por el cual se aprueba el Acuerdo número 19 del 3 de julio de 1990 que establece la Estructura Interna del Instituto de Crédito Territorial y se determinan las funciones de sus dependencias y se deroga el Acuerdo número 11 del 31 de mayo de 1990

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades conferidas por el literal b) del artículo 26 del Decreto 1050 de 1968, y en concordancia con el numeral 2° y el parágrafo I del artículo 14 del Decreto 2538 de 1987,

DECRETA:

Artículo 1° Apruébase en todas sus partes el Acuerdo número 19 del 3 de julio de 1990, emanado de la Junta Directiva del Instituto de Crédito Territorial, cuyo texto es el siguiente:

“ACUERDO NUMERO 19 DE 1990

(julio 3)

“por el cual se adopta la Estructura Interna del Instituto de Crédito Territorial y se determinan las funciones de sus dependencias y se deroga el Acuerdo número 11 del 31 de mayo de 1990”.

La Junta Directiva del Instituto de Crédito Territorial, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y oído el concepto de la Secretaría de Administración Pública de la Presidencia de la República y,

CONSIDERANDO:

Que la honorable Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia número 87 del 26 de junio de 1990, declaró inconstitucional el artículo 11 del Decreto 2304 de octubre de 1989;

Que el Instituto de Crédito Territorial había contemplado en el Acuerdo número 11 del 31 de mayo de 1990 la creación de la División de Jurisdicción Coactiva, dependiente de la Oficina Jurídica del nivel central;

Que en consecuencia, es necesario derogar el Acuerdo número 11 de] 31 de mayo de 1990, para ajustar la estructura a lo dispuesto por la honorable Corte Suprema de Justicia,

ACUERDA:

• I. DE LA ESTRUCTURA

Artículo 1° La estructura interna del Instituto de Crédito Territorial será la siguiente:

A - Nivel Central

• 1.0. Junta Directiva

• 2.0. Gerencia General

• 3.0. Oficina de Planeación

• 4.0. Oficina de Auditoria Interna y de Sistemas

• 4.1. División de Control Legal y Disciplinario

• 4.2. División de Auditoría Operativa y de Sistemas

• 5.0. Oficina de Organización e Informática

• 5.1. División de Organización y Métodos

• 5.2. División de Desarrollo y Mantenimiento

• 5.3. División de Producción y Soporte Técnico

• 6.0. Oficina Jurídica

• 7.0. Secretaría General

• 7.1. División de Recursos Humanos

7.1.1. Sección de Registro y Control

7.1.2. Sección de Capacitación y Bienestar Social

• 7.2. División de Bienes y Servicios Generales

7.2.1. Sección de Almacenes y Suministros

7.2.2. Sección de Publicaciones

7.2.3. Sección de Archivo y Correspondencia

• 8.0. Subgerencia Financiera

• 8.1. División de Presupuesto

• 8.2. División de Adjudicaciones y Créditos

• 8.3. División de Cartera

• 8.4. División de Contabilidad

• 8.5. División de Tesorería

8.5.1. Sección Servicio de la Deuda

• 9.0. Subgerencia de Proyectos y Construcciones

• 9.1. División Técnica

9.1.1. Sección de Estudios socio-económicos

9.1.2. Sección de Investigación y Desarrollo Tecnológico

9.1.3. Sección de Tierras y Catastro

• 9.2. División de Evaluación y Preparación de Proyectos

9.2.1. Sección de Evaluación

9.2.2. Sección de Diseño

• 9.3. División de Construcciones

9.3.1. Sección de Costos y Presupuestos de Obra

9.3.2. Sección de Supervisión de Obras

9.3.3. Sección de Autoconstrucción

• 10.0. Organos de Asesoría y Coordinación

• 10.1. Comité de Gerencia

• 10.2. Junta de Licitaciones y Adquisiciones

• 10.3. Comisión de Personal

B - Nivel Regional

Regionales de: Antioquia, Atlántico, Bolívar, Cundinamarca, Santander y Valle del Cauca

• 11.0. Dirección Regional

• 11.1. Sección de Informática

• 11.2. Oficina Jurídica

• 11.3. División Administrativa

11.3.1. Sección de Servicios Generales

• 11.4. División de Créditos

11.4.1. Sección de Adjudicaciones y Créditos

11.4.2. Sección de Cartera

• 11.5. División Financiera

11.5.1. Sección de Presupuesto

11.5.2. Sección de Contabilidad

11.5.3. Sección de Tesorería

• 11.6. División Técnica

11.6.1. Sección de Investigaciones Socio-económicas

11.6.2. Sección de Proyectos

11.6.3. Sección de Supervisión de Obras

Regionales de: Boyacá, Caldas, Cauca, Cesar, Córdoba, Huila, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, Sucre y Tolima

• 12.0. Dirección Regional

• 12.1. Oficina Jurídica

• 12.2. División Administrativa y Financiera

12.2.1. Sección de Adjudicaciones y Cartera

12.2.2. Sección de Presupuesto y Contabilidad

• 12.3. División Técnica

12.3.1. Sección de Investigaciones Socio-económicas

Regionales de: Caquetá, Chocó, Guajira y San Andrés y Providencia

• 13.0. Dirección Regional

• 13.1. Sección Administrativa y Financiera

• 13.2. Sección Técnica

Regional Especial de Urbanizaciones Intervenidas

• 14.0. Dirección Regional

Oficinas

• 15.0. Oficina de Urabá

• 16.0. Organos de Asesoría y Coordinación Regional

• 16.1. Consejo Regional

• 16.2. Comité de Dirección Regional

• 16.3. Junta de Licitaciones y Adquisiciones

• 16.4. Comité de Adjudicación y Créditos

• II. DE LAS FUNCIONES

Junta Directiva y Gerencia General.

Artículo 2° La Junta Directiva y el Gerente General cumplirán las funciones para ellos señaladas en los Estatutos del Instituto y en las demás disposiciones legales vigentes.

Oficina de Planeación.

Artículo 3° Son funciones de la Oficina de Planeación:

• a) Elaborar en coordinación con la Subgerencia Financiera del Instituto, y de conformidad con las políticas generales del Departamento Nacional de Planeación, los Ministerios de Desarrollo Económico, Hacienda y Crédito Público y las directrices específicas de la Junta Directiva y la Gerencia General del Instituto, los planes y programas de inversión a corto, mediano y largo plazo que deba ejecutar el Instituto, evaluar su ejecución y proponer los ajustes correspondientes;

• b) Elaborar, en coordinación con la Subgerencia Financiera del Instituto el Plan Operativo Anual de Inversiones, así como los Acuerdos de Gastos de Inversión y las demás operaciones presupuestales, de conformidad con los programas y metas físicas del Instituto y las disposiciones legales;

• c) Elaborar, en coordinación con la Subgerencia Financiera, el Programa Anual de Caja de Inversión para su incorporación al Programa General de Caja del Instituto, y presentar la propuesta respectiva al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto;

• d) Coordinar, con el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto - las acciones tendientes a lograr la incorporación de los proyectos de inversión relacionados con el plan operativo anual;

• e) Elaborar, en coordinación con las diversas áreas del Instituto a nivel central y regional, el Banco de Proyectos, con el propósito de seleccionar los que sean viables, previa su evaluación social, técnica y económica y someterlos a consideración del Departamento Nacional de Planeación para su registro y posterior incorporación a los Planes Operativos Anuales de Inversión del Instituto;

• f) Evaluar, conjuntamente con la Subgerencia Financiera, la situación económica y presupuestal del Instituto, a fin de proponer las medidas tendientes a optimizar las asignaciones presupuestales y operacionales, los créditos internos y externos que se requieran, así como los proyectos de cooperación técnica que se adelanten;

• g) Asistir a las Subgerencias y demás dependencias del nivel central y regional, en la definición e integración de metas y recomendar la asignación de los recursos disponibles;

• h) Organizar y analizar las estadísticas relacionadas con los asentamientos humanos, y conformar los boletines y anuarios estadísticos que permitan evaluar y recomendar las estrategias para el desarrollo adecuado de los planes y programas del Instituto;

• i) Presentar a los organismos gubernamentales pertinentes, los planes y programas de inversión del Instituto para su incorporación en los del sector y en los generales de inversión pública y coordinar con ellos, la planeación y ejecución de los estudios correspondientes;

• j) Someter a consideración de la Gerencia General las modificaciones pertinentes a los planes, programas proyectos y metas físicas, financieras y presupuestales en función de la evaluación realizada;

• k) Evaluar periódicamente el cumplimiento de los proyectos y metas de inversión e informar a la Gerencia General acerca del estado de ejecución y los resultados obtenidos;

• l) Conceptuar acerca de la viabilidad financiera de los créditos para vivienda a municipios y otras entidades, con base en los conceptos técnicos emitidos por la Subgerencia de Proyectos y Construcciones;

• m) Emitir los conceptos de viabilidad de asignación de recursos de inversión para los planes, programas y proyectos que se pretendan adelantar, de conformidad con el plan operativo anual de inversión del Instituto, previo los conceptos técnicos y jurídicos acerca de los mismos;

• n) Elaborar los informes acerca de la programación y ejecución presupuestal, el desarrollo de los planes y proyectos de inversión adoptados por el Instituto, así como los solicitados por entidades gubernamentales que le sean asignados por la Gerencia General;

ñ) Coordinar con las direcciones regionales, los municipios y demás entidades competentes el inventario de zonas subnormales y zonas de alto riesgo;

• o) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Auditoria Interna y de Sistemas.

Artículo 4° Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna y de Sistemas:

• a) Propugnar por sistemas de control interno que permitan cumplir con la finalidad de cautelar los bienes y fondos del Instituto, así como garantizar la legalidad de la gestión fiscal;

• b) Verificar la razonabilidad de los estados financieros, a través de comprobaciones periódicas y selectiva de los registros y operaciones, mediante confirmaciones de fuente externa y otros sistemas de auditoría aplicables;

• c) Practicar a petición de la Gerencia General las investigaciones de carácter administrativo que ésta disponga, informar acerca de los resultados obtenidos y sugerir las acciones procedentes;

• d) Evaluar el sistema de seguridad de los programas y aplicaciones computarizadas; proponer medidas de control y en general ejercer la auditoría de sistemas correspondiente;

• e) Vigilar que los fondos y bienes de la entidad se encuentren debidamente protegidos contra toda clase de riesgos y se haga uso racional de los mismos;

• f) Atender los reclamos y quejas relacionadas con las deficiencias administrativas, los actos o procedimientos indebidos y recomendar las medidas del caso;

• g) Vigilar, en coordinación con la Oficina Jurídica, que los contratos, actos administrativos y convenios suscritos por el Instituto, se ejecuten de acuerdo con los términos y condiciones pactadas;

• h) Evaluar la solidez, eficacia y aplicación de los controles internos de carácter financiero, administrativo y operativo y proponer las acciones correspondientes;

• i) Coordinar con la División de Recursos Humanos los procesos disciplinarios que se adelanten en las dependencias del nivel central y regional;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de control legal y disciplinario.

Artículo 5° Son funciones de la División de Control Legal y Disciplinario.

• a) Adelantar, previa autorización de la Gerencia General, las averiguaciones preliminares o las investigaciones disciplinarias por faltas imputables a los funcionarios;

• b) Verificar que los procesos de contratación administrativa celebrados por la entidad, se sujeten a las normas y reglamentaciones establecidas para el efecto;

• c) Dar traslado a la autoridad correspondiente de las acciones procedentes que se deriven de la aplicación del régimen disciplinario;

• d) Supervisar y controlar los procesos disciplinarios que se adelanten a nivel regional y prestar la asesoría necesaria a los investigadores comisionados;

• e) Velar porque se tramite y resuelva con celeridad eficacia, economía e imparcialidad, el derecho de petición e información en el Instituto;

• f) Atender las quejas y reclamos derivados de la deficiente prestación de los servicios a cargo del Instituto;

• g) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Auditoría Operativa y de Sistemas.

Artículo 6° Son funciones de la División de Auditoría Operativa y de Sistemas:

• a) Comprobar la exactitud, integridad y autenticidad de los estados financieros;

• b) Evaluar la solidez, eficacia y aplicabilidad de los controles existentes en las distintas áreas del Instituto para la ejecución de sus ciclos de operación;

• c) Verificar periódicamente la captura, procesamiento y utilización de la información computarizada, así como promover la implantación de los mecanismos que garanticen que ésta sea íntegra, confiable, consistente y completa. Elaborar los informes correspondientes y adelantar las investigaciones que se deriven de procedimientos irregulares;

• d) Comprobar, que la captura, procesamiento y utilización de información se realice de conformidad con los manuales operativos y de usuarios de los diversos servicios;

• e) Controlar que se recojan todos los archivos de las operaciones realizadas por medios automáticos y velar por el buen manejo de los mismos;

• f) Evaluar los controles incorporados en los procesos sistematizados y recomendar mejoras en su diseño;

• g) Practicar visitas a las regionales en cumplimiento de auditorías regulares o especiales con el fin de evaluar su funcionamiento y detectar posibles irregularidades técnicas y administrativas;

• h) Verificar que en los diversos niveles del manejo de la información computarizada, así como de la operación de los equipos, se cumplan las limitaciones de acceso;

• i) Verificar y monitorear el sistema de control, en el cual se registren los ingresos, tareas, recursos y tiempo empleados, archivos y costos de las operaciones ejecutadas diariamente por cada usuario, consolidando los informes estadísticos que permitan conocer el empleo oportuno del personal, equipos y programas;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Oficina de Organización e Informática.

Artículo 7° Son funciones de la Oficina de Organización e Informática:

• a) Coordinar la validación, desarrollo e implementación de los procedimientos operacionales y automáticos de información;

• b) Reglamentar y controlar el desarrollo e implantación de aplicaciones, adquisición y empleo de equipos y software en general, así como el manejo automático de información a nivel central y regional;

• c) Establecer y controlar los procedimientos de manejo y envío de información entre las regionales y el nivel central;

• d) Coordinar los estudios que se realicen sobre estructura, análisis y desarrollo administrativo, procesos automáticos, simplificación de trabajo, elaboración de manuales y normas de carácter administrativo en general;

• e) Dirigir y coordinar los estudios de factibilidad y recomendar la adquisición o modernización de sistemas y equipos de procesamiento de datos;

• f) Coordinar el mantenimiento y actualización de las aplicaciones sistematizadas de acuerdo a las necesidades y políticas de la Institución;

• g) Dirigir la recolección, procesamiento y suministro oportuno de la información, así como su adecuado mantenimiento e integridad;

• h) Determinar en coordinación con las demás áreas del Instituto las prioridades y mecanismos para el procesamiento de la información conforme a las políticas institucionales;

• i) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Organización y Métodos.

Artículo 8° Son funciones de la División de Organización y Métodos:

• a) Preparar y ejecutar periódicamente estudios sobre organización, desarrollo administrativo, simplificación de métodos de trabajo, elaboración de manuales y normas de carácter administrativo en general;

• b) Analizar los procesos existentes y las necesidades de información para determinar los requerimientos de los usuarios;

• c) Analizar y diseñar procedimientos operacionales y flujos generales y específicos de información que involucren todas las áreas de la entidad a nivel central y regional;

• d) Participar con la División de Recursos Humanos, en la preparación del manual descriptivo de funciones y los estudios sobre planta de personal;

• e) Diseñar las formas de papelería, controlar su distribución y uso, y mantener actualizado el catálogo correspondiente;

• f) Adelantar estudios para racionalizar la utilización del espacio físico, elementos de trabajo y lograr la estandarización de los equipos;

• g) Realizar estudios sobre volúmenes y cargas de trabajo para determinar las necesidades de recursos humanos y distribución de funciones;

• h) Participar con la División de Desarrollo y Mantenimiento en la preparación, elaboración e implantación de los procesos administrativos sistematizados;

• i) Asesorar a las dependencias del Instituto en la actualización, implantación y seguimiento de los sistemas y procedimientos administrativos adoptados;

• j) Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza de la dependencia.

División de Desarrollo y Mantenimiento.

Artículo 9° Son funciones de la División de Desarrollo y Mantenimiento:

• a) Elaborar el plan de sistemas de la organización de acuerdo con los requerimientos de información de los usuarios y las prioridades del plan estratégico;