Por el cual se aprueba la estructura orgánica del Servicio Naviero Armada República de Colombia, Senarc, y se determinan las funciones de sus dependencias

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades legales,

DECRETA:

Articulo 1° Apruébase la estructura orgánica del Servicio Naviero Armada República de Colombia, SENARC, y las funciones de sus dependencias; cuyo texto es el siguiente:

«ACUERDO NUMERO 005 DE 1984

(mayo 14)

por el cual se establece la estructura orgánica del Servicio Naviero Armada República de Colombia, SENARC, y se determinan las funciones de sus dependencias.

La Junta Directiva del Servicio Naviero Armada República de Colombia, SENARC, en uso de las facultades que le confiere el Decreto número 100 de 1984 y oído el concepto de la Secretaria de Administración Pública de la Presidencia de la República,

ACUERDA:

DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

Artículo 1° A partir de la vigencia del presente Acuerdo, la estructura orgánica de SENARC, será la siguiente:

• 1. Junta Directiva. 1.1. Gerencia.

1.1.1. Oficia de Planeación. 1.1.2. Oficina Jurídica

1.1.3. Oficina de Auditoría Interna.

• 1.2. División Técnica.

1.2.1. Sección de Construcción, Mantenimiento y Reparaciones.

1.2.2. Sección de Inspectoría.

• 1.3. División Administrativa.

1.3.1. Sección de Administración Materiales Distribución.

1.3.2. Sección de Personal. 1.3.3. Sección de Sistemas.

• 1.4. División Financiera.

1.4.1. Sección de Contabilidad, Pagaduría y Cartera.

1.4.2. Sección de Presupuesto.

• 1.5. División Operativa.

1.5.1. Sección de Operaciones y Comunicaciones. 1.5.2. Sección de Itinerarios, Carga, Pasajeros y Correo,

1.5.3. Sección de Desarrollo Mercadeo.

1.5.4. Agencia Regional de la, Amazonia.

1.5.5. Agencia Regional de la Orinoquia. 1.5.6. Agencia Regional del Atlántico.

1.5.7. Agencia Regional del Pacifico.

• 1.6. Comisión de Personal.

• 1.7. Junta de Licitaciones y Adquisiciones.

Artículo 2° La Dirección y Administración de SENARC, corresponde a la Junta Directiva y al Gerente, quienes ejercen las funciones contenidas en la ley de creación y en los estatutos propios.

Artículo 3° **Oficina de Planeación.** Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Asesorar a la Gerencia en la elaboración de planes, programas y proyectos que deba realizar SENARC y coordinar con las Oficinas de Planeación de otras entidades con las cuales tenga estudios y proyectos.

• b) Revisar cada uno de los proyectos que integren el plan general de la entidad, proponer las partidas presupuestales que en cada vigencia exija la ejecución de los, indicados planes y proyectos.

• c) Evaluar la ejecución de los planes y programas de la entidad y proponer los reajustes necesarios a dichos planes y programas.

• d) En coordinación con la División Financiera, elaborar el proyecta anual de presupuesto de ingresos y gastos.

• e) Estudiar y elaborar en coordinación con las demás dependencias los sistemas de información.

• f) Elaborar en coordinación con las demás dependencias las estadísticas y los informes que requiera la entidad.

• g) Adelantar los estudios de análisis de carácter eco­nómico y presupuestal, administrativo y operativo que re quiera la entidad.

• h) Asesorar a las demás dependencias de SENARC en aspectos administrativos, técnicos y financieros.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4°Oficina jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asistir y asesorar a la Gerencia y demás dependencias de la empresa en el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico.

• b) Elaborar o revisar los proyectos de acuerdo o resolución que deben someterse a la aprobación de la Junta Directiva o del Gerente y la elaboración o revisión de proyectos de decreto que deben someterse a aprobación del Gobierno.

• c) Preparar y revisar los contratos que celebre SENARC y velar por su cumplimiento.

• d) Revisar en su aspecto legal los pliegos de condiciones de las licitaciones y concursos de méritos a efectuar por SENARC.

• e) Codificar las normas legales con la actividad de SENARC y mantener al día dicha codificación.

• f) Promover y activar los procesos judiciales y representar los intereses de SENARC por delegación de la Gerencia.

• g) Atender las consultas de orden legal que sean formuladas por las diferentes dependencias en relación con las actividades de SENARC.

• h) Preparar las instrucciones sobre las normas legales emanadas de la Dirección General Marítima y Portuaria del Ministerio de Defensa y la División de Navegación y Puertos del Ministerio de Obras Públicas y Transporte.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Articulo 5°Oficina de Auditoría Interna. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• a) Revisar y verificar los ingresos y egresos de la empresa.

• b) Verificar la disponibilidad presupuestaria antes del perfeccionamiento de los compromisos.

• c) Verificar la legalidad de los documentos para com­probarlas operaciones.

• d) Verificar la liquidación legal de los contratos antes de la iniciación de su ejecución.

• e) Examinar las operaciones contables y vigilar que los libros de contabilidad se lleven al día y de acuerdo con las técnicas contables vigentes.

• f) Velar por el estricto cumplimiento de las normas relacionadas con el manejo de bienes y fondos de las empresas industriales y comerciales del Estado, en especial de las que se dicten para SENARC.

• g) Ejercer el control de las operaciones financieras, en salvaguardia de los fondos y bienes de la empresa.

• h) Establecer sistemas y programas de control interno y verificar su cumplimiento.

• i) Efectuar pruebas selectivas y arqueos de fondos, a las diferentes dependencias de SENARC.

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6°División Técnica. Son funciones de la División Técnica:

• a) Dirigir la construcción, mantenimiento y reparación de las unidades a flote y terrestres de la empresa.

• b) Emitir, conceptos técnicos sobre el estado de las unidades a flote y bienes muebles e inmuebles que SENARC pretenda adquirir.

• c) Preparar los pliegos de condiciones para las licitaciones y concurso de méritos en lo referente a la parte técnica que SENARC deba realizar para la construcción, mantenimiento, reparación y adecuación de las unidades, a flote y terrestres.

• d) Emitir concepto técnico sobre las diferentes propuestas que se reciban para contratación de servicios de construcción, mantenimiento y reparación .de unidades. terrestres.

• e) Controlar la adecuada prestación de los servicios de mantenimiento, reparaciones y adecuación de las unidades a flote y terrestres de SENARC.

• f) Ejercer la interventoría en la construcción, reparación y adecuación de las unidades a flote y terrestres.

g). Presentar a la Gerencia, proyectos relativos a seguridad de transporte, manejo de carga y seguridad de personal y material,

• h) Coordinar con la, Sección de Sistemas para obtener un flujo de información oportuna y confiable.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7°Sección de Construcción, Mantenimiento y Reparación. Son funciones de la Sección de Construcción, Mantenimiento y Reparación:

• a) Ejecutar los trabajos relacionados con la construcción, mantenimiento y reparación de las unidades y equipos de SENARC.

• b) Organizar el archivo técnico de planos y especificaciones de unidades a flote y terrestres.

• c) Elaborar los anteproyectos para construcción de unidades a flete y construcciones terrestres

• d) Elaborar los programas de. disponibilidad referente a las reparaciones mayores de las unidades.

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza, de la dependencia,

Artículo 8°Sección de Inspectoría. Son funciones de la Sección, de Inspectoría:

• a) Proponer a la Gerencia a través de la Jefatura de. la División Técnica los planes de inspección y la forma, de realizarlos.

• b) Asistir a la División Técnica en todo lo relacionado con el adecuado mantenimiento del material flotante y equipo asociado.

• c) Preparar normas y manuales técnicos y vigilar su cumplimiento,

• d) Efectuar las inspecciones a las unidades a flote, presentar los informes correspondientes y

preparar las recomendaciones del caso.

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9°División Administrativa. Son funciones de la División Administrativa:

• a) Asistir a la Gerencia en la ejecución de las políticas relacionadas con el personal y servicios administrativos de la empresa.

• b) Formular políticas de desarrollo de los recursos humanos y de administración de personal y velar por su adecuada ejecución.

• c) Atender a la prestación de los servicios auxiliares relacionados con archivo y correspondencia, transporte, vigilancia, aseo y mantenimiento en las instalaciones de la empresa.

• d) Dirigir y controlar el desarrollo de los programas de sistematización de la entidad.

• e) Realizar estudios de organización y procedimientos, elaboración de manuales y velar por su implantación.

• f) Prestar el. apoyo administrativo necesario a las agencias regionales de la empresa.

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10.Sección de Administración de Materiales y Distribución. Son funciones de la Sección de Administración Materiales y Distribución:

• a) Realizar la adquisición de materiales y suministros y efectuar su distribución de conformidad con las normas sobre la materia.

• b) Elaborar y actualizar el kárdex de proveedores.

• c) Elaborar los pliegos de condiciones para las licitaciones.

• d) Llevar el control de los pedidos efectuados por las agencias regionales.

• e) Coordinar con las diferentes dependencias y agencias regionales la recepción y distribución de materiales.

• f) Mantener los inventarios actualizados y debidamente legalizados.

• g) Confrontar periódicamente los registros con las existencias de material físico.

• h) Llevar el control estadístico de las posiciones arancelarias de las importaciones.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11.Sección de Personal. Son funciones de la Sección de Personal:

• a) Velar por la aplicación de los sistemas y procedimientos de selección, clasificación, capacitación y régimen disciplinario, asegurando el cumplimiento de las disposiciones legales sobre administración de personal.

• b) Proyectar las providencias administrativas de personal, y expedir las certificaciones y constancias sobre la materia.

• c) Llevar los registros de novedades y estadísticas del personal al servicio. de la empresa.

• d) Realizar los estudios referentes a la planta de personal y clasificación de los cargos conforme a las disposiciones sobre la materia.

• e) Liquidar y elaborar nóminas y demás cuentas relacionadas con el pago de los servicios personales.

• f) Adelantar programas de capacitación y bienestar social para el personal de SENARC.

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 12.Sección de Sistemas. Son funciones de la Sección de Sistemas:

• a) Definir con la Oficina de Planeación los procedimientos a seguir con los proyectos de sistematización.

• b) Desarrollar el análisis y diseño de los sistemas de información de SENARC.

• c) Desarrollar las aplicaciones necesarias para la operación de los sistemas de información de SENARC.

• d) Adelantar el procesamiento electrónico de datos que permita la generación de información necesaria para las diferentes actividades de SENARC.

• e) Velar por la seguridad del sistema, del correcto manejo de los equipos y de los archivos.

• f) Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 13.División Financiera. Son funciones de la División Financiera:

• a) Dirigir, coordinar y ejecutar los programas contables, financieros y presupuestales que debe desarrollar SENARC, de acuerdo con las políticas establecidas.

• b) Asistir a la Oficina de Planeación en la elaboración del proyecto de presupuesto anual de SENARC.

• c) Dirigir, controlar y evaluar la ejecución del presupuesto de ingresos, gastos y de inversión de SENARC.

• d) Presentar mensual y anualmente la correspondiente cuenta fiscal a la Contraloría General de la República.

• e) Dirigir la preparación de los estados financieros que deban ser presentados a la Gerencia y evaluar los resultados de la operación financiera.

• f) Llevar el control de los giros presupuestales y de la constitución de obligaciones financieras.

• g) Coordinar con el Ministerio de Hacienda y enti­dades públicas la solución de problemas financieros de la entidad.

• h) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 14.Sección de Contabilidad, Pagaduría y Cartera. Son funciones de la Sección de Contabilidad, Pagaduría y Cartera:

• a) Llevar la contabilidad de la empresa de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.

• b) Consolidar las cuentas rendidas por las agencias regionales.

• c) Elaborar los estados financieros con sus respectivos anexos y presentarlos a consideración del Jefe de la División Financiera.

• d) Percibir los ingresos y efectuar los pagos a cargo de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales y fiscales vigentes.

• e) Elaborar el boletín diario de caja y presentar al Jefe de la División Financiera y al Jefe de la Oficina de Auditoria Interna, las cuentas y balances de Tesorería.

• f) Velar por el oportuno envío de los fondos recaudados por venta de servicios de las agencias regionales.

• g) Tramitar ante la Tesorería General de la Nación, las distintas órdenes de pago con destino a SENARC.

• h) Llevar al día los libros de registro contable que indican el estado de la cartera e informar al Jefe de la División Financiera el vencimiento de la misma.

• i) Estudiar la documentación requerida para el trámite de los créditos aprobados por la Gerencia.

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 15.Sección de Presupuesto. Son funciones de la Sección. de Presupuesto:

• a) Colaborar en la elaboración del proyecto de presupuesto anual de SENARC.

• b) Llevar el registro y control de las apropiaciones, adiciones, traslados, compromisos y demás ejecuciones del presupuesto, de conformidad con los acuerdos de la Junta Directiva y con las demás normas vigentes sobre la materia.

• c) Elaborar los proyectos de acuerdo de ordenación de gastos de SENARC.

• d) Constituir las reservas presupuestales necesarias para atender los compromisos que contraiga SENARC.

• e) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo :16.División Operativa. Son funciones de la Di-visión Operativa:

• a) Planear, dirigir y coordinar las operaciones y comunicaciones de la empresa.

• b) Controlar y supervisar el funcionamiento de las regionales.

• c) Presentar estudios a la Gerencia sobre tarifas de servicios e itinerarios.

• d) Presentar proyectos tendientes al mejoramiento y ensanchamiento de los servicios.

• e) Coordinar con la División Técnica, lo referente a períodos de mantenimiento y reparación de las unidades a flote.

• f) Velar porque se cumpla el oportuno suministro de materiales y elementos para las regionales.

• g) Efectuar visitas periódicas a las regionales, para determinar su buen funcionamiento.

• h) Coordinar con la Sección de Sistemas para obtener un flujo de información oportuna y confiable.

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 17.Sección de Operaciones y Comunicaciones. Son funciones de la Sección de Operaciones y Comunicaciones:

• a) Preparar y distribuir las instrucciones técnicas, reglamentos y directivas relacionadas con las comunicaciones y operaciones de las unidades.

• b) Programar, coordinar y utilizar las rutas de acuerdo con las políticas aprobadas por la Junta Directiva.

• c) Establecer las normas de operación de las unidades para obtener un alto índice de seguridad.

• d) Coordinar con la Sección de Construcción, Mantenimiento y Reparación, las necesidades de las unidades y equipos.

• e) Coordinar con las diferentes capitanías de puerto o Intendencias fluviales, lo relacionado con la salida o Llegada de las unidades.

• f) Las demás. que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 18.Sección de Itinerarios, Carga, Pasajeros y Correo. Son funciones de la Sección de Itinerarios, Carga, Pasajeros y Correo:

• a) Establecer, controlar y coordinar los servicios de pasajeros, carga y correo.

• b) Coordinar con la entidad encargada del correo todos los aspectos referentes a éste.

• c) Coordinar con las Agencias Regionales la salida y entrada de la carga de las bodegas para llevar un control de volumen.

• d) Presentar a la Gerencia a través de la Jefatura de la División Operativa los estudios relacionados con el buen manejo a bordo y en tierra de la carga.

• e) Realizar los estudios relacionados con las tarifas y proponer los ajustes necesarios.