por el cual se aprueba la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro “Fonprenor”, y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las que le confiere el Decreto 1050 de 1968,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro, Fonprenor, y las funciones de sus dependencias, contenidas en el Acuerdo número 002 del 26 de marzo de 1990, expedido por la Junta Directiva de dicha entidad, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 0002 DE 1990

“por medio del cual se establece la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro y se determinan las funciones de sus dependencias”.

La Junta Directiva del Fondo e Previsión Social de Notariado y Registro, en uso de las atribuciones que le confieren los Decretos-ley 1050, 3130 de 1968 y la Ley 86 de 1988 y oído el concepto de la Secretaria de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

CAPITULO I

De la estructura interna.

Artículo 1° La estructura orgánica del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro, es la siguiente:

• I. Nivel Central

• 1.0. Junta Directiva

• 2.0. Dirección General

2 1. Oficina Jurídica

2 2. Oficina de Planeación

• 2.3. Oficina de Sistemas

• 3.0. Secretaria General

• 4.0. División Administrativa

• 4.1. Sección de Personal

• 4.2. Sección de Compras y Almacén

• 4.3. Sección de Servicios Generales

• 5.0. División Financiera

• 5.1. Sección de Contabilidad y Presupuesto

• 5.2. Sección de Tesorería y pagaduría

• 5.3. Sección de Recaudo y Cartera.

• 6.0. División de Servicios de Salud

• 7.0. División de Prestaciones Económicas y Vivienda

• 7.1. Sección de Cesantías

• 7.2. Sección de Pensiones

• 7.3. Sección de Vivienda

• 8.0. Organos de Asesoría y Coordinación

• 8.1. Comité de Dirección

• 8.2. Comité Financiero

• 8.3. Junta de Licitaciones y Adquisiciones

• 8.4. Comisión de Personal

• 8.5. Consejo Nacional de Servicios de Salud

• II. Nivel Seccional

• 9.1. Dirección Seccional Bogotá

• 9.2. Dirección Seccional Medellín

• 9.3. Dirección Seccional Cali

• 9.4. Dirección Seccional Barranquilla

• 9.5. Dirección Seccional Cartagena

• 9.6. Dirección Seccional Bucaramanga

• 9.7. Dirección Seccional Neiva

• 9.8. Dirección Seccional Manizales

• 9.9. Dirección Seccional Ibagué

• 9.10. Dirección Seccional Pasto

• 9.11. Dirección Seccional Cúcuta

• 9.12. Dirección Seccional Santa Marta.

CAPITULO II

De las funciones.

• I. Nivel Central.

Junta Directiva y Dirección General.

Artículo 2° La Junta Directiva y la Dirección General ejercerán las funciones asignadas en las disposiciones legales y en los estatutos del Fondo.

Oficina Jurídica.

Artículo 3° Son funciones de la Oficina Jurídica:

• 1. Asesorar a la Dirección General y demás dependencias en el trámite y solución de los asuntos jurídicos que deba atender la entidad.

• 1. Elaborar o revisar y conceptuar sobre los proyectos de acuerdo, resolución y demás normas relacionadas con la entidad.

• 1. Elaborar o revisar y conceptuar sobre los contratos que deba suscribir el Fondo.

• 1. Representar a la entidad, a través de sus abogados y por mandato del Director General, en las acciones judiciales y extrajudiciales y presentar los informes pertinentes.

• 1. Organizar y mantener actualizada la codificación de las normas relacionadas con el Fondo.

• 1. Velar porque los actos administrativos que se expidan se ciñan a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

• 1. Conceptuar sobre los asuntos jurídicos que sean sometidos a su consideración.

• 1. Presentar a la Dirección General los informes generales y especiales que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Planeación.

Artículo 4° Son funciones de la Oficina de Planeación:

• 1. Asesorar a la Dirección General en la formulación y orientación de los planes, programas y proyectos que deba adelantar el Fondo para el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Elaborar y evaluar los planes, programas y proyectos que deban ser desarrollados por la entidad.

• 1. Elaborar y tramitar en coordinación con la División Financiera el proyecto de presupuesto anual de la entidad y demás planes y programas financieros previstos en el estatuto de presupuesto.

• 1. Elaborar y tramitar ante el Departamento Nacional de Planeación los Proyectos de Inversión de la entidad.

• 1. Realizar estudios socioeconómicos tendientes a garantizar la eficiente prestación de los servicios a cargo de la entidad en todo el país.

• 1. Adelantar estudios sobre organización administrativa, métodos y procedimientos, planta de personal y demás requeridos para garantizar el adecuado funcionamiento del Fondo y elaborar las propuestas y manuales correspondientes, en coordinación con las demás dependencias.

• 1. Evaluar la ejecución presupuestal y proponer las modificaciones y adiciones que sean necesarias.

• 1. Organizar, analizar y mantener actualizadas las estadísticas de la entidad y presentar los informes a que haya lugar.

• 1. Coordinar con la Oficina de Sistemas las actividades relativas a la sistematización de los procesos e información de la entidad.

• 1. Asesorar y coordinar con las demás dependencias la elaboración de la información que publique la entidad.

• 1. Diseñar y codificar las formas de papelería que requieran las dependencias del Fondo, y controlar su utilización.

• 1. Asesorar a las demás dependencias en los asuntos de su competencia.

• 1. Realizar estudios relacionados con la adecuación, modificación y mejoramiento de la planta física de la entidad.

• 1. Presentar a la Dirección General los informes generales y especiales que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Sistemas.

Artículo 5° Son funciones de la Oficina de Sistemas:

• 1. Analizar, diseñar y controlar el sistema de información del Fondo, en coordinación con las demás dependencias.

• 1. Procesar la información requerida por la entidad.

• 1. Diseñar, proponer y aplicar controles preventivos y correctivos para garantizar la seguridad y mantenimiento de la información y del equipo de procesamiento de datos.

• 1. Elaborar estudios técnicos para la adquisición y utilización de equipos y sistemas de procesamiento electrónico de datos y presentar las recomendaciones del caso.

• 1. Coordinar con los proveedores la asistencia técnica necesaria para la conservación y mantenimiento de los equipos y la capacitación del personal.

• 1. Vigilar que el mantenimiento de los equipos se realice en forma adecuada y oportuna y rendir los informes correspondientes.

• 1. Asesorar a las demás dependencias en los asuntos de su competencia.

• 1. Colaborar en la realización de programas de capacitación a los funcionarios de la entidad para el adecuado uso de los recursos computacionales y de informática.

• 1. Presentar a la Dirección General los informes generales y especiales que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Secretaría General.

Artículo 6° Son funciones de la Secretaría General:

• 1. Asistir a la Dirección General en todos los asuntos relacionados con la administración general del Fondo.

• 1. Velar por el cumplimiento de las normas legales orgánicas de la entidad.

• 1. Desempeñar las funciones de secretaría de la Junta Directiva y refrendar los actos administrativos expedidos por la misma y la Dirección General.

• 1. Revisar y tramitar en coordinación con la Oficina Jurídica, los proyectos de acuerdo, resolución y demás asuntos que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva o de la Dirección General.

• 1. De conformidad con las instrucciones o delegaciones del Director General, colaborar en la coordinación y control de las gestiones administrativas de la entidad.

• 1. Autenticar las copias que se expidan de los actos de la Junta Directiva y el Director General.

• 1. Coordinar la realización de las reuniones a las que debe asistir el Director General por razón de sus funciones.

• 1. Presentar a la Dirección General los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División Administrativa.

Artículo 7° Son funciones de la División Administrativa:

• 1. Asistir a la Dirección General en la orientación y control de los asuntos administrativos de la entidad.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de administración de personal y de bienestar social de los funcionarios al servicio del Fondo.

• 1. Colaborar con la Oficina de Planeación en la elaboración de proyectos tendientes a mejorar los procedimientos administrativos y velar por su cumplida ejecución.

• 1. Coordinar con la Oficina de Planeación la elaboración del Plan Anual de Compras.

• 1. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución del plan de compras, almacenamiento y suministro de los elementos, materiales y equipos requeridos por las diferentes dependencias.

• 1. Supervisar la prestación de las labores de mantenimiento, aseo, archivo, correspondencia, vigilancia, transporte y demás servicios generales que requiera la entidad.

• 1. Dirigir y supervisar el desarrollo de los planes que en materia administrativa se señalen para el Fondo.

• 1. Asistir a las Direcciones Seccionales en los asuntos de su competencia.

• 1. Presentar a la Dirección General los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de su dependencia.

Sección de Personal.

Artículo 8° Son funciones de la Sección de Personal:

• 1. Atender las labores propias de la administración de personal, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia.

• 1. Proyectar todos los actos relacionados con las situaciones administrativas del personal de la entidad y expedir las certificaciones que sobre el particular le sean solicitadas.

• 1. Llevar de manera ordenada y técnica el archivo de las hojas de vida del personal de la entidad.

• 1. Atender el trámite de todas las novedades de personal.

• 1. Elaborar la nómina y efectuar la liquidación de las prestaciones sociales a los funcionarios de la entidad.

• 1. Realizar las actividades y procedimientos propios de la Carrera Administrativa.

• 1. Colaborar con la Oficina Jurídica, en el trámite de los negocios que se susciten ante lo contencioso administrativo en materia de personal.

• 1. Atender las actividades de registro y control de personal.

• 1. Coordinar y ejecutar programas de capacitación y bienestar social para el personal al servicio de la entidad.

• 1. Rendir a la División Administrativa los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Sección de Compras y Almacén.

Artículo 9° Son funciones de la Sección de Compras y Almacén:

• 1. Efectuar la adquisición, almacenamiento, custodia y suministro de los elementos y equipos de oficina y demás bienes que requiera el Fondo para su adecuado funcionamiento.

• 1. Llevar los inventarios de los bienes de la institución conforme a las normas fiscales ejercer el control de los mismos.

• 1. Atender y tramitar las solicitudes de elementos que hagan las dependencias de la entidad.

• 1. Mantener actualizado el kárdex de elementos para uso de la entidad.

• 1. Organizar y mantener actualizado el registro de proveedores y proponentes del Fondo.

• 1. Preparar los cuadros de análisis de ofertas y demás informaciones requeridas sobre los procesos de licitación y adjudicación.

• 1. Tramitar la enajenación de bienes dados de baja conforme a las disposiciones fiscales.

• 1. Rendir a la División Administrativa los informes que le sean solicitados sobre el cumplimiento de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Sección de Servicios Generales.

Artículo 10. Son funciones de la Sección de Servicios Generales:

• 1. Atender o coordinar las actividades relacionadas con los servicios de aseo, vigilancia, cafetería y transporte.

• 1. Responder por el mantenimiento de las oficinas, equipos y demás elementos de la entidad.

• 1. Archivar y conservar en forma técnica todos los documentos de la entidad.

• 1. Colaborar con las demás dependencias en la formación y manejo de sus archivos.

• 1. Recibir, radicar, distribuir, despachar y responder por la correspondencia de la entidad.

• 1. Suministrar oportunamente los documentos y la información que le sean solicitados de conformidad con las instrucciones y normas pertinentes.

• 1. Suministrar los informes que le sean solicitados por la División Administrativa o la Dirección General.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de su dependencia.

División Financiera.

Artículo 11. Son funciones de la División Financiera:

• 1. Asistir a la Dirección General en la orientación y manejo de los asuntos financieros de la entidad.

• 1. Colaborar con la Oficina de Planeación en la elaboración del proyecto de presupuesto anual de la entidad.

• 1. Dirigir y supervisar la ejecución del presupuesto y presentar los informes a las autoridades correspondientes.

• 1. Realizar los estudios financieros y presentar los planes y programas para la adecuada inversión de los recursos de capital de la entidad.

• 1. Supervisar la gestión financiera de los recursos de capital de la entidad.

• 1. Realizar los estudios para establecer en cada vigencia fiscal las necesidades, la capacidad y las modalidades específicas del endeudamiento de la entidad.

• 1. Supervisar la ejecución de los trámites necesarios para el pago cumplido de las obligaciones a cargo del Fondo.

• 1. Preparar los acuerdos mensuales de gastos, y recomendar las modificaciones que se deban efectuar al presupuesto.

• 1. Rendir a la Dirección General los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones.

• 1. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Sección de Contabilidad y Presupuesto.

Artículo 12. Son funciones de la Sección de Contabilidad y Presupuesto:

• 1. Llevar y mantener al día la contabilidad general de acuerdo con las disposiciones legales.

• 1. Elaborar y analizar los estados financieros de la entidad, y presentar informes sobre la materia.

• 1. Colaborar con la División Financiera y la Oficina de Planeación en la elaboración del proyecto de presupuesto anual de la entidad.

• 1. Constituir las reservas presupuestales necesarias para respaldar las obligaciones que adquiera la entidad.