Por la cual se aprueba la Estructura Interna de la Caja de Vivienda Militar y las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los Decretos 1050 y 3130 de 1968,

DECRETA:

ARTICULO 1° Apruébase en todas y cada una de sus partes la Estructura Interna de la Caja de Vivienda Militar y las funciones de sus dependencias, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 09 DE 1987

(abril 15)

por el cual se establece la Estructura Interna de la Caja de Vivienda Militar y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva de la Caja de Vivienda Militar, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

Artículo 1° La Estructura Interna de la Caja de Vivienda Militar, será la siguiente:

CAPITULO I

DE LA ESTRUCTURA.

• 1. Junta Directiva.

• 1. Dirección General.

• 2.1. Oficina de Auditoría Interna.

• 2.2. Oficina Jurídica.

• 2.3. Oficina de Planeación.

• 2.4. Oficina de Sistemas.

• 1. Subdirección General.

• 3.1. Sección Comercial.

• 3.2. División Administrativa.

3.2.1. Sección de Personal.

3.2.2. Sección de Adquisiciones y Suministros.

3.2.3. Sección de Servicios Generales.

3.2.4. Sección de Bienes Raíces.

• 3.3. División Técnica.

3.3.1. Sección de Interventoría.

3.3.2. Sección de Proyectos.

3.3.3. Sección de Urbanismo.

3.3.4. Sección de Liquidaciones.

• 3.4. División Financiera.

3.4.1. Sección de Contabilidad.

3.4.2. Sección de Presupuesto.

3.4.3. Sección de Tesorería.

3.4.4. Sección de Afiliados.

3.4.5. Sección de Cartera.

• 1. Órganos de Asesoría y Coordinación.

• 4.1. Junta Técnica.

• 4.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

• 4.3. Comisión de Personal.

CAPITULO II

DE LAS FUNCIONES.

JUNTA DIRECTIVA Y DIRECCION GENERAL.

Artículo 2°. La Junta Directiva y el Director General, tendrán las funciones previstas para ellos en los estatutos de la entidad y en las disposiciones legales vigentes.

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA.

Artículo 3°. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• a) Propugnar por un sistema de control que cumpla con las finalidades de cautelar los bienes y fondos de la Caja, asegurar la legalidad de su gestión fiscal e impulsar la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

• b) Detectar las fallas que se presenten en la ejecución de las operaciones de la entidad y proponer los correctivos del caso.

• c) Supervisar la efectividad y el cumplimiento de los controles internos adoptados por la Caja.

• d) Atender los reclamos, quejas u observaciones relacionados con deficiencias administrativas, actos o procedimientos; constatar las anomalías y sugerir las medidas correctivas pertinentes.

• e) Practicar visitas periódicas de inspección a las distintas dependencias a fin de evaluar su funcionamiento y propender por su eficiencia.

• f) Evaluar y verificar la conformidad y confiabilidad de los sistemas y programas computarizados, con las políticas impartidas por la Dirección General, respecto de las operaciones de procesamiento de datos.

• g) Presentar informes periódicos y los especiales que le sean solicitados por la Dirección General.

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA JURIDICA.

Artículo 4°. Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asesorar a la Dirección General y demás dependencias de la Caja, en el trámite de los asuntos de orden jurídico y emitir concepto sobre las consultas que le sean formuladas.

• b) Elaborar o revisar los proyectos de Acuerdo, resolución, minutas de contrato y demás actos administrativos que deban ser presentados a la Junta Directiva o a la Dirección General.

• c) Preparar y recomendar a la Dirección General anteproyectos de ley o decreto referentes a los objetivos y actividades de la Caja, para su trámite ante los organismos competentes.

• d) Representar, a través de sus abogados, a la entidad en los procesos judiciales y extrajudiciales cuando así lo disponga el Director General e informarle sobre el desarrollo de los mismos.

• e) Codificar y mantener actualizadas las normas legales relacionadas con la entidad y velar por su difusión.

• f) Elaborar en coordinación con la dependencia respectiva, los pliegos de condiciones para las licitaciones, concurso de méritos; así como los proyectos de resolución requeridos para el proceso de contratación.

• g) Estudiar el aspecto jurídico de los documentos para calificar y clasificar los contratistas.

• h) Elaborar en coordinación con la División Técnica, actas de avance de obra, reajustes y liquidaciones de los contratos que celebre la entidad.

• i) Proyectar minutas relacionadas con los bienes muebles e inmuebles de la entidad; así como, efectuar estudios de los títulos de los mismos.

• j) Preparar o revisar los reglamentos de propiedad horizontal.

• k) Coordinar con la Oficina de Sistemas el procesamiento de la información requerida para su normal funcionamiento.

• l) Presentar informes periódicos al Director General sobre el desarrollo de sus actividades.

• m) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE PLANEACION.

Artículo 5°. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Asesorar a la Dirección General en la planeación, programación y control de los proyectos técnicos, económicos, presupuestales y de organización, en los cuales esté interesada la entidad y evaluar su ejecución.

• b) Elaborar los planes y programas de vivienda a corto, mediano y largo plazo de los proyectos que requiera la entidad, con la colaboración de las distintas dependencias y de acuerdo con los objetivos y políticas fijados por el Ministerio de Defensa, la Junta Directiva y el Director General.

• c) Coordinar programas de investigación con los diferentes organismos oficiales y privados que estén directamente relacionados con el sector vivienda.

• d) Proyectar los costos finales de los programas para recomendar el valor final por vivienda.

• e) Evaluar permanentemente el desarrollo de los proyectos en ejecución, analizar las variaciones que se presenten y proponer los ajustes necesarios.

• f) Estructurar el plan de inversiones con base en las políticas que se definan para la entidad.

• g) Elaborar en coordinación con las dependencias correspondientes, el anteproyecto anual de presupuesto y someterlo a consideración de la Dirección General.

• h) Realizar el control de los gastos de inversión y presentar a la Dirección General propuestas relacionadas con modificaciones.

• i) Realizar la evaluación técnica, administrativa y financiera de la entidad.

• j) Adelantar estudios sobre organización administrativa, métodos y procedimientos; elaborar y mantener actualizados los manuales respectivos y velar por su aplicación.

• k) Coordinar con la Oficina de Sistemas el procesamiento de la información requerida para su normal funcionamiento.

• l) Presentar informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

• m) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OFICINA DE SISTEMAS.

Artículo 6°. Son funciones de la Oficina de Sistemas:

• a) Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con el análisis, programación y procesamiento de la información requerida por la entidad.

• b) Asesorar a las distintas dependencias, en lo relacionado con los sistemas de procesamiento de datos.

• c) Realizar investigaciones para diseñar y sugerir la utilización óptima del equipo electrónico y del sistema operacional.

• d) Realizar estudios que permitan determinar la factibilidad técnica y económica para sistematizar nuevas aplicaciones, mejorar las existentes y adquirir nuevos equipos.

• e) Efectuar el mantenimiento necesario a los programas de computador para satisfacer los cambios en las especificaciones de los sistemas.

• f) Rendir informes periódicos a la Dirección General sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SUBDIRECCION GENERAL.

Artículo 7°. Son funciones de la Subdirección General:

• a) Atender bajo la orientación de la Dirección General, la prestación de los servicios y la ejecución de los programas adoptados por la entidad.

• b) Velar por el cumplimiento de las normas que regulan la entidad, el régimen de trabajo del personal y el eficiente desempeño de las funciones asignadas a las distintas dependencias.

• c) Autenticar fotocopias de los documentos que reposan en los archivos de la entidad, cuando sea necesario.

• d) Revisar en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de acuerdo, resolución y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Director General o de la Junta Directiva.

• e) Dirigir las actividades de divulgación de las laborales de la Caja.

• f) Realizar las funciones de Secretaría de la Junta Directiva, refrendar sus actos, así como los de Director General y comunicar las decisiones pertinentes a las dependencias que correspondan.

• g) Representar a la entidad en los asuntos de orden técnico y administrativo que disponga la Dirección General.

• i) Dirigir, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la promoción y venta de vivienda a particulares, de acuerdo con las políticas que fijen la Junta Directiva y el Director General.

• j) Presentar a la Dirección General, informes periódicos sobre el desarrollo de los programas que adelante la Caja.

• k) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION COMERCIAL.

Artículo 8°. Son funciones de la Sección Comercial:

• a) Realizar las actividades encaminadas a determinar estrategias y políticas relacionadas con la actividad comercial.

• b) Divulgar y suministrar la información de los planes de vivienda a particulares y exhibir las casas o apartamentos modelo.

• c) Estudiar las solicitudes presentadas por los particulares para compra de vivienda y verificar que reúnan los requisitos establecidos por la entidad para adjudicación.

• d) Dirigir, coordinar y controlar lo relacionado con préstamos hipotecarios a particulares por parte del Banco Central Hipotecario o de las corporaciones para financiación de vivienda.

• e) Coordinar con la Oficina Jurídica, la elaboración de títulos hipotecarios y demás documentos legales a que hubiere lugar por la venta a particulares.

• f) Coordinar con la Oficina de Sistemas el procesamiento de la información requerida por la Sección para su normal funcionamiento.

• g) Presentar informes periódicos a la Subdirección General, sobre el desarrollo de sus actividades.

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

DIVISION ADMINISTRATIVA.

Artículo 9°. Son funciones de la División Administrativa:

• a) Asistir a la Dirección General en las determinaciones objetivos, estrategias y políticas, relacionadas con la administración general de la Caja.

• b) Dirigir, coordinar y controlar los programas de administración, desarrollo y bienestar social de personal.

• c) Dirigir, coordinar y controlar las labores relacionadas con la adquisición y suministro de equipos, materiales, muebles y demás elementos que requiera la Caja para su normal funcionamiento.

• d) Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios de aseo, vigilancia, transporte, mantenimiento, archivo, correspondencia, cafetería y demás que se requieran para el buen funcionamiento de la Caja.

• e) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con la administración de los bienes raíces de la entidad.

• f) Velar por el correcto funcionamiento administrativo de la entidad y disponer la aplicación de los estudios técnico-administrativos que realice la Oficina de Planeación.

• g) Coordinar con la Oficina de Sistemas, el procesamiento de la información requerida, para su normal funcionamiento.

• h) Presentar informes periódicos a la Subdirección General, sobre el desarrollo de sus actividades.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE PERSONAL.

Artículo 10. Son funciones de la Sección de Personal:

• a) Desarrollar los programas de reclutamiento, selección, vinculación, inducción, evaluación, clasificación, registro y control, capacitación, desarrollo y promoción de personal.

• b) Elaborar los proyectos de resolución relativos a nombramiento, retiros, licencias y demás providencias sobre las diferentes situaciones administrativas del personal al servicio de la Caja.

• c) Actualizar y comunicar al personal, el Reglamento Interno de Trabajo, el Régimen Disciplinario y de Seguridad Industrial y exigir su cumplimiento.

• d) Desarrollar en coordinación con la Oficina de Planeación y con las demás dependencias de la entidad los criterios y mecanismos para la descripción de cargos, requisitos de los mismos y funciones del personal.

• e) Realizar investigaciones y censos con el fin de elaborar y ejecutar los planes y programas sobre vivienda, salud, educación, recreación, protección y ayuda a los empleados y beneficiarios legales de la Caja.

• f) Coordinar y realizar las actividades relacionadas con la liquidación de salarios y prestaciones sociales del personal de la Caja, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• g) Velar por la oportuna gestión de los asuntos relacionados con el personal pensionado o que se encuentre en trámite de dicha situación.

• h) Colaborar con la Oficina Jurídica en el trámite de los procesos que se presenten en materia laboral.

• i) Presentar informes periódicos a la División Administrativa, sobre el desarrollo de sus actividades.

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS.

Artículo 11. Son funciones de la Sección de Adquisiciones y Suministros:

• a) Llevar el registro de proveedores y mantenerlo actualizado de conformidad con las normas y procedimientos sobre el particular.

• b) Adelantar los trámites para la adquisición, almacenamiento y distribución de los elementos, equipos, materiales y bienes muebles requeridos por las diferentes dependencias, de acuerdo con los programas establecidos y disposiciones legales vigentes.

• c) Elaborar previo estudio de necesidades en coordinación con la División Administrativa el programa anual de compras.

• d) Coordinar y controlar la organización y funcionamiento del almacén, de acuerdo con los programas vigentes y técnicas existentes al respecto.

• e) Mantener actualizados los inventarios y rendir las cuentas e informes pertinentes a la División Administrativa, para efectos financieros, fiscales y administrativos.

• f) Presentar informes periódicos a la División Administrativa sobre el desarrollo de sus actividades.

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE SERVICIOS GENERALES.

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Servicios Generales:

• a) Organizar en forma técnica y sistemática, el archivo general y coordinar con las demás dependencias lo relacionado con organización, manejo y control de los archivos periféricos.

• b) Realizar las actividades relacionadas con la clasificación y microfilmación de documentos, previo el cumplimiento de las normas y procedimientos sobre la materia.

• c) Recibir, clasificar, radicar y distribuir oportuna y eficientemente la correspondencia que llegue o salga de la entidad; así como organizar y coordinar el servicio de recepción.

• d) Elaborar los programas de mantenimiento de maquinaria y equipo en servicio y supervisar su ejecución.

• e) Organizar y prestar el servicio de transporte; supervisar y coordinar la utilización y el mantenimiento de los vehículos.

• f) Responder por la calidad y eficiencia de los trabajos de imprenta, publicaciones y de fotocopiado que se soliciten.

• g) Velar por el correcto funcionamiento de los servicios de energía, agua y teléfono, en las distintas dependencias de la Caja.

• h) Mantener en buen estado de presentación y aseo las instalaciones de la entidad.

• i) Presentar informes periódicos a la División Administrativa, sobre el desarrollo de sus actividades.

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

SECCION DE BIENES RAICES.

Artículo 13. Son funciones de la Sección de Bienes Raíces:

• a) Adelantar los trámites pertinentes para negociaciones de bienes raíces que realice la Caja.

• b) Efectuar en coordinación con la División Técnica los levantamientos topográficos que se consideren necesarios para la individualización de cada inmueble.

• c) Tramitar y obtener los desenglobes de terreno sobrantes de urbanizaciones a favor de la entidad.

• d) Tramitar ante las entidades correspondientes, lo relacionado con exención de impuestos, avalúos catastrales, certificados de libertad y tradición y servicios públicos de los bienes inmuebles de la Caja.

• e) Llevar el registro detallado y actualizado de los bienes inmuebles de la Caja, y velar por la conservación y seguridad de los mismos.