Por el cual se dictan normas sobre registro de proponentes y concurso de méritos

El Presidente de la República de Colombia, en uso de sus facultades constitucionales, y en especial de las que le confiere el artículo 120, numeral 3º de la Constitución Política,

DECRETA:

Artículo 1º De los contratos para cuya celebración se requiere estar inscrito en el Registro de Proponentes.

Los contratos de obras públicas, que deban celebrar las entidades a que se refieren los incisos 1, 2 y 3 del artículo 11 del Decreto 222 de 1983, no podrán suscribirse sino con las personas que, conforme a las disposiciones siguientes, se hallen debidamente inscritas, calificadas y clasificadas en el Registro de Proponentes, con anterioridad a la apertura de la licitación o concurso o a la celebración del contrato, según el caso.

A la misma regla se someterán los contratos de suministro, compraventa de bienes muebles y consultoría, que deban celebrar las entidades a que se refieren los incisos 1º y 2º del citado artículo.

Artículo 2º Reglas generales.

Toda persona natural o jurídica que reúna los requisitos que para el efecto se señalen, podrá presentar la documentación correspondiente para ser calificada y clasificada y, por ende, inscrita en el respectivo registro de proponentes.

Tales requisitos serán señalados por el jefe de la entidad contratante consultando la ley, la buena prestación del servicio público y la moralidad de la contratación.

La solicitud de inscripción no causará derecho alguno, pero las personas interesadas cubrirán el valor de los formularios impresos que hayan de diligenciarse, que serán preparados y distribuidos por la entidad contratante, y en los cuales deberán constar de manera clara y precisa los datos o informaciones de carácter general o especial que se soliciten, así como las distintas clases o grupos que integren el registro.

El jefe de la entidad, mediante resolución motivada, establecerá las oportunidades en que pueda hacerse la presentación de los documentos anteriores.

Con base en los formularios y documentaciones que se presenten, el funcionario o funcionarios designados para tal efecto por el jefe de la entidad, procederán a elaborar un estudio con miras a determinar la calificación y clasificación del solicitante.

En el curso de este estudio podrá solicitarse al peticionario la información adicional que se considere necesaria y devolver los formularios que no se encuentren debidamente diligenciados. Una vez hecha la evaluación correspondiente, y dentro de los treinta (30) días hábiles después del vencimiento del plazo que hubiere sido señalado por el jefe de la entidad para la presentación de documentos, se hará la inscripción en el Registro de Proponentes en el grupo y con la calificación que resulte de dicho estudio, mediante resolución motivada proferida por el jefe de la entidad.

Será causal de mala conducta el hecho de no dictar la providencia dentro del término indicado.

En todos aquellos casos en que se produzcan inscripciones de personas jurídicas -que no sean sociedades anónimas-y cualquiera de las personas, naturales o jurídicas, que las integren como socios, las entidades contratantes, al señalar los requisitos de inscripción, tomarán medidas especiales tendientes al pleno respeto de los principios de la moral, de la contratación pública, las necesidades del servicio, las normas de ética profesional y la conveniencia de la entidad.

Artículo 3º Clases de Registros de Proponentes.

Los Registros de Proponentes son los siguientes:

• a) De Constructores, cuando se refiere a personas que se hallan en condiciones de celebrar contratos de obras públicas.

• b) De Proveedores, cuando se refiere a personas que se hallan en condiciones de celebrar contratos de suministro y de compraventa de bienes muebles.

• c) De Consultores, cuando se refiere a personas que se hallan en condiciones de celebrar el contrato de consultoría previsto en el capítulo 5º del Título VIII del Decreto 222 de 1983.

Los registros anteriores operarán sin perjuicio del establecido en los Decretos 921 y 1154 de 1983.

Artículo 4º Inscripción.

La solicitud de inscripción en el Registro de Constructores deberá acompañarse de las siguientes informaciones y documentos.

• a) Nombre o razón social del interesado, según se trate de persona natural o jurídica;

• b) En el caso de personas jurídicas, certificado de la Cámara de Comercio sobre constitución de la sociedad o compañía, objeto social, relación de socios salvo que sea sociedad anónima, reformas de sus estatutos y .representante legal, expedido con una anterioridad no mayor de cuarenta y cinco (45) días;

• c) Domicilio, dirección y teléfono de la oficina principal, de sus sucursales y agencias;

• d) Relación de los contratos realizados y certificación de los ejecutados o en ejecución en los últimos cuarenta y ocho (48) meses, con indicación de las fechas y valores de facturación, objeto de la obra y cumplimiento; esta relación podrá comprender contratos celebrados con cualquier persona jurídica;

• e) Copia de los informes que aparezcan en la declaración de renta y patrimonio, correspondiente al último período gravable, en los términos del Decreto 3803 de 1982 y disposiciones complementarias;

• f) Balance general en la fecha de solicitud de la inscripción certificado por contador público;

• g) Referencias expedidas dentro de los últimos seis (6) meses, por los bancos y compañías de seguros que haya utilizado en el último año;

• h) Personal técnico y científico al servicio del solicitante, especificando la clase de vinculación (socios, asociados, etc.) y su duración, con indicación de los estudios, títulos, matrículas y experiencias de cada uno:

• i) Descripción del equipo y maquinaria que el peticionario tiene a su disposición y naturaleza del título por el cual se dispone de ellos;

• j) Cualquier otra información que solicite la entidad contratante que tenga por objeto ampliar o aclarar las informaciones anteriores.

Artículo 5º Calificación y clasificación.

La calificación consiste en la asignación al solicitante del puntaje, índice o coeficiente que fije el monto máximo de contratación para veinticuatro (24) meses, y que resulta de medir su capacidad técnica, operativa y financiera.

La capacidad técnica se determina con base en el personal al servicio del interesado, su preparación técnica y experiencia, y en la clase, calidad y magnitud de las obras y estudios ejecutados y en ejecución.

La capacidad operativa depende del cumplimiento dado a convenios anteriores, del equipo que tenga a su disposición el constructor y de la facturación durante los últimos cuarenta y ocho (48) meses de los contratos que tenga o hubiere tenido.

La capacidad financiera se evalúa teniendo en cuenta los balances certificados.

La clasificación consiste en la determinación del grupo que corresponde al solicitante según la naturaleza y especialidad de los trabajos que pueda contratar y ejecutar (construcción, según sus especialidades, montaje, instalación, mejoras, adiciones, conservación, mantenimiento y restauración). Si los hechos acreditados así lo permiten, simultáneamente se podrá estar clasificado en varios grupos.

El jefe del respectivo organismo, conforme con lo dispuesto anteriormente y mediante resolución de carácter general, fijará la manera como deben estimarse los factores señalados para calificar a los peticionarios.

Según la naturaleza de las obras por ejecutar, se podrán adoptar diversas fórmulas o sistemas de calificación.

A cada clasificación debe corresponder una calificación.

Artículo 6º De las entidades exentas de llevar registro deconstructores.

Cuando la celebración de contratos de obras públicas fuere de carácter excepcional, no habrá obligación de llevar registro de constructores. En estos casos, los convenios se celebrarán con base en el registro de la entidad que, mediante resolución motivada, señalen los jefes de los correspondientes organismos.

Cuando se presentare la situación antedicha, las ofertas se acompañarán de un certificado sobre calificación, clasificación e inscripción del proponente, expedido por la entidad seleccionada.

Artículo 7º Casos en que no es necesaria la inscripción en el registro de constructores.

Podrán celebrarse contratos de obras públicas con personas no inscritas en el registro de constructores, cuando:

• a) Su valor fuere inferior a dos millones de pesos ($ 2.000.000);

• b) El contratista fuere una Junta de Acción Comunal, una asociación gremial o, en general, cualquier otra entidad vinculada a la ingeniería o a la arquitectura que carezca de ánimo de lucro y se halle constituida conforme a la ley.

Artículo 8º De la inscripción.

Además de las informaciones a que se refieren los litera-les a), b), c), e) y g) del artículo 4º del presente Decreto, el registro de proveedores deberá indicar si el inscrito es productor, concesionario, agente, representante o distribuidor de firmas nacionales o extranjeras, allegando la prueba correspondiente, así como la lista de los elementos que ofrece.

Artículo 9º De la calificación y clasificación.

La calificación para el registro de proveedores se hará con base en los siguientes factores:

• a) Experiencia comprobada del proveedor o de sus socios en la fabricación, distribución o venta de los respectivos elementos o bienes;

• b) Cumplimiento en los contratos anteriores;

• c) Capacidad financiera, evaluada según los balances certificados, y

• d) Calidad de los bienes y equipos certificada por autoridad competente cuando conforme a las disposiciones vigentes se exija dicho requisito.

El jefe del respectivo organismo, mediante resolución de carácter general, señalará los puntajes a que dan lugar los factores indicados. Esta determinación se hará teniendo en cuenta la naturaleza del bien o bienes por adquirir.

Si a ello hubiere lugar, el jefe de la entidad podrá disponer que dentro del registro de proveedores haya grupos o clases, según los bienes suministrados, caso en el cual la calificación se hará para cada grupo o clase.

Artículo 10 . Casos en que no es necesaria la inscripción en elregistro de proveedores.

Podrán celebrarse contratos de suministro y de compra-venta de bienes muebles con personas no inscritas en el registro de proveedores, cuando se trate de la adquisición de:

• a) Productos o elementos que sólo determinada persona o entidad puede suministrar;

• b) Bienes cuyo valor fuere inferior a quinientos mil pesos ($ 500.000) y no requieran mantenimiento;

• c) Elementos a título de prueba o ensayo, con limitación a la cantidad necesaria para su práctica;

• d) Bienes destinados a la defensa nacional o a conjurar los efectos de una catástrofe pública;

• e) Bienes en época de escasez o de abastecimiento deficiente;

• f) Bienes o servicios necesarios para controlar la inminencia de paralización, suspensión o daño de un servicio público.

Artículo 11. Inscripción.

La solicitud de inscripción en el Registro de Consultores deberá acompañarse de las siguientes informaciones y documentos:

• a) Nombre o razón social del interesado;

• b) Cuando sea del caso, certificado de la Cámara de Comercio sobre constitución de la compañía, descripción del objeto de la misma, relación de socios salvo que sea sociedad anónima. El certificado debe haberse expedido con una anterioridad no mayor de cuarenta y cinco (45) días;

• c) Domicilio, dirección y teléfono de la oficina principal y de sus sucursales;

• d) Relación de los contratos y estudios realizados y prueba de los ejecutados o en ejecución en los últimos cuarenta y ocho (48) meses, con indicación de las fechas y valores de facturación, objeto de la obra y cumplimiento;

• e) Declaración de renta y patrimonio correspondiente al último período gravable, en los términos del Decreto 3803 de 1982 y disposiciones complementarias;

• f) Balance general en la fecha del último periodo gravable certificado por contador público;

• g) Referencias expedidas dentro de los últimos seis (6) meses por los bancos y compañías de seguros que haya utilizado en el último año;

• h) Relación de personal técnico y científico al servicio del solicitante, especificando la clase de vinculación bien sea socio o empleado y personal sin vinculación contractual permanente, indicando en cada caso su disciplina profesional, títulos y la o las especialidades profesionales en que se desempeñan en consultoría y experiencia profesional;

• i) Descripción del equipo que posee;

• j) Cualquier otra información que solicite la entidad contratante y tenga por objeto ampliar o aclarar las anteriores.

Parágrafo. El Fonade diseñará el formulario único de consultores, que deberá ser aprobado por el Gobierno Nacional. Los formularios de inscripción de consultores de las entidades contratantes, se ajustarán en todo ad formulario único diseñado por el Fonade.

Artículo 12. Responsabilidad por las informaciones.

Los consultores inscritos serán responsables, en los términos de la ley, por la veracidad de la información que suministren.

Artículo 13. Del registro del Fonade.

Lo previsto en el artículo decimoprimero no obsta para el establecimiento y operación del registro especial de consultores nacionales y extranjeros que debe llevar el Fondo Nacional de Proyectos de Desarrollo, FONADE, según el artículo 128 del Decreto 222 de 1983.

Cualquier entidad pública podrá utilizar el Registro de Consultores del Fonade, cuando el número de consultores inscritos en su registro, en las especialidades técnicas requeridas para el contrato, no garantice la calidad del concurso de méritos.

Artículo 14. Cuándo no es necesaria la inscripción en el registro de consultoría.

Podrán celebrarse contratos de consultoría con personas no inscritas en el Registro de Consultores cuando su valor sea inferior a un millón quinientos mil pesos ($ 1500.000).

Artículo 15. Calificación y clasificación.

Los consultores inscritos en el registro serán calificados y clasificados por especialidades o sea las áreas en las cuales el consultor demuestra que tiene capacidad técnica.

La calificación para el Registro de Consultores se efectuará sobre un puntaje máximo de 1.000 puntos distribuidos así:

• 1. Capacidad técnica con un máximo de 700 puntos, de-terminados por los siguientes factores:

• a) Experiencia acumulada en la realización de trabajos de consultoría.

• b) Capacidad profesional del personal técnico presentado a registro y la calidad de los trabajos ejecutados.

• 1. La capacidad operativa y financiera con un máximo de 300 puntos, determinados por los siguientes factores:

• a) El cumplimiento en contratos anteriores.

• b) Disponibilidad de equipos utilizados en consultoría, organización del consultor y disponibilidad de personal.

• c) Solidez financiera evaluada con base en las declaraciones de impuestos presentadas y los balances certificados.

Para cada clasificación por especialidades debe corresponder una calificación. Si los hechos acreditados así lo permiten, simultáneamente se podrá estar clasificado en varias áreas.

El jefe del respectivo organismo, mediante resolución motivada de carácter general, fijará la manera como deben estimarse los factores para efectuar la calificación.

Artículo 16. De la definición del concurso de méritos.

Concurso de méritos es el procedimiento mediante el cual, previa invitación pública o privada, la entidad interesada selecciona entre una o varias personas en igualdad de oportunidades, la que ofrezca mejores condiciones para la celebración de los contratos de consultoría y de obras públicas por el sistema de administración delegada o de reembolso de gastos, éste último cuando se hayan fijado tarifas que, con aprobación previa del Gobierno, establezcan las asociaciones procesionales que tengan el carácter de cuerpo consultivo del Gobierno.

Artículo 17. Cuándo hay lugar al concurso público de méritos.

Habrá obligación de efectuar el concurso público de méritos siempre que se trate del ejercicio de la arquitectura y su objeto sea la elaboración de proyectos.

Artículo 18. De la coordinación del concurso público.

La entidad promotora designará un funcionario de su dependencia, arquitecto matriculado, encargado de coordinar todo lo relativo al concurso, para lo cual cumplirá, entre otras, las siguientes funciones:

• a) Elaborar, para aprobación del jefe de la entidad, las condiciones y bases del concurso;

• b) Suministrar a los posibles concursantes la información que soliciten sobre aspectos relacionados con el concurso;

• c) Una vez abierto el concurso, y dentro del período fijado para el efecto, absolver las consultas que formulen los participantes, lo cual hará mediante circular pública que deberá ser aprobada por el jefe de la entidad, y

• d) Informar al jurado calificador sobre las bases del concurso, hacerle entrega de los trabajos u ofertas presentadas y asesorarlo en los aspectos que sobre el particular se le soliciten.

Aprobadas las bases del concurso, dentro de los veinte (20) días calendario anteriores a la apertura del mismo se publicarán por lo menos dos avisos que contengan los elementos y características esenciales de aquél, con un intervalo no inferior a cinco (5) días calendario en uno o más periódicos de amplia circulación nacional.

Artículo 19. Del plazo del concurso público.

El plazo del concurso, es decir el tiempo que transcurre entre su apertura y cierre, durante el cual se podrán presentar propuestas, se determinará según la naturaleza de la obra; en ningún caso podrá ser inferior a sesenta (60) días.

Artículo 20. Del jurado calificador.

El jurado calificador estará integrado por:

• a) Un funcionario de la entidad promotora que deberá ser arquitecto matriculado, designado por el jefe de ésta, quien lo presidirá:

• b) Un arquitecto matriculado, con experiencia en el ramo objeto del concurso, no funcionario de la entidad promotora, designado por el Ministerio de Obras Públicas y Transporte;

• c) Un representante de la Sociedad Colombiana de Arquitectos, designado por la Junta Directiva Nacional;

• d) Un representante de la Seccional de la Sociedad indicada en el literal anterior del lugar donde se vaya a ejecutar la obra, y

• e) El alcalde del municipio donde se vaya a construir la obra, o su delegado que debe ser arquitecto titularlo y matriculado.

Si la entidad promotora careciere de los profesionales citados, o la complejidad del proyecto así lo exigiere, podrá contratar uno o dos para que cumplan las funciones señaladas anteriormente o pedir al Ministerio de Obras Públicas y Transporte que la asesore mediante el envío de uno o dos de sus funcionarios con el mismo fin, siendo de cargo de la entidad solicitante los gastos que se ocasionen por viáticos y transporte.