Por el cual se aprueba la organización interna del Instituto Nacional de Provisiones

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de facultades legales,

DECRETA:

Artículo primero. Apruebas a la organización interna del instituto nacional de provisiones (indalpro) determinada por su junta directiva en acuerdo número 3 y cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NO 3

por el cual se determina la organización interna del instituto nacional de provisiones (inalpro).

La junta directiva del instituto nacional de provisiones en uso de las facultades que le confiere el decreto-ley 2370 de 1968 y los estatutos del instituto,

ACUERDA:

CAPITULO I

Estructura.

Artículo 1° La organización interna del instituto nacional de provisiones (inalpro), será el siguiente:

A.JUNTA DIRECTIVA

B. GERENTE GENERAL

• 1. oficina jurídica.

• 1. oficina de planeación.

• 2.1. Sección de estadística.

• 2.2. Secciones de programas de compra y catálogos,

• 1. división de relaciones industriales.

• 3.1. Sección de registro y control.

• 3.2. Sección de seguridad industrial.

• C. SECRETARIA GENERAL

• 1. sección de archivo y correspondencia.

• 1. seccion de servicios y auxiliares.

• D. SUBGERENCIA DE OPERACIONES

• 1. división de adquisiciones.

• 1.1. Sección de pedidos y licitaciones.

1.1.1. Grupo de órdenes de compra y despacho

1.1.2. Grupo de contratos.

• 1.2. Sección de registro de proveedores.

• 1.3. Sección de importaciones.

1.3.1. Grupo de licencias y contratos.

1.3.2. Grupo de aduana y transportes.

• 1. división de imprenta nacional.

• 2.1. Sección de litografía.

• 2.2. Sección de impresión.

• 2.3. Sección de fotograbado.

• 2.4. Sección de servicio de operaciones. Almacén

• 1. división de almacenes.

• 3.1. Sección de almacén central.

3.1.1. Grupo de recibo de bodegas.

3.1.2. Grupo de control de calidad.

• 3.2. Sección de despachos.

• 1. sección de estación de servicio oficial.

• 4.1. Grupo de abastecimientos

• 4.2. Grupo de talleres.

E SUBGERENCIA FINANCIERA

• 1. división de contabilidad y presupuesto.

• 1.1. Sección de presupuesto.

• 1.2. Sección de contabilidad general.

1.2.1. Grupo de adquisiciones.

1.2.2. Grupo de imprenta nacional.

1.2.3. Grupo de recibo de cuentas.

• 1.3. Sección de costos.

1.3.1. Grupo de adquisiciones.

1.3.2. Grupo de imprenta.

• 1. división de procesamiento de datos.

• 2.1. Sección de programación.

• 2.2. Sección de control y archivo.

• 1. división de tesorería.

• 3.1. Sección de cobranzas.

• 3.2. Sección de registro de reservas.

• 3.3. Sección de pagaduría.

• 1. división de contratos de arrendamiento.

F DIRECCIONES REGIONALES

G ORGANISMOS ASESORES Y COORDINADORES

• 1. junta de licitaciones.

• 1. comité de estandarización.

• 1. comité personal.

• 1. comité de coordinación.

CAPITULO II

Funciones

Artículo 2°de la junta directiva. Son funciones de la junta directiva las señaladas en el artículo 10 decreto-ley 2370 de 1968 y en el artículo 18 de los estatutos.

Artículo 3°del gerente general. Son funciones del gerente general las señaladas en el artículo 11 del decreto-ley 2370 de 1968 y en el artículo 28 de los estatutos.

Artículo 4° de la oficina jurídica. Son funciones de la oficina jurídica o del asesor jurídico, según el caso:

• 1. conceptuar sobre los problemas jurídicos relacionados con el instituto;

• 1. asesorar y/o representar al gerente general en todos los asuntos de carácter legal que requieran su intervención;

• 1. revisar o elaborar los proyectos de decretos resoluciones y contratos, minutas, etc., que suscriba el instituto;

• 1. asesorar a la comisión de personal prevista en el decreto 2400 de septiembre 19 de 1968 en las materias de su competencia.

• 1. clasificar, actualizar y controlar todas las normas de carácter legal que afecten directa o indirectamente al instituto, y

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Artículo 5°de la oficina de planeación. Son funciones de la oficina de planeación las siguientes:

• 1. preparar los planes y programas del instituto y realizar los estudios económicos que requiera para su desarrollo;

• 1. analizar las fluctuaciones de índices de precios internos tendientes a la actualización constante de la proyección presupuestal, planes de trabajo y programas de compras;

• 1. elaborar los estudios especiales requeridos por el instituto en cumplimiento de sus funciones;

• 1. planear y controlar la elaboración de estadísticas de las operaciones del instituto, de costos de operación, de adquisiciones en plaza y en el exterior y, en general, llevar los registros estadísticos necesarios para la planeación de inalpro;

• 1. asesorar la gerencia general, a las subgerencias de operaciones y financiera, a la secretaria general y a la división de relaciones industriales en la elaboración y presentación de manuales, normas e informes, métodos, sistemas y procedimientos en los campos específicos:

• a) finanzas.

• b) adquisiciones.

• c) relaciones industriales.

• d) operaciones de la estación de servicio oficial.

• 1. establecer y mantener contactos con los organismos de planeación del gobierno nacional con el departamento administrativo nacional de estadística, dirección general del presupuesto y, en general, con instituciones nacionales e internacionales que puedan servir de fuentes de información o instrumentos de asesoría en las funciones de planeación de inapto, y

• 1. los demás de la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Parágrafo. La oficina de planeación realizara sus trabajos por intermedio de las secciones de estadística y programas de compras y catálogos.

Artículo 6°. De la división de relaciones industriales. Son funciones de la división de relaciones industriales:

• 1. organizar, dirigir, controlar, promover, planear, reglamentar y recomendar el desarrollo de las políticas básicas y métodos científicos de manejo personal;

• 1. desarrollar, mantener y administrar un programa de relaciones humanas y bienestar social para el personal del instituto;

• 1. establecer contactos con entidades de regulación o fomento de las condiciones de trabajo, con organismo de capacitación profesional, servicio civil y organismos afines con miras a obtener asesoría en el desarrollo de los planes de administración y capacitación de personal;

• 1. asesorar al gerente general en la evaluación periódica del personal del instituto;

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Parágrafo. La división de relaciones industriales realizara algunas de sus funciones a través de las secciones de registro y control y seguridad industrial y de los grupos correspondientes.

Artículo 7°.De la secretaria general. Son funciones de la secretaria general o del secretario general según el caso:

• 1. organizar, coordinar y controlar la prestación de los servicios administrativos del instituto, archivo y correspondencia y servicios auxiliares;

• 1. ejecutar las funciones de secretaria de la junta directiva, de la junta de licitaciones y del comité de coordinación general y refrendar con su firma las comunicaciones que se deriven a las determinaciones tomadas en estos organismos;

• 1. velar por el cumplimiento y el eficiente desempeño de las funciones administrativas;

• 1. presidir la comisión personal;

• 1. suscribir con el gerente general las resoluciones y demás documentos que así lo requieran;

• 1. preparar y coordinar los programas de divulgación del instituto, y

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Parágrafo. La secretaria general desarrollara algunas de sus funciones a través de las secciones de archivo y correspondencia y servicios auxiliares y de los grupos correspondientes.

Artículo 8°de la subgerencia de operaciones: son funciones de la subgerencia de Operaciones.

• 1. efectuar con base en el programa general de compras, las adquisiciones de los bienes muebles que requiera el servicio oficial;

• 1. almacenar y custodiar los bienes adquiridos y tomar las medidas indispensables para la adecuada conservación de todos los bienes muebles del estado;

• 1. suministrar los bienes muebles que requieran los diferentes organismos para su normal funcionamiento;

• 1. realizar a través de la división de imprenta nacional las publicaciones e impresiones oficiales, y

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Artículo 9° de la división de adquisidores. Son funciones de la división de adquisiciones:

• 1. efectuar las compras locales y tramitar las importaciones de acuerdo con los requerimientos del caso;

• 1. supervisar y controlar la tramitación y compra de bienes, dentro de los límites financieros de inapto en particular y de las entidades usuarias en general;

• 1. ejercer el control directo sobre el registro de proveedores y conocer en detalle las fallas de estos, tanto en calidades como en oportunidad de despachos, y

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Parágrafo. La división de adquisiciones desarrollara sus funciones a través de las secciones de pedidos y licitaciones, registro de proveedores y de importaciones y de sus grupos correspondientes.

Artículo 10.De la división de imprenta nacional. Son funciones de la división de imprenta nacional:

• 1. la edición de las revistas, libros y folletos y la impresión de los demás trabajos en ella realizables que requieran para su normal funcionamiento la procuraduría general de la nación, la contraloría general de la república. En ningún caso podrá hacer publicaciones o trabajos particulares, con excepción de aquellos documentos según disposiciones legales vigentes, deban publicarse en el diario oficial.

• 1. las demás que la gerencia considere conveniente adscribirle. Parágrafo. La división de imprenta nacional desarrollara sus funciones a través de las secciones y grupos correspondientes.

Artículo 11.De la división de almacenes. Son funciones de la división de almacenes:

• 1. recibir, almacenar y distribuir los materiales, equipos accesorios y demás elementos con destino a los diferentes organismos estatales;

• 1. prepara y mantener actualizados los inventarios fiscos de los bienes muebles al servicio de las dependencias del estado;

• 1. realizar, con participación de la contraloría general de la republica si fuere del caso, visitas de inspección a las oficinas, depósitos, proveedurías, almacenes y unidades similares de las entidades a que se refiere el artículo 2o del decreto-ley 2370 de 1968, para vigilar el cumplimiento de las normas dictadas por el instituto.

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Parágrafo. La división de almacenes desarrollara algunas funciones atravesó de las secciones de almacén central y de despacho y de los grupos correspondientes. Funcionará así mismo una sección de estación de servicio oficial dependiente de la subgerencia de operaciones.

Artículo 12. De la subgerencia financiera. Son funciones de la subgerencia financiera:

• 1. controlar, administrar y manejar bajo la dirección de la gerencia general todos los fondos del instituto;

• 1. colaborar con la gerencia general en coordinación con la oficina de planeación en la preparación del presupuesto del instituto y controlar su ejecución;

• 1. controlar, instruir y dirigir el registro de contabilidad y todos los registros y análisis de costos de operación;

• 1. prepara y presentar el estudio y aprobación de la gerencia general los informes y análisis financieros necesarios y todos aquellos cuadros que se requieran para informar convenientemente a los miembros de la junta directiva del organismo;

• 1. elaborar en coordinación con la subgerencia de operaciones y la oficina de planeación un estudio de factibilidad para aprobación de la gerencia general sobre la conveniencia del montaje de talleres de fabricación y conservación de bienes inmuebles, y ventajas de celebrar contratos para el mantenimiento o producción regulares de determinados elementos; s

• 1. supervisar y controlar todos los registros de contratos y vigilar el pago oportuno de los cañones de arrendamiento que la nación tenga con los respectivos propietarios o arrendadores;

• 1. establecer contactos y política de coordinación con la contraloría general de la república y con la auditoria general ante el instituto, y 8. Las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Artículo 13. De la división de contabilidad y presupuesto: son funciones de la división de contabilidad y presupuesto

• 1. llevar las contabilidades presupuestaria, general y de costos del instituto;

• 1. preparar los informes contables y financieros que requiera el instituto.

Parágrafo. La división de contabilidad y presupuestos desarrollara sus funciones a través de las secciones de presupuesto, contabilidad general y costos y de los grupos correspondientes.

Artículo 14.De la división de procesamiento de datos. Son funciones de la división de procesamiento de datos:

• 1. estudiar las necesidades del instituto en materia de sistematización de la información requerida para el desarrollo de funciones;

• 1. elaborar los programas para sistematizar y procesar los datos que utiliza el instituto;

• 1. organizar y mantener actualizando un archivo de información estadística para los requerimientos del instituto;

• 1. las que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Parágrafo. La división de procesamiento de datos desarrollara sus funciones a través de las secciones de programación y de control de archivo y los grupos correspondientes.

Artículo 15.De la división de tesorería. Son funciones de la división de tesorería:

• 1. percibir los ingresos y efectuar los pagos del instituto;

• 1. llevar los registros contables de movimientos de fondos;

• 1. rendir boletín diario de situación y movimiento de fondos en moneda extranjera al subgerente financiero;

• 1. rendir boletín mensual sobre situación y movimiento de fondos al gerente financiero;

• 1. llevar los registros de cobranza y de los saldos a cargo de las diferentes entidades usuarias y activar los cobros respectivos, y

• 1. las demás que la gerencia general considere adscribirle.

Parágrafo. La división de la tesorería desarrollara sus funciones a través de las secciones de cobranzas, de registro de reservas y de pagaduría.

Artículo 16.De la división de contratos de arrendamiento. Son funciones de la división de contratos de arrendamiento:

• 1. estudiar y atender las solicitudes que las entidades nacionales dirijan al instituto sobre la necesidad de tomar en arrendamiento inmuebles de propiedad particular.

• 1. revisar, tramitar y supervisar el registro de todos los contratos de arrendamiento;

• 1. supervisar y controlar en forma permanente que los registros de los contratos de arrendamiento se hallen al día y velar por el pago oportuno de ellos, informando a la subgerencia financiera cualquier deficiencia que observe.

• 1. mantener un inventario de los inmuebles que la nación paga a sus diferentes entidades, discriminando su localización, características, valor mensual del canon de arrendamiento, dependencia que lo utiliza y plazo del vencimiento del contrato;

• 1. estudiar y proponer las modificaciones, prorrogas y terminación de los contratos, y

• 1. las demás que la gerencia general considere conveniente adscribirle.

Artículo 17.De la junta de licitaciones. La junta de licitaciones estará integrada por:

• 1. el gerente general, quien la preside;

• 1. el subgerente de operaciones; 0

• 1. el subgerente financiero;

• 1. el secretario general;

• 1. el jefe de la oficina de planeación, y