Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las Personas

El Presidente de la República,

en ejercicio de las facultades extraordinarias que le concedió la Ley 8 de 1969 y consultada la comisión asesora que estableció la misma,

DECRETA

TITULO I

Del Estado Civil de las Personas..

Artículo 1º. El estado civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, determina su capacidad para ejercer ciertos derechos y contraer ciertas obligaciones, es indivisible, indisponible e imprescriptible, y su asignación corresponde a la ley.

Artículo 2. El estado civil de las personas deriva de los hechos, actos y providencias que lo determinan y de la calificación legal de ellos.

TITULO II.

Del derecho al nombre y su tutela..

Artículo 3.- Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo.

No se admitirán cambios, agregaciones o rectificaciones al nombre, sino en las circunstancias y con las formalidades señaladas en la ley.

El juez, en caso de homonimia, podrá tomar las medidas que estime pertinentes para evitar confusiones.

Artículo 4º. La persona a quien se discuta el derecho al uso de su propio nombre, o que pueda sufrir quebranto por el uso que otra haga de él, puede demandar judicialmente que cese la perturbación y se le dé seguridad contra un temor fundado, así como la indemnización de los daños a los bienes de su personalidad y del daño moral que haya sufrido.

A falta de aquella persona, la acción podrá proponerse por quien demuestre un legítimo interés, fundado en razones familiares dignas de protección.

TITULO III.

Hechos y actos sujetos a registro.

Artículo 5. Los hechos y los actos relativos al estado civil de las personas, deben ser inscritos en el competente registro civil, especialmente los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, matrimonios, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambio de nombre, declaraciones de seudónimo, manifestaciones de avecindamiento, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, así como los hijos inscritos, con indicación del folio y el lugar del respectivo registro.

Artículo 6. La inscripción y las providencias judiciales y administrativas que afecten el estado civil o la capacidad de las personas, se hará en el competente registro del estado civil.

Artículo 7. La decisión judicial firme sobre el estado civil de las personas, con efectos relativos a quienes intervienen en el proceso, tiene efecto general provisional, mientras no se demuestre que reposa sobre hechos inexactos o sobre pruebas insuficientes.

TITULO IV.

Del archivo del registro.

Artículo 8. El archivo del registro del estado civil se compone de los siguientes elementos:

• 1. El registro de nacimientos.

• 1. El registro de matrimonios.

• 1. El registro de defunciones.

• 1. Los índices de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones.

• 1. El libro de visitas, y

• 1. El archivador de documentos.

Artículo 9. El registro de nacimientos se llevará en folios destinados a personas determinadas que se distinguirán con un código o complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vayan sentando. Indicarán, también, el número correspondiente a cada persona en el registro o archivo central.

Artículo 10. En el registro de nacimientos se anotarán estos, y posteriormente, todos los derechos y actos relativos al estado civil y a la capacidad de las personas, sujetos a registro, y especialmente, los relacionados con el artículo 5.

Artículo 11. El registro de nacimiento de cada persona será único y definitivo. En consecuencia todos los hechos y actos concernientes al estado civil y a la capacidad de ella, sujetos a registro, deberán inscribirse en el correspondiente folio de la oficina que inscribió el nacimiento, y el folio subsistirá hasta cuando se anote la defunción o sentencia que declare la muerte presunta por desaparecimiento.

Artículo 12. El registro de matrimonios y el de defunciones se llevarán en folios destinados a personas determinadas, del modo dispuesto para el registro de nacimientos en el artículo 9.

Artículo 13.- Los índices se llevarán por el sistema de tarjetas en estricto orden alfabético del primer apellido de los inscritos, con indicación de los números correspondientes al orden sucesivo de ellos en el archivo central y al orden interno de la respectiva oficina.

Artículo 14. Los folios de registro de nacimientos, matrimonios o defunciones, igual que los respectivos índices, y las correspondientes carpetas del archivador, se mantendrán en muebles especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, en el estricto orden numérico que los distinga.

Artículo 15. En el libro de visitas se asentarán las actas de las visitas ordinarias y extraordinarias que practique la vigilancia registral al funcionario, que serán suscritas por este y por quien las realice, con anotación de las deficiencias advertidas, así como de los puntos favorables que merezcan destacarse.

Artículo 16. En el archivador se conservarán los documentos que hayan servido para la inscripción, en carpetas numeradas con referencia a los folios respectivos.

Artículo 17. De todo documento relativo al estado civil o a la capacidad de las personas, sujeto a registro, se expedirá por la oficina de origen una copia especial y auténtica, en papel común, destinada a la oficina de registro del estado civil.

La copia de las escritura podrá prescindir de la transcripción de los anexos, y la de las providencias judiciales podrá reducirse a la parte resolutiva.

Una vez hecha la inscripción, el funcionario encargado del registro del estado civil reproducirá en la copia destinada a su archivo la nota que haya puesto en el ejemplar del interesado.

TITULO V.

Del modo de hacer el régistro.

Artículo 18. El registro del estado civil se llevará en tarjetas. El gobierno dispondrá el formato de las tarjetas y muebles, y tomará medidas conducentes a asegurar la uniformidad de los archivos, métodos y prácticas de trabajo y la mayor conservación y seguridad de los elementos de aquellos.

Así mismo proveerá a la reproducción fotográfica de los registros, índices y documentos que los sustentan, a la conservación de tales copias para la mayor pureza y plenitud del archivo, a la mejor comunicación con la oficina central, y a la permanente información del servicio nacional.

Artículo 19. La inscripción en el registro del estado civil se hará por duplicado. Uno de los ejemplares se conservará en la oficina local y otro se remitirá al archivo de la oficina central.

Artículo 20. La inscripción se hará en el registro que corresponda al hecho, acto o providencia denunciados.

Artículo 21. Toda inscripción deberá expresar:

• 1. La naturaleza del hecho o acto que se registra.

• 1. El lugar y la fecha en que se hace.

• 1. El nombre completo y el domicilio de los comparecientes, su identidad y el documento con que ella se estableció.

• 1. La firma de los comparecientes y la del funcionario.

Artículo 22. Los hechos, actos y providencias judiciales o administrativas, relacionados con el estado civil y la capacidad de las personas, distintos de los nacimientos, los matrimonios y las defunciones, deberán inscribirse: los atinentes al matrimonio y sus efectos personales y patrimoniales, tanto en el folio de registro de matrimonios, como en el de registro de nacimiento de los cónyuges; y los restantes, en el folio de registro de nacimiento de la persona o personas afectadas.

El notario que otorgue la escritura contentiva del acto, y el funcionario o corporación judicial que dicte la providencia, advertirán a los interesados la necesidad del registro.

Artículo 23. Una vez inscritas las providencias que afecten la capacidad de las personas, el funcionario del estado civil comunicará la inscripción a la oficina central, con referencia a la identidad y domicilio de la persona objeto de ellas, a la fecha, naturaleza y oficina de origen de la providencia, para que aquellas, además de las anotaciones de rigor, levante un índice completo por riguroso orden alfabético.

Artículo 24. Para el otorgamiento de la escritura de adopción es necesario que se presente copia autentica de las diligencias judiciales precedentes, para su protocolización en ella.

Artículo 25. La manifestación del ánimo de avecindamiento que se haga frente al alcalde municipal, de conformidad con el artículo 82 del Código Civil, deberá indicar el código del folio de registro de nacimiento y ser comunicada por éste funcionario a aquel que guarda dicho folio y a la oficina central del Registro del Estado Civil, con indicación del nombre del declarante, su identidad, el número del folio de registro y la fecha de su pronunciamiento.

Artículo 26. La oficina central de Registro del Estado Civil hará las anotaciones en los ejemplares de los folios de registro que tenga en su poder, con fundamento en las copias y datos fidedignos que le envíen las oficinas locales o que recoja directamente de ellas, y ordenará las anotaciones de referencia en los folios de los tres registros, como corresponda a las pruebas de que disponga.

Artículo 27. Cuando un folio se agotare por las inscripciones practicadas en él, se abrirá folio complementario, que se adosará al inicial.

Artículo 28. El proceso de registro se compone de la recepción, la extensión, el otorgamiento, la autorización y la constancia de haberse realizado la inscripción.

Artículo 29. La recepción consiste en percibir las declaraciones que los interesados, y en su caso, los testigos, hacen ante el funcionario; la extensión es la versión escrita de lo declarado por aquellos; el otorgamiento es el asentimiento expreso que unos y otros prestan a la diligencia extendida; y la autorización es la fe que el funcionario imprime al registro, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por las personas a quienes se les atribuye.

Artículo 30. La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son estos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta de documento especial de identificación, podrá el funcionario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya.

Artículo 31. Los testigos que presenten los interesados para acreditar los hechos materia de registro podrán ser incluso parientes de ellos.

No podrán ser testigos las personas consideradas inhábiles para declarar por el Código de Procedimiento Civil.

Artículo 32. El funcionario, al recibir la declaración de los comparecientes, y cuando fuere el caso, de los testigos por ellos presentados, procurará establecer la veracidad de los hechos denunciados, y si teniendo indicios graves de que su dicho es apócrifo, aquellos insistieren en la inscripción, procederá a sentarla y autorizarla, dejando las observaciones a que hubiere lugar y dando noticia del hecho a quien sea competente para adelantar la correspondiente investigación.

Artículo 33. Si el funcionario encargado de llevar el registro del estado civil tuviere indicio grave de que se ha cometido o intentado cometer un fraude, pondrá inmediatamente el hecho en conocimiento de la autoridad competente, para que adelante la investigación penal del caso.

Artículo 34.- Los funcionarios encargados del registro del estado civil podrán recoger los denuncios y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo puestos en hospitales y clínicas y acudiendo al domicilio de los interesados, a instancia de ellos.

Artículo 35. Las inscripciones se extenderán por medios manuales o mecánicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y perduración, podrán ser impresas de antemano para llenar los claros con los datos propios del hecho o acto que se registra, cuidando de ocupar los espacios sobrantes con líneas o trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión

Artículo 36. No habrá lugar a la intervención de testigos instrumentales en las inscripciones.

Artículo 37. Extendida la inscripción, será leída en su totalidad por el funcionario a los comparecientes, quienes podrán aclarar, modificar o corregir sus declaraciones, y al estar conformes, expresarán su asentimiento. La firma de ellos demuestra su aprobación. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas.

La extensión concluirá con las firmas autógrafas de los comparecientes. Si alguna no fuera completa o fácilmente legible, se escribirá a continuación el nombre completo del firmante.

Artículo 38. Si alguno de los comparecientes no supiere o no pudiere firmar, la diligencia será suscrita por la persona a quien él ruegue, de cuyo nombre, domicilio e identificación se tomará nota. El compareciente imprimirá a continuación su huella dactilar, de lo cual se dejará testimonio escrito, con indicación de qué huella a sido impresa.

Artículo 39 El funcionario autorizará la inscripción una vez cumplidos todos los requisitos legales del caso y presentados los documentos pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa, en último lugar.

Artículo 40. El funcionario no autorizará la inscripción sentada a la que faltaren requisitos que impidan la autorización. El Registro quedará, entonces, en suspenso hasta cuando se cumplan los requisitos faltantes. En todo caso, el funcionario dará fe con su firma de que la diligencia se suscribió en su presencia, con indicación de la fecha en que ella ocurrió.

Cuando se llenen los requisitos faltantes, el funcionario autorizará con su firma el registro, dejando expresa constancia de la fecha de dicha autorización. (Modificado según Art 7 decreto 2158 de 1970).

Artículo 41. Cuando alguna autorización ya extendida dejare de ser firmada por alguno o algunos de los comparecientes y no llegare a perfeccionarse por esta causa, el funcionario, sin autorizarla, anotará en ella lo acaecido, con indicación de la fecha del suceso.

Artículo 42. La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro, y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo.

Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el Jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro."(Modificado según Art 8 Drcreto 2158 de 1970)

Artículo 43. Cumplida la inscripción, de ella se dejará constancia tanto en el ejemplar del documento presentado con tal fin, que se devolverá al interesado, como en la copia de aquel destinada al archivo de la oficina, con expresión de su fecha, registro y número de orden interno de la oficina. Acto seguido se anotará en los índices y se guardará la copia.

TITULO VI.

Del registro de nacimiento.

Artículo 44. En el registro de nacimientos se inscribirán:

• 1. Los nacimientos que ocurran en el territorio nacional.

• 1. los nacimientos ocurridos en el extranjero, de personas hijas de padres o madres colombianos.

• 1. Los nacimientos que ocurran en el extranjero, de personas hijas de padre o madre colombianos de nacimiento o por adopción, o de extranjeros residentes en el país, caso de que lo solicite un interesado.

• 1. Los reconocimientos de hijo natural, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, matrimonios, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonios, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, declaraciones de seudónimo, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, y en general, todos los hechos y actos relacionados con el estado civil y la capacidad de las personas.

Artículo 45.- Están en el deber de denunciar los nacimientos y solicitar su registro:

• 1. El padre.

• 1. La madre.

• 1. Los demás ascendientes.

• 1. Los parientes mayores más próximos.

• 1. El director o administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido.

• 1. La persona que haya recogido al recién nacido abandonado.

• 1. El director o administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expósito.

• 1. El propio interesado mayor de diez y ocho años.

Artículo 46. Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán en la oficina correspondiente a la circunscripción nacional en que haya tenido lugar. Si el nacimiento ocurre durante viaje dentro del territorio, o fuera de él, la inscripción se hará en el lugar en que aquel termine.

Artículo 47. Los nacimientos ocurridos en el extranjero o durante viaje cuyo término sea lugar extranjero, se inscribirán en el competente consulado colombiano, y en defecto de este, en la forma y del modo prescrito por la legislación del respectivo país.