por el cual se aprueba el Acuerdo número 0354 del 15 de marzo de 1995 dictado por la Junta Directiva de la Industria Militar

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y en especial de las que le confieren los Decretos 1050, 3130 de 1968, 2346 de 1971, 2069 de 1984, 1684 de 1985 y 690 de 1995,

DECRETA:

Artículo 1º. Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 0354 del 15 de marzo de 1995, dictado por la Junta Directiva de la Industria Militar, por el cual se estrablece la estructura interna de la Industria Militar y se determinan las funciones de sus dependencias, cuyo texto completo es el siguiente:

ACUERDO NUMERO 0354 DE 1995

(marzo 15)

"por el cual se establece la Estructura Interna de la Industria Militar y se determinan las funciones de sus dependencias".

La Junta Directiva de la Industria Militar, en uso de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública,

ACUERDA:

CAPITULO I

De la estructura interna

Artículo 1°. La Estructura Interna de la Industria Militar, será la siguiente:

• 1. JUNTA DIRECTIVA

• 1. GERENCIA GENERAL

2.1 Secretaría General

2.2 Oficina de Planeación

2.3 Oficina de Control Interno

2.4 Oficina Jurídica

2.5 Oficina de Informática

2.6 Subgerencia Administrativa

2.6.1 División de Administración de Personal

2.6 2 División de Adquisiciones

2.6.3 División de Servicios Generales

2.7 Subgerencia Comercial

2.7.1 División de Mercadeo

2.7.2 División de Almacenes Comerciales

2.8 Subgerencia Financiera

2.8.1 División de Contabilidad

2.8 2 División de Presupuesto

2.8.3 División de Operaciones Financieras

2.9 Subgerencia Técnica

2.9.1 División de Investigación y Desarrollo Tecnológico

2.9.2 División de Ingeniería Industrial

2.10 Fábrica de Armas y Municiones General "José María Córdoba"

2.11 Fábrica de Explosivos "Antonio Ricaurte"

2.12 Fábrica de Productos Metalmecánicos "Santa Bárbara"

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

3.1 Comité de Coordinación de Control Interno

Parágrafo 1º.La Organización Interna de las Fábricas será la siguiente:

Dirección de Fábrica

Oficina de Ingeniería Industrial

División de Producción

División Administrativa

Parágrafo 2º. La Gerencia General con aprobación de la Junta Directiva podrá establecer, en la División de Producción de las Fábricas, Plantas y Talleres de acuerdo con la especialización de los procesos.

Parágrafo 3º. La Gerencia General mediante resolución podrá establecer los Grupos Internos de Trabajo que considere convenientes para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos de acuerdo al volumen y necesidades del servicio, así como las Juntas, Comités y Consejos de Asesoría y Coordinación necesarios para el desarrollo de la misión de la empresa.

CAPITULO II

De las funciones

Artículo 2°. La Junta Directiva y el Gerente General cumplirán las funciones para ellos asignadas en los estatutos de la entidad y demás disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

De la Secretaría General

Artículo 3°. Son funciones de la Secretaría General:

• a) Dirigir y controlar la organización de los archivos general, histórico y de normas permanentes de la empresa;

• b) Dirigir y controlar el sistema de reproducción de los documentos que soliciten las diversas dependencias, velando por el correcto uso de este servicio;

• c) Refrendar los actos del Gerente General y autenticar copias de documentos para trámites especiales;

• d) Comunicar decisiones pertinentes a las dependencias respectivas y ejercer el control sobre el cumplimiento de las órdenes de Gerencia y plazos de cumplimiento estipulados en los documentos;

• e) Administrar el manejo de la correspondencia y los recursos audiovisuales de la empresa;

• f) Coordinar, elaborar y distribuir el Boletín Informativo de la empresa;

• g) Responder por la recepción, almacenamiento y custodia de las armas y municiones a cargo de la Gerencia;

• h) Manejar las relaciones públicas, la imagen institucional y los medios de comunicación;

• i) Servir como ente de coordinación y enlace interinstitucional con: Ministerio de Defensa, Comando General de las Fuerzas Militares, Fuerzas Militares, de Policía y demás organismos del Estado;

• j) Manejar las actividades de inteligencia y contrainteligencia en coordinación con los organismos de seguridad del Estado;

• k) Dirigir y controlar los programas de seguridad física de instalaciones, equipos de oficina, muebles, enseres y automotores y mantener actualizados los manuales respectivos;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

De la Oficina de Planeación

Artículo 4 °. Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Asesorar a la Gerencia General en el proceso de planificación de la empresa y proponer políticas de desarrollo de la misma;

• b) Analizar la incidencia de las políticas económicas del país en las operaciones de la empresa y hacer las recomendaciones del caso;

• c) Evaluar y diagnosticar la empresa en su conjunto y en sus diferentes áreas, mediante análisis económicos y financieros que permitan conocer su situación en un momento dado;

• d) Elaborar estudios, informes y emitir conceptos para los diferentes entes gubernamentales y sector privado;

• e) Coordinar la elaboración de los planes y programas de desarrollo y de inversiones, desarrollar sistemas de seguimiento, evaluar su ejecución y proponer los ajustes correspondientes;

• f) Coordinar con las respectivas Subgerencias la elaboración de los planes de ventas, producción e importaciones dentro del marco de las políticas trazadas por el Gobierno; evaluar su ejecución y formular recomendaciones al respecto;

• g) Elaborar estudios de prefactibilidad y factibilidad económica de las inversiones, controlar y evaluar la ejecución de los proyectos que se deriven;

• h) Conformar y mantener actualizada una base estadística que sirva como marco de referencia para la formulación de planes, programas y proyectos así como para la toma de decisiones;

• i) Dirigir y controlar las actividades de organización y métodos relacionados con: Estudios sobre la estructura orgánica, distribución de funciones a nivel de dependencia, mejoramiento de procedimientos administrativos, coordinar, revisar y gestionar la aprobación de los manuales de funciones a nivel de cargos así como la planta de personal;

• j) Estudiar y recomendar la distribución física de las diferentes dependencias, con el objeto de optimizar su funcionabilidad;

• k) Administrar el sistema de normalización de la empresa, elaborando, desarrollando, controlando, evaluando los programas y diseñando métodos de trabajo apropiados con las demás dependencias de la empresa;

• l) Presentar a la Gerencia proyectos para el mejoramiento integral de la organización, proponer políticas y estrategias, elaborar planes, programas, procesos de mejoramiento continuo tendientes a crear y fortalecer una cultura de calidad en la empresa inherentes a sus funciones;

• m) Asesorar a las áreas en la correcta interpretación y utilización de las políticas, normas y procedimientos;

• n) Orientar al usuario interno en la identificación de las necesidades de modificación o creación de procedimientos inherentes a la organización;

• o) Proponer y participar en el desarrollo de proyectos de sistemas de información;

• p) Asesorar y coordinar la elaboración, revisión, actualización, derogación y aprobación de las normas internas de la empresa;

• q) Diseñar, implementar y coordinar el sistema de evaluación y control de gestión que permita medir los resultados históricos, detectar variaciones, establecer tendencias generar indicadores que apoyen la toma de decisiones;

• r) Efectuar el diagnóstico del sistema de calidad de la empresa a través de evaluaciones normalizadas, con el propósito de verificar la efectividad del sistema y el mejoramiento del mismo;

• s) Mantener un sistema de información sobre la evolución de la calidad en la empresa, que permita una adecuada gestión de calidad;

• t) Asesorar a la empresa, proporcionando la asistencia técnica requerida, en lo referente a la aplicación, desarrollo y mejoramiento del sistema de aseguramiento de la calidad;

• u) Proponer y estructurar los consejos y/o comités de calidad de las oficinas centrales velando por el establecimiento y mantenimiento de los comités de las fábricas en coordinación con la Subgerencia Técnica;

• v) Promover la actualización y capacitación sobre los conceptos de calidad total;

• w) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

De la Oficina de Control Interno

Artículo 5°. Son funciones de la Oficina de Control Interno:

• a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;

• b) Coordinar y verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones en todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

• c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

• d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;

• e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;

• f) Servir de apoyo en el proceso de toma de decisiones, para el logro de los resultados esperados;

• g) Evaluar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios, verificando que se implanten las medidas respectivas recomendadas;

• h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;

• i) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

• j) Evaluar objetivamente, con posterioridad a su ejecución, las operaciones financieras, administrativas y de producción, desde el punto de vista del cumplimiento de las políticas, procedimientos y normatividad que las regula, de la racionalidad financiera y del logro de las metas y objetivos;

• k) Evaluar permanentemente los sistemas de información de la empresa, haciendo énfasis en los diseños de controles, como también el asesoramiento para mejorar continuamente los procesos automatizados;

• l) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

De la Oficiana Jurídica

Artículo 6°. Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Conceptuar jurídicamente en el campo de lo civil, comercial, penal, laboral y administrativo, en asuntos solicitados por la Gerencia General y atender las consultas que formulen las demás dependencias;

• b) Elaborar o revisar y conceptuar sobre los proyectos de acuerdos, resoluciones, actos administrativos y las minutas de contratos;

• c) Preparar y recomendar a la Gerencia General anteproyectos de ley o de decretos referentes a los objetivos de la empresa para su trámite ante los organismos competentes;

• d) Representar judicial y extrajudicialmente, a través de sus abogados y por mandato de la Gerencia General, a la Industria Militar en los procesos que contra ella se adelanten o se promuevan, atendiendo las demandas comerciales, civiles, laborales, penales y administrativas que se presenten y controlar e informar el curso de dichos procesos;

• e) Velar por el cumplimiento de disposiciones legales relacionadas con las Ramas Comercial, Civil, Penal, Administrativa y Laboral;

• f) Codificar, mantener actualizadas y en archivo las normas y disposiciones legales relacionadas con la empresa, así como llevar el registro de los acuerdos y resoluciones;

• g) Ejercer las facultades delegadas para la jurisdicción coactiva:

• h) Revisar las pólizas constituidas a favor de la entidad;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

De la Oficina de informática

Artículo 7°. Son funciones de la Oficina de Informática:

• a) Asesorar a la Gerencia General en la definición de planes y en el establecimiento de programas en materia de sistematización;

• b) Investigar, planear, evaluar y presentar los proyectos de sistematización de acuerdo con las necesidades de la empresa;

• c) Analizar, diseñar, desarrollar, documentar y mantener las aplicaciones y soluciones automatizadas requeridas para el adecuado funcionamiento de la empresa;

• d) Documentar, coordinar y controlar los procedimientos, transmisión de datos, mantenimiento de archivos magnéticos, estudio del comportamiento de equipos y ajuste a su operación;

• e) Estudiar y recomendar la adquisición de equipos y nuevas tecnologías, de acuerdo con las necesidades de la empresa en el área de informática;

• f) Elaborar y presentar los programas de capacitación, los manuales del usuario para el desempeño humano en el área de informática y prestar la asesoría necesaria a todos los funcionarios de la empresa;

• g) Velar por la seguridad y protección lógica y física de los recursos informáticos;

• h) Coordinar el diseño y adopción de sistemas de información gerencial que faciliten el proceso de toma de decisiones;

• i) Administrar y dar soporte a la red de computadores y base de datos de la empresa;

• j) Velar y responder por el cumplimiento de la ejecución de los contratos inherentes al área;

• k) Mantener permanentemente actualizados los equipos de cómputo, dispositivos de red, versiones de Software aplicativo y de automatización de oficina;

• l) Realizar permanentemente investigación y adecuación en materia de tecnología informática, a fin de apoyar la productividad y la eficiencia de la organización;

• m) Impulsar el avance tecnológico de la empresa en el campo de la automatización, basando este desarrollo en la investigación y actualización en materia de informática,

telemática y demás áreas afines;

• n) Prestar asistencia, evaluar y coordinar con las distintas dependencias de la empresa los proyectos y convenios de cooperación interinstitucional que en el área de informática se adelanten;

• o) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

De la Subgerencia Administrativa

Artículo 8°. Son funciones de la Subgerencia Administrativa:

• a) Elaborar y ejecutar el plan de compras de la empresa de acuerdo con los planes de producción y ventas aprobados por la Gerencia;

• b) Dirigir y coordinar las importaciones que requieran la empresa, las Fuerzas Armadas, así como las entidades del Gobierno y los particulares, cuando, conforme a la ley, se deba recurrir a la Industria Militar. Igualmente dirigir y coordinar el proceso de exportación de los productos de la empresa;

• c) Desarrollar y controlar los sistemas y procedimientos de adquisiciones nacionales, importaciones y exportaciones de materias primas, productos terminados y bienes de capital que requiere la empresa;

• d) Orientar a las fábricas y demás dependencias de la empresa en la adecuada aplicación de las normas vigentes sobre adquisiciones y suministros;

• e) Dirigir los programas de servicios generales en materia de transporte, construcciones, conservación y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la empresa, la prestación de los servicios de aseo y cafetería;

• f) Asesorar a la Gerencia en la formulación de políticas y dirigir la aplicación de normas legales y técnicas sobre administración del recurso humano y orientar el desarrollo de esta actividad en las fábricas;

• g) Dirigir, coordinar el desarrollo del proceso de selección, contratación, inducción del personal de la empresa;

• h) Autorizar el reconocimiento de prestaciones sociales al personal de la empresa de conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes;

• i) Dirigir, coordinar y controlar los programas de capacitación y adiestramiento de personal a todos los niveles dentro de la organización;

• j) Dirigir el trámite de las peticiones de carácter laboral y velar por el eficaz cumplimiento de las normas legales y reglamentarias pertinentes a la administración de personal;

• k) Velar por la adecuada aplicación de los sistemas de nomenclatura, clasificación y remuneración de cargos;

• l) Dirigir y coordinar las actividades de desarrollo, bienestar y motivación del personal para mejorar los niveles de su desempeño;

• m) Dirigir y controlar la prestación de los servicios de atención médica, odontológica, quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria del personal de la empresa y pensionados, conforme a las normas legales y reglamentarias vigentes;

• n) Dirigir y coordinar el aseguramiento de la calidad total, en su área así como también ejecutar y controlar los programas que en tal sentido adopte la empresa;

• o) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

De la División de Administración de Personal

Artículo 9°. Son funciones de la División de Administración de Personal: