por el cual se aprueba la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

DECRETA:

CAPITULO I

Estructura

Artículo 1°. Para el desarrollo de sus funciones el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, tendrá la siguiente estructura:

• 1. Consejo Directivo

• 1. Dirección General

• 2.1. Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano

• 2.2. Oficina Asesora Jurídica

• 2.3. Oficina de Control Interno

• 2.4. Oficina de Cooperación y Convenios

• 2.5. Oficina de Aseguramiento a la Calidad

• 1. Secretaría General

• 3.1. Dirección Administrativa

• 3.2. Dirección Financiera

• 3.3. Dirección de Gestión Humana

3.4 Oficina de Control Interno Disciplinario

• 1. Dirección de Planeación y Control de Gestión

• 4.1. Subdirección de Programación

• 4.2. Subdirección de Mejoramiento Organizacional

• 4.3. Subdirección de Evaluación

• 1. Dirección de Información y Tecnología

• 5.1. Subdirección de Sistemas Integrados de Información

• 5.2. Subdirección de Recursos Tecnológicos

• 1. Dirección de Prevención

• 6.1. Subdirección de Nutrición

• 6.2. Subdirección de Primera Infancia

• 6.3. Subdirección de Niñez y Adolescencia

• 6.4. Subdirección de Familia

• 1. Dirección de Protección

• 7.1. Subdirección de Restablecimiento de Derechos

• 7.2. Subdirección de Responsabilidad Penal

• 7.3. Subdirección de Adopciones

• 1. Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

• 8.1. Subdirección de Articulación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

• 8.2. Subdirección de Articulación Regional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

• 1. Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico

• 9.1. Subdirección de Abastecimiento

• 9.2. Subdirección de Agencia Logística

• 1. Direcciones Regionales

• 1. Organos de Coordinación y Asesoría

CAPITULO II

Funciones de las dependencias

Artículo 2°. Consejo Directivo y Dirección General. Las funciones del Consejo Directivo son las contempladas en la Ley 7ª de 1979, el Decreto 2388 de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen.

Las funciones de la Dirección General son las señaladas en la Ley 7ª de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adiciones o modifiquen.

Artículo 3°.Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano. Son funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención al Ciudadano las siguientes:

• 1. Asistir a la Dirección General en el trámite y solución de los asuntos de su competencia, en lo relacionado con el Área de comunicaciones y atención al ciudadano con el fin de dar a conocer la misión del Instituto.

• 1. Brindar asesoría en los asuntos encomendados por la Dirección General, a las diferentes dependencias del Instituto en lo relativo a comunicación y atención al ciudadano.

• 1. Proponer mecanismos para la divulgación y comunicación de las políticas, planes, estrategias y programas implementados por el Instituto, orientados al cumplimiento de su misión.

• 1. Diseñar, conjuntamente con los servidores públicos de las diferentes dependencias, los programas de divulgación, promoción que sean necesarios para informar a las diferentes audiencias objeto de la misión de la Entidad.

• 1. Dirigir, coordinar y programar todos los aspectos relacionados con la producción y emisión de las comunicaciones del Instituto en las áreas específicas de prensa, comunicación organizacional, producción editorial, atención al ciudadano y centros de documentación, información y material corporativo.

• 1. Apoyar en las estrategias de comunicación a la Dirección de Gestión Humana en el desarrollo de programas para la inducción, reinducción e información continua de los servidores públicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Coordinar y hacer de Secretaría Técnica del Consejo Editorial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el cual velará por la calidad de la producción editorial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, tanto en el ámbito nacional como en el regional. La Oficina Asesora de Comunicaciones y Atención Ciudadana efectuará el proceso editorial y el acompañamiento técnico a las áreas generadoras del contenido.

• 1. Realizar los procedimientos para la legalización y registro de los productos editoriales y verificar el cumplimiento de la normatividad atinente a derechos de autor.

• 1. Implementar con cada una de las áreas del nivel nacional y regional del Instituto, el diseño, implementación, análisis y evaluación de las estrategias de comunicación interna y externa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Administrar y coordinar los contenidos de la página web, y de la intranet del Instituto, velando por la coherencia comunicativa, la integralidad de la información y su permanente actualización.

• 1. Dirigir y coordinar las acciones para el correcto funcionamiento del sistema de atención virtual al usuario.

• 1. Construir e implementar un sistema de escucha al cliente que incluya métodos de recolección y análisis de quejas y reclamos.

• 1. Diseñar e implementar un sistema de medición de la satisfacción de los clientes del Instituto.

• 1. Elaborar la programación de metas sociales y financieras de la dependencia de acuerdo a las orientaciones impartidas por la Subdirección de Programación.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del Área y percepción del usuario desde el frente de atención al ciudadano.

• 1. Elaborar el Plan de Compras e identificar las necesidades de contratación del Área.

• 1. Participar en todas las instancias del proceso de compras y contratación en las que sea requerida el Área por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 4°. Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes:

• 1. Prestar la asesoría jurídica al Director General, organizar los apoyos jurídicos relativos a la representación judicial, a la unificación y coordinación de criterios jurídicos en que se vea comprometida la posición, derechos o intereses del Instituto.

• 1. Verificar el cumplimiento de las normas orgánicas de la entidad y demás disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos y externos.

• 1. Examinar la jurisprudencia, las disposiciones legales y soportar las decisiones del nivel superior de dirección en esta materia.

• 1. Verificar la debida sustentación de los actos administrativos que deban ser suscritos por el Instituto.

• 1. Asistir a las dependencias del Instituto en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter legal que se presenten en la gestión del Instituto.

• 1. Atender las diligencias de carácter extrajudicial y judicial en las cuales deba ser parte el Instituto y crear y mantener información actualizada sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la Entidad.

• 1. Conceptuar sobre los asuntos que sometan a su consideración las diferentes dependencias de la Entidad.

• 1. Compilar y difundir las normas legales y la jurisprudencia contenciosa administrativa, de Derecho de Familia y demás asuntos de competencia de la Entidad.

• 1. Mantener la unidad doctrinaria en la interpretación de las normas aplicables en los diferentes asuntos de competencia de la Entidad.

• 1. Coordinar los aspectos relacionados con Derecho de Familia y liderar la elaboración de normas y reglamentos sobre asistencia legal de la niñez y la familia, impartir directrices a los defensores de familia, conceptuar sobre todos los aspectos relacionados y dirimir los conflictos que en esta materia se presenten.

• 1. Asesorar jurídicamente el proceso para la autorización, revisión y revocatoria de los actos de reconocimiento, otorgamiento, suspensión y cancelación de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a establecimientos públicos o privados que adelanten programas para la niñez y la familia, y las que desarrollen el programa de adopción, en los términos y condiciones establecidos en la normatividad vigente.

• 1. Asesorar a la Dirección General en la preparación de propuestas de normatividad y reglamentación legal, propiciando la participación de las demás dependencias del Instituto.

• 1. Apoyar jurídicamente el trámite de las licitaciones y contratos, acorde con la reglamentación interna sobre el tema, con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales e internacionales que celebre el Instituto para el desarrollo de sus objetivos.

• 1. Asesorar jurídicamente las acciones en que el Instituto tenga interés por razón de su vocación hereditaria o de bienes vacantes o mostrencos.

• 1. Coordinar y mantener la información actualizada del estado de las denuncias de bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias.

• 1. Supervisar y asesorar los aspectos legales en la imposición de multas a favor del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en los casos previstos por la ley.

• 1. Asesorar a las regionales en la implantación y desarrollo del sistema de contratación estatal SICE de la Contraloría General de la República.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del Área.

• 1. Elaborar el Plan de Compras e identificar las necesidades de contratación del Área.

• 1. Participar en todas las instancias del proceso de compras y contratación en las que sea requerida el Área por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 5°. Oficina de Control Interno. Son funciones de la Oficina de Control Interno las siguientes:

• 1. Asesorar y apoyar el proceso de control interno en todos los niveles y dependencias del Instituto y recomendar las modificaciones que sean necesarias, de manera que permita a la Dirección General y demás directivos conocer la marcha de la administración, detectar las fallas y establecer las medidas correctivas pertinentes.

• 1. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• 1. Fomentar en conjunto con la Oficina de Aseguramiento a la Calidad y con la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en todos los niveles y dependencias del Instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional.

• 1. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes y programas en las diferentes dependencias.

• 1. Evaluar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y verificar el cumplimiento de los controles definidos.

• 1. Realizar auditorías integrales y de gestión, selectivas; adoptar medidas de control y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios y coordinar con la Subdirección de Evaluación la definición de indicadores y seguimiento a los mismos que permitan identificar el cumplimiento y efectividad de los cumplimientos.

• 1. Verificar la implantación de las medidas respectivas recomendadas.

• 1. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o servidores públicos encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

• 1. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

• 1. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

• 1. Mantener informados a los directivos acerca del resultado del control interno dentro del Instituto, mediante el uso de indicadores de gestión, comunicando oportunamente las debilidades y fallas detectadas.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del Área.

• 1. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.

• 1. Elaborar el Plan de Compras e identificar las necesidades de contratación del Área.

• 1. Participar en todas las instancias del proceso de compras y contratación en las que sea requerida el Área por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 6°. Oficina de Cooperación y Convenios. Son funciones de la Oficina de Cooperación y Convenios las siguientes:

• 1. Asesorar a la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en todos los aspectos relativos a la cooperación nacional e internacional.

• 1. Participar en las comisiones del Gobierno que se creen con el fin de preparar y coordinar la participación del Estado colombiano en cumbres o reuniones internacionales y/o la presentación de informes.

• 1. Informar a la comunidad nacional e internacional sobre las políticas, programas y actividades que adelanta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Promover y construir alianzas entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y entidades u organismos nacionales o internacionales, de carácter público o privado, para el adecuado desarrollo de sus objetivos.

• 1. Gestionar la obtención de recursos de cooperación técnica y financiera ante organismos, organizaciones y agencias nacionales e internacionales y/o gobiernos extranjeros para el apoyo y fortalecimiento a los programas y proyectos que adelante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Coordinar con la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional y con el Ministerio de Relaciones Exteriores, las acciones de gestión de cooperación internacional para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Gestionar la suscripción y formalización de convenios entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y los cooperantes.

• 1. Gestionar los recursos de contrapartida nacional necesarios para la suscripción de acuerdos de cooperación.

• 1. Gestionar y coordinar, junto con la instancia correspondiente del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la ejecución y seguimiento de los convenios de cooperación.

• 1. Elaborar los informes y evaluaciones sobre los acuerdos de cooperación con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con base en la información suministrada por la Dirección de Planeación y Control de Gestión, y Direcciones Misionales.

• 1. Difundir los acuerdos de cooperación que se logren y los mecanismos de financiación de proyectos al interior del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

• 1. Elaborar la programación de metas sociales y financieras de la dependencia de acuerdo a las orientaciones impartidas por la Subdirección de Programación.

• 1. Coordinar con la Subdirección de Evaluación la inclusión de los indicadores más adecuados para medir la gestión del Área.

• 1. Elaborar el Plan de Compras e identificar las necesidades de contratación del Área.

• 1. Participar en todas las instancias del proceso de compras y contratación en las que sea requerida el Área por la Dirección de Logística y Abastecimiento Estratégico.

• 1. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 7°. Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Son funciones de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad las siguientes:

• 1. Coordinar la implementación de los procesos de aseguramiento de la calidad y la certificación de productos y servicios.

• 1. Hacer periódicamente un diagnóstico de la prestación de los servicios del Instituto y consolidar su información.