por el cual se aprueba el Acuerdo número 65 de junio 20 de 1989 de la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras -HIMAT-

El Presidente de la República de Colombia, en el ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por los Decretos números 1050 y 3130 de 1968,

DECRETA:

Artículo 1º. Apruébase el Acuerdo número 65 de junio 20 de 1989, expedido por la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras -HIMAT-, cuyo texto es el siguiente:

"ACUERDO NUMERO 65 DE 1989

(junio 20)

"por el cual se establece la estructura orgánica del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras, y se determinan las funciones de sus dependencias".

La Junta Directiva del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras -HIMAT-, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias vigentes y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia República,

Acuerda:

I

Estructura del Nivel Central

Artículo 1° La estructura orgánica del nivel central del Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y Adecuación de Tierras -HIMAT- será la siguiente:

• 1. Junta Directiva

• 1. Dirección General

2.1 Oficina de Divulgación y Prensa

• 1. Secretaría General

• 1. Oficina Jurídica

• 1. Oficina de Auditoría Interna

• 1. Subdirección Administrativa y Financiera

6.1 División de Administración de Personal

6.1.1 Sección de Asuntos de Laborales

6.1.2 Sección de Desarrollo y Bienestar de Personal

6.2 División Financiera

6.2.1 Sección de Tesorería

6.2.2 Sección de Presupuesto

6.2.3 Sección de Contabilidad

6.3 División de Suministros

6.3.1 Sección de Adquisiciones

6.3.2 Sección de Almacenes

6.4 División de Servicios Administrativos

6.4.1 Sección de Administración de Documentos

6.4.2 Sección de Servicios Generales

6.4.3 Sección de Transporte y Talleres

6.4.4 Sección de publicaciones

6.5 División de Valorización y Recursos Propios

6.6 División de Desarrollo Organizacional

• 1. Subdirección de Higrología y Meteorología

7.1 División de Hidrología

7.1.1 Sección de Investigaciones y aplicaciones Hidrológicas

7.1.2 Sección de Estudios Básicos Hidrológicos

7.1.3 Sección de Laboratorio de Aguas y Suelos

7.2 División de Meteorología

7.2.1 Sección de Climatología

7.2.2 Sección de Meteorología Sinóptica Aeronáutica

7.2.3 Sección de Investigaciones Meteorológicas

7.2.4 Sección de Agrometeorología y Aplicaciones

7.3 División de Estaciones Hidrometeorológicas

7.3.1 Sección de Instalación y Construcción

7.3.2 Sección de Electrónica e instrumental

7.3.3 Sección de Estaciones

• 1. Subdirección de Adecuación de Tierras

8.1 División de Estudios de Adecuación

8.2.1 Sección de Estudios de Preinversión

8.2.2 Sección de Diseños

8.2 División de Distritos de Adecuación

8.2.1 Sección de Riego en Distritos

8.2.2 Sección de Riego en Ladera

8.3 División de Extensión en Riego

8.3.1 Sección de Riego en Distritos

8.3.2 Sección de Riego en Ladera

8.4 División de Pequeña Irrigación

8.4.1 Sección de Formulación de Proyectos

8.4.2 Sección de Seguimiento y Evaluación

8.5 División de Regulación de Corrientes

• 1. Subdirección de Planeación

9.1 División de Sistemas e Informática

9.1.1 Sección de Análisis de Sistemas

9.1.2 Sección de Procesamiento de Datos

9.1.3 Sección de Archivo Técnico

9.2 División de Planes y Programas

9.2.1 Sección de Planeación y Evaluación

9.2.2 Sección de Empréstitos

• 1. Organos de Asesoría y Coordinación

10.1 Comité de Coordinación

10.2 Junta de Licitaciones y Adquisiciones

10.3 Comisión de Personal

II

Funciones del Nivel Central

Artículo 2º Junta Directiva y Dirección General. La Junta Directiva y el Director General cumplirán las funciones para ellos estipuladas en los estatutos del instituto y en las demás disposiciones legales vigentes que le adicionen o modifiquen.

Artículo 3º Oficina de Divulgación y Prensa. Son funciones de la Oficina de Divulgación y Prensa:

• a) Dirigir el programa de divulgación y prensa del Instituto, y coordinar las labores relacionadas con noticias e informaciones de prensa;

• b) Realizar programas informativos y de divulgación relacionados con las diferentes a la imagen institucional y actividades divulgativas;

• c) Coordinar con las demás dependencias la preparación de los programas referentes a la imagen institucional y actividades divulgativas;

• d) Diseñar boletines y servicios informativos en forma periódica;

• e) Dirigir la preparación y elaboración de información de interés para el Instituto para su difusión interna;

• f) Coordinar la preparación de documentos sobre divulgación y prensa del Instituto para suministrar al Centro Nacional de Documentación e Información del Sector Agropecuario;

• g) Coordinar con la Oficina de Divulgación y Prensa del Ministerio de Agricultura las acciones y la ejecución de programas de divulgación del Sector Agropecuario;

• h) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 4º Secretaría General. Son funciones de la Secretaría General:

• a) Ejercer las funciones de Secretaría de la Junta Directiva y del Comité de Coordinación, y comunicar sus decisiones a las dependencias interesadas;

• b) Revisar y tramitar en coordinación con la Oficina Jurídica los proyectos de acuerdo y resoluciones que deban someterse a la aprobación de la Junta Directiva y de la Dirección General, respectivamente;

• c) Refrendar los actos administrativos del Instituto, en especial los de la Junta Directiva y de la Dirección General;

• d) Coordinar con las dependencias competentes del Ministerio de Agricultura la elaboración de los proyectos de la ley o decreto que atañen a la entidad;

• e) Informar a la Dirección General o a solicitud de ésta, sobre el estado de los asuntos de su competencia;

• f) Conceptuar sobre la conducta y eficiencia de los funcionarios del Instituto para fines de incorporación a la Carrera Administrativa;

• g) Coordinar con la Oficina Jurídica el trámite de los contratos que deba suscribir la Dirección General;

• h) Llevar la representación de la Dirección General cuando ésta lo determine en actos o asuntos de carácter técnico o administrativo;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 5º Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica:

• a) Asistir y asesorar a la Junta Directiva, Dirección General y demás dependencias del Instituto, en el trámite y solución de todos los asuntos de carácter jurídico que presenten el desarrollo de los programas técnico-administrativos asignados al Instituto;

• b) Elaborar las minutas de contratos y convenios que deba firmar el Director General y los demás documentos legales que para el efecto requiera la Dirección General;

• c) Representar e intervenir por medio de sus abogados en los procesos que sea parte el Instituto e informar sobre su estado a la Dirección General;

• d) Conceptuar o elaborar cuando fuere del caso los proyectos de acuerdo, resolución y demás actos administrativos que requiera la Entidad;

• e) Atender oportunamente los trámites y los procedimientos de carácter jurídico de los contratos y demás asuntos de tal naturaleza que realice el Instituto para el desarrollo de sus programas;

• f) Supervisar la codificación, archivo y actualización de las normas legales y reglamentarias que sean de interés para el Instituto y propender por su difusión;

• k) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 6º Oficina de Auditoría Interna. Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

• a) Supervisar la efectividad y el cumplimiento de las normas administrativas señaladas para las diferentes dependencias del Instituto, con el fin de detectar las fallas y recomendar las medidas correctivas correspondientes;

• b) Analizar y adoptar sistemas, normas y procedimientos de control para garantizar y verificar el estricto cumplimiento de los objetivos, políticas y programas establecidos;

• c) Identificar las causas de inconsistencia o desviación en el desarrollo de los diferentes programas y en el cumplimiento de los objetivos propuestos y recomendar las acciones que deben emprenderse para corregirlas;

• d) Controlar los sistemas y procedimientos utilizados por las Regionales y demás dependencias del Instituto, con el propósito de unificar criterios sobre la aplicación de políticas administrativas que permitan la optimización de los recursos humanos, físicos y financieros;

• e) Controlar y vigilar la correcta utilización y aplicación de los recursos financieros de acuerdo con los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional y la Dirección General, y efectuar las recomendaciones que considere necesarias;

• f) Controlar la ejecución y normal desarrollo de los programas de acuerdo con las normas, pautas y condiciones preestablecidas por la Subdirección de Planeación;

• g) Ejercer la inspección y vigilancia sobre la gestión administrativa, técnica y financiera en las Regionales y demás dependencias del Instituto, de acuerdo con los sistemas que adopten;

• h) Coordinar con las demás dependencias del Instituto la adopción de sistemas de control, según las necesidades de los programas que se ejecuten;

• i) Presentar informes periódicos y los especiales que le sean solicitados por la Dirección General;

• j) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 7º Subdirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Subdirección Administrativa Financiera:

• a) Asistir a la Dirección General en la determinación de objetivos, estrategias, políticas y metas relacionadas con la administración y finanzas del Instituto;

• b) Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con los asuntos financieros, de administración de personal, suministros y servicios administrativos de la entidad;

• c) Supervisar las actividades relacionadas con la selección, vinculación, clasificación, registro y control, y desarrollo del personal del Instituto;

• d) Dirigir y coordinar lo relacionado con la adquisición de elementos de consumo, maquinaria, equipos, vehículos y bienes inmuebles para uso administrativo;

• e) Dirigir, supervisar y controlar los sistemas administrativos para la liquidación y recaudo del reembolso de obras y de tarifas de riego y drenaje;

• f) Determinar en coordinación con la Subdirección de Adecuación de Tierras los costos de las obras para efectos de valorización, facturación, recaudo y control del reembolso de obras;

• g) Coordinar las actividades relacionadas con la ejecución y control presupuestal, así como el registro y análisis de las operaciones financieras del Instituto;

• h) Dirigir y supervisar el recaudo de los ingresos, pagos y compromisos que sean adquiridos por la entidad;

• i) Coordinar y asistir a las Direcciones Regionales en el desarrollo de actividades propias del área administrativa y financiera, de acuerdo con los sistemas de trabajo, planes y procedimientos establecidos;

• j) Asesorar a la Dirección General, en coordinación con la División de Desarrollo Organizacional, en la formulación de políticas, normas, sistemas y procedimientos administrativos, y en los procesos de descentralización y desconcentración de funciones que permitan racionalizar y hacer eficiente los diferentes programas del Instituto;

• k) Supervisar y coordinar las actividades concernientes a los servicios administrativos del Instituto para la eficiente prestación de los mismos;

• i) Dirigir y coordinar programas administrativos tendientes a optimizar la utilización de los recursos humanos, financieros y físicos con que cuenta la Institución;

• m) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 8º División de Administración de Personal. Son funciones de la División de Administración de Personal:

• a) Dirigir y supervisar las actividades de administración de salarios, bienestar social, selección y clasificación, registro y control y desarrollo de personal en el Instituto;

• b) Coordinar y controlar el cumplimiento de las normas que rijan los salarios y prestaciones de los empleados del Instituto;

• c) Supervisar la ejecución de los programas establecidos sobre selección, promoción, evaluación y bienestar social de los empleados del Instituto;

• d) Formular, coordinar y supervisar la ejecución de los programas de capacitación y adiestramiento de los funcionarios del instituto.

• e) Coordinar y orientar el desarrollo de actividades de bienestar social con los demás organismos públicos y privados relacionados con la materia;

• f) Coordinar con la División de Sistemas e informática la implantación de programas para el manejo de las novedades de personal;

• g) Colaborar con la Oficina Jurídica en el trámite de los procesos que se susciten ante lo contencioso administrativo en materia personal;

• h) Asistir a las Direcciones Regionales en el desarrollo del programa de administración de personal;

• i) Velar por la correcta aplicación de las normas vigentes sobre calificación de servicios y de régimen disciplinario;

• j) Coordinar y controlar la correcta elaboración de resoluciones de nombramiento, retiros y en general sobre las distintas situaciones administrativas de personal del Instituto;

• k) Realizar las gestiones que se requieran sobre administración de personal ante el Departamento Administrativo del Servicio Civil;

• l) Coordinar las Secciones a su cargo y rendir informes a la Subdirección Administrativa y Financiera sobre las actividades de las mismas;

• m) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 9º División Financiera. Son funciones de la División Financiera:

• a) Dirigir, coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades necesarias para llevar los registros contables, presupuestales y financieros de la entidad;

• b) Coordinar con la Subdirección de Planeación la fijación de prioridades para la ejecución del presupuesto;

• c) Coordinar con las Regionales del Instituto las actividades de orden financiera y contable;

• d) Coordinar y controlar el trámite de cobro de los aportes de presupuesto y demás recaudos del Instituto;

• e) Orientar y supervisar la ejecución del presupuesto de gastos e ingresos, así como de las reservas presupuestales;

• f) Dirigir y supervisar la correcta y oportuna elaboración de los acuerdos de gastos y los informes solicitados por las entidades gubernamentales;

• g) Dirigir y supervisar los análisis de apropiaciones presupuestales, ejecución de reservas, gastos e ingresos, así como las interpretaciones de las cuentas del balance y de los estados financieros;

• h) Supervisar y coordinar los traslados internos de los recursos del Instituto y los giros que se realicen por concepto de servicios personales y obligaciones contractuales;

• i) Orientar la elaboración de los programas y sistemas administrativos para la liquidación y recaudo del reembolso de obras y de tarifas de riego o drenaje;

• j) Coordinar con la División de Sistemas e Informática el procesamiento de la información requerida por la dependencia para su normal funcionamiento;

• k) Dirigir la elaboración de los informes y estados financieros del Instituto para aprobación de la División General;

• l) Coordinar las Secciones a su cargo y rendir informes a la Subdirección Administrativa y Financiera sobre las actividades de las mismas;

• m) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 10. División de Suministros. Son funciones de la División de Suministros:

• a) Coordinar y supervisa la adquisición, almacenamiento, custodia y distribución de los elementos y equipos necesarios para el buen funcionamiento del Instituto;

• b) Coordinar la elaboración del plan de compras y la evaluación de su cumplimiento;

• c) Orientar y asistir a las Direcciones Regionales en la actualización constante de sus inventarios, en la organización y mejor utilización de sus almacenes, y en los procesos de adquisición cuando sea necesario;

• d) Coordinar con la División de Sistemas e Informática la elaboración de programas para el procesamiento de la información requerida por las áreas de almacén y adquisiciones, para su normal funcionamiento;

• e) Supervisar la actualización del sistema de registro, calificación y clasificación de las firmas proveedoras, de conformidad con las normas y procedimientos establecidos sobre la materia;

• f) Supervisar los trámites de adquisición, licitación e importación de elementos y equipos que realice el Instituto para su normal funcionamiento, de acuerdo con las normas vigentes determinadas para el efecto por el Gobierno Nacional;

• g) Dirigir la elaboración de los informes relacionados con la adquisición y almacenamiento que le sean solicitados;

• h) Coordinar las Secciones a su cargo y rendir informes a la Subdirección Administrativa y Financiera sobre las actividades de las mismas;

• i) Las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Artículo 11. División de Servicios Administrativos. Son funciones de la División de Servicios Administrativos: