por el cual se establecen funciones para los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades legales y constitucionales, en especial de lo establecido en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad;

Que la conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos aboga, entre otros, por la descongestión de despachos judiciales y por la protección y defensa de los intereses públicos contribuyendo a amainar la conflictividad entre el Estado y los particulares y que existen otros mecanismos que persiguen los mismos fines;

Que el artículo 90 de la Constitución Política consagra el deber para los funcionarios públicos de repetir cuando el Estado sea condenado a la reparación patrimonial de los daños antijurídicos que le sean imputables, como una herramienta de protección y defensa de los intereses públicos;

Que en un significativo número de procesos, los entes públicos de todos los órdenes resultan condenados por deficiencias en la prevención del daño antijurídico o en la defensa de sus intereses, en detrimento del patrimonio público;

Que conforme a ello resulta imperativo diseñar y desarrollar políticas integrales de defensa de los intereses públicos en litigio y de prevención del daño antijurídico estatal;

Que la Ley 446 de 1998, en su artículo 75, establece que las Entidades y Organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un comité de conciliación;

Que es necesario que un órgano especializado dentro de los entes públicos de todos los órdenes coordine estrategias encaminadas a orientar la correspondiente asunción de responsabilidades por daños imputables a actuaciones de la administración;

Que atendiendo al principio de eficiencia de la función administrativa los Comités de Conciliación, por su importancia y relación con la protección de los intereses públicos deben orientar las políticas de defensa de los intereses públicos en cada entidad,

DECRETA:

Artículo 1º. Campo de aplicación. El presente decreto es de obligatorio cumplimiento para las Entidades y Organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Estos entes pondrán en funcionamiento los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecen en el presente decreto.

Parágrafo 1º. Las entidades de derecho público de los demás órdenes podrán conformar comités de conciliación. De hacerlo se regirán por lo dispuesto en el presente decreto.

Parágrafo 2º. Los Comités de Conciliación creados con anterioridad a la entrada en vigencia de este decreto, tendrán un plazo de dos (2) meses para adecuarse a los requerimientos aquí establecidos, si a ello hubiere lugar.

Artículo 2º. Del Comité de Conciliación. El Comité deConciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Parágrafo. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

Artículo 3º. Integración. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

• 1. El Jefe de los entes de que trata el artículo 1º del presente decreto, o su delegado.

• 1. El ordenador del gasto, o quien haga sus veces.

• 1. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

• 1. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente.

La participación de los integrantes será indelegable, con excepción de la del Jefe del ente quien podrá delegarla.

Parágrafo 1º. Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo 2º. El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.

Artículo 4º. Sesiones y votación. El Comité de Conciliación se reunirá al menos una vez cada tres (3) meses y cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Artículo 5º. Funciones. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

• 1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

• 1. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

• 1. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

• 1. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación.

• 1. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

• 1. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

• 1. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

• 1. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

• 1. Dictar su propio reglamento.

Parágrafo. Las entidades públicas sólo celebrarán conciliaciones en materia de lo contenciosoadministrativo ante los jueces competentes o ante los agentes del Ministerio Público correspondientes hasta tanto se expida la reglamentación correspondiente a los Centros de Conciliación.

Artículo 6º. Secretaría Técnica. Son funciones del Secretario del Comité las siguientes:

• 1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

• 1. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

• 1. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

• 1. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

• 1. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Parágrafo. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados inmediatamente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 7º. Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de cada entidad.

Artículo 8º. Apoderados. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento por parte de los apoderados de cada entidad.

Artículo 9º. Asesoría. La Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho asesorará a los entes de que trata el artículo 1º de este decreto, en la conformación y el funcionamiento de los Comités, y en el diseño y desarrollo de las políticas integrales de defensa de los intereses públicos en litigio y de las de prevención deldaño antijurídico estatal.

Artículo 10. Red nacional de información. Con el propósito de evaluar la situación litigiosa del Estado, determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales, la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho recopilará la información relacionada con las conciliaciones y el estado de los procesos en los que sean parte las entidades y organismos de Derecho Público de los órdenes nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. También, procesará la información de los demás municipios o entidades que de conformidad con el presente decreto constituyan el Comité de Conciliación.

Con base en esta información, la Dirección de Defensa Judicial de la Nación elaborará anualmente un informe para el Gobierno Nacional con el fin de proporcionar herramientas para la formulación y ejecución de políticas y planes de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico estatal. Igualmente, evaluará la eficacia de la conciliación en asuntos contencioso administrativos, el impacto de la legislación en esta materia y si es del caso propondrá medidas para asegurar la eficiencia de la normatividad existente o las reformas normativas pertinentes.

Artículo 11. Formato único de información litigiosa y conciliaciones. La Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho diseñará un formato para la recolección de la información el cual será solicitado por cada ente con el fin de que a través del Secretario Técnico del Comité de Conciliación respectivo sea diligenciado y remitido semestralmente.

Las entidades del nivel central deberán enviar el formato diligenciado directamente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. En el nivel territorial, las alcaldías y gobernaciones, a través de su Comité de Conciliación, centralizarán el recibo de los informes de sus entidades descentralizadas, para remitirlos a la misma dependencia.

Artículo 12. De la acción de repetición. Los Comités de Conciliación de las entidades públicas deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a 3 meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición.

Los apoderados encargados de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de que se haya tomado la decisión para interponer la correspondiente demanda.

Parágrafo 1º. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia del presente decreto, los Comités de Conciliación deberá decidir sobre la procedibilidad de la acción de repetición respecto de todos aquellos casos en que la administración haya efectuado el pago total de una condena o de una conciliación.

Parágrafo 2º. La Oficina de Control Interno de las entidades o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

Artículo 13. Del llamamiento en garantía. Los apoderados de los entes públicos deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al Comité de Conciliación. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.

Artículo 14. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

• a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el representante legal, según el caso;

• b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

• c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

• d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

• e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

• f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

Parágrafo. Dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigencia de este decreto, la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho elaborará un formato único para el envío de esta información el cual deberá ser solicitado a esa dependencia para su diligenciamiento.

Artículo 15. Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 29 de junio de 2000.

ANDRES PASTRANA ARANGO

El Ministro de Justicia y del Derecho,

Rómulo González Trujillo.