venta de los respectivos formularios.

Artículo 19. Utilización del correo para el envío de información.

El artículo 25 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.

En ningún caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo certificado.

Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre al cual se adhiera la estampilla postal requerida.

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público, esté correcta y claramente diligenciada."

Artículo 20. Incorporación de medios técnicos.

Copia de las leyes, de los actos administrativos de carácter general o de documentos de interés público, relativos a cada entidad, serán colocadas a disposición del público a través de medios electrónicos. Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento.

Artículo 21. Publicidad de licitaciones públicas

Las entidades pertenecientes a la Administración Pública únicamente anunciarán la apertura de procesos de contratación administrativa a través de su publicación en el Diario Oficial con prescindencia de cualquier otro medio de carácter editorial. Lo anterior sin perjuicio de las publicaciones que, sin causar erogación alguna al erario público, realicen los particulares para asegurar la amplia difusión de la información referida.

De la presentación y trámite de peticiones, quejas o reclamos

Artículo 22. Prohibición de presentaciones personales.

El artículo 8 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 8. Prohibición de presentaciones personales. Prohíbese la exigencia de la presentación personal, en intervalos de tiempo inferiores a un (1) año, en todas las actuaciones frente a la Administración Pública. Tampoco podrá exigirse que el memorial o cualquier escrito que a ésta se dirija se remita previo reconocimiento o autenticación notarial o judicial, salvo en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones."

Artículo 23. Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados.

El artículo 14 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 14. Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. En relación con las actuaciones que deban efectuarse frente a la Administración Pública, prohíbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida."

Artículo 24. Prohibición de exigencia de pagos anteriores.

El artículo 34 del decreto 2150 quedará así:

"Artículo 34. Prohibición de exigencia de pagos anteriores. En relación con los pagos que deben efectuarse frente a la Administración Pública, prohíbese la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago.