Por el cual se reglamentan los Decretos 2053, 2348 y 2821 de 1974, se modifica el Decreto 2998 de 1977 y se dictan otras disposiciones

El Presidente de la República de Colombia,

en uso de sus atribuciones constitucionales,

DECRETA:

Artículo 1°. El artículo 10 del Decreto 2265 de 1976 quedará así:

Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros, son de orden interno o externo.

Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, etc., y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.

Son de orden externo los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de pago, los comprobantes de devoluciones, etc., y deben contener la fecha de expedición, número de la serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente.

Además de lo anterior, los documentos de orden externo deberán llevar el nombre o razón social y número de identificación del tercero con quien se realiza la operación con el valor de la transacción exceda de $30.000.00.

Cuando se lleven registros de clientes, proveedores, empleados, etc., que contengan el NIT de esas personas, en los documentos de orden externo que se expidan por transacciones realizadas con ellas se podrá omitir el NIT de tercero, si el documento contiene el nombre o razón social de la persona, y el código o códigos necesarios para determinar su NIT en el registro aludido. En este caso, dicho registro se considerará parte integrante de la contabilidad.

Para el año gravable de 1977, el contribuyente podrá acogerse a las disposiciones establecidas en este artículo o a las del artículo 10 del Decreto 2265 de 1976, que este Decreto sustituye.

Parágrafo. Para los efectos de este Decreto se entiende por "valor de la transacción", el monto acordado, causado, efectivamente pagado o reconocido, según el sistema contable empleado.

Artículo 2°. El incumplimiento de lo previsto en el artículo anterior, se sancionará en la forma prevista en el artículo 35 del Decreto 2821 de 1974, para quienes no lleven libros apropiados de contabilidad, sin perjuicio de las demás sanciones establecidas en la ley.

Artículo 3°. A partir del año gravable de 1978, los contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad se regirán por las normas consagradas en el presente Decreto, para efectos de determinar la información que deben presentar en su declaración de renta.

Los contribuyentes no obligados a llevar libros de contabilidad se regirán por las disposiciones del artículo 3°. del Decreto 2821 de 1974 y el artículo 1°. del Decreto 290 de 1977. Quienes ejerzan independientemente actividades que requieran estudios universitarios deberán cumplir además, con la obligación señalada en el artículo 20 del Decreto 2348 de 1974.

Quienes, sin estar obligados, llevan libros de contabilidad debidamente registrados, podrán acogerse a las disposiciones del presente Decreto.

Las corporaciones o asociaciones sin ánimo de lucro, las entidades oficiales y en general las que no tengan el carácter de contribuyentes, se regirán por el artículo 2°. del Decreto 2821 de 1974.

Las informaciones de que trata el artículo 6°. de la Ley 38 de 1969, deberán presentarse en la forma que se indica en el presente Decreto.

Artículo 4°. El artículo 3°. del Decreto 2998 de 1977 quedará así:

"A partir del año gravable de 1978 los contribuyentes obligados a llevar libros de contabilidad deberán presentar anualmente a la Administración de Impuestos Nacionales una relación de los siguientes datos contables del año gravable respectivo.

1°. Pagos a terceros que dentro de la contabilidad deban estar identificados con el NIT del tercero y que constituyan costo, deducción o compras de activos fijos o materias primas.

2°. Ingresos que dentro de la contabilidad deban estar identificados con el NIT de quien hizo el pago.

3°. Pasivos de cualquier índole, que dentro de la contabilidad deban estar identificados con el NIT del acreedor.

4°. Créditos a favor que dentro de la contabilidad se lleven discriminados con identificación del deudor.

• 1. Retenciones en la fuente por cualquier concepto.

• 1. Intereses recibidos para terceros".

Parágrafo. Para efectos de este Decreto se entiende por "pago" lo efectivamente pagado o abonado en cuenta, según el sistema contable que el contribuyente utilice.

Artículo 5°. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 55 y 124 del Decreto 2053 de 1974, no será necesario incluir en las relaciones de que trata el artículo anterior, los siguientes datos:

1°. Pagos a terceros o ingresos originados en transacciones de cuantía individual inferior a $30.000 y cuyo valor total en el año sea inferior a $75.000.

2°. Créditos activos con una misma persona por valor inferior a $300.000 en 31 de diciembre del año gravable respectivo.

3°. Transacciones informadas con anterioridad a la presentación de la declaración de renta, en las declaraciones de ventas, con indicación del nombre y NIT del tercero.

Parágrafo. Para efectos del numeral 1°. de este artículo, se entiende por "valor total en el año" la suma de las transacciones efectuadas con una misma persona o entidad en el período, por cada concepto de los que señale el Director General de Impuestos Nacionales, de acuerdo con lo previsto en el artículo siguiente.

Artículo 6°. Las informaciones de que trata el presente Decreto podrán presentarse total o parcialmente, en papel o en medios magnéticos. La utilización de medios magnéticos es opcional y surte los mismos efectos de la información presentada en papel.

La Dirección General de Impuestos Nacionales indicará mediante resolución los formatos y especificaciones técnicas a que debe ajustarse y los conceptos según los cuales debe clasificarse la información. En caso de modificación, la resolución correspondiente deberá expedirse a más tardar el 31 de agosto del ejercicio gravable a partir del cual tiene aplicación.

Artículo 7°. En el caso del año gravable de 1977, los contribuyentes que en uso de la opción consagrada en el artículo 13 del Decreto 2998 de 1977 se acojan a dicho Decreto y que presenten la información en medios magnéticos, podrán hacerlo con las formalidades de que trata la Resolución número 302 de 1978 o con las que establezca la resolución que dicte en cumplimiento de este Decreto.

Artículo 8°. Las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria no estarán obligadas a incluir dentro de las relaciones de que trata el presente Decreto los siguientes datos:

• a) Ingresos de los cuales la entidad deba expedir certificados a solicitud de quien hizo el pago, y que éste deba anexar a su declaración de renta para su deducibilidad.

• b) Los intereses pagados o abonados en cuenta por depósitos de ahorros, inferiores de $30.000.00 anuales;

• c) Los pasivos con depositantes en cuentas de ahorro, cuentas bancarias y otros títulos, cuyo saldo en 31 de diciembre no exceda de $300.000;

• d) Créditos activos cuyo saldo a 31 de diciembre se incluya en la certificación que expida la entidad respecto a los intereses percibidos.

Artículo 9°. Las relaciones de que trata el artículo 4°. del presente Decreto deberán entregarse a la Administración de Impuestos que corresponda al domicilio fiscal del declarante, dentro del plazo que se señale para presentar o adicionar la declaración de renta del año gravable al cual se refiere la información.

Si vencidos los plazos señalados en el inciso anterior, el contribuyente no ha presentado las relaciones correspondientes, se entenderá no cumplido el requisito.

Se exceptúa la información sobre retenciones en la fuente de que trata el numeral 5°. del artículo mencionado, la cual deberá presentarse antes del 1°. de marzo del año siguiente al gravable.

La información que se presente en las relaciones de que trata el artículo 4°. suplirá en lo pertinente a las informaciones que la ley o el reglamento exigen presentar con la declaración de renta.

Artículo 10. La presentación de información en medios magnéticos se hará dentro de los plazos que se señalan en el artículo anterior.

La Dirección General de Impuestos Nacionales precisará los formatos, especificaciones, condiciones de entrega y devolución de los carretes u otros elementos y demás indicaciones para el trámite.

De la información presentada en medios magnéticos, el Ministerio de Hacienda producirá una copia en papel, que será remitida al contribuyente a través de la Dirección General de Impuestos Nacionales. Si en el plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo el contribuyente no presenta objeciones, se entenderá como aceptación de que la copia en papel corresponde exactamente al contenido de la cinta o medio magnético presentado. Vencido este plazo o subsanadas las objeciones del contribuyente, la Dirección General de Impuestos Nacionales le devolverá los carretes u otros elementos en se haya presentado la información.

Si se encuentran inconsistencias, errores de transcripción o de formatos en la información contenida en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales solicitará al contribuyente las correcciones a que haya lugar, quien dispondrá de 10 días hábiles para efectuarlas; vencido este plazo, si el contribuyente no ha presentado la cinta o medio magnético corregido, se desconocerán los registros inconsistentes. En caso de que se encuentren de nuevo inconsistencias luego de realizado el proceso anterior, éste se repetirá por una vez más únicamente, después de lo cual, si la información es incorrecta o inconsistente, se desconocerán los registros inconsistentes.

Las comunicaciones de que trata este artículo se harán a través de correo certificado o mediante entrega personal.

Parágrafo. Los plazos señalados en este artículo se entenderán prorrogados en cinco (5) días hábiles cuando las comunicaciones se efectúen por correo.

Artículo 11. La no presentación o la omisión de datos cuya relación es obligatoria se sancionará con la no aceptación de las deducciones a costos correspondientes, sin perjuicio de las adiciones al patrimonio del contribuyente a que haya lugar, todo ello conforme a la ley.

La omisión de los ingresos que deban relacionarse se sancionará por inexactitud en la forma prevista en la ley, así como la omisión de créditos a favor, o la inclusión de pasivos inexistentes.

Artículo 12. Las cifras expresadas en signos monetarios en el presente Decreto, se reajustarán en la forma prevista por la Ley 54 de 1977.

Artículo 13. Salvo lo dispuesto por los artículos 1°. y 7°., las disposiciones del presente Decreto, se aplican a los años gravables 1978 y posteriores.

Artículo 14. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición y deroga los artículos 1°. a 11, 14 y 15 del Decreto 2998 de 1977 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. E., a 21 de julio de 1978

ALFONSO LÓPEZ MICHELSEN

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Alfonso Palacio Rudas.