por el cual se modifica la Estructura de la Defensa Civil Colombiana y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que en la sesión del 26 de noviembre de 2003, según Acta número 007 el Consejo Directivo decidió someter a aprobación del Gobierno Nacional la modificación de la estructura de la Defensa Civil Colombiana,

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura y funciones de las dependencias

Artículo 1°.Estructura. La Estructura de la Defensa Civil Colombiana, será la siguiente:

• 1. Consejo Directivo.

• 1. Dirección General.

2.1 Oficina de Control Interno.

2.2 Oficina Asesora de Jurídica.

2.3 Oficina Asesora de Planeación e Informática.

• 1. Subdirección Administrativa y Financiera.

3.1 División Administrativa.

3.2 División Financiera.

• 1. Subdirección Operativa.

4.1 Direcciones Seccionales.

4.2 División de Prevención y Atención.

4.3 División para el Desarrollo del Voluntariado.

4.4 Escuela de Capacitación.

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación.

5.1 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

5.2 Comisión de Personal.

Artículo 2°.Funciones del Consejo Directivo. Corresponde al Consejo Directivo ejecutar las siguientes funciones:

• 1. Formular a propuesta del representante legal, la política general del organismo, los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos, al Plan Nacional de Desarrollo.

• 1. Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la Entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

• 1. Conocer de las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la administración de la Entidad.

• 1. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura y de la planta de personal que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la Entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca, de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.

• 1. Aprobar el anteproyecto anual de presupuesto de la Entidad y autorizar las adiciones, traslados, reformas, créditos y contracréditos presupuestales que someta a su consideración el Director General, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.

• 1. Autorizar el nombramiento de personal directivo, de acuerdo con las ternas que al efecto proponga el Director.

• 1. Autorizar las transacciones financieras que proponga la Dirección de la Entidad, con el fin de obtener recursos para el cumplimiento del objetivo social.

• 1. Aprobar los estados financieros de la Entidad.

• 1. Autorizar la gestión y contratación de empréstitos internos o externos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Cumplir y hacer cumplir las políticas que adopte el Gobierno Nacional y las suyas propias.

• 1. Autorizar los proyectos de inversión, que presente el Director General de la Defensa Civil Colombiana.

• 1. Autorizar las comisiones al exterior de los empleados de la Defensa Civil Colombiana, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• 1. Delegar, cuando lo considere conveniente, en el Director General, alguna o algunas de sus funciones de acuerdo con las disposiciones vigentes.

• 1. Las demás que le señalan la Ley, el acto de creación y los estatutos internos.

Artículo 3°.Funciones de la Dirección General. Son funciones de la Dirección General, las siguientes:

• 1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones y programas de la Defensa Civil Colombiana y de su personal.

• 1. Rendir informes generales o periódicos y particulares al Presidente de la República y al Ministro de Defensa Nacional, sobre las actividades desarrolladas, la situación general de la Entidad y las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la política del Gobierno.

• 1. Presentar anualmente al Consejo Directivo un informe sobre la marcha de la Entidad y, en las oportunidades que lo requiera, los planes, datos e informaciones para desarrollar los programas, en cumplimiento de sus objetivos y las políticas adoptadas.

• 1. Someter a aprobación del Consejo Directivo el anteproyecto de presupuesto de la Entidad y las modificaciones al mismo, así como los proyectos de inversión, previos los estudios de factibilidad.

• 1. Proponer al Consejo Directivo las propuestas de modificación a la estructura, planta de personal, estatutos y reglamentos internos de la Entidad.

• 1. Celebrar todos los actos, operaciones y contratos comprendidos dentro del objeto de la Entidad, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.

• 1. Administrar y velar por la adecuada utilización de los bienes y fondos que constituyen el patrimonio y las rentas de la Entidad.

• 1. Constituir mandatarios que representen a la Entidad en procesos judiciales y extrajudiciales.

• 1. Nombrar, contratar, dar posesión y remover, conforme a las disposiciones vigentes, a los empleados de la Entidad.

• 1. Distribuir los empleos de la Planta Global de Personal, teniendo en cuenta la estructura, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la Entidad.

• 1. Crear y organizar los comités y grupos internos de trabajo que considere necesarios para el óptimo desarrollo de las funciones de la Entidad.

• 1. Conocer y fallar en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra servidores y ex servidores públicos de la Entidad, por parte del Grupo de Control Interno Disciplinario.

• 1. Ejercer la representación legal de la Entidad y autorizar con su firma los actos y contratos.

• 1. Proveer el recaudo de los ingresos, velar por la correcta aplicación de los fondos y el debido mantenimiento de los bienes de la Entidad y, en general, las operaciones propias dentro de las prescripciones de la Ley y demás normas vigentes.

• 1. Ejercer las funciones que le delegue el Consejo Directivo de la Entidad.

• 1. Representar las acciones o derechos que la entidad posea en otros organismos.

• 1. Establecer y dirigir la ejecución de las políticas de relaciones con los organismos públicos y privados, de protocolo y de comunicación con los medios, las agencias y las fuentes de información.

• 1. Formular las políticas relacionadas con la capacitación, entrenamiento y bienestar social y cultural del personal, que tiendan al mejoramiento de la capacidad administrativa y operativa de la entidad.

• 1. Dictar las providencias sobre reconocimiento de personería jurídica a las organizaciones de Defensa Civil, de conformidad con los preceptos legales y normas del Estatuto Interno, y cancelar dicha personería a las que incurran en causales que den lugar a tal determinación, con arreglo a la ley, estatutos y reglamentos del organismo.

• 1. Gestionar la contratación de empréstitos internos y externos necesarios para realizar el objeto de la entidad, previa autorización del Consejo Directivo.

• 1. Responder por la Dirección y manejo de la actividad contractual.

• 1. Establecer y desarrollar el Sistema de Control Interno en la entidad, sin perjuicio de la responsabilidad que por tal motivo corresponde a los Jefes de cada una de las dependencias, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes sobre la materia.

• 1. Las demás que le señalen la ley y sus estatutos y que correspondan a la naturaleza de las funciones atribuidas a la entidad.

Artículo 4°.Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:

• 1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.

• 1. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y, en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

• 1. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

• 1. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

• 1. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en el desarrollo del mandato Constitucional y legal, diseñe la entidad.

• 1. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

• 1. Verificar que se implanten las medidas correctivas recomendadas para garantizar un completo seguimiento a la gestión de la institución.

• 1. Asesorar, acompañar, verificar y hacer seguimiento de las políticas, estrategias y actividades implementadas para la administración de los riesgos, que puedan representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5°.Oficina Asesora de Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora de Jurídica, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General y demás dependencias en la interpretación de las normas constitucionales y legales, así como en el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico.

• 1. Conceptuar sobre los proyectos de acuerdo, resolución y demás actos administrativos que deban someterse a consideración del Consejo Directivo o de la Dirección General.

• 1. Suministrar al Ministerio Público y a las autoridades competentes la información y los documentos necesarios para los procesos que adelanten en defensa de los intereses de la entidad.

• 1. Presentar a la Dirección General los informes que le sean solicitados sobre las actividades de la dependencia.

• 1. Coordinar con la Subdirección Administrativa y Financiera los procesos de licitación y contratación administrativa que se deban cumplir.

• 1. Compilar y conservar el archivo de las normas legales y reglamentarias que sean de interés para la institución y propender por su difusión.

• 1. Representar e intervenir por medio de sus abogados en los procesos en que sea parte la entidad e informar sobre su estado a la Dirección General.

• 1. Elaborar y revisar las minutas de contratos que deba firmar el Director General y los documentos legales que para el efecto requiera la Dirección General.

• 1. Proteger las escrituras, convenios, contratos y demás documentos de carácter jurídico del nivel nacional del Instituto.

• 1. Estudiar las solicitudes de reconocimiento o cancelación de la personería jurídica de los organismos operativos de la entidad.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°.Oficina Asesora de Planeación e Informática. Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación e Informática, las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General, a las Direcciones Seccionales y a las demás dependencias en la formulación de políticas, planes y programas para cumplir sus objetivos.

• 1. Formular, elaborar y evaluar los planes, programas y proyectos que deba desarrollar la entidad.

• 1. Adelantar estudios sobre organización, métodos y procedimientos para optimizar el funcionamiento de la entidad.

• 1. Preparar y elaborar el Anteproyecto Anual de Presupuesto, en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera, evaluar su ejecución y proponer los ajustes que sean del caso.

• 1. Elaborar el plan estratégico de la entidad, en coordinación con la Oficina de Planeación del Ministerio de Defensa Nacional y con las diferentes áreas de la entidad y realizar su evaluación, mediante el diseño de un sistema de indicadores que permita monitorear la ejecución de los programas y proyectos.

• 1. Diseñar e implementar un sistema de indicadores que permita monitorear el desarrollo de las actividades misionales y de apoyo de la entidad y presentar propuestas de mejoramiento a la Dirección General.

• 1. Coordinar la elaboración del Plan de Acción de la entidad y llevar a cabo su seguimiento.

• 1. Responder por la planeación, diagramación, programación y funcionamiento del proceso de captura y actualización de la información, del procesamiento automático de datos y del apoyo a los usuarios de los programas.

• 1. Realizar los estudios necesarios con el fin de proponer las especificaciones técnicas de los recursos informáticos requeridos para la modernización de la entidad.

• 1. Responder por la operación adecuada y efectiva, dentro de las especificaciones técnicas, del equipo de sistemas de la entidad.

• 1. Rendir a la Dirección General y a las entidades competentes los informes sobre el desarrollo de los planes, programas y proyectos con la oportunidad y periodicidad requeridas.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°.Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, las siguientes:

• 1. Asesorar al Director General en la formulación de políticas para el adecuado manejo financiero y administrativo de la entidad.

• 1. Dirigir y coordinar las funciones administrativas y financieras de la entidad, garantizando una óptima utilización de los recursos.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas legales orgánicas de la institución y las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.

• 1. Adelantar las políticas y los programas relacionados con la administración, la promoción del buen clima organizacional, la calidad del proceso de toma de decisiones y el fomento de estímulos e incentivos para el mejoramiento continuo.

• 1. Velar por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la entidad, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.

• 1. Controlar el manejo de los recursos financieros para que estos se ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con las normas orgánicas del Presupuesto Nacional y supervisar la elaboración y presentación de los estados financieros.

• 1. Dirigir, controlar y velar por el cumplimiento de las normas y disposiciones para el registro, archivo y custodia de los actos administrativos del Director, las actas internas de la institución, los libros de radicación de informativos administrativos y de procesos disciplinarios y el recibo y distribución de la correspondencia entrada y salida.

• 1. Coordinar la función archivística y salvaguardar el patrimonio documental de la Defensa Civil y ponerlo al servicio de los interesados en estas disciplinas.

• 1. Coordinar la aplicación del Régimen Disciplinario y conocer en primera instancia los procesos que se adelanten contra los servidores de la entidad, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia.

• 1. Recibir, tramitar y resolver las quejas o reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la entidad.

• 1. Participar en el Sistema de Control Interno de la entidad coadyuvando en los procesos de planeación, emisión de normas, métodos y procedimientos, relacionados con el desarrollo de sus funciones y en el diseño de mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación.